Add-In .xlam trộn dữ liệu Excel vào Word

Những ai có nhu cầu và đã từng sử dụng chức năng Mail Merge của MS Word dùng dữ liệu trên bảng tính Excel đều biết nó hoạt động như thế nào. Không ít trong số đó từng gặp những rắc rối về định dạng số, ngày tháng khi trộn, hoặc khi chuyển file hoạt động tốt từ máy này sang máy khác lại sinh ra khó bảo.

18068

Với việc dùng VBA để trộn thì:
ƯU ĐIỂM:
– Dễ làm ngay cả với người mới. Thú thật khi mới dùng Mail Merge trong mấy lần đầu tiên tôi rất lúng túng, không biết phải làm thế nào để nạp dữ liệu, chèn trường
– Không có các lỗi: định dạng number không như ý muốn, bên Excel 1 đường nhưng sang Word lại 1 nẻo dù đã chỉnh sửa định dạng của Merge Fields , đảo ngày sang tháng.
– Không phát sinh lỗi khi chuyển sang máy tính khác (trừ việc cần thêm thư viện Microsoft Word tại cửa sổ VBA)
NHƯỢC ĐIỂM:
– Chậm. Tốc độ anh này nếu so với Mail Merge cũng như so đi xe đạp với xe máy –=0

Ứng dụng sở trường của nó không phải ở việc trộn và in hàng loạt như giấy mời, mà là ở việc trộn mỗi lần cho nhiều file mẫu khác nhau nhưng trong các file ấy dùng lặp đi lặp lại 1 số thông tin thay đổi. Ví dụ khi bạn có một bộ văn bản cho 1 công việc gồm: Hợp đồng, phụ lục, thông báo, giấy mời, quy chế, nghiệm thu, thanh lý… mỗi lần dùng cho 1 đối tác, thì bạn rất dễ nhập sai thông tin đối tác, trích yếu công việc, ngày giờ tiến hành, địa điểm… hoặc khi sửa lại từ đối tác này dùng cho đối tác khác rất dễ bị râu ông nọ cắm cằm bà kia.

Khóa học SprinGO phù hợp

Khóa học Power PI – Ứng dung trong Nhân sự

TỔNG QUAN KHÓA HỌC: POWER BI CHO NGÀNH NHÂN SỰ Khóa học Power BI cho Nhân sự được thiết kế dành riêng cho các...

Xem khóa học

CÁCH DÙNG:
– Chuẩn bị file Word mẫu (ở trạng thái đóng). Tôi đã chuẩn bị sẵn 1 file mẫu ví dụ kèm theo.
– Chuẩn bị bảng dữ liệu như file Excel đính kèm. Nhập đường dẫn thư mục file Word mẫu tại ô H2 (đường dẫn này chỉ dùng khi bạn muốn trộn toàn bộ file Word trong thư mục nhưng lại không muốn hiện hộp thoại để lựa thư mục – Nếu ô H2 trống thì hộp thoại lựa thư mục sẽ xuất hiện khi chạy code)
– Bấm nút Gửi Field sang file Word mẫu. Từ các trường nhận được ở cuối file Word mẫu (tên trường bắt đầu bằng dấu $), bạn chép chúng đến các vị trí mong muốn và định dạng theo ý thích. Chép xong xóa các trường cuối file đi, lưu, đóng lại.
– Bấm Trộn để tiến hành. Các file đã trộn được đặt tên theo tên đối tác, lưu cùng đường dẫn với file Word mẫu.

Menu ribbon được tạo ngay sau khi cài add-in, trong đó có hướng dẫn địa chỉ ô dùng để nhập tùy chọn trộn. Nếu thấy các địa chỉ đó không phù hợp nhu cầu thì có công cụ để đổi lại theo ý muốn.

Bạn có file Excel dữ liệu thì cứ mở ra bấm nút trên menu của add-in mà trộn, không phải mang theo code trên trong file dữ liệu đó nữa. Còn chức năng trộn thì y như trong file tại chủ đề tôi đã dẫn link.

Thực tế là sau khi gỡ add-in, đến phiên làm việc sau thì ribbon mới mất đi. Tuy nhiên để cho chắc ăn, trước khi gỡ add-in thì anh em chạy sub ClearRibbon trong Module1 của add-ins để xóa ribbon của nó.