Mô hình năng lực (Khung năng lực)

Mô hình năng lực là một hướng dẫn được phát triển bởi bộ phận Nhân sự nhằm đưa ra các yêu cầu về kỹ năng, kiến thức và hành vi cụ thể để cho phép một nhân viên thực hiện thành công công việc của họ.
Các mô hình năng lực xác định thành công về hiệu suất trong tổ chức đối với từng công việc riêng lẻ. Mô hình được áp dụng vào thực tiễn tuyển dụng, quản lý nhân tài, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc.

Sự khác biệt giữa mô tả công việc và mô hình năng lực là gì?
Mô tả công việc và mô hình năng lực nghe gần giống nhau vì cả hai dường như đều mô tả những gì một nhân viên được yêu cầu thực hiện trong công việc. Sự khác biệt là gì?
Sự khác biệt là mô tả công việc là một bản tóm tắt chung về các kỹ năng cần thiết cho một công việc, trong khi mô hình năng lực cung cấp các hành vi cụ thể mà một nhân viên phải làm trong công việc để thành công.

Lợi ích của việc sử dụng mô hình năng lực là gì?
Thành công về hiệu suất cao hơn là do các tổ chức có các mô hình năng lực được xác định kỹ lưỡng.
Dưới đây là một số cách mà việc triển khai mô hình năng lực mang lại lợi ích cho các tổ chức:
– Đặt ra một hướng cụ thể cho hiệu suất của lực lượng lao động phù hợp với các mục tiêu và chiến lược của tổ chức.
– Cho phép nhân sự hiểu biết cụ thể về tất cả các khả năng và kỹ năng của nhân viên.
– Cho phép Nhân sự và Đào tạo xác định chính xác hơn nhu cầu học tập và phát triển (L&D).
– Cho phép nhân viên nắm quyền sở hữu các kỹ năng và hành vi cần thiết của họ trong vai trò của họ.
– Trao quyền cho các tổ chức để theo dõi những kỹ năng mà nhân viên có để chiến lược và lập kế hoạch có thể hướng tới những kỹ năng cần thiết trong tương lai.
– Cung cấp một hệ thống đo lường nhất quán và công bằng để đánh giá hiệu suất.

Khóa học SprinGO phù hợp

Xây dựng Lương 3P, KPI cho Doanh nghiệp

Làm thế nào để trả lương cho nhân viên chính xác nhất? Đây là một trong những câu hỏi khó trong quản trị nhân...

Xem khóa học

Các loại năng lực tạo nên mô hình
Không có danh sách tiêu chuẩn về năng lực cho bất kỳ công việc nhất định nào. Loại năng lực đưa vào mô hình năng lực phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của công việc. Ví dụ, các năng lực được liệt kê cho một nhân viên phục vụ nhà hàng sẽ khác rất nhiều so với nhu cầu của một nhân viên kế toán.
Năng lực có thể được chia thành các danh mục hữu ích để hiểu rõ hơn về loại thông tin có thể được đưa vào, chẳng hạn như:

1. Năng lực cốt lõi
Năng lực cốt lõi bao gồm các kỹ năng cơ bản mà tổ chức yêu cầu đối với tất cả nhân viên; đây là những điều cơ bản mà người lao động phải thực hiện. Điều này sẽ khác nhau giữa các công ty, vì nó phụ thuộc vào các giá trị, triết lý và mục tiêu của mỗi tổ chức, nhưng có thể bao gồm các yêu cầu cơ bản như kỹ năng giao tiếp hoặc làm việc theo nhóm. Hầu hết các công việc đòi hỏi một yếu tố cơ bản là có thể làm việc với những người khác ở một mức độ nào đó.
Các mục tiêu của tổ chức được phản ánh trong các năng lực rộng rãi phản ánh sức mạnh và tính duy nhất của tổ chức. Đối với một công ty chuyên về chuyển phát bưu kiện quốc tế, năng lực cốt lõi sẽ là hậu cần. Đi sâu vào công việc của một nhân viên trong loại tổ chức này, năng lực cốt lõi của một nhân viên có thể là giao hàng đúng hạn của khách hàng.

2. Năng lực chức năng
Năng lực chức năng là các kỹ năng và hành vi theo công việc cụ thể dành cho từng vai trò. Ví dụ, năng lực đối với nhân viên phục vụ nhà hàng có thể là khả năng xử lý hiệu quả các khiếu nại của khách hàng, trong đó năng lực đối với nhân viên kế toán có thể là khả năng phân tích một loại dữ liệu tài chính cụ thể để lập báo cáo.
Năng lực chức năng cần mô tả những hành vi hoặc kỹ năng nào cần được thực hiện để nhân viên trở thành người có thành tích cao nhất ở vị trí của họ.

3. Năng lực lãnh đạo
Năng lực lãnh đạo thường được sử dụng cho các vai trò liên quan đến giám sát và quản lý, mặc dù có thể được áp dụng cho bất kỳ vị trí công việc nào yêu cầu một nhân viên lãnh đạo những người khác. Chúng bao gồm các kỹ năng và hành vi lãnh đạo như khả năng ra quyết định.

Các mô hình năng lực được sử dụng như thế nào?
Các mô hình năng lực được sử dụng cho nhiều hoạt động nhân sự khác nhau, bao gồm:
– Tuyển dụng – Các mô hình năng lực được phát triển đầy đủ thường được sử dụng để phát triển các tin tuyển dụng. Khi chúng được xác định rõ ràng và rõ ràng, các tổ chức có cơ hội tốt hơn để tìm thấy những ứng viên phù hợp hơn.
– Quản lý Nhân tài / Hiệu suất – Xác định thành công trong tổ chức phụ thuộc vào hiệu suất của lực lượng lao động; một mô hình năng lực có thể xác định thành công về hiệu suất sẽ như thế nào đối với từng vai trò trong tổ chức. Tiêu chuẩn này giúp HR kết nối chức năng của từng công việc với các mục tiêu của tổ chức và cũng đảm bảo rằng tài năng của nhân viên được phát triển.
– Đánh giá Hiệu suất – Các mô hình năng lực cung cấp khuôn khổ cần thiết để đánh giá đúng nhân viên trong quá trình đánh giá hiệu suất; cả người lao động và người sử dụng lao động đều có một danh sách được xác định rõ ràng về các hành vi và kỹ năng để làm việc.

Ví dụ về năng lực là gì?
Định dạng của mô hình năng lực cho bất kỳ công việc nhất định nào sẽ khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và nghề nghiệp cụ thể. Không có tiêu chuẩn hóa hoặc cấu trúc bắt buộc. Thông thường, các tổ chức sẽ có định dạng mẫu duy nhất của riêng họ cho các mô hình năng lực.
Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM) đưa ra một phương pháp hay nhất trong việc hình thành các năng lực bằng cách chia nhỏ những thông tin lý tưởng nên được đưa vào một năng lực cụ thể:
Thực hành tốt nhất:
– Tiêu đề – Tên của năng lực
– Định nghĩa – Định nghĩa tổng thể về năng lực
– Năng lực phụ – Cần có các kỹ năng và hành vi cơ bản chung
– Các hành vi – Các hành vi phản ánh mức độ thông thạo cao nhất
– Tiêu chuẩn thành thạo – Tiêu chuẩn kỹ năng phản ánh các yêu cầu cụ thể của công việc và phản ánh bốn giai đoạn phát triển nghề nghiệp (sơ cấp, trung cấp, cao cấp, giám đốc điều hành)

Ví dụ về năng lực:
Title: Phát triển mối quan hệ khách hàng
Định nghĩa: Là một phần của quy trình Bán hàng, khả năng tạo ra mối quan hệ lâu dài với khách hàng thông qua các tương tác là không thể thiếu đối với vai trò này.
Năng lực phụ: Khả năng giao tiếp hiệu quả với khách hàng
Hành vi: Trí tuệ cảm xúc
Tiêu chuẩn Thành thạo: Xác định các mối quan tâm của khách hàng và trình bày các phương pháp để giải quyết các mối quan tâm.

Cách phát triển các mô hình năng lực hiệu quả
1. Xác định loại quy trình nào phù hợp với tổ chức của bạn
Việc nghiên cứu và phát triển liên quan đến việc tạo ra các năng lực được xác định rõ ràng cho một vị trí có thể kéo dài; cần có thời gian để hiểu những gì cần thiết cho từng vị trí. Do môi trường kinh doanh luôn thay đổi và có nhịp độ nhanh ngày nay, một số tổ chức có thể có lợi khi có một phương pháp phát triển ngắn hơn và chuyên sâu hơn. Các mô hình năng lực cũng được thiết kế linh hoạt cũng có thể đáp ứng các thay đổi trong tương lai.

2. Nghiên cứu thông tin năng lực sẵn có
Phát triển năng lực đòi hỏi nhiều hơn những tuyên bố mơ hồ về những gì vị trí công việc sẽ đòi hỏi. Ngoài ra, các năng lực chức năng cần phản ánh hiệu suất “tuyệt vời” là như thế nào, chứ không chỉ là các kỹ năng cơ bản để đạt được hiệu suất “chấp nhận được”.
Các năng lực đã phát triển trước đây cho các vai trò tương tự cần được xác định và sử dụng làm kim chỉ nam, cũng như tài liệu về vai trò liên quan, thông tin cơ bản và năng lực cốt lõi của tổ chức.

3. Phỏng vấn các đơn vị kinh doanh và giám đốc điều hành có liên quan
Các cuộc phỏng vấn với các bên liên quan phù hợp cung cấp thông tin chi tiết cần thiết cho các năng lực cần thiết của vai trò. Các giám đốc điều hành có thể cung cấp các năng lực cốt lõi quan trọng của tổ chức cần thiết cho vai trò phản ánh cả các giá trị, triết lý và mục tiêu của tổ chức. Các nhà quản lý và những người có thành tích cao từ các bộ phận kinh doanh liên quan có thể được phỏng vấn để tìm ra những kỹ năng và hành vi chính cần thiết và thành công cho những vai trò đó. Khi phỏng vấn, cần tập trung vào những kỹ năng và hành vi nào tạo nên một nhân viên có hiệu suất cao nhất trong vai trò đó.

4. Thiết lập các năng lực cốt lõi
Các năng lực cốt lõi phải phản ánh các hành vi và kỹ năng cơ bản mà tổ chức yêu cầu. Nhân viên nên hành động và đóng góp như thế nào với tư cách là một phần của tổ chức để họ có thể hòa nhập vào triết lý và văn hóa làm việc của công ty? Sử dụng nội dung nghiên cứu và phỏng vấn từ các giám đốc điều hành và các bên liên quan có liên quan của tổ chức.

5. Thiết lập năng lực theo công việc cụ thể
Năng lực theo công việc cụ thể phải phản ánh các kỹ năng và hành vi vai trò duy nhất như được nêu ra bởi các nhà quản lý bộ phận và những người hoạt động hàng đầu ở giai đoạn nghiên cứu. Những cá nhân này cần biết và làm gì để thực hiện tốt vai trò của mình?

6. Thiết lập năng lực lãnh đạo, nếu cần
Khi các năng lực liên quan đến quản lý cần được soạn thảo, nên giả định rằng các cá nhân đã quen thuộc với các năng lực cốt lõi do tổ chức đề ra. Trọng tâm nên tập trung vào các thuộc tính và kỹ năng lãnh đạo độc đáo. Những điều này có thể được xác định bởi cấp điều hành và quản lý cấp cao ở giai đoạn nghiên cứu.

7. Hoàn thiện danh sách năng lực
Sắp xếp các phát hiện, nhưng tránh không thực tế với việc thu hẹp năng lực. Nếu danh sách này quá xa vời, nó có thể cản trở các sáng kiến tuyển dụng và khiến các ứng viên tiềm năng xa lánh. Nếu danh sách quá mơ hồ hoặc không đủ cụ thể, nó có thể dẫn đến một dòng ứng viên không hoàn toàn phù hợp với vị trí; nó cũng sẽ không giúp nhân viên đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Xác thực danh sách năng lực với tất cả các bên liên quan tham gia vào quá trình, bao gồm cả giám đốc điều hành và quản lý. Đăng ký năng lực là điều quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các cấp độ nhu cầu của tổ chức đang được đáp ứng.
ST.