Quy chế trả lương theo KPI
Hiện nay, trên thế giới, phương pháp trả lương 3P hay trả lương theo hiệu quả theo chỉ số KPI được hoàn thiện, phát triển và áp dụng ngày càng rộng rãi. Việc tính lương theo phương pháp này có rất nhiều lợi ích. Nó không chỉ là lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cả lợi ích cho nhân viên. Cụ thể:
-Khuyến khích nhân viên tiềm năng và thu hút được người tài
-Quản lý tài chính của công ty hiệu quả và mang tới được sự hài lòng cho nhân viên
-Nắm bắt được yếu kém của nhân viên để có cách khắc phục. Hỗ trợ họ phát triền toàn diện hơn.
-Dễ dàng trong việc triển khai công việc cũng như đánh giá xuyên suốt quá trình và kết quả cuối cùng.
-Là căn cứ để tăng quỹ thưởng cho nhân viên hàng năm. Qua đó khích lệ và công nhân băng lực của nhân viên.
-Góp phần phát triển cho doanh nghiệp trên mọi mặt;
-Giảm thiểu được tình trạng ỉ lại của 1 bộ phận nhân viên.
.
Với những lợi ích như vậy, dưới đây là nội dung Quy chế trả lương theo KPI các bạn có thể tham khảo.
"I/ Mục đích:
Thực hiện bài toán tăng thu nhập và có sự ràng buộc, có mức độ đánh giá qua các tiêu chí, tạo tinh thần làm việc và trách nhiệm trong công việc.
Xây dựng cơ chế lương công bằng, đánh giá đúng giá trị công việc, khung năng lực và hiệu quả công việc cho từng cá nhân.
Khoá học Trưởng phòng nhân sự
Nguồn nhân lực là một trong Tứ trụ kinh doanh của doanh nghiệp, có tác động tới sự tồn tại và phát triển bền...
Xem khóa họcLà cơ sở để xét thưởng hàng năm, thăng chức và bổ nhiệm.
II/ Phạm vi áp dụng:
Quy trình này áp dụng cho việc trả lương của Công ty TNHH …..…………….
III/ Tài liệu tham khảo, từ viết tắt:
Luật Lao động, Luật Bảo hiểm và các văn bản hướng dẫn thi hành của Chính phủ, Bộ và cơ quan ngang bộ…
Viết tắt:
Công ty: CT
Cán bộ nhân viên: CBNV
IV/ Nội dung tài liệu
I. Căn cứ Pháp lý xây dựng quy chế trả lương:
1. Căn cứ vào Pháp luật lao động
-Căn cứ Bộ luật Lao động Số 45/QH14/2019;
– Căn cứ vào các Nghị định, Thông tư của Nhà nước hướng dẫn thi hành;
– Căn cứ các Thông tư hướng dẫn xây dựng quy chế trả lương;
2. Căn cứ vào Điều lệ tổ chức, hoạt động và các quy định của Công ty;
– Căn cứ tình hình thực tế.
II. Nguyên tắc chung trong trả lương:
a) Ai làm công việc gì thì được trả lương/ tiền công theo công việc đó.
b) Ai có khả năng và kỹ năng làm việc tốt sẽ được trả lương / tiền công cao hơn và ngược lại.
Tiền lương được trả đầy đủ, đúng hạn, phù hợp với kết quả kinh doanh của công ty.
III/ Nguồn hình thành quỹ lương:
– Căn cứ vào kết quả kinh doanh, Công ty xác định quỹ tiền lương tương ứng để trả lương cho người lao động:
+ Quỹ tiền lương hình thành theo kết quả kinh doanh;
+ Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang (nếu có).
IV/ Sử dụng quỹ lương:
1/ Quỹ tiền lương trả cho người lao động theo lương thời gian.
2/ Tiền lương được gắn với năng lực thực tế, trách nhiệm, năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc của cá nhân người lao động và tình hình thực tế kinh doanh của Công ty.
3/ Khuyến khích người lao động không ngừng nâng cao năng lực, khả năng lao động đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty.
4/ Sử dụng quỹ lương phù hợp có thể dự phòng cho năm kế tiếp.
PHẦN I: QUY ĐỊNH TRẢ THƯỞNG THEO HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC
Tài liệu này quy định nguyên tắc, nội dung, các chỉ tiêu cơ bản và các quy định, hướng dẫn việc đánh giá hoàn thành các chỉ tiêu KPI. Các quy định khác theo quy chế của Công ty.
I/ Cấu trúc tiền lương:
Tiền lương chi trả cho Người lao động: P1 + P2+ P3
Trong đó (P1 là: Lương giá trị công việc; P2 là…..; P3 là
1/ Lương theo giá trị công việc: P1: Dựa vào việc đánh giá các yếu tố tác động để định giá cho công việc.
Cách đánh giá:
- Lựa chọn nhóm yếu tố theo từng nhóm lao động;
- Xác định đơn giá theo từng nhóm lao động;
- Điểm giá trị công việc theo thực tế tại Công ty;
- Khi có thay đổi về yêu cầu công việc hoặc điều kiện làm việc, Hội đồng tiền lương sẽ đánh giá lại theo thực tế.
Kết quả bảng lương P1 dựa trên giá trị công việc do Công ty quyết định.
Bảng lương P1 theo Phụ lục đính kèm (Phụ lục 01 – Thang lương)
2/ Lương theo năng lực P2:
- Lựa chọn khung năng lực cho từng nhóm vị trí công việc
- Xác định cấp độ yêu cầu tối thiểu để thực hiện công việc
- Xác định điều kiện hưởng lương theo từng bậc
- Khi có thay đổi về yêu cầu công việc hoặc điều kiện làm việc, Hội đồng tiền lương sẽ đánh giá lại theo thực tế.
- Bảng lương P2 theo Phụ lục đính kèm (Phụ lục 02 – Thang lương)
- Tỷ lệ lương P2: Chiếm 20% Lương P1
3/ Lương theo hiệu quả công việc: P3
- Lương theo hiệu quả công việc: P3. Dựa trên công cụ đánh giá theo phương pháp KPIs, được đánh giá mỗi kỳ, tiêu chí có thể thay đổi theo thực tế và thực hiện theo khoảng thời gian công ty quy định.
- Tỷ lệ lương KPIs: Chiếm 30% Lương P1
- Nhóm công nhân: chiếm 10 – 15%
- Nhóm kỹ thuật, gián tiếp (văn phòng): chiếm 20 – 25%
- Nhóm Trưởng bộ phận: 30 – 35%
- Nhóm Ban lãnh đạo: 30 – 40%
Bảng lương 3P năm 2021, theo phụ lục đính kèm.
TT
Lộ trình thực hiện
Điều kiện hưởng lương KPI, (P3)
1
Từ tháng 02/2021 -Tháng 03/2021
Có đánh giá theo thực tế nhưng không ảnh hưởng thu nhập
Để NLĐ làm quen với chính sách lương mới
2
Từ tháng thứ 4- tháng thứ 12
P1, P2: Theo thang lương thực tế.
P3: Tính theo % đạt được (Từ 1%)
3
Từ tháng 01/2022
KPI phải đạt tối thiểu 50%. Nếu 3 tháng liên tiếp không đạt thì xem xét chuyển công việc khác hoặc chấm dứt hợp đồng do không hoàn thành yêu cầu của công việc.
Tiền lương đối với Bộ phận sản xuất: Tính lương sản lượng theo quy định cũ (đây là mẫu của 1 công ty về sản xuất nên nếu không có sản xuất thì bỏ qua phần này)
Cộng thêm điều kiện về đơn giá cho sản lượng theo nội dung sau:
TT
Đạt KPI
Đơn giá sản lượng
1
70%-80%
100.000đ/kg
2
81%-95%
200.000đ/kg
3
96%-100%
300.000đ/kg
Các yêu cầu đối với các KPI:
- Tất cả các chỉ tiêu KPI của cá nhân phải hướng tới mục tiêu của bộ phận; Các chỉ tiêu KPI của bộ phận phải hướng tới mục tiêu của KPI công ty.
- Phải lượng hóa được tất cả các chỉ tiêu KPI đã giao.
- Đối với các chỉ tiêu định tính, cần lượng hóa các chỉ tiêu định tính bằng phương pháp khác nhau và có thể cho điểm từ 0 đến 100.
- Một đối tượng được giao KPI nhiều chỉ tiêu, bởi vậy cần có các tỷ trọng cho tất cả các chỉ tiêu theo mức độ quan trọng của tiêu chí đó đối với công việc.
- Tất cả các chỉ tiêu KPI phải kèm theo thời hạn hoàn thành hoặc mốc đánh giá theo tháng, quý, năm.
- Tất cả các chỉ tiêu KPI phải kèm theo hệ thống đo lường, các ngưỡng tối thiểu (min) mục tiêu và công thức tính mức độ hoàn thành.
- Cần có công thức tính sẵn việc hoàn thành KPI và công khai các công thức này để nhân viên có thể tự xác định được mức độ hoàn thành KPI của mình.
Yêu cầu đối với hệ thống đo lường:
- Tất cả các hệ thống đo lường chỉ tiêu phải đơn giản, dễ hiểu và không mất quá nhiều thời gian để thực hiện tính toán, xác định.
- Các chỉ tiêu cần được đưa vào hệ thống quản lý chung để dễ dàng kết xuất các báo cáo khi cần.
- Hạn chế kiểu đánh giá theo “làm văn” cảm tính, không lượng hóa.
- Các chỉ tiêu định tính cần được lượng hóa thành định lượng.
- Trong điều kiện lý tưởng, nhân viên có thể tự đánh giá được năng suất công việc của mình. Đối với các chỉ tiêu cần đánh giá chéo, khách quan, hệ thống đo cũng cần được thiết kế để nhân viên dễ dàng đồng tình với các đánh giá đó.
- Cần có mẫu bảng biểu sẵn cho hệ thống đo lường này.
- Hệ thống đo lường nằm trong quy chế triển khai KPI của công ty. Tất cả nhân viên phải được hướng dẫn và hiểu rõ hệ thống này.
Yêu cầu đối với hệ thống đánh giá:
- Hệ thống đánh giá phải được thực hiện thường xuyên, ghi nhận được các kết quả phát sinh trong kỳ, làm cơ sở cho việc tổng kết cuối kỳ.
- Đối với một số vị trí quan trọng, cần có hệ thống đánh giá theo tháng, quý để có thể ra quyết định. (Kinh doanh, bán hàng…)
+ Bổ sung nhân lực nhằm hoàn thành những mục tiêu có nguy cơ không thực hiện được.
+ Sa thải, chuyển công việc hay giảm lương những nhân viên không đáp ứng được yêu cầu công việc.
+ Công ty có thể mạnh dạn trả lương cao cho nhân viên và đồng thời có những đòi hỏi cao hơn từ nhân viên và sẵn sàng đào thải để xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.
II/Phương pháp tính KPI:
KPI =∑ điểm KPI (Tổng điểm từng chỉ tiêu của bộ phận hay cá nhân đó)
Tổng tỷ lệ % trên từng chỉ tiêu công việc.
1.Căn cứ và nguyên tắc giao KPI
a.Căn cứ chính để xác định chỉ số năng suất:
Căn cứ xác định KPI bộ phận:
- Chiến lược và mục tiêu chiến lược của công ty hàng năm.
- Kế hoạch và mục tiêu năm của công ty.
- Năng lực nội bộ.
- Các chỉ tiêu phát triển của công ty nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và giảm chi phí công ty.
- Chức năng nhiệm vụ mà bộ phận đó phải đảm nhiệm và các yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian đối với các nhiệm vụ đó.
Căn cứ xác định KPI cá nhân:
- Mục tiêu được giao của bộ phận
- Sự thuận lợi, khó khăn khách quan của cá nhân đó trong công việc được giao.
- Năng lực/khả năng của cá nhân
- Thu nhập mà cá nhân đó đang được hưởng dựa trên việc đánh giá năng suất (thu nhập cao tương ứng với năng suất cao).
Bảng tổng hợp tiêu chí KPI và bản mục tiêu chất lượng công việc của các bộ phận theo chi tiết file đính kèm.
IV, Giao chỉ tiêu và đánh giá:
1.Giao chỉ tiêu KPI cho từng cá nhân:
Căn cứ vào chỉ tiêu được giao, trưởng các bộ phận sẽ tổ chức việc triển khai giao chỉ tiêu cụ thể xuống các cá nhân tương ứng theo các chỉ tiêu mẫu nêu trong bảng phụ lục đính kèm quy chế này.
2.Điều chỉnh chỉ tiêu KPI đã giao:
Chỉ tiêu KPI đã giao và ký kết nguyên tắc không được điều chỉnh giảm, trong trường hợp gặp khó khăn bất lợi do yếu tố khách quan về vấn đề nào đó làm giảm doanh thu và lợi nhuận thì cá nhân, bộ phận và công ty phải tìm sản phẩm khác hoặc đẩy mạnh kinh doanh các mặt hàng khác để bù đắp.
Chỉ tiêu KPI đã giao chỉ được hiệu chỉnh giảm trong 1 số trường hợp đặc biệt do khách quan không thể khắc phục được, khi đó cá nhân, bộ phận hoặc công ty phải lập tờ trình đề xuất với tổng giám đốc hoặc hội đồng quản trị phê duyệt và việc điều chỉnh phải được thực hiện trước kỳ thực hiện, không điều chỉnh vào giữa hoặc cuối kỳ ngoại trừ chỉ tiêu về thời gian liên quan đến quyết định của cơ quan chức năng sẽ thay đổi kể từ thời điểm văn bản pháp luật hiệu chỉnh.
3.Đánh giá, kiểm soát, báo cáo:
a.Các yêu cầu chung về quy trình đánh giá:
* Việc đánh giá chỉ được chấp nhận khi có bằng chứng cụ thể về việc đánh giá trong kỳ, các đơn vị phải tổ chức ghi chép, theo dõi, tập hợp các bằng chứng có hệ thống nhằm đánh giá đối với nhân viên.
* Trưởng bộ phận phải tổ chức việc đánh giá nhân viên trong bộ phận mình; công ty thực hiện đánh giá các trưởng bộ phận.
* Phòng HCNS chịu trách nhiệm tiếp nhận báo cáo, kiểm tra số liệu, đánh giá sơ bộ và gửi BGĐ để báo cáo trong các kỳ.
b.Đánh giá theo kỳ các bộ phận và cá nhân: (sửa lại theo thực tế tại Công ty)
Đánh giá hàng tháng: Chậm nhất ngày 01 tháng kế tiếp cá nhân phải tự hoàn thành báo cáo đánh giá bản thân theo các chỉ tiêu đã giao để gửi cho Trưởng phòng.
Chậm nhất ngày 02 hàng tháng Trưởng phòng phải thẩm định, đánh giá sơ bộ và gửi báo cáo tỷ lệ hoàn thành KPI của toàn bộ nhân viên cho Phòng HCNS.
Chậm nhất ngày 04, Phòng HCNS – Ban đánh giá KPI phải thẩm định, đánh giá và gửi báo cáo điểm tỷ lệ hoàn thành KPI của các nhân viên gửi cho BGĐ công ty.
Chậm nhất ngày 05 BGĐ sẽ đưa ra kết quả cuối cùng về việc đánh giá KPI trong toàn công ty.
(Ngày này có thể thay đổi tùy theo tình hình thực tế tại công ty) và có thông báo bằng văn bản.
C, Đánh giá chéo:
Bên cạnh KPI được đo lường và người đánh giá chính là người phụ trách trực tiếp, phòng HCNS cần đánh giá chéo để có cách nhìn toàn diện hơn.
Trưởng bộ phận này có thể đánh giá nhân viên bộ phận khác, nhân viên có thể đánh giá chéo lẫn nhau để tạo tính công bằng, cạnh tranh lành mạnh về thu nhập dựa trên form quy định.
d. Hạn chế rủi ro:
Ban lãnh đạo và trưởng các bộ phận có trách nhiệm hỗ trợ cấp dưới của mình hoàn thành nhiệm vụ trong trường hợp các chỉ tiêu không đạt yêu cầu trong kỳ.
Các cấp trên trực tiếp phải đề xuất các biện pháp nhằm bù đắp những chỉ tiêu trong kỳ không đạt đang thực hiện trước mục tiêu đã đề ra.
*Hình thức khen thưởng: Các nhân viên hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đã đề ra hàng quý, hàng năm sẽ được xem xét hưởng các quyền lợi sau:
* Được nhận lương năng suất (lương mềm) theo quy định tại Phần II của quy chế này.
* Được xem xét nâng lương đúng hạn hoặc trước kỳ hạn
* Được xem xét đào tạo nâng cao và sắp xếp vào những vị trí cao hơn và quan trọng hơn.
* Được công ty khen thưởng, động viên.
4.Hình thức kỷ luật đối với việc không đạt chỉ tiêu KPI
* Nếu KPI <=0 của tháng hay quý nào sẽ không được nhận lương năng suất của tháng/quý đó.
* Nếu KPI của 3 tháng liên tiếp chỉ đạt =<0, công ty có quyền xem xét thay đổi vị khác phù hợp hơn, thay đổi mức lương và các quyền lợi khác kèm theo (nếu có).
* Nếu tỷ lệ hoàn thành tổng các chỉ tiêu KPI bình quân 3 tháng đạt dưới mức 50%. (Theo lộ trình đã quy định) Công ty sẽ thỏa thuận chuyển công việc khác hoặc chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn, ngoại trừ Giám đốc công ty có quyết định khác.
CHÍNH SÁCH LƯƠNG NĂNG SUẤT VÀ KPI
I.Quỹ lương năng suất:
1/Quy định chung:
Lương năng suất hay còn gọi là lương mềm, là khoản tiền lương công ty chi trả sau lương cứng, cho những cán bộ nhân viên đạt năng suất làm việc từ mức bình thường (tối thiểu) trở lên hay nói cách khác là khoản lương chi trả cho cá nhân đạt được KPI theo quy định tại bản quy chế này (cá nhân phải đạt KPI>0 mới bắt đầu được nhận lương năng suất).
Lương năng suất được xây dựng trên cơ sở trách nhiệm, mục tiêu, năng suất, chỉ tiêu hay các chỉ số thực hiện chính của cá nhân (KPI cá nhân) và mức độ hoàn thành, được xem xét trong mối tương quan với mức độ hoàn thành kế hoạch của bộ phận và công ty mà cá nhân trực thuộc.
Quỹ lương năng suất năm là tổng số tiền lương năng suất của toàn thể CBNV trong 1 năm.
Quỹ lương năng suất kế hoạch là quỹ lương năng suất được dự toán dựa trên giả định tất cả CBNV đều hoàn thành chỉ tiêu KPI 100%. Được dùng để xây dựng kế hoạch.
Quỹ lương năng suất thực hiện là Quỹ lương năng suất được xác định dựa trên kết quả đánh giá CBNV và là khoản tiền thực chi trả cho người lao động.
Lương năng suất thực hiện được tính theo tháng hoặc quý, phù hợp với thời hạn đánh giá theo tháng hoặc quý của cá nhân. Tháng/quý nào không hoàn thành nghiễm nhiên không được hưởng lương năng suất của tháng đó. Lương năng suất được tính là lương có điều kiện và quỹ lương năng suất được tính vào chi phí công ty.
2.Quỹ lương năng suất:
Quỹ lương năng suất tối đa bằng 50% tổng thu nhập. Tỷ lệ này sẽ thay đổi theo từng thời kỳ và được giao tại chỉ tiêu pháp lệnh của công ty.
Công ty phải đảm bảo tổng quỹ lương năng suất không được vượt quá tỷ lệ nêu trên. Trong trường hợp đặc biệt, quỹ lương năng suất vượt quá tỷ lệ nêu trên, Trưởng phòng HCNS phải báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên.
3.Các trường hợp không được nhận lương năng suất. (Công ty có thể thêm điều kiện nhưng không trái luật)
Vi phạm 1 trong các nội dung sau:
Nghỉ từ 05 ngày trở lên trong tháng (ngoài các ngày nghỉ theo quy định). Bất kể lý do nào. Trừ trường hợp BGĐ có quyết định khác.
Vi phạm quy chế, kỷ luật của công ty theo quy định vi phạm kỷ luật bị khiển trách bằng email, văn bản.
KPI cá nhân <=0
Tính lương NS trong 1 số trường hợp đặc biệt:
a.Người lao động ký hợp đồng trong năm có thời gian làm việc chưa đủ 12 tháng thì thời điểm ghi nhận KPI tính từ ngày chính thức ký HĐ và chỉ tính tròn tháng chứ không tính ngày lẻ, ký HĐLĐ trước ngày 10 thì được tính đủ tháng. Sau ngày 10 thì không tính tháng đó.
QLNS cá nhân chưa đủ 12 tháng được tính như sau:
QLNS năm= Số tháng lương NS theo vị trí công việc/12x số tháng TT làm việc chính thức
QLNS quý: Số tháng lương NS theo vị trí công việc/3x số tháng TT làm việc trong quý.
Người lao động nghỉ thai sản, ốm đau tai nạn liên tục hoặc nghỉ dài ngày (>10 ngày/tháng) thì không được nhận lương năng suất của tháng đó.
Thời gian thử việc của người lao động không tính lương năng suất. Người lao động bị sa thải hoặc nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động trước thời điểm chi trả lương NS sẽ không được nhận lương NS.
Các vấn đề không được nêu trong quy chế này sẽ áp dụng theo các chính sách được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.
II/ Các công thức xét lương KPI
Theo bảng KPI đính kèm.
PHẦN II: TỔ CHỨC THỰC HIỆN
– Quy chế thanh toán tiền lương cho CNV áp dụng tại Công Ty …………………… kể từ ngày . Các chính sách không quy định trong quy chế lương này sẽ áp dụng theo các chính sách đã ban hành hoặc sẽ ban hành các chính sách kèm theo tùy từng thời điểm.
– Quy chế này kèm theo các văn bản, biểu mẫu: Quy trình giao và đánh giá chỉ tiêu KPI; Các bản tiêu chí đánh giá KPI cho các bộ phận; …..
– Phòng tổ chức nhân sự có trách nhiệm phổ biến quy chế này đến từng CNV trong Công ty.
– Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh ngoài các quy định nêu trên thì Phòng tổ chức nhân sự, Phòng kế toán sẽ tập hợp các vấn đề phát sinh đó trình lên Giám đốc Công ty xem xét và quyết định bổ sung quy chế.
CÔNG TY …………………."