Chi phí doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê 01/TNDN không? Có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê 01/TNDN không? Có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Căn cứ theo quy định tại điểm 2.4 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ mà không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp sau:

– Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Ngược lại, chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn và lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ sẽ được tính vào chi phí hợp lý đối với các trường hợp mua hàng trên.

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.

Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ.

Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Cập nhật quy định hiện nay: Thông tư 96/2015/TT-BTC, Thông tư 78/2014/TT-BTC đã bị thay thế bởi Thông tư 20/2026/TT-BTC từ ngày 16/03/2026 hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

Căn cứ vào điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC có quy định về Hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

Hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp

Các khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định và các thành phần hồ sơ. Thành phần hồ sơ cụ thể như sau:

…

13. Hồ sơ của một số khoản chi theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như sau:

a) Đối với trường hợp mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng dây, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra; mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng, hồ sơ gồm: Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ (đối với trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt); bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư này do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm;

…

Theo quy định trên, để khoản chi mua hàng hóa của cá nhân không kinh doanh không có hóa đơn được trừ khi tính thuế TNDN cần những hồ sơ sau:

(1) Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định của pháp luật về kế toán. Đối với trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân không kinh doanh từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt.

(2) Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư, do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm. < Tải về Mẫu 02 TNDN >

Như vậy, theo quy định hiện hành, chi phí doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn sẽ KHÔNG được phép lập Bảng kê 01/TNDN mà phải lập bảng kê theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là khi nào?

Căn cứ vào khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

Như vậy, đối với hóa đơn bán hàng hóa thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ.

Tuy nhiên, Ngày 20/3/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Cụ thể, quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

…

Như vậy, từ quy định trên, thời điểm xuất hóa đơn vào năm 2026 sẽ được xác định cụ thể như sau:

– Khi bán hàng hóa trong nước thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Ngoài ra, trường hợp cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc cùng lúc thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm thu tiền.

– Khi xuất khẩu hàng hóa thời điểm xuất hóa đơn sẽ do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.