Hướng dẫn kê khai hóa đơn thay thế từ 01/07/2026: Đơn giản, chi tiết

Cách kê khai hóa đơn thay thế từ ngày 01/7/2026 đơn giản, dễ hiểu, chi tiết?

Căn cứ theo:

• Thông tư 91/2026/TT-BTC: Điều 10 quy định về xử lý hóa đơn có sai sót, điều chỉnh và thay thế hóa đơn.
• Nghị định 252/2026/NĐ-CP: Điều 12 và Phụ lục II hướng dẫn khai bổ sung hồ sơ khai thuế.
• Nghị định 181/2025/NĐ-CP: Khoản 6 Điều 23 phân biệt trường hợp làm thay đổi thuế GTGT đầu vào của bên mua.

Từ ngày 01/7/2026, hóa đơn điện tử lập sai sót được xử lý bằng cách lập hóa đơn thay thế. Việc kê khai thuế cần xác định:

• Kỳ hóa đơn gốc.
• Tình trạng nộp hồ sơ kỳ gốc.
• Ảnh hưởng phần chênh lệch.

Việc xử lý khác nhau giữa bên bán và mua, đặc biệt với thuế GTGT đầu vào bên mua.

BÊN BÁN

Hóa đơn thay thế do sai sót

Ví dụ: Ngày 12/09/2026, Công ty A xuất hóa đơn 001526, VAT 4.800.000 đồng. Ngày 18/10/2026, phát hiện sai thuế suất, lập hóa đơn thay thế 001683, VAT 4.320.000 đồng.

Phần chênh lệch: -480.000 đồng.

Nên:

• Nếu chưa nộp tờ khai Quý 3: Kê khai ngay trên tờ khai Quý 3.
• Nếu đã nộp tờ khai Quý 3: Khai bổ sung tờ khai, điều chỉnh phần chênh lệch.

HTKK: Điều chỉnh chỉ tiêu [32] và [33], không dùng [37] và [38].

BÊN MUA

Đối với bên mua, cách xử lý sẽ khác ở một số điểm, đặc biệt khi đã kê khai hóa đơn gốc.

Ví dụ: Ngày 15/09/2026 (Quý 3), Công ty B nhận hóa đơn 002418 với VAT là 5.600.000 đồng. Đến ngày 20/10/2026 (Quý 4), doanh nghiệp phát hiện sai đơn giá và bên bán đã lập hóa đơn thay thế 002577 với VAT là 6.050.000 đồng. Phần chênh lệch là 450.000 đồng.

Hóa đơn gốc thuộc Quý 3, còn hóa đơn thay thế được lập và nhận trong Quý 4. Tiếp theo, cần xác định xem tờ khai Quý 3 đã nộp hay chưa.

Nếu bên mua chưa nộp tờ khai Quý 3: Nếu nhận hóa đơn thay thế trước khi nộp tờ khai Quý 3, kê khai số đúng từ hóa đơn thay thế 002577 vào tờ khai Quý 3, không kê khai hóa đơn gốc rồi hoá đơn thay thế.

Tóm lại: Chưa nộp tờ khai kỳ gốc => Kê số liệu đúng ngay trên tờ khai kỳ gốc.

Nếu bên mua đã nộp tờ khai Quý 3: Nếu tờ khai Quý 3 đã nộp và hóa đơn gốc đã kê khai, không kê khai lại toàn bộ hóa đơn thay thế.

Đầu tiên xác định phần chênh lệch 450.000 đồng và xem xét ảnh hưởng đến số thuế kỳ gốc. Có hai trường hợp:

Trường hợp 1: Làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn. Khi đó, cần khai bổ sung tờ khai Quý 3/2026.

Trường hợp 2: Chỉ làm tăng/giảm VAT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau. Không khai bổ sung tờ khai gốc mà kê khai phần chênh lệch kỳ phát hiện sai sót, theo các chỉ tiêu [37] hoặc [38] theo khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

Khi nào dùng chỉ tiêu [37] và [38]?

Nếu được kê khai phần chênh lệch kỳ sai sót:

Chỉ tiêu [37] => Điều chỉnh giảm VAT còn khấu trừ kỳ trước.

Chỉ tiêu [38] => Điều chỉnh tăng VAT còn khấu trừ kỳ trước.

Ví dụ: Phần chênh lệch 450.000 đồng kê vào chỉ tiêu [38] của kỳ phát hiện sai sót nếu chỉ làm tăng số VAT khấu trừ chuyển kỳ sau.

[3] CHỐT LẠI CÁCH XỬ LÝ HÓA ĐƠN THAY THẾ DO SAI SÓT

Đối với bên bán:

• Chưa nộp tờ khai kỳ gốc => Kê số liệu đúng hóa đơn thay thế vào kỳ gốc, không kê khai cả hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.
• Đã nộp tờ khai kỳ gốc => Điều chỉnh phần chênh lệch không kê khai lại toàn bộ hóa đơn.

Đối với bên mua:

• Chưa nộp tờ khai kỳ gốc => Kê số liệu đúng hóa đơn thay thế vào kỳ gốc.
• Đã nộp tờ khai kỳ gốc => Xác định chênh lệch giữa hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế, xem xét ảnh hưởng đến số thuế kỳ gốc.
• Nếu chênh lệch làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế hoàn => Khai bổ sung kỳ gốc.
• Nếu chênh lệch chỉ làm tăng, giảm VAT khấu trừ chuyển kỳ sau => Kê khai phần chênh lệch kỳ phát hiện sai sót theo chỉ tiêu [37] hoặc [38].

[4] CÁCH NHỚ ĐƠN GIẢN NHẤT Khi gặp hóa đơn thay thế do sai sót, có thể xác định theo trình tự: Bước 1: Xác định hóa đơn gốc thuộc kỳ nào. Bước 2: Xác định kỳ gốc đã nộp tờ khai hay chưa. Bước 3: Nếu chưa nộp => kê số đúng của hóa đơn thay thế vào kỳ gốc. Bước 4: Nếu đã nộp => xác định phần chênh lệch. Bước 5: Với bên mua, xem xét phần chênh lệch có làm thay đổi số thuế phải nộp/thuế được hoàn hay chỉ ảnh hưởng đến số VAT còn được khấu trừ. Bước 6: Nếu tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn => khai bổ sung kỳ gốc. Bước 7: Nếu chỉ ảnh hưởng đến VAT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau => kê chênh lệch tại kỳ phát hiện sai sót, sử dụng chỉ tiêu [37] hoặc [38] theo trường hợp cụ thể.

Như vậy, hóa đơn thay thế không phải cứ lập ở quý nào thì kê khai vào quý đó. Điểm cần xác định trước tiên là kỳ của hóa đơn gốc và tình trạng kê khai của kỳ gốc. Từ đó mới xác định được kê số liệu đúng vào kỳ gốc, khai bổ sung kỳ gốc hay kê phần chênh lệch tại kỳ phát hiện sai sót.

Phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh từ 01/07/2026 như thế nào?

Căn cứ tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã lập. Trong đó, việc phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh từ 01/07/2026 như sau:

Trường hợp sử dụng Hóa đơn thay thế

Trường hợp sử dụng Hóa đơn điều chỉnh

Áp dụng đối với các sai sót mang tính toàn bộ hoặc làm sai lệch bản chất giao dịch ban đầu, điển hình gồm: - Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót. - Hóa đơn liên quan đến các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, bất động sản,...). - Quy trình xử lý: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hoàn toàn cho hóa đơn có sai sót.

Áp dụng khi sai sót chỉ mang tính bộ phận hoặc phát sinh các nghiệp vụ điều chỉnh giá trị, ví dụ: - Sai sót về ký hiệu, mẫu số hoặc số hóa đơn. - Nghiệp vụ hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán. - Hoàn phí, giảm phí trong lĩnh vực bảo hiểm, ngân hàng,... - Chênh lệch phát sinh do tỷ giá hoặc phương thức thanh toán. - Dịch vụ viễn thông, kinh doanh thẻ trả trước,... - Quy trình xử lý: Lập hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm tương ứng với phần sai sót hoặc giá trị phát sinh.

Lưu ý:

- Quyền lựa chọn ban đầu: Doanh nghiệp được quyền chủ động chọn 1 trong 2 phương án (điều chỉnh hoặc thay thế) ngay trong lần xử lý sai sót đầu tiên.

- Tính nhất quán: Trong trường hợp tiếp tục phát sinh sai sót sau đó, bắt buộc phải áp dụng đúng phương án đã chọn ở lần xử lý đầu tiên.

- Ngoại lệ bắt buộc: Một số trường hợp đặc thù theo quy định pháp luật yêu cầu bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh, không được sử dụng hình thức thay thế.

Xuất sai mã số thuế được lập hóa đơn thay thế hay hóa đơn điều chỉnh?

Căn cứ vào khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC có quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã lập như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này;

b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”;

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai:

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Như vậy, trường hợp người bán xuất hóa đơn sai mã số thuế thì người bán có thể lựa chọn 1 trong 2 cách như sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".

Cách 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế

Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".

Lưu ý: Trường hợp người bán đã lựa chọn xử lý hóa đơn sai bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì nếu sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải áp dụng đúng hình thức đã lựa chọn từ lần xử lý đầu tiên. Đồng thời, đối với hóa đơn điều chỉnh, giá trị điều chỉnh tăng phải ghi số dương, điều chỉnh giảm phải ghi số âm theo đúng thực tế điều chỉnh.

Liên kết tham khảo

• Thông tư 91/2026/TT-BTC