Cập nhật quy định về hóa đơn, chứng từ không hợp pháp: Doanh nghiệp cần lưu ý

Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Về Hóa Đơn, Chứng Từ Không Hợp Pháp

Căn cứ vào khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, định nghĩa về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp cùng các trường hợp liên quan:

Quy định Về Sử Dụng Hóa Đơn Không Hợp Pháp

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các hành vi sau được coi là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

- Hóa đơn, chứng từ không hợp pháp bao gồm: Hóa đơn giả; hóa đơn chưa hoặc hết giá trị sử dụng; hóa đơn bị ngừng sử dụng bởi cơ quan thuế; hóa đơn điện tử không đăng ký; hóa đơn mua hàng khi bên bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký; hoặc hóa đơn đã được xác định là không hợp pháp bởi cơ quan chức năng.

- Sử dụng không hợp pháp hóa đơn: Bao gồm việc tẩy xóa, sửa chữa hóa đơn; sử dụng hóa đơn khống; lập hóa đơn không phản ánh đúng giá trị thực tế; chênh lệch giá trị hoặc sai lệch thông tin giữa các liên; tái sử dụng hóa đơn sai mục đích; và các trường hợp khác đã bị cơ quan có thẩm quyền kết luận.

Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý để tránh những rủi ro pháp lý nghiêm trọng liên quan đến việc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

Trường Hợp Không Yêu Cầu Chữ Ký Số Trên Hóa Đơn

Theo khoản 9 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các trường hợp không cần chữ ký số bao gồm:

(1) Đối với người bán:

• Hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh.
• Hóa đơn là tem, vé, thẻ (trừ khi do cơ quan thuế cấp mã).
• Chứng từ vận tải hàng không không dành cho kinh doanh.
• Hóa đơn điện tử ủy nhiệm (bên nhận ủy nhiệm ký số).

(2) Đối với người mua:

• Hóa đơn điện tử không cần chữ ký số, kể cả khi bán hàng quốc tế.
• Hóa đơn từ cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

- Với hóa đơn điện tử từ các siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim, không cần chữ ký số của người mua nếu người mua là cá nhân.

- Tương tự, hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân cũng không yêu cầu chữ ký số của người mua.

- Hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế cũng không cần chữ ký số từ người mua.

- Hóa đơn cho hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng không cần chữ ký số của người mua.

- Đối với hóa đơn thương mại điện tử, không cần có chữ ký số của người mua.

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử mới nhất

Theo Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các nguyên tắc chính về lập và sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử như sau:

(1) Khi bán hàng hóa, dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử cho người mua, kể cả trong các giao dịch khuyến mại, biếu, tặng hoặc trả thay lương, trừ trường hợp tại Điều 7 của Nghị định này.

Hóa đơn điện tử phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo luật thuế và kế toán, đảm bảo tính chính xác và trung thực.

(2) Khi khấu trừ thuế, phải lập chứng từ và biên lai điện tử để giao cho người nộp thuế, theo quy định tại Điều 23 của Nghị định, đảm bảo ghi đầy đủ nội dung cần thiết.

(3) Phải đăng ký sử dụng hóa đơn và chứng từ điện tử trước khi dùng, tuân thủ quy định của Bộ Tài chính.

Việc đăng ký và quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử phải tuân theo các quy định pháp luật liên quan.

(4) Dữ liệu hóa đơn, chứng từ điện tử phục vụ quản lý thuế và cung cấp thông tin cho các bên liên quan.

(5) Người bán có thể ủy quyền cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

(6) Tổ chức thu phí có thể ủy quyền bên thứ ba lập biên lai, với điều kiện phải có thỏa thuận văn bản và thông báo cho cơ quan thuế.

(7) Khi kết hợp thu thuế và tiền bán hàng, biên lai và hóa đơn điện tử phải được tích hợp đúng định dạng, và trách nhiệm lập hóa đơn tích hợp phải thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu quy định.