Cách xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025?

Cách xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025?

Tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC có quy định như sau:

Điều khoản thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 6 năm 2025 và thay thế Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

2. Kể từ thời điểm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Trường hợp tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, nếu phát hiện chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập theo các quy định trước đây bị sai thì lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai.

…

Theo đó, từ ngày 01/06/2025, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và phải chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Đồng thời, từ ngày 01/06/2025 trở đi, nếu phát hiện ra chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập có sai sót thì phải xác định xem chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập sai đó là chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP hay theo các quy định trước đây (trước ngày 01/06/2025).

Đối với trường hợp thực hiện theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thì theo quy định bổ sung Điều 34a vào sau Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Xử lý chứng từ điện tử đã lập

Trường hợp chứng từ điện tử đã lập sai thì tổ chức khấu trừ thuế thực hiện xử lý chứng từ điện tử đã lập theo nguyên tắc tương tự xử lý hóa đơn điện tử đã lập quy định tại Điều 19 Nghị định này. Thông báo chứng từ đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Theo đó, khoản 1 và khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hướng dẫn cách xử lý hóa đơn, chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập có sai sót như sau:

– Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân bị khấu trừ nhưng không sai mã số thuế, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân hoặc số hộ chiếu và các nội dung khác không sai:

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thông báo cho người bị khấu trừ thuế về việc chứng từ khấu trừ thuế bị sai và không phải lập lại chứng từ mới. Tổ chức trả thu nhập thực hiện thông báo với cơ quan thuế về chứng từ điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.

– Trường hợp có sai về số tiền, sai mã số thuế, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân hoặc số hộ chiếu thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

+ Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điều chỉnh chứng từ đã lập sai.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho chứng từ Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

+ Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới thay thế cho chứng từ điện tử đã lập sai.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho chứng từ Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Lưu ý: Trước khi điều chỉnh, thay thế Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã lập sai thì Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải thông báo cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế hoặc thông báo trên website của Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (nếu có).

Cách xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025?

Mẫu 03/TNCN chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu 03/TNCN được quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Theo đó, mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số 03/TNCN có dạng như sau:

Tải về Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số 03/TNCN mới nhất 2026

Cục Thuế hướng dẫn chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập khi quyết toán thuế TNCN 2025?

Ngày 04 tháng 3 năm 2026, Cục thuế ban hành Công văn 1296/CT-NVT năm 2026 hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Trong đó, tại tiểu mục 1.4 Mục II Công văn 1296/CT-CVT năm 2026 Tải về Cục Thuế lưu ý về chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập khi quyết toán thuế TNCN 2025 như sau:

1.4. Một số lưu ý về kê khai, quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập

Để hạn chế sai sót trong quá trình kê khai, bảo đảm dữ liệu quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) chính xác, thống nhất và không ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động, đề nghị tổ chức, cá nhân trả thu nhập cần lưu ý một số nội dung sau:

– Thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN và chuyển dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan quản lý thuế theo quy định tại khoản 22 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.

– Nộp đầy đủ, kịp thời số thuế TNCN đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước theo đúng thời hạn quy định, bảo đảm không làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Cơ quan thuế tiếp tục đẩy mạnh công tác xử phạt vi phạm hành chính và tính tiền chậm nộp đối với các trường hợp chậm nộp số thuế TNCN đã khấu trừ theo đúng quy định của pháp luật.

– Kê khai số thuế TNCN đã khấu trừ tại chỉ tiêu [31] trên tờ khai 05/QTT-TNCN bảo đảm thống nhất với tổng số thuế đã khấu trừ tại chỉ tiêu [29] trên các tờ khai 05/KK-TNCN trong năm, phản ánh đúng số thuế thực tế đã khấu trừ và nộp vào ngân sách nhà nước. Việc kê khai đồng bộ, chính xác giữa các kỳ là cơ sở để dữ liệu của từng cá nhân trên hệ thống cơ quan thuế phù hợp với thực tế phát sinh, đồng thời hạn chế sai lệch khi cá nhân tra cứu thông tin hoặc thực hiện quyết toán thuế.

– Khi thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thay thuế cho cá nhân, tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu ý cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về số thuế đã khấu trừ và đã nộp theo hướng dẫn tại Công văn số 828/TCT-KK ngày 25/02/2025 của Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) và công văn 5435/CT-NVT ngày 21/11/2025 của Cục Thuế; thông tin cung cấp phải đảm bảo chính xác với chứng từ nộp ngân sách và hồ sơ đã kê khai trong năm nhằm hỗ trợ việc tổng hợp nghĩa vụ thuế và xử lý hoàn thuế của cá nhân.

– Kê khai đầy đủ, chính xác mã số thuế, mã định danh cá nhân của người lao động nhằm bảo đảm thông tin được ghi nhận đúng trên hệ thống quản lý thuế, hỗ trợ việc xác nhận thu nhập, xác định nghĩa vụ thuế và hoàn thuế của cá nhân (nếu có).

– Thực hiện đăng ký người phụ thuộc đúng thời hạn và xác định thời điểm tính giảm trừ gia cảnh theo đúng quy định pháp luật. Trường hợp nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh trước thời điểm người lao động làm việc tại đơn vị nhưng đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, thời gian giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc của người lao động được xác định kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.

…

Như vậy, theo nội dung hướng dẫn trên tổ chức, cá nhân trả thu nhập cần thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN và chuyển dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan quản lý thuế theo quy định tại khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Khi thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thay thuế cho cá nhân, tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu ý cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về số thuế đã khấu trừ và đã nộp theo hướng dẫn tại Công văn 828/TCT-KK năm 2025 của Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) và Công văn 5435/CT-NVT năm 2025 của Cục Thuế.

Ngoài ra, cá nhân sau khi đã ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức trả thu nhập đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân, nếu phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì tổ chức trả thu nhập không điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập, chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà …. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc và ghi nội dung nêu trên vào bản in chuyển đổi để cung cấp cho người nộp thuế.