Các kiến thức về quy trình
Quy trình (規程 – Procedure) là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động (#) đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý và cai trị). Quy trình xuất hiện phổ biến trong quá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình giăng tơ của loài nhện, làm tổ của chim hoặc săn mồi của hổ báo….
– Quy trình là Trình tự đã được Quy định. Làm trái quy trình là vi phạm kỷ luật (Quy là quy định và trình là trình tự)
Quy trình với Quá trình: Quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra
Thiết kế Tổng đãi ngộ (Total Rewards) theo khung SHRM
Khóa học “Thiết kế Tổng phần thưởng (Total Reward) chuẩn khung SHRM” giúp bạn nắm vững toàn bộ hệ thống đãi ngộ theo chuẩn...
Xem khóa học– Quy trình với Lộ trình: Lộ trình không có tính bắt buộc thực hiện toàn diện và chặt chẽ như Quy trình
– Quy trình với Chương trình: Bản chất của Chương trình là mô tả nội dung, ví dụ như Chương trình văn nghệ, Chương trình đào tạo
Quy trình với Kế hoạch: Kế hoạch chứa Quy trình, vì trong kế hoạch còn có tài chính, tiến độ thực hiện
Quy trình với Phương pháp: Phương pháp tổ chức còn chứa sự linh hoạt, mềm dẻo hoặc sáng tạo; còn Quy trình tổ chức thì đã có sự lựa chọn cố định, mang tính bắt buộc.
- Quy trình với Lý thuyết hệ thống: Quy trình và Lý thuyết hệ thống có sự tương đồng rất lớn về nhiều phương diện, chúng cùng tạo ra 1 hành động (hoặc sản phẩm) mà mỗi thành viên cấu thành đều không có được, điểm khác biệt duy nhất là LTHT chỉ đề cập đến sự liên kết hữu cơ giữa các bộ phận cấu thành, không nêu bật đặc tính trình tự thực hiện được quy định (ấn định bắt buộc) như Quy trình.
- Quy trình và Kinh nghiệm: Kinh nghiệm là một trong những nguồn gốc hình thành nên Quy trình, gồm kinh nghiệm nghề nghiệp hoặc kinh nghiệm sống.
- Quy trình phối hợp và Cơ chế/Quy chế phối hợp: Cơ chế (quy chế) phối hợp: là sự liên kết lỏng lẻo, tùy nghi; Quy trình phối hợp: là sự gắn kết bắt buộc, mang tính sống còn của hệ thống.
Phương pháp quản lý theo quy trình (Management by processes – MBP): Quy trình là luật pháp của một tổ chức. Làm việc không đúng quy trình là phá hoại tổ chức. Do đó, quản lý theo quy trình là phương pháp quản lý chú trọng đến trình tự, thứ tự, cách thức thực hiện một công việc hay nhiệm vụ cụ thể của công nhân, chuyên gia hay một nhà quản lý cấp cao, trong một tổ chức hoặc một hệ thống.
Tiêu chí phân loại
Nhà QTH bậc cao (cao cấp)
Nhà QTH bậc trung
Ghi chú
Khả năng thiết lập
Quy trình phức hợp
Quy trình đơn giản
Quy mô vận hành
(về số lượng)
Quy trình có quy mô lớn
(hoặc rộng lớn ở nhiều nước)
Quy trình có quy mô nhỏ
Về nhân lực hoặc số lượng cơ sở hoạt động
Phương pháp vận hành
Tự động hóa (vắng mặt)
Giám sát trực tiếp
Năng lực lãnh đạo
Có khả năng hoàn thiện
hoặc nâng cấp quy trình
Chỉ có khả năng thiết lập và vận hành Quy trình
ở quy mô nhỏ, sản xuất thủ công
Khả năng nhận thức
Phát hiện rất nhanh
(gần như ngay lập tức)
Không thể (hoặc chậm) phát hiện
lỗi Quy trình (lỗi hệ thống)
Do sức ỳ tư duy
Phương pháp “vá” lỗi
Bằng biện pháp hành chính
(đơn giản, nhanh)
Bằng cách cấu trúc lại
nhân sự hoặc dây chuyền
Nhận xét:
Người có khả năng vận hành Quy trình nào thì có thể thiết lập được Quy trình đó.
Người có khả năng phát hiện lỗi hệ thống & có biện pháp “vá” lỗi nhanh quy trình nào thì có thể vận hành (điều hành) Quy trình đó.
Người thiết lập (set up) được Quy trình nào thì có thể vận hành Quy trình đó với quy mô nhỏ; bởi, để có thể vận hành Quy trình có quy mô lớn, đòi hỏi nhà Quy trình học phải có thêm kỹ năng tổ chức, đào tạo & lãnh đạo ở trình độ cao.
Nhà quy trình học bậc trung có thể trở thành nhà quy trình học cao cấp nếu được trang bị tri thức về quản trị, năng lực quản lý và điều hành ở trình độ cao, có khả năng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm tra chéo, giám sát từ xa….
Nhà quy trình học cao cấp (bậc cao) có thể trở thành Giám đốc sản xuất hoặc Giám đốc Điều hành bất kỳ Quy trình nào hay bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, bất kể có cùng chuyên môn hay không; Bởi khả năng thích nghi, nghiên cứu và tự điều chỉnh cao của nhà quy trình học cao cấp.