Cách kê khai hóa đơn thay thế từ ngày 01/7/2026
Quy định mới về kê khai hóa đơn thay thế áp dụng từ 01/7/2026 theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đây là những quy định liên quan đến việc xử lý hóa đơn sai sót và thay thế, đồng thời có liên quan đến các văn bản như Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC.
Từ 01/7/2026, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và được thay thế, việc kê khai thuế cần xác định rõ kỳ của hóa đơn gốc. Sự khác biệt trong cách xử lý giữa bên bán và bên mua là điều cần chú ý, đặc biệt với thuế GTGT đầu vào của bên mua.
Xem xét từng trường hợp cụ thể dưới đây:
[1] Bên bán
Hóa đơn thay thế do sai sót:
Ví dụ: Ngày 12/09/2026, Công ty A xuất hóa đơn 001526 với VAT 4.800.000 đồng. Sau đó, phát hiện sai thuế suất và lập hóa đơn thay thế 001683 với VAT đúng là 4.320.000 đồng. Doanh nghiệp cần xác định kỳ kê khai phù hợp.
Nếu chưa nộp tờ khai quý 3:
Nếu chưa nộp tờ khai GTGT quý 3, kê khai số liệu theo hóa đơn thay thế 001683 trong kỳ gốc.
Nếu đã nộp tờ khai quý 3:
Nếu đã nộp, thực hiện khai bổ sung cho quý 3 với phần chênh lệch cần điều chỉnh là -480.000 đồng.
[2] Bên mua
Đối với bên mua, cách xử lý có một số khác biệt so với bên bán, đặc biệt khi hóa đơn gốc đã được kê khai. Nguyên tắc là điều chỉnh phần chênh lệch nếu hóa đơn gốc đã kê khai.
Ví dụ: Ngày 15/09/2026 (Quý 3): Công ty B nhận hóa đơn 002418. VAT là 5.600.000 đồng. Đến ngày 20/10/2026 (Quý 4), phát hiện sai đơn giá, bên bán lập hóa đơn thay thế 002577. VAT mới là 6.050.000 đồng, chênh lệch là +450.000 đồng.
Hóa đơn gốc thuộc Quý 3, thay thế ở Quý 4. Cần xác định tờ khai Quý 3 đã nộp chưa.
- Nếu chưa nộp tờ khai Quý 3
Nhận hóa đơn thay thế trước khi nộp, kê khai số liệu theo hóa đơn 002577 vào tờ khai Quý 3, không kê khai hóa đơn gốc 002418 rồi mới kê khai thay thế.
- Nếu đã nộp tờ khai Quý 3
Không kê khai lại hóa đơn thay thế. Xác định chênh lệch: +450.000 đồng, xem ảnh hưởng đến thuế kỳ gốc:
- Trường hợp 1: Tăng thuế phải nộp hoặc giảm thuế được hoàn: Khai bổ sung tờ khai Quý 3/2026.
- Trường hợp 2: Tăng hoặc giảm VAT khấu trừ chuyển kỳ sau: Không khai bổ sung, kê tại kỳ phát hiện sai sót, theo chỉ tiêu [37] hoặc [38] theo khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
- Khi nào dùng chỉ tiêu [37] và [38]?
Nếu kê khai tại kỳ có sai sót:
Chỉ tiêu [37]: Điều chỉnh giảm VAT khấu trừ các kỳ trước.
Chỉ tiêu [38]: Điều chỉnh tăng VAT khấu trừ các kỳ trước.
Nếu chênh lệch làm tăng VAT khấu trừ chuyển kỳ sau: kê +450.000 đồng vào chỉ tiêu [38] của kỳ có sai sót.
[3] HƯỚNG DẪN XỬ LÝ HÓA ĐƠN THAY THẾ DO SAI SÓT
- Đối với bên bán: Chưa nộp tờ khai gốc: kê hóa đơn thay thế vào kỳ gốc. Đã nộp: khai bổ sung, chỉ điều chỉnh chênh lệch.
- Đối với bên mua: Chưa nộp tờ khai gốc: kê hóa đơn thay thế vào kỳ gốc. Đã nộp: xác định chênh lệch, xem ảnh hưởng đến thuế kỳ gốc.
Nếu chênh lệch tăng thuế phải nộp hoặc giảm thuế được hoàn: khai bổ sung kỳ gốc. Nếu chỉ tăng/giảm VAT khấu trừ chuyển kỳ sau: không khai bổ sung, kê theo chỉ tiêu [37] hoặc [38].
|
[4] CÁCH NHỚ ĐƠN GIẢN NHẤT Khi gặp hóa đơn thay thế do sai sót, có thể xác định theo trình tự: Bước 1: Xác định hóa đơn gốc thuộc kỳ nào. Bước 2: Xác định kỳ gốc đã nộp tờ khai hay chưa. Bước 3: Nếu chưa nộp => kê số đúng của hóa đơn thay thế vào kỳ gốc. Bước 4: Nếu đã nộp => xác định phần chênh lệch. Bước 5: Với bên mua, tiếp tục xem phần chênh lệch có làm thay đổi số thuế phải nộp/thuế được hoàn hay chỉ ảnh hưởng đến số VAT còn được khấu trừ. Bước 6: Nếu tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn => khai bổ sung kỳ gốc. Bước 7: Nếu chỉ ảnh hưởng đến VAT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau => kê chênh lệch tại kỳ phát hiện sai sót, sử dụng chỉ tiêu [37] hoặc [38] theo trường hợp cụ thể. |
Như vậy, hóa đơn thay thế không phải cứ lập ở quý nào thì kê khai vào quý đó. Điểm cần xác định trước tiên là kỳ của hóa đơn gốc và tình trạng kê khai của kỳ gốc. Từ đó mới xác định được kê số liệu đúng vào kỳ gốc, khai bổ sung kỳ gốc hay kê phần chênh lệch tại kỳ phát hiện sai sót.
Phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh từ 01/07/2026 như thế nào?
Căn cứ tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã lập. Trong đó, việc phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh từ 01/07/2026 như sau:
|
Trường hợp sử dụng Hóa đơn thay thế |
Trường hợp sử dụng Hóa đơn điều chỉnh |
|
Áp dụng đối với các sai sót mang tính toàn bộ hoặc làm sai lệch bản chất giao dịch ban đầu, điển hình gồm: - Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót. - Hóa đơn liên quan đến các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, bất động sản,...). - Quy trình xử lý: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hoàn toàn cho hóa đơn có sai sót. |
Áp dụng khi sai sót chỉ mang tính bộ phận hoặc phát sinh các nghiệp vụ điều chỉnh giá trị, ví dụ: - Sai sót về ký hiệu, mẫu số hoặc số hóa đơn. - Nghiệp vụ hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán. - Hoàn phí, giảm phí trong lĩnh vực bảo hiểm, ngân hàng,... - Chênh lệch phát sinh do tỷ giá hoặc phương thức thanh toán. - Dịch vụ viễn thông, kinh doanh thẻ trả trước,... - Quy trình xử lý: Lập hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm tương ứng với phần sai sót hoặc giá trị phát sinh. |
Lưu ý:
- Quyền lựa chọn ban đầu: Doanh nghiệp được quyền chủ động chọn 1 trong 2 phương án (điều chỉnh hoặc thay thế) ngay trong lần xử lý sai sót đầu tiên.
- Tính nhất quán: Trong trường hợp tiếp tục phát sinh sai sót sau đó, bắt buộc phải áp dụng đúng phương án đã chọn ở lần xử lý đầu tiên.
- Ngoại lệ bắt buộc: Một số trường hợp đặc thù theo quy định pháp luật yêu cầu bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh, không được sử dụng hình thức thay thế.
Xuất sai mã số thuế được lập hóa đơn thay thế hay hóa đơn điều chỉnh?
Căn cứ vào khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC có quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã lập như sau:
Xử lý hóa đơn điện tử đã lập
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
a) Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này;
b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”;
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai:
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
...
Như vậy, trường hợp người bán xuất hóa đơn sai mã số thuế thì người bán có thể lựa chọn 1 trong 2 cách như sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
Cách 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế
Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
Lưu ý: Trường hợp người bán đã lựa chọn xử lý hóa đơn sai bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì nếu sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải áp dụng đúng hình thức đã lựa chọn từ lần xử lý đầu tiên. Đồng thời, đối với hóa đơn điều chỉnh, giá trị điều chỉnh tăng phải ghi số dương, điều chỉnh giảm phải ghi số âm theo đúng thực tế điều chỉnh.
- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của SPRINGO. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email hrspring.vn@gmail.com.
- Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo.
- Điều khoản áp dụng theo Luật tại thời điểm viết bài.
- Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail hrspring.vn@gmail.com.