📘 Văn bản pháp luật · HRSpring cập nhật
Quyết định 2222/QĐ-BHXH 2025 Quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội
Số hiệu: 2222/QĐ-BHXH Loại văn bản: Quyết định Nơi ban hành: Bảo hiểm xã hội Việt Nam Người ký: Lê Hùng Sơn Ngày ban hành: 29/07/2025 Ngày hiệu lực: 29/07/2025 Ngày công báo: Đang cập nhật Số công báo: Đang cập nhật Tình trạng: Còn hiệu lực
Số hiệu: 2222/QĐ-BHXH Loại văn bản: Quyết định Nơi ban hành: Bảo hiểm xã hội Việt Nam Người ký: Lê Hùng Sơn Ngày ban hành: 29/07/2025 Ngày hiệu lực: 29/07/2025 Ngày công báo: Đang cập nhật Số công báo: Đang cập nhật Tình trạng: Còn hiệu lực
Cập nhật tình trạng hiệu lực ngày 25/07/2026
|
BỘ TÀI CHÍNH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM ——- |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— |
|
Số: 2222/QĐ-BHXH |
Hà Nội, ngày 29 tháng 7 năm 2025 |
GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Căn cứ Luật Việc làm số 38/2013/QH13 ngày 16/11/2013 và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật;
Căn cứ Luật An toàn, Vệ sinh lao động số 84/2015/QH 1 3 ngày 26/5/2015 và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật;
Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 ngày 29/6/2024 và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật;
Căn cứ Quyết định số 391/QĐ-BTC ngày 26/02/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Quyết định số 1733/QĐ-BTC ngày 12/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 391/QĐ-BTC ngày 26/02/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Quyết định số 2286/QĐ-BTC ngày 30/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 391/QĐ-BTC ngày 26/02/2025 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định số 1766/QĐ-BTC ngày 12/5/2025 và Quyết định số 1892/QĐ-BTC ngày 30/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).
Theo đề nghị của Trưởng ban Thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội, Ban Tài chính – Kế toán.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này: Quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày ký, thay thế Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; Quyết định số 686/QĐ-BHXH ngày 29/5/2024 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam sửa đổi, bổ sung một số điều của quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019; Quyết định số 1548/QĐ-BHXH ngày 23/5/2025 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. Các văn bản quy định do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành trước ngày quyết định này có hiệu lực thi hành trái với quyết định này đều hết hiệu lực.
Điều 3. Trưởng ban Thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội, Trưởng ban Tài chính – Kế toán, Chánh Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận: – Bộ Tài chính; – Các Bộ: Nội vụ, Tư pháp, Y tế, Quốc phòng, Công an; – Hội đồng Quản lý BHXH; – Thứ trưởng Bùi Văn Khắng (để b/c); – Các Phó Giám đốc BHXH Việt Nam; – Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam; – Các đơn vị thuộc, trực thuộc BHXH Việt Nam; – BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; – Lưu: VT, CSXH. |
GIÁM ĐỐC Lê Hùng Sơn |
GIẢI QUYẾT HƯỞNG CÁC CHẾ ĐỘ BẢO HIỂM XÃ HỘI, CHI TRẢ CÁC CHẾ ĐỘ BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP (Ban hành kèm theo Quyết định số 2222/QĐ-BHXH ngày 29 tháng 7 năm 2025 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
1. Văn bản này hướng dẫn về quy trình nghiệp vụ của cơ quan BHXH trong thực hiện giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN.
2. Quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN trong lực lượng vũ trang do Bộ Quốc phòng, Bộ Công an hướng dẫn, phù hợp với đặc thù của từng Bộ và đồng bộ với các hướng dẫn tại văn bản này để thực hiện chính sách, chế độ thống nhất trong toàn quốc.
1. Các chữ viết tắt, viết rút gọn
– BHXH: Bảo hiểm xã hội
– BHYT: Bảo hiểm y tế
– BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp
– TNGT: Tai nạn giao thông
– TNLĐ: Tai nạn lao động
– BNN: Bệnh nghề nghiệp
– PTTGSH: Phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình
– DSPHSK: Dưỡng sức, phục hồi sức khỏe
– KNLĐ: Khả năng lao động
– GĐYK: Giám định y khoa
– CCCD: Căn cước, Căn cước công dân
– DVVL: Dịch vụ việc làm
– NLĐ: Người lao động
– HTCT: Hỗ trợ chi trả
– MSLĐ: Mất sức lao động
– ĐTKNN: Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho người lao động
– KTTT: Kế toán tập trung
– TCTN: Trợ cấp thất nghiệp
– CSDL: Cơ sở dữ liệu
– Tỉnh: Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
– Xã: Xã, phường, đặc khu
– KHTC: Kế hoạch – Tài chính.
– Đơn vị SDLĐ: Gọi chung cho cá nhân, tổ chức sử dụng lao động.
– Các khoản trợ cấp một lần, bao gồm: Trợ cấp một lần khi chết do TNLĐ, BNN; trợ cấp tiền mua PTTGSH; trợ cấp một lần khi nghỉ hưu; phụ cấp khu vực một lần; trợ cấp mai táng; hỗ trợ kinh phí chuyển đổi nghề nghiệp sau TNLĐ, BNN; hỗ trợ kinh phí khám, chữa BNN; hỗ trợ kinh phí phục hồi chức năng sau TNLĐ, BNN; phí GĐYK…
– Phòng Quản lý Thu: Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia.
– Bộ phận TN-Trả kết quả: Gọi chung cho viên chức, NLĐ làm việc tại vị trí việc làm về Hành chính – Văn phòng của các đơn vị nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh, BHXH cơ sở; thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết hoặc chuy ể n hồ sơ giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính.
– Bộ phận Chế độ BHXH: Gọi chung cho viên chức, NLĐ làm việc tại các vị trí việc làm về BHXH (Thực hiện chính sách BHXH) thuộc BHXH cơ sở.
– Bộ phận Quản lý Thu: Gọi chung cho viên chức, NLĐ làm việc tại các vị trí việc làm về BHXH (Quản lý thu và phát triển người tham gia) thuộc BHXH cơ sở, thực hiện các nhiệm vụ về quản lý thu và phát triển người tham gia BHXH, BHTN, BHYT.
– Bộ phận KHTC: Gọi chung cho viên chức, NLĐ làm việc tại các vị trí việc làm (kế toán trưởng, kế toán viên, thủ quỹ) thuộc BHXH cơ sở, thực hiện các nhiệm vụ về tài chính, kế toán.
– Người hưởng: Người hưởng các chế độ BHXH, BHTN nói chung.
– BHXH hằng tháng bao gồm: Lương hưu, trợ cấp BHXH và trợ cấp hằng tháng.
– Luật BHXH số 41/2024/QH15: Luật BHXH.
– Luật An toàn vệ sinh lao động số 84/2015/QH13: Luật ATVSLĐ.
– Quyết định số 613/QĐ-TTg: Quyết định số 613/QĐ-TTg ngày 06/5/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc trợ cấp hàng tháng cho những người có từ đủ 15 năm đến dưới 20 năm công tác thực tế đã hết thời hạn hưởng trợ cấp mất sức lao động.
– Quyết định số 490/QĐ-BHXH: Quyết định số 490/Q Đ-BHXH ngày 28/3/2023 của BHXH Việt Nam sửa đổi, bổ sung một số điều quy trình thu BHXH, BHYT, bảo hiểm TNLĐ, BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH.
2. Giải thích từ ngữ
– Hệ thống là viết rút gọn của Hệ thống các phần mềm nghiệp vụ và CSDL như Hệ thống quản lý chính sách (phần mềm TCS); Hệ thống quản lý thu và sổ thẻ (phần mềm TST); Hệ thống phần mềm kế toán tập trung (phần mềm KTTT); Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử Ngành BHXH (Hệ thống lưu trữ tập trung); Phần mềm Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ (phần mềm tiếp nhận hồ sơ)…
– Tổ chức HTCT: Viết rút gọn của tổ chức dịch vụ hỗ trợ chi trả chế độ, là tổ chức dịch vụ được cơ quan BHXH ủy quyền thực hiện việc chi trả các chế độ BHXH, BHTN, xác minh thông tin người hưởng BHXH theo quy định của pháp luật.
– Điểm chi trả: Là nơi nhận lương hưu, trợ cấp BHXH, TCTN do tổ chức HTCT thành lập và được thống nhất với cơ quan BHXH để chi trả BHXH hằng tháng và TCTN bằng tiền mặt.
– Lệnh chi điện tử: Là lệnh thanh toán được cơ quan BHXH lập và thực hiện thông qua phần mềm KTTT, được ký số theo quy định. Lệnh này được truyền đến cổng thanh toán điện tử của các ngân hàng có thiết lập quan hệ song phương với BHXH Việt Nam qua hệ thống thu nộp chi trả BHXH điện tử (Ecopay) để thực hiện chuyển tiền cho tổ chức, cá nhân thụ hưởng.
– Danh sách, báo cáo hoặc mẫu kèm theo được hiểu là danh sách, báo cáo hoặc mẫu tương ứng mẫu số, ký hiệu đi kèm được nêu tại phụ lục văn bản này. Ví dụ:
Danh sách 01B-HSB là Danh sách đề nghị hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK theo Mẫu số 01B-HSB; Danh sách C97-HSB là Danh sách chi trả các chế độ, trợ cấp BHXH một lần…
– Các chương, mục, điều, khoản, điểm, tiết và mẫu, biểu viện dẫn trong văn bản này mà không ghi rõ nguồn trích dẫn thì được hiểu là của văn bản này (ví dụ: tiết b điểm 1.1 khoản 1 Điều 7 được hiểu là của văn bản này).
– Các mẫu C87a-HD và C92-HD viện dẫn trong Văn bản này là chứng từ kế toán BHXH được ban hành kèm theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC
ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính về kế toán BHXH và không nhắc lại nguồn trích dẫn.
– Bản sao hợp lệ là bản sao được chứng thực sao từ sổ gốc hoặc chứng thực sao từ bản chính hoặc bản sao đã được đối chiếu với bản chính.
– Thành phần hồ sơ nêu tại văn bản này nếu không ghi là bản chính thì có thể nộp bản chính hoặc bản sao hợp lệ; các thành phần hồ sơ, mẫu hồ sơ khác nêu trong văn bản này mà do cơ quan BHXH lập hoặc ban hành là bản chính.
Thành phần hồ sơ Trích lục khai tử tại văn bản này là bản chính hoặc bản sao Trích lục khai tử.
– Số lượng thành phần hồ sơ nêu trong văn bản này là 01 bản.
1. Cơ sở dữ liệu đóng – hưởng BHXH, BHTN của người tham gia, thụ hưởng BHXH, BHTN được quản lý tập trung, thống nhất tại BHXH Việt Nam (không bao gồm đối tượng do Bộ Quốc phòng, Bộ Công an quản lý). Mọi thông tin liên quan đến đóng – hưởng BHXH, BHTN khi có thay đổi phải được cập nhật vào hệ thống kịp thời, đúng quy định.
Thực hiện giải quyết chế độ BHXH đối với NLĐ trong trường hợp đơn vị SDLĐ chưa đóng đủ số tiền phải đóng BHXH bắt buộc theo đúng quy định tại khoản 3 Điều 8 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP📌 ngày 25/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc.
Trường hợp chưa có dữ liệu thu trên hệ thống, dữ liệu thu trên hệ thống và thông tin trên s ổ BHXH không thống nhất, dữ liệu thu có vướng mắc, chưa đảm bảo căn cứ để giải quyết hưởng, quá trình đóng BHXH, BHTN chưa được xác nhận đầy đủ trên s ổ BHXH hoặc trường hợp đề nghị điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng, hưởng tiếp mà liên quan đến dữ liệu thu nhưng chưa được điều chỉnh thì chuyển lại Phòng/Bộ phận Quản lý Thu đ ể điều chỉnh làm căn cứ giải quyết theo Mẫu số 21-HSB.
Ngay sau khi giải quyết hưởng các chế độ hưu trí, tử tuất, BHXH một lần, trợ cấp hằng tháng và lập danh sách chi trả BHTN, hệ thống được liên thông để tự động khóa quá trình tham gia BHXH, BHTN đã hưởng và đối soát khi phát sinh truy thu, truy đóng.
4. Việc giải quyết hưởng các chế độ BHXH phải được thực hiện trên Hệ thống quản lý chính sách. Việc luân chuyển các quyết định, danh sách, biểu mẫu báo cáo, văn bản trao đổi giữa các Phòng/B ộ phận nghiệp vụ, giữa Phòng/B ộ phận nghiệp vụ đến viên chức quản lý cấp trên, giữa các c ơ quan BHXH phải thực hiện trên hệ thống; việc phê duyệt phải được thực hiện bằng ký số, đóng dấu theo quy định về công tác văn thư (nếu có) và phải lưu giữ trên hệ thống. Việc chi trả thực hiện theo đúng quy định sau khi tiếp nhận các danh sách chi trả trên hệ thống. Mọi hoạt động truy cập, khai thác, sử dụng dữ liệu trên hệ thống được ghi nhận, lưu vết đảm bảo phát hiện, xử lý kịp thời hành vi vi phạm.
5. Trong quá trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN nếu phát hiện hồ sơ có dấu hiệu gian lận, giả mạo, sai sót về nghiệp vụ tại khâu nào thì bộ phận nghiệp vụ tại khâu đó phải báo cáo ngay với Giám đốc BHXH tỉnh/BHXH cơ sở (sau đây gọi tắt là Giám đốc); Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo xử lý, giải quyết kịp thời theo đúng quy định của pháp luật, nếu không khắc phục kịp thời, đúng quy định thì Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật (trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì chuyển cơ quan điều tra theo quy định).
BHXH nơi đã giải quyết điều chỉnh, hủy hưởng chế độ BHXH một lần cho NLĐ phải cập nhật đầy đủ thông tin thu hồi để hệ thống cảnh báo đối với trường hợp chưa thu hồi được số tiền hưởng không đúng quy định. BHXH nơi tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết hưởng chế độ BHXH một lần tiếp theo có trách nhiệm phối hợp xử lý thu hồi trước khi giải quyết.
7. BHXH tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát quá trình giải quyết, chi trả và quản lý người hưởng của BHXH cơ sở, tổ chức HTCT, đơn vị SDLĐ.
8. Trường hợp các thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ liên quan làm căn cứ giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, dữ liệu liên thông, chia sẻ, dữ liệu cơ quan BHXH đang quản lý đảm bảo tính pháp lý theo quy định thì không yêu cầu tổ chức, cá nhân kê khai, nộp lại. Chi tiết các hồ sơ thay thế theo Phụ lục I, II.
9. Về chuyển nơi hưởng chế độ BHXH sang địa bàn khác
9.1. Cơ quan BHXH nơi người hưởng chuyển đi
9.1.1. Trước khi giới thiệu chuyển đi
a) Phải kiểm tra hồ sơ gốc với hồ sơ lưu trữ trên hệ thống, điều kiện hưởng; nếu đảm bảo đầy đủ, các thông tin khớp đúng mới thực hiện giới thiệu chuyển đi. Trường hợp thông tin nhân thân không thống nhất thì phải thực hiện điều chỉnh thông tin nhân thân theo CCCD theo quy định tại Điều 19.
b) Thực hiện chi trả cho người hưởng hết số tiền đang hưởng BHXH hằng tháng trên danh sách chi trả và số tiền chậm lĩnh (nếu có).
c) Cập nhật Văn bản đề nghị (Mẫu số 14-HSB), Văn bản ủy quyền (nếu có), Thông báo chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH (Mẫu số 18-HSB) lên Hệ thống lưu trữ tập trung.
d) Trường hợp hồ sơ hưởng BHXH đã phát sinh tăng thêm một số thành phần so với hồ sơ ban đầu nhưng chưa chuyển đầy đủ về Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam) thì phải chuyển ngay về Trung tâm Lưu trữ để lưu trữ tập trung (trường hợp là hồ sơ giấy thì phải thực hiện số hóa để chuyển về).
9.1.2. Khi có kết luận của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác định việc hưởng BHXH không đúng quy định của pháp luật thì cơ quan BHXH nơi người hưởng chuyển đi phải có văn bản thông báo ngay đến cơ quan BHXH nơi người hưởng chuyển đến kèm các giấy tờ liên quan để xử lý theo quy định.
9.1.3. Trường hợp cơ quan BHXH nơi người hưởng chuyển đi không bổ sung đủ hồ sơ theo quy định tại tiết a điểm 9.2 khoản 9 Điều này và hồ sơ trên Hệ thống lưu trữ tập trung cũng không đủ theo quy định thì phải làm văn bản cam kết gửi cơ quan BHXH nơi người hưởng chuyển đến và chịu trách nhiệm về thực trạng hồ sơ quản lý và lý do không bổ sung được; đồng thời cập nhật văn bản này lên Hệ thống lưu trữ tập trung.
9.2. Cơ quan BHXH nơi người hưởng chuyển đến phải kiểm tra, rà soát hồ sơ
a) N ế u có đầy đủ trên Hệ thống lưu trữ tập trung thì thực hiện tiếp nhận quản lý và chi trả; trường hợp chưa có đủ hồ sơ thì vẫn tiếp nhận đồng thời trao đổi với cơ quan BHXH nơi người hưởng chuyển đi để kịp thời bổ sung hồ sơ theo quy định.
b) Trường hợp không đủ điều kiện hưởng theo quy định thì chuyển lại ngay cơ quan BHXH nơi người hưởng chuy ển đi để xử lý đồng thời thông báo bằng văn bản để người hưởng biết về việc tạm thời chưa tiếp nhận hồ sơ di chuyển.
10. Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở
10.1 .Tiếp nhận hồ sơ của các tổ chức, cá nhân và thực hiện trả kết quả thủ tục hành chính theo quy định hiện hành của BHXH Việt Nam, pháp luật liên quan; thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả đối với hồ sơ giao dịch điện tử.
10.2. Thực hiện số hóa hồ sơ giấy đã tiếp nhận (trừ sổ BHXH) từ NLĐ, thân nhân NLĐ, đơn vị SDLĐ theo quy định; chuyển hồ sơ đã tiếp nhận đến Phòng/Bộ phận nghiệp vụ trên phần mềm tiếp nhận hồ sơ ngay sau khi số hóa.
10.3. Đối với hồ sơ giấy NLĐ, thân nhân NLĐ nộp trực tiếp nhưng không thuộc thẩm quyền giải quyết theo phân cấp: Tiếp nhận hồ sơ, thực hiện số hóa ngay hồ sơ đã tiếp nhận; chuy ể n hồ sơ đã tiếp nhận đến BHXH tỉnh/BHXH cơ sở có thẩm quyền giải quyết trên phần mềm tiếp nhận hồ sơ ngay sau khi số hóa (đồng thời gửi kèm hồ sơ giấy).
Cơ quan BHXH nơi có thẩm quyền giải quyết tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định; thực hiện trả kết quả giải quyết theo hình thức đăng ký nhận kết quả. Trường hợp NLĐ, thân nhân NLĐ có nguyện vọng nhận kết quả giải quyết bản giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi nộp hồ sơ thì cơ quan BHXH nơi giải quyết chuyển kết quả giải quyết (bản giấy) về cơ quan BHXH nơi tiếp nhận hồ sơ để trả cho NLĐ, thân nhân NLĐ.
Bộ phận TN – Trả kết quả tuyên truyền, vận động NLĐ, thân nhân NLĐ nhận kết quả giải quyết hồ sơ bản điện tử.
10.4. Đối với hồ sơ NLĐ nộp nhưng dữ liệu thu chưa hoàn thiện (còn dữ liệu thu ở mã số BHXH khác chưa gộp, chưa được xác nhận,…) thì hướng dẫn NLĐ nộp hồ sơ gộp sổ, xác nhận sổ BHXH và chuyển Phòng/Bộ phận Quản lý Thu phối hợp với cơ quan BHXH nơi thu để hoàn thiện hồ sơ làm căn cứ giải quyết hưởng các chế độ BHXH cho NLĐ.
10.5. Trường hợp thông tin tại hồ sơ hưởng BHXH của người hưởng BHXH hằng tháng không thống nhất với thông tin trong CSDL quốc gia về dân cư (CCCD, khai tử/chứng tử…) thì hướng dẫn người hưởng lập Mẫu số 14-HSB để điều chỉnh thông tin theo quy định tại Điều 19 làm căn cứ giải quyết hưởng chế độ cho NLĐ hoặc thân nhân NLĐ.
10.6. Khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết chế độ tử tuất trong đó có đề nghị truy lĩnh số tiền của những tháng chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH của người hưởng đã từ trần thì thực hiện chuyển hồ sơ đến Phòng/B ộ phận Chế độ BHXH giải quyết chế độ tử tuất theo quy định, đồng thời chuyển 01 bản (điện tử hoặc thực hiện số hóa nếu là bản giấy) Tờ khai của thân nhân theo Mẫu số 09-HSB đến Phòng/Bộ phận KHTC để thực hiện chi trả cho thân nhân những tháng chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH theo quy định.
11. Thời hạn giải quyết hưởng các chế độ BHXH bao gồm cả thời gian chi trả. Giám đốc BHXH tỉnh căn cứ tình hình thực tế tại địa phương quy định chi tiết thời hạn thực hiện của từng Phòng/Bộ phận nghiệp vụ đảm bảo không vượt quá thời hạn giải quyết và chi trả được quy định tại văn bản này. Trường hợp không giải quyết hoặc giải quyết chậm so với thời hạn quy định thì phải trả lời đơn vị SDLĐ, NLĐ bằng văn bản nêu rõ lý do.
Khuyến khích BHXH tỉnh/BHXH cơ sở áp dụng các giải pháp trong tổ chức thực hiện để giảm hơn nữa thời hạn giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN so với quy định; tăng tỷ lệ hồ sơ nộp trực tuyến, giảm số lượng hồ sơ trả lại.
12. Cơ quan BHXH cấp tỉnh/cơ sở, các tổ chức HTCT không được quy định thêm các thủ tục hành chính, phát sinh thêm thành phần hồ sơ ngoài quy định.
13. Sau khi giải quyết xong, hồ sơ hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN được lưu trữ theo quy định hiện hành của BHXH Việt Nam, pháp luật có liên quan về công tác lưu trữ đảm bảo toàn bộ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN được lưu trữ trên Hệ thống lưu trữ tập trung (trừ hồ sơ thuộc danh mục bí mật nhà nước). Đối với hồ sơ điện tử, sau khi Văn thư phát hành theo quy định sẽ tự động cập nhật lên Hệ thống lưu trữ tập trung. Hệ thống lưu trữ tập trung được liên thông, chia sẻ trong toàn hệ thống BHXH Việt Nam đáp ứng yêu cầu tra cứu, khai thác, sử dụng, phục vụ quá trình quản lý, giải quyết hưởng các chế độ BHXH của cơ quan BHXH.
14. Viên chức, người lao động thuộc cơ quan BHXH; nhân viên tổ chức HTCT không được ký nhận thay các chế độ BHXH, BHTN của người hưởng.
15. Tổ chức HTCT chế độ BHXH, BHTN
15.1. Chi trả đảm bảo thời gian theo quy định; đúng người, đúng số tiền theo danh sách chi trả do cơ quan BHXH chuyển sang.
15.2. Tổ chức các điểm chi trả đến cấp xã phù hợp với điều kiện của từng địa phương và thống nhất với cơ quan BHXH. Điểm chi trả có địa chỉ cụ thể, được cập nhật vào Danh mục điểm chi trả trong toàn quốc đăng tải công khai trên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam. BHXH tỉnh, Tổ chức HTCT chịu toàn bộ trách nhiệm khi đơn vị, cá nhân trực thuộc để xảy ra mất tiền trong quá trình vận chuyển và trong khi chi trả dù bất kỳ nguyên nhân chủ quan hay khách quan. N ế u xảy ra rủi ro mất tiền phải có phương án bù đắp ngay để tiếp tục chi trả cho người hưởng đầy đủ, đúng thời gian quy định, không để xảy ra khiếu kiện, gây khó khăn cho người hưởng. Trường hợp chi sai do lỗi của tổ chức HTCT phải thu hồi, bồi hoàn về quỹ BHXH đầy đủ số tiền chi không đúng và tiền lãi phạt trong vòng 02 ngày kể từ ngày phát hiện ra và thực hiện thu hồi số tiền chi trả sai theo quy định.
16. Thực hiện lệnh chi điện tử đối với chi các chế độ BHXH, BHTN qua tài khoản
Căn cứ dữ liệu danh sách chi trả do Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH ký gửi từ phần mềm TCS sang phần mềm KTTT, kế toán lập lệnh chi điện tử như sau:
a) Căn cứ thông tin số tài khoản của người hưởng/đơn vị trên dữ liệu chi trả đã được ký số từ phần mềm TCS gửi sang, hệ thống tự động đồng bộ phê duyệt tài khoản thụ hưởng vào Danh mục tài khoản thụ hưởng trên phần mềm KTTT của cơ quan BHXH để thực hiện chi trả; tự động dừng hưởng các tài khoản thụ hưởng không còn xuất hiện trên dữ liệu chi trả. Kế toán viên lập ủy nhiệm chi (UNC) điện tử cho từng người hưởng/đơn vị theo các thông tin sau:
– Thông tin tài khoản (Tên tài khoản, số tài khoản hưởng, ngân hàng mở tài khoản);
– Nguồn chế độ;
– Tổng số tiền được lĩnh;
– Nội dung phần diễn giải của ủy nhiệm chi hiển thị đầy đủ các thông tin sau: Tên người hưởng_Mã số BHXH/Mã đơn vị_Chế độ hưởng_Tháng/đợt.
Kế toán không được phép chỉnh sửa thông tin tài khoản hưởng, chỉ được phép chọn tài khoản nguồn thực hiện chuyển tiền trước khi tạo lập UNC.
b) Kế toán viên kiểm tra, kiểm soát tính khớp đúng của UNC với danh sách chi trả đã được phê duyệt, ký số sau đó trình duyệt UNC chuyển kế toán trưởng kiểm soát tính khớp đúng của UNC với danh sách chi trả đã được phê duyệt, ký số và chuyển chủ tài khoản kiểm soát tính khớp đúng của UNC với danh sách chi trả đã được phê duyệt, ký số (thực hiện theo lô – thực hiện trình duyệt, kiểm soát, phê duyệt ký số cho toàn bộ lệnh chi được chọn). Đối với chi các chế độ BHXH hàng tháng, thực hiện phê duyệt phân luồng theo lịch chi trả BHXH Việt Nam thông báo để hệ thống tự động truyền lệnh sang ngân hàng.
c) Sau khi ngân hàng gửi sổ phụ điện tử; hệ thống tự động đ ố i chiếu với danh sách chi trả để tự động xác định các khoản chi đã thành công, chưa thành công, không khớp đúng .
Trường hợp lệnh chi không thực hiện thành công, kế toán viên thao tác trình duyệt lại trên lệnh chi bị lỗi (chỉ được phép chỉnh sửa thông tin về tài khoản nguồn, ngày).
Trường hợp lệnh chi không thực hiện thành công do sai thông tin tài khoản, thực hiện như Khoản 17 Điều này.
17. Trường hợp chi các chế độ BHXH, BHTN không thực hiện thành công do sai thông tin tài khoản
17.1. Phòng/Bộ phận KHTC
17.1.1. Ký số trên phần mềm KTTT Danh sách Mẫu số 1a-CBH (theo từng NLĐ; từng đơn vị đối với trường hợp đơn vị SDLĐ kê khai sai thông tin tài khoản NLĐ, sai thông tin tài khoản của đơn vị; từng cơ sở đào tạo nghề nghiệp) chuyển sang phần mềm TCS cho Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH.
Ngay sau khi Danh sách Mẫu số 1a-CBH được ký số, hệ thống tự động gửi thông báo đến tài khoản VssID của từng người hưởng việc cơ quan BHXH chưa chi trả chế độ do sai thông tin tài khoản.
17.1.2. Tiếp nhận Danh sách Mẫu số 1b-CBH từ Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH ký số chuyển sang trên phần mềm TCS; thực hiện chuyển tiền vào tài khoản đơn vị, cá nhân đã điều chỉnh thông tin ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
17.2. Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH:
17.2.1. Tiếp nhận Danh sách Mẫu số 1a-CBH từ Phòng/Bộ phận KHTC chuyển sang trên phần mềm TCS.
17.2.2. Kiểm tra lại thông tin tài khoản của đơn vị SDLĐ, người hưởng.
a) Trường hợp do viên chức, người lao động cơ quan BHXH nhập sai thông tin: Thực hiện điều chỉnh thông tin đúng vào Danh sách Mẫu số 1b-CBH trình Giám đốc phê duyệt, ký số và chuyển trên phần mềm TCS đến Phòng/Bộ phận KHTC.
b) Trường hợp do đơn vị SDLĐ, người hưởng kê khai sai thông tin
b 1) Chuyển trên phần mềm TCS sang phần mềm tiếp nhận hồ sơ Danh sách Mẫu số 1a-CBH do Phòng/Bộ phận KHTC chuyển sang cho Bộ phận TN-Trả kết quả BHXH cấp tỉnh/BHXH cơ sở (trường hợp sai thông tin tài khoản hưởng các chế độ BHXH).
b2) Căn cứ Danh sách Mẫu số 1a-CBH do Phòng KHTC chuyển sang, lập Thông báo Mẫu số 01/TB-HSB trình Lãnh đạo BHXH tỉnh phê duyệt, ký số, chuyển phát hành theo quy định về công tác văn thư để chuyển Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh (trường hợp sai thông tin tài khoản hưởng các chế độ BHTN).
b3) Tiếp nhận từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến theo phân cấp thông tin điều chỉnh theo Danh sách Mẫu số 01B-HSB, Mẫu số C92-HD, văn bản của đơn vị SDLĐ; Danh sách Mẫu số C87a-HD của cơ sở đào tạo nghề nghiệp; Văn bản đề nghị Mẫu số 14-HSB của người hưởng; quyết định điều chỉnh từ Trung tâm DVVL.
b4) Căn cứ thông tin do đơn vị SDLĐ, Trung tâm DVVL, cơ sở đào tạo nghề nghiệp, người hưởng cung cấp; cập nhật thông tin điều chỉnh trên phần mềm TCS; lập và trình lãnh đạo phê duyệt, ký số, chuyển trên phần mềm TCS đến Phòng/Bộ phận KHTC Danh sách Mẫu số 1b-CBH.
17.3. Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở
17.3.1. Tiếp nhận và gửi Trung tâm DVVL, cơ sở đào tạo nghề nghiệp, đơn vị SDLĐ Thông báo Mẫu số 01/TB-HSB để điều chỉnh thông tin tài khoản.
17.3.2. Ngay khi tiếp nhận Danh sách Mẫu số 1a-CBH do Phòng/Bộ phận chế độ BHXH chuyển đến:
a) Chuyển Danh sách Mẫu số 1a-CBH cho đơn vị SDLĐ qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan BHXH đồng thời liên hệ và hướng dẫn đơn vị SDLĐ điều chỉnh thông tin theo Danh sách Mẫu số 01B-HSB (đối với hưởng chế độ ốm đau, thai sản); đề nghị điều chỉnh bằng văn bản đối với các trường hợp hưởng các chế độ BHXH khác (TNLĐ, BNN…).
b) Liên hệ và hướng dẫn người hưởng làm đề nghị điều chỉnh thông tin theo Mẫu số 14-HSB (không bao gồm những trường hợp do đơn vị SDLĐ, Trung tâm DVVL, cơ sở đào tạo nghề nghiệp kê khai).
c) Tiếp nhận thông tin điều chỉnh theo Danh sách Mẫu số 01B-HSB, Mẫu số C92-HD, văn bản của đơn vị SDLĐ; Danh sách Mẫu số C87a-HD của cơ sở đào tạo nghề nghiệp; quyết định điều chỉnh từ Trung tâm DVVL; Văn bản đề nghị Mẫu số 14-HSB của người hưởng chuyển Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH để làm căn cứ lập Danh sách Mẫu số 1b-CBH.
18. Trường hợp ngày lập danh sách, khóa số liệu, lập báo cáo là ngày nghỉ thì thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo.
19. Đối với trường hợp người hưởng BHXH hằng tháng có đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin nhân thân theo CCCD tại Điều 19 thì các thông tin được cập nhật, bổ sung thống nhất theo CCCD không dùng làm căn cứ điều chỉnh lại các chế độ BHXH đã được giải quyết.
Điều 4. Phân cấp giải quyết hưởng, lập danh sách chi trả; chi trả và quản lý người hưởng
1. Phân cấp giải quyết hưởng và lập danh sách chi trả các chế độ BHXH,
BHTN
1.1. BHXH tỉnh
1.1.1. Giải quyết hưởng
a) Giải quyết hưởng các chế độ BHXH đối với NLĐ, thân nhân NLĐ thuộc các đơn vị SDLĐ theo phân cấp quản lý thu; Giải quyết hưởng chế độ thai sản đối với người đang tham gia BHXH tự nguyện; giải quyết hưởng bảo hiểm TNLĐ theo hình thức tự nguyện đối với NLĐ làm việc không theo hợp đồng tham gia bảo hiểm TNLĐ tự nguyện trên địa bàn hành chính cấp xã do BHXH tỉnh trực tiếp quản lý theo phân cấp.
b) Giải quyết hưởng các chế độ BHXH đối với NLĐ, thân nhân NLĐ nộp hồ sơ tại BHXH tỉnh gồm:
b 1) Giải quyết hưởng chế độ thai sản đối với NLĐ chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc trước thời điểm sinh con hoặc nhận con khi nhờ mang thai hộ hoặc nhận nuôi con nuôi dưới 06 tháng tuổi; người có thời gian đóng BHXH tự nguyện hoặc vừa có thời gian đóng BHXH bắt buộc vừa có thời gian đóng BHXH tự nguyện từ đủ 06 tháng trở lên trong thời gian 12 tháng trước khi sinh con mà đang không tham gia BHXH tự nguyện.
b2) Giải quyết hưởng chế độ TNLĐ, BNN đối với NLĐ thôi việc đề nghị giải quyết hưởng chế độ TNLĐ, BNN lần đầu; NLĐ đã hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN một lần đề nghị giải quyết hưởng chế độ TNLĐ, BNN do thương tật, bệnh tật tái phát.
b3) Giải quyết hưởng BHXH một lần.
b4) Giải quyết hưởng lương hưu đối với người tham gia BHXH tự nguyện, người bảo lưu thời gian đóng BHXH (bao gồm người có văn bản của cơ quan BHXH xác nhận về việc chờ đủ điều kiện về tuổi đời để hưởng lương hưu được quy định tại Nghị định số 12/CP ngày 26/01/1995 được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định số 01/2003/NĐ-CP ngày 09/01/2003 của Chính phủ hoặc cán bộ xã thuộc đối tượng điều chỉnh của Nghị định số 09/1998/NĐ-CP ngày 23/01/1998 của Chính phủ đã có quyết định hoặc giấy chứng nhận chờ đủ điều kiện về tuổi đời để hưởng trợ cấp hàng tháng của cơ quan BHXH).
b5) Giải quyết hưởng chế độ tử tuất đối với thân nhân người tham gia BHXH tự nguyện, người bảo lưu thời gian đóng BHXH; NLĐ đang tham gia BHXH bắt buộc chết mà đơn vị SDLĐ đã thực hiện xác nhận quá trình tham gia BHXH (chốt sổ) do thân nhân có nguyện vọng trực tiếp nộp hồ sơ (trừ trường hợp chết do TNLĐ, BNN).
b6) Giải quyết hưởng chế độ đối với NLĐ không đủ điều kiện hưởng lương hưu và chưa đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội.
c) Giải quyết hưởng các chế độ BHXH đối với người đang hưởng BHXH hằng tháng hoặc đang tạm dừng, chấm dứt hưởng BHXH hằng tháng; thân nhân của người đang hưởng BHXH hằng tháng hoặc đang tạm dừng hưởng BHXH hằng tháng chết do BHXH tỉnh quản lý, chi trả gồm: Giải quyết hưởng chế độ tử tuất; hưởng trợ cấp một lần đối với người đang hưởng BHXH hằng tháng ra nước ngoài để định cư; chuyển hưởng sang địa bàn khác; điều chỉnh, tạm dừng, hưởng tiếp, hủy quyết định, chấm dứt hưởng, thôi hưởng trợ cấp tuất hàng tháng đối với người từ đủ 80 tuổi trở lên đang hưởng trợ cấp tuất hằng tháng chết.
d) Giải quyết điều chỉnh, hủy quyết định hưởng các chế độ BHXH đối với người đã hưởng chế độ do BHXH tỉnh hoặc BHXH cơ sở thuộc BHXH tỉnh giải quyết gồm: Ốm đau, thai sản; BHXH một lần; trợ cấp TNLĐ, BNN một lần; trợ cấp tuất một lần.
đ) Giải quyết hưởng trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg đối với người có quyết định thôi hưởng trợ cấp MSLĐ hàng tháng do BHXH tỉnh ban hành.
1.1.2. Lập danh sách chi trả
b) Lập danh sách chi trả các chế độ BHXH một lần do BHXH tỉnh giải quyết; lập danh sách chi trả chế độ TNLĐ, BNN một lần, trợ cấp tuất một lần bằng tiền mặt do BHXH tỉnh/BHXH cơ sở khác chuyển đến.
1.2. BHXH cơ sở
1.2.1. Giải quyết hưởng các chế độ BHXH đối với NLĐ, thân nhân NLĐ như quy định tại tiết 1.1.1 điểm 1.1 khoản 1 Điều này (riêng giải quyết điều chỉnh, hủy quyết định hưởng chỉ thực thực hiện đối với các trường hợp do BHXH cơ sở giải quyết; Giải quyết hưởng trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg đối với người có quyết định thôi hưởng trợ cấp MSLĐ hàng tháng do BHXH tỉnh quản lý trực tiếp BHXH cơ sở ban hành quyết định).
2. Phân cấp chi trả và quản lý người hưởng
2.1. BHXH tỉnh
2.1.1. Tổ chức chi trả các chế độ BHXH hằng tháng qua tài khoản cá nhân, các khoản trợ cấp BHXH một lần kèm theo chế độ BHXH hằng tháng qua tài khoản cá nhân; chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK theo phân cấp giải quyết; chi hỗ trợ học nghề, hỗ trợ ĐTKNN; chi hỗ trợ chuyển đổi nghề nghiệp cho người bị TNLĐ, BNN khi trở lại làm việc, hỗ trợ khám BNN, hỗ trợ chữa BNN, hỗ trợ phục hồi chức năng, hỗ trợ huấn luyện an toàn vệ sinh lao động, hỗ trợ điều tra lại TNLĐ, BNN, phí GĐYK; chi các chế độ, trợ cấp BHXH một lần; chi TCTN qua tài khoản cá nhân cho NLĐ.
2.1.2. Quản lý người hưởng BHXH hằng tháng trên địa bàn toàn tỉnh và trên địa bàn hành chính cấp xã do BHXH tỉnh trực tiếp quản lý theo phân cấp.
2.1.3. Ký hợp đồng ủy quyền với Tổ chức HTCT.
a) Chi trả các chế độ BHXH hằng tháng cho người hưởng nhận bằng tiền mặt; các khoản trợ cấp BHXH một lần kèm theo chế độ BHXH hằng tháng nhận bằng tiền mặt; TCTN nhận bằng tiền mặt.
b) Quản lý người hưởng BHXH hằng tháng (bao gồm người hưởng bằng tiền mặt và người hưởng qua tài khoản cá nhân); báo giảm người hưởng theo quy định.
c) Quản lý, lưu trữ Danh sách chi trả bằng tiền mặt, văn bản ủy quyền, Giấy nhận tiền có chữ ký của người hưởng do Tổ chức HTCT thực hiện chi trả theo đúng quy định của pháp luật.
2.2. BHXH cơ sở
b) Quản lý người hưởng BHXH hằng tháng trên địa bàn hành chính cấp xã do BHXH cơ sở trực tiếp quản lý theo phân cấp.
QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT HƯỞNG VÀ CHI TRẢ CÁC CHẾ ĐỘ ỐM ĐAU, THAI SẢN, DƯỠNG SỨC PHỤC HỒI SỨC KHỎE
Phòng/B ộ phận Chế độ BHXH:
1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến theo phân cấp; hồ sơ theo quy định của Luật BHXH; Thông tư số 25/2025/TT-BYT ngày 30/6/2025 của Bộ Y tế; chi tiết thành phần hồ sơ tại khoản 1, 2, 3 Phụ lục I.
2. Xét duyệt chế độ
a) Căn cứ hồ sơ hưởng chế độ BHXH tại khoản 1 Điều này, kiểm tra tính hợp lệ của các thành phần hồ sơ, đối tượng, điều kiện hưởng theo quy định; thực hiện rà soát, đối chiếu hồ sơ với các CSDL theo quy định, đảm bảo giải quyết đầy đủ, chính xác, kịp thời chế độ đối với NLĐ.
b) Đối với giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK sau khi đã giải quyết hưởng chế độ hưu trí, tử tuất, BHXH một lần nếu NLĐ đủ điều kiện hưởng thì phối hợp với Phòng/Bộ phận Quản lý Thu để khôi phục lại quá trình tham gia BHXH làm căn cứ giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK của NLĐ. Sau khi giải quyết xong, Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH phải chuyển dữ liệu giải quyết sang phần mềm TST để tự động khóa quá trình tham gia BHXH, BHTN đã hưởng chế độ BHXH một lần, chế độ hưu trí, tử tuất.
c) Sau khi rà soát, đối chiếu hồ sơ, dữ liệu đảm bảo đúng quy định, thực hiện xét duyệt chế độ trên phần mềm TCS.
Căn cứ Danh sách Mẫu số 01B-HSB do đơn vị SDLĐ lập, văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thu hồi chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK; việc rà soát dữ liệu của cơ quan BHXH để xem xét, ra quyết định thu hồi (Mẫu số 01C- HSB) đối với trường hợp hưởng không đúng quy định.
3. Lập, chuyển hồ sơ, danh sách, quyết định
Căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng, thực hiện lập và trình lãnh đạo phê duyệt, ký số, chuyển trên phần mềm TCS đến các Phòng/Bộ phận các danh sách, quyết định sau:
a) Danh sách Mẫu số C70a-HSB, C70b-HSB: Lập và chuyển đến Phòng/Bộ phận KHTC ngay sau khi xét duyệt chế độ.
b) Quyết định thu hồi Mẫu số 01C-HSB.
c) Hàng ngày, căn cứ quyết định thu hồi và dữ liệu chi trả người hưởng qua tài khoản cá nhân từ phần mềm KTTT, thực hiện lập Danh sách thu hồi Mẫu số 27A-HSB, Danh sách chậm lĩnh không phải trả Mẫu số 27B-HSB chuyển đến Phòng/Bộ phận KHTC.
d) Hàng tháng, lập Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu số D03-TS ban hành kèm theo Quyết định số 490/QĐ-BHXH) do tổ chức BHXH đóng đối với người hưởng chế độ ốm đau, thai sản từ 14 ngày trở lên trong tháng chuyển Phòng/Bộ phận Quản lý Thu để cấp thẻ BHYT.
đ) Chuyển phát hành theo quy định về công tác văn thư để chuyển Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở trả kết quả giải quyết theo hình thức đăng ký nhận hồ sơ cho NLĐ, đơn vị SDLĐ (Danh sách Mẫu số C70a-HSB, C70b-HSB, hồ sơ liên quan (nếu có)) hoặc gửi Quyết định thu hồi (Mẫu số 01C-HSB) đến NLĐ, đơn VỊ SDL Đ.
4. Khóa số liệu, lập báo cáo:
4.1. Bộ phận Chế độ BHXH: Ngày 5 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và lập các báo cáo theo Mẫu số 02A-HSB, 20-HSB của tháng trước theo phân cấp, trình lãnh đạo phê duyệt, ký số để lưu trên Hệ thống.
4.2. Phòng Chế độ BHXH
a) Ngày 5 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và lập các báo cáo quy định tại điểm 4.1 khoản 4 Điều này theo phân cấp.
b) Ngày 6 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và lập báo cáo tổng hợp của toàn tỉnh theo Mẫu số 02B-HSB, 20-HSB của tháng trước, trình lãnh đạo phê duyệt, ký số để lưu trên Hệ thống.
4.3. Ngay sau khi báo cáo Mẫu số 02B-HSB, 20-HSB của toàn tỉnh được ký số; hệ thống phần mềm tự động cập nhật tổng hợp Mẫu số 02C-HSB và 20-HSB số liệu toàn quốc.
5. Thời hạn giải quyết
5.1. Trường hợp đơn vị SDLĐ đề nghị: Tối đa 06 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.
5.2. Trường hợp NLĐ, thân nhân NLĐ đề nghị: Tối đa 03 ngày làm việc k ể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Phòng/Bộ phận KHTC tiếp nhận dữ liệu trên phần mềm KTTT Danh sách Mẫu số C70a-HSB, C70b-HSB; Danh sách Mẫu số 27A-HSB, 27B-HSB từ Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH ký số chuyển sang trên phần mềm TCS; tiếp nhận Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm TNLĐ, BNN (Mẫu số C12-TS ban hành kèm theo Quyết định số 490/QĐ-BHXH) từ Phòng/Bộ phận Quản lý Thu ký số chuyển sang trên phần mềm TST.
2. Chuyển kinh phí
a) BHXH tỉnh chuyển kinh phí cho BHXH cơ sở để thực hiện chi trả theo phân cấp.
b) Phòng/Bộ phận KHTC: Căn cứ số tiền của người hưởng không có tài khoản cá nhân tại Danh sách Mẫu số C70a-HSB do Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH ký số chuyển sang trên phần mềm KTTT thực hiện chuyển kinh phí cho đơn vị SDLĐ để tổ chức chi trả kịp thời cho NLĐ.
Việc chuyển kinh phí được thực hiện qua lệnh chi điện tử trên phần mềm nghiệp vụ.
3. Tổ chức chi trả
3.1. Chi qua tài khoản cá nhân
a) Cơ quan BHXH thực hiện chi trả cho NLĐ, thân nhân NLĐ đăng ký nhận qua tài khoản cá nhân.
Trường hợp chi qua lệnh chi điện tử, thực hiện theo quy định tại khoản 16 Điều 3.
b) Phòng/Bộ phận KHTC
Căn cứ Danh sách Mẫu số C70a-HSB, C70b-HSB đã được ký số chuyển từ phần mềm TCS sang phần mềm KTTT, chuyển số tiền trợ cấp vào tài khoản cá nhân NLĐ.
Ngay sau khi chuyển tiền vào tài khoản của NLĐ, hệ thống ứng dụng VssID gửi thông báo đến từng người hưởng việc cơ quan BHXH đã chuyển tiền trợ cấp.
3.2. Chi bằng tiền mặt
Phòng/Bộ phận KHTC căn cứ Danh sách Mẫu số C70b-HSB, Danh sách Mẫu số 6-CBH, chi trả bằng tiền mặt cho người hưởng; khi chi trả thực hiện kiểm tra, đối chiếu CCCD hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh và đề nghị người hưởng ký nhận tiền vào danh sách.
3.2.2. Chi trả qua đơn vị SDLĐ
a) Ngay sau khi chuyển tiền vào tài khoản của đơn vị SDLĐ, hệ thống ứng dụng VssID gửi thông báo đến từng người hưởng việc cơ quan BHXH đã chuyển tiền trợ cấp về đơn vị SDLĐ.
b) Phòng/Bộ phận KHTC
b 1) Hướng dẫn đơn vị SDLĐ tổ chức chi trả cho NLĐ theo đúng quy định: Khi nhận được tiền từ cơ quan BHXH, thực hiện thông báo cho NLĐ đến nhận tiền, khi chi trả yêu cầu NLĐ ký nhận vào Danh sách Mẫu số C70a-HSB; hướng dẫn đơn vị SDLĐ lập Danh sách Mẫu số 6-CBH đối với người hưởng
không đến nhận trong thời gian đơn vị SDLĐ tổ chức chi trả (30 ngày kể từ khi nhận được kinh phí do cơ quan BHXH chuyển) và chuy ể n ngay danh sách cho cơ quan BHXH (Phòng/Bộ phận KHTC) kèm theo số tiền NLĐ chưa nhận.
b2) Tiếp nhận Danh sách Mẫu số 6-CBH để theo dõi, quản lý số người, số tiền người hưởng chưa nhận, đảm bảo số tiền chưa chi trả hết phải được chuyển về cơ quan BHXH.
4. Lập mẫu biểu báo cáo
4.1. Phòng/Bộ phận KHTC:
a) Căn cứ Danh sách Mẫu số 27A-HSB, 27B-HSB, lập Danh sách Mẫu số C75-CBH; vào số chi tiết theo dõi thu hồi của từng đối tượng theo quy định.
b) Căn cứ số liệu tại Thông báo Mẫu C12-TS để theo dõi ghi thu, ghi chi số tiền đóng BHYT theo phân cấp.
4.2. Hàng tháng:
a) Bộ phận KHTC lập báo cáo tổng hợp chi chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK theo Mẫu số 4-CBH do BHXH cơ sở quản lý.
b) Phòng KHTC lập báo cáo tổng hợp chi chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK theo Mẫu số 4-CBH của toàn tỉnh.
c) Thời gian cập nhật dữ liệu số phải chi chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK theo Mẫu số 4-CBH lên phần mềm nghiệp vụ: Chậm nhất ngày 01 của tháng sau.
Mục I. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT HƯỞNG VÀ LẬP DANH SÁCH CHI TRẢ Điều 7. Trách nhiệm trong việc giải quyết hưởng và lập danh sách chi trả
1. Giải quyết hưởng Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH:
1.1 .Tiếp nhận hồ sơ
Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến theo phân cấp; hồ sơ theo quy định tại Luật BHXH, Luật ATVSLĐ, Quyết định số 613/QĐ-TTg và các văn bản hướng dẫn liên quan; chi tiết thành phần hồ sơ theo Phụ lục I.
1.2. Rà soát, đối chiếu hồ sơ, dữ liệu
a) Căn cứ hồ sơ đề nghị hưởng các chế độ BHXH tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của các thành phần hồ sơ, đối tượng, điều kiện hưởng theo quy định; thực hiện đối chiếu, rà soát hồ sơ với CSDL theo quy định (dữ liệu thu; về thời gian đóng, diễn biến tiền lương, chuyển xếp lương, nâng lương, phụ cấp chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề, phụ cấp khu vực…đối với NLĐ đóng BHXH theo chế độ tiền lương của Nhà nước; chức danh, nghề ghi trong sổ BHXH phải đúng theo danh mục nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (nay là Bộ Nội vụ) ban hành hoặc nơi làm việc có phụ cấp khu vực hệ số 0,7 trở lên…). Trường hợp rà soát lại mà thông tin không thống nhất, còn quá trình đóng BHXH chưa được xác nhận trên sổ BHXH thì chuyển lại Phòng/B ộ phận Quản lý Thu (theo Mẫu số 21-HSB) để thực hiện hoặc phối hợp với cơ quan BHXH nơi thu điều chỉnh, xác nhận thời gian đóng BHXH đảm bảo giải quyết đầy đủ, chính xác, kịp thời chế độ đối với NLĐ.
b) Trường hợp chưa đảm bảo căn cứ để giải quyết thì chủ động kiểm tra, xác minh hoặc có văn bản phối hợp với các cơ quan liên quan đ ể kiểm tra, xác minh.
c) Trường hợp có căn cứ cho thấy kết luận của Hội đồng GĐYK về thương tật, bệnh tật và mức suy giảm KNLĐ không phù hợp thì trình Giám đốc BHXH tỉnh/BHXH cơ sở khiếu nại kết luận GĐYK theo quy định.
1.3. Xét duyệt chế độ
a) Sau khi kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên hệ thống với hồ sơ làm căn cứ hưởng, điều kiện, đối tượng hưởng đảm bảo đúng quy định; thực hiện xét duyệt và trình lãnh đạo phê duyệt, ký số trên phần mềm TCS các quyết định về việc hưởng chế độ BHXH, bản quá trình đóng BHXH (Mẫu số 04-HSB nếu có), hồ sơ liên quan (nếu có) tương ứng với từng trường hợp và chuyển phát hành theo quy định về công tác văn thư để chuyển Bộ phận TN-Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở trả kết quả giải quyết theo hình thức đăng ký nhận hồ sơ.
b) Đối với thanh toán phí GĐYK: Căn cứ hồ sơ hưởng chế độ BHXH, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ thu phí giám định, bảng kê chi tiết các nội dung giám định của cơ sở GĐYK xác định đối tượng, điều kiện và mức phí, cập nhật mức phí thanh toán vào quyết định hưởng BHXH; trường hợp không thanh toán thì có văn bản trả lời người hưởng nêu rõ lý do. Mức thanh toán phí GĐYK tối đa thực hiện theo quy định tại Thông tư số 243/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí thẩm định cấp giấy GĐYK. Trường hợp mức đề nghị thanh toán thấp hơn mức quy định tại Thông tư số 243/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 thì thanh toán bằng mức chi phí thực tế đề nghị.
c) Không thanh toán phí GĐYK đối với trường hợp NLĐ đã GĐYK mà kết luận mức suy giảm KNLĐ được sử dụng để hưởng các chính sách khác trước đó.
2. Lập, chuyển danh sách
2.1. Lập, chuyển danh sách chi trả các chế độ, trợ cấp BHXH một lần
2.1.1. Trách nhiệm của Bộ phận Chế độ BHXH
a) Hàng ngày, căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng các chế độ, trợ cấp BHXH một lần; Thông báo chuy ể n hưởng chế độ TNLĐ, BNN một lần, trợ cấp mai táng, trợ cấp tuất một lần nhận bằng tiền mặt; lập Danh sách chi trả các chế độ, trợ cấp BHXH một lần (Mẫu số C97-HSB) theo phân cấp với các hình thức: Chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt, trình lãnh đạo phê duyệt, ký số và chuyển trên phần mềm TCS đến Bộ phận KHTC.
b) Hàng ngày, căn cứ dữ liệu giải quyết điều chỉnh, hủy hưởng các chế độ, trợ cấp BHXH một lần lập Danh sách Mẫu số 27A-HSB, 27B-HSB trình lãnh đạo phê duyệt, ký số chuyển trên phần mềm TCS đến Bộ phận KHTC.
2.1.2. Trách nhiệm của Phòng chế độ BHXH
Thực hiện như quy định tại tiết 2.1.1 điểm 2.1 khoản 2 điều này theo phân cấp quản lý.
2.2. Lập, chuyển danh sách chi trả BHXH hằng tháng
2.2.1. Trách nhiệm của Bộ phận chế độ BHXH
a) Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng tiếp nhận và thực hiện:
a 1) Danh sách báo giảm hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (Mẫu số 8-CBH, 8a-CBH), Danh sách chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng bằng tiền mặt (Mẫu số 7a-CBH) do tổ chức HTCT chuyển đến; văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc khấu trừ BHXH hằng tháng; dữ liệu chi trả người hưởng BHXH hằng tháng qua tài khoản cá nhân từ phần mềm KTTT; căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng BHXH hằng tháng (bao gồm cả điều chỉnh tăng, giảm mức hưởng, cập nhật bổ sung thông tin nhân thân của người hưởng theo CCCD) trên địa bàn quản lý, người đề nghị hưởng lại sau thời gian từ chối hưởng; người hưởng chế độ BHXH từ BHXH tỉnh/BHXH cơ sở khác, người hưởng chế độ BHXH từ BHXH Quân đội, BHXH Công an nhân dân chuyển đến phát sinh trong tháng; dữ liệu Danh sách chi trả trong tháng; bảng tổng hợp các tổ chi trả trên địa bàn: Cập nhật tăng/giảm người hưởng đối với người hưởng thuộc phân cấp quản lý bao gồm số còn phải trả, số không phải trả, số phải thu hồi trình Lãnh đạo phê duyệt trên phần mềm TCS.
a2) Văn bản đề nghị Mẫu số 14-HSB của người hưởng đề nghị thay đổi nơi nhận chế độ BHXH hằng tháng; chuyển đổi phương thức nhận tiền từ tài khoản cá nhân sang lĩnh bằng tiền mặt hoặc ngược lại hoặc thay đổi tài khoản cá nhân; thay đổi thông tin theo CCCD; bản chính hoặc bản sao văn bản ủy quyền từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH cơ sở (bao gồm của Tổ chức HTCT chuyển đến) cập nhật bổ sung vào phần mềm TCS trình lãnh đạo phê duyệt.
b) Lập và trình Lãnh đạo phê duyệt, ký số và chuyển trên phần mềm TCS các danh sách, báo cáo đến các Phòng/Bộ phận:
b 1) Danh sách Mẫu số D03-TS đối với người hưởng BHXH hàng tháng theo phân cấp giải quyết, quản lý chi tiết theo từng loại chế độ chuyển Bộ phận Quản lý Thu để cấp thẻ BHYT cho người hưởng; giảm thẻ đối với trường hợp chết, di chuyển nơi hưởng, chấm dứt hưởng…
Thời gian thực hiện: Lập và chuyển hàng ngày khi có phát sinh.
b2) Danh sách báo giảm người hưởng (Mẫu số 8b-CBH) đối với người hưởng qua tài khoản cá nhân chuyển Phòng Chế độ BHXH.
Thời gian thực hiện: Lập và chuyển hàng ngày khi có phát sinh.
b3) Danh sách Mẫu số 27A-HSB, 27B-HSB đối với người hưởng bằng tiền mặt chuyển Bộ phận KHTC; Danh sách Mẫu số 27A-HSB, 27B-HSB đối với người hưởng BHXH hàng tháng qua tài khoản cá nhân chuyển Phòng chế độ BHXH và Phòng KHTC.
Căn cứ lập danh sách: Trên CSDL giải quyết điều chỉnh, hủy, tạm dừng hưởng và dữ liệu cập nhật giảm hưởng, từ chối hưởng trên phần mềm đối với người hưởng các chế độ BHXH hàng tháng thuộc phân cấp quản lý.
Thời gian chuyển danh sách: Ngày làm việc cuối cùng của tháng.
2.2.2. Trách nhiệm của Phòng Chế độ BHXH
Thực hiện theo tiết 2.2.1 điểm 2.1 khoản 2 điều này theo phân cấp giải quyết, quản lý và căn cứ các danh sách, các dữ liệu trên hệ thống do BHXH cơ sở giải quyết, cập nhật gửi đến theo tiết 2.2.1 điểm 2.1 khoản 2 điều này; Danh sách chưa nhận lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng (Mẫu số 7a-ATM) do Phòng KHTC chuyển đến đối với trường hợp chi trả qua tài khoản cá nhân, dữ liệu Danh sách chi trả trong tháng, dữ liệu chi trả người hưởng BHXH hàng tháng qua tài khoản cá nhân từ phần mềm KTTT; lập và trình lãnh đạo phê duyệt, ký số trên phần mềm TCS các danh sách, báo cáo sau và chuyển trên hệ thống đến các Phòng, tổ chức HTCT:
a) Danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH (Mẫu số C72a-HSB) kèm theo các khoản trợ cấp một lần (nếu có) trên địa bàn toàn tỉnh đối với người hưởng theo các hình thức: Chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt.
b) Danh sách Mẫu số D03-TS đối với người hưởng BHXH hàng tháng theo phân cấp giải quyết, quản lý chi tiết theo từng loại chế độ để cấp thẻ BHYT cho người hưởng; giảm thẻ đối với trường hợp chết, di chuyển nơi hưởng, tạm dừng hưởng, chấm dứt hưởng…
Thời gian thực hiện: Lập và chuyền hàng ngày khi có phát sinh.
c) Danh sách báo giảm người hưởng (Mẫu số 8c-CBH) trên địa bàn toàn tỉnh đối với người hưởng qua tài khoản cá nhân.
d) Danh sách người hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng qua tài khoản cá nhân trên địa bàn toàn tỉnh (Mẫu số 01-ATM).
đ) Căn cứ dữ liệu giải quyết điều chỉnh, hủy, tạm dừng, chấm dứt hưởng và dữ liệu cập nhật giảm hưởng trên phần mềm đối với người hưởng các chế độ BHXH hằng tháng thuộc phân cấp quản lý, lập Danh sách Mẫu số 27A-HSB, 27B-HSB.
e) Thời gian lập danh sách:
e 1) Ngày 27 hàng tháng lập Danh sách Mẫu số C72a-HSB; Danh sách Mẫu số 01-ATM của tháng sau đối với người hưởng từ ngày 01 đến ngày 27 của tháng.
e2) Ngày làm việc cuối cùng của tháng: Lập bổ sung Danh sách Mẫu số C72a-HSB; Danh sách Mẫu số 01-ATM của tháng sau đối với người hưởng từ ngày 28 đến ngày cuối cùng của tháng.
e3) Giám đốc BHXH tỉnh căn cứ tình hình thực tế ở địa phương để quyết định việc lập bổ sung Danh sách Mẫu số C72a-HSB vào ngày 15 hàng tháng hoặc vào kỳ chi trả gần nhất với thời điểm nộp hồ sơ đảm bảo chi trả kịp thời BHXH hằng tháng cho NLĐ phát sinh hưởng mới trong tháng chi trả.
Ngay sau khi lập xong Danh sách C72a-HSB, Hệ thống ứng dụng VssID tự động gửi đến từng người hưởng mới phát sinh, người chuyển địa bàn hưởng tin nhắn thông báo về thời gian, địa điểm chi trả BHXH hằng tháng.
g) Thời gian chuyển danh sách
g 1) Danh sách Mẫu số C72a-HSB, 01-ATM: Chuyển ngay trong ngày lập danh sách.
g2) Danh sách 8c-CBH: Chuyển ngay khi có phát sinh.
g3) Danh sách Mẫu số 27A-HSB, 27B-HSB: Ngày làm việc cuối cùng của tháng.
h) Chuyển đến:
h 1) Phòng KHTC: Danh sách Mẫu số C72a-HSB, Mẫu số 8c-CBH, Mẫu số 27A-HSB, 27B-HSB.
h2) Phòng Quản lý Thu: Danh sách Mẫu số D03-TS.
h3) Tổ chức HTCT cấp tỉnh Danh sách Mẫu số 01-ATM để quản lý người hưởng.
3. Khóa số liệu, lập báo cáo
a) Ngày 5 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và lập báo cáo Mẫu số 20-HSB của tháng trước theo phân cấp, trình lãnh đạo phê duyệt, ký số để lưu trên Hệ thống.
b) Ngày 5 của tháng 7, tháng 01 hàng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất, lập báo cáo chỉ tiêu thống kê của 6 tháng đầu năm và của năm trước hoặc theo kỳ thống kê đột xuất theo các Mẫu số 22-HSB theo phân cấp, trình lãnh đạo phê duyệt, ký số để lưu trên Hệ thống.
a) Ngày 5 hàng tháng và ngày 5 tháng 7, tháng 1 hàng năm, thực hiện khóa số liệu và lập báo cáo quy định tại điểm 3.1 khoản 3 Điều này theo phân cấp.
b) Ngày 6 hàng tháng và ngày 6 tháng 7, tháng 1 hàng năm thực hiện khóa số liệu và lập báo cáo tổng hợp của toàn tỉnh theo quy định tại điểm 3.1 khoản 3 Điều này trình lãnh đạo phê duyệt, ký số để lưu trên Hệ thống.
3.3. Ngay sau khi báo cáo tổng hợp các Mẫu số 20-HSB, 22-HSB của toàn tỉnh được ký số; hệ thống phần mềm tự động cập nhật tổng hợp số liệu báo cáo các Mẫu số 17-HSB, 20-HSB, 22-HSB toàn quốc.
Điều 8. Quy trình giải quyết hưởng lương hưu
Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH:
1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến theo phân cấp; thành phần hồ sơ theo quy định tại khoản 4 Phụ lục I.
2. Rà s oát, đối chiếu hồ sơ, dữ liệu theo quy định tại điểm 1.2 khoản 1 Điều 7.
3. Xét duyệt chế độ theo quy định tại điểm 1.3 khoản 1 Điều 7.
Phê duyệt, ký số: Quyết định về việc hưởng chế độ hưu trí hằng tháng (Mẫu số 07A-HSB) hoặc Quyết định về việc hưởng trợ cấp hằng tháng của cán bộ xã, phường, thị trấn (Mẫu số 07C-HSB); bản quá trình đóng BHXH (Mẫu số 04-HSB).
4. Lập, chuyển danh sách chi trả BHXH hằng tháng theo quy định tại điểm 2.2 khoản 2 Điều 7.
5. Khóa số liệu, lập báo cáo theo quy định tại điểm 3.1, 3.2 khoản 3 Điều 7 theo phân cấp.
6. Thời hạn giải quyết: Tối đa 12 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH:
1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến theo phân cấp; thành phần hồ sơ theo quy định tại khoản 5, 6 Phụ lục I.
2. Rà s oát, đối chiếu hồ sơ, dữ liệu theo quy định tại điểm 1.2 khoản 1 Điều 7, đồng thời kiểm tra, đối chiếu với dữ liệu thu và dữ liệu giải quyết hưởng các chế độ BHXH đ ể xác định điều kiện hưởng đúng với quy định của pháp luật. Trường hợp kiểm tra, rà soát lại mà vẫn còn quá trình đóng BHXH tại nơi khác hoặc có thời gian đóng BHXH trùng với sổ BHXH khác đã giải quyết hưởng BHXH một lần thì chuyển hồ sơ đến Phòng/Bộ phận Quản lý Thu kiểm tra, thực hiện hoặc phối hợp với cơ quan BHXH nơi thu hoàn thiện quá trình đóng BHXH đúng quy định, chốt lại sổ BHXH trước khi giải quyết hưởng chế độ.
3. Xét duyệt chế độ theo quy định tại điểm 1.3 khoản 1 Điều 7.
Phê duyệt, ký số: Quyết định về việc hưởng BHXH một lần (Mẫu số 07B-HSB) hoặc Quyết định hưởng trợ cấp một lần (Mẫu số 07D-HSB); Bản quá trình đóng BHXH (Mẫu số 04-HSB đối với trường hợp hưởng BHXH một lần).
4. Lập, chuyển danh sách chi trả các chế độ, trợ cấp BHXH một lần theo quy định tại điểm 2.1 khoản 2 Điều 7.
5. Khóa số liệu, lập báo cáo theo quy định tại điểm 3.1, 3.2 khoản 3 Điều 7 theo phân cấp.
6. Thời hạn giải quyết: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Điều 10. Quy trình giải quyết hưởng chế độ tử tuất
Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH:
1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến theo phân cấp; thành phần hồ sơ theo quy định tại khoản 7 Phụ lục I.
2. Rà s oát, đối chiếu hồ sơ, dữ liệu theo quy định tại điểm 1.2 khoản 1 Điều 7, đồng thời thực hiện:
a) Kiểm tra dữ liệu giải quyết hưởng BHXH để xác định việc đã giải quyết trợ cấp mai táng theo quy trình liên thông thủ tục hành chính “Đăng ký khai tử – Xóa đăng ký thường trú – Trợ cấp mai táng phí” trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
b) Trường hợp người chết là người đang hưởng BHXH hằng tháng do BHXH tỉnh/BHXH cơ sở khác quản lý chi trả, chỉ thực hiện giải quyết sau khi BHXH tỉnh/BHXH cơ sở đang quản lý chi trả đã báo giảm người hưởng trên hệ thống. Trường hợp chưa báo giảm thì phải phối hợp với cơ quan BHXH đó để thực hiện báo giảm theo đúng quy định để kịp thời giải quyết chế độ.
c) Trường hợp người chết còn số tiền BHXH hằng tháng nhưng chưa nhận hoặc còn số tiền phải thu hồi nhưng chưa thực hiện thì liên hệ và hướng dẫn thân nhân thủ tục truy lĩnh hoặc thực hiện thu hồi số tiền này.
d) Trường hợp người nhận trợ cấp mai táng và thân nhân hưởng trợ cấp tuất không cùng một người thì cơ quan BHXH nơi tiếp nhận hồ sơ giải quyết trợ cấp mai táng cho thân nhân lo mai táng và giải quyết hưởng trợ cấp tuất một lần cho thân nhân được cử đại diện nhận trợ cấp hoặc giải quyết hưởng trợ cấp tuất hằng tháng đối với các thân nhân đủ điều kiện hưởng không phân biệt nơi cư trú cùng địa bàn hay khác địa bàn, trợ cấp một lần hay trợ cấp hằng tháng.
đ) Trường hợp người lo mai táng đã nhận trợ cấp mai táng theo thủ tục hành chính liên thông “Đăng ký khai tử – Xóa đăng ký thường trú – Trợ cấp mai táng phí” trên Cổng Dịch vụ công quốc gia thì giải quyết hưởng trợ cấp tuất một lần cho thân nhân được cử đại diện nhận trợ cấp hoặc giải quyết hưởng trợ cấp tuất hằng tháng đối với các thân nhân đủ điều kiện hưởng theo nguyên tắc nêu tại điểm d khoản 2 Điều này.
3. Xét duyệt chế độ theo quy định tại điểm 1.3 khoản 1 Điều 7
Phê duyệt, ký số: Quyết định hưởng trợ cấp mai táng (Mẫu số 08A-HSB hoặc 08B-HSB); Quyết định về việc hưởng trợ cấp tuất hằng tháng (Mẫu số 08C-HSB); Quyết định về việc hưởng trợ cấp tuất một lần (Mẫu số 08D-HSB hoặc 08E-HSB); Bản quá trình đóng BHXH (Mẫu số 04-HSB) tương ứng với từng trường hợp hưởng (trường hợp người đang hưởng hoặc đang tạm dừng hưởng BHXH hằng tháng chết thì không kết xuất Mẫu số 04-HSB).
4. Lập, chuyển danh sách chi trả các chế độ, trợ cấp BHXH một lần hoặc BHXH hằng tháng theo quy định tại khoản 2 Điều 7.
5. Khóa số liệu, lập báo cáo theo quy định tại điểm 3.1, 3.2 khoản 3 Điều 7 theo phân cấp.
6. Thời hạn giải quyết: Tối đa 08 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Điều 11. Quy trình giải quyết hưởng trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg
1. Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở
Tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết hưởng trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg để chuyển Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH theo phân cấp, hồ sơ gồm:
1.1. Đối với hưởng trợ cấp hàng tháng
a) Văn bản đề nghị giải quyết trợ cấp hàng tháng theo Mẫu số 14-HSB.
b) Trường hợp người bị phạt tù nhưng không được hưởng án treo đã chấp hành xong hình phạt tù; người bị Tòa án tuyên bố là mất tích trở về; người xuất cảnh trở về định cư hợp pháp thì có thêm bản sao Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù hoặc bản sao Quyết định của Tòa án tuyên bố mất tích trở về hoặc bản sao Quyết định trở về nước định cư hợp pháp.
c) Hồ sơ do cơ quan BHXH đang lưu trữ (trường hợp BHXH cơ sở không có hồ sơ thì làm văn bản đề nghị BHXH tỉnh sao lục), gồm:
c 1) Quyết định của cơ quan, đơn vị cho nghỉ việc vì MSLĐ;
c2) Phiếu cá nhân (trường hợp tại mặt sau của Quyết định nghỉ việc có ghi quá trình công tác thì hồ sơ không gồm có Phiếu cá nhân);
c3) Biên bản GĐYK (trừ trường hợp nghỉ việc vì MSLĐ theo Nghị quyết 16-HĐBT ngày 08/02/1982);
c4) Quyết định hoặc Thông báo thôi hưởng trợ cấp MSLĐ hàng tháng.
– Trường hợp hồ sơ có bản chính Bản trích lục hồ sơ MSLĐ của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội thì được sử dụng thay cho hồ sơ MSLĐ nêu trên.
– Trường hợp hồ sơ trợ cấp MSLĐ chưa tiếp nhận bàn giao từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nay là Sở Nội vụ) thì phối hợp để bàn giao, tiếp nhận, quản lý làm căn cứ giải quyết.
– Trường hợp hồ sơ hưởng trợ cấp MSLĐ đang quản lý không có hoặc bị thiếu thì thông báo để người đề nghị cung cấp hồ sơ của cá nhân đang quản lý (bản chính hoặc bản sao hợp lệ); nếu người đề nghị không cung cấp được hồ sơ theo yêu cầu thì làm văn bản đề nghị BHXH Việt Nam (Trung tâm lưu trữ) sao lục. Trường hợp nếu cả người đề nghị và BHXH Việt Nam đều không có hồ sơ hoặc hồ sơ bị thiếu để cung cấp thì thông báo để người đề nghị đến cơ quan, đơn vị cũ khi nghỉ việc hưởng trợ cấp MSLĐ xin được cung cấp hồ sơ do đơn vị lưu trữ (bản chính hoặc bản sao hợp lệ).
1.2. Đối với hưởng trợ cấp mai táng phí của người đủ điều kiện hưởng trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg nhưng chưa được giải quyết hưởng trợ cấp mà bị chết từ ngày 01/7/2010 đến trước ngày 01/01/2016
a) Văn bản đề nghị giải quyết trợ cấp mai táng của người lo mai táng theo Mẫu số 14-HSB
b) Bản sao giấy chứng tử hoặc bản sao giấy khai tử hoặc bản sao Quyết định của Tòa án tuyên bố đã chết hoặc bản chính giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi chôn cất.
c) Trường hợp người đủ điều kiện hưởng trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg nhưng chưa được giải quyết hưởng trợ cấp mà bị chết thì có thêm Bản sao Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù đối với trường hợp bị phạt tù nhưng không được hưởng án treo hoặc bản sao Quyết định của Tòa án tuyên bố mất tích trở về đối với trường hợp bị Tòa án tuyên bố là mất tích trở về hoặc bản sao Quyết định trở về nước định cư hợp pháp đối với trường hợp xuất cảnh trở về định cư hợp pháp.
d) Căn cứ Văn bản đề nghị của người lo mai táng, thực hiện như quy định tại tiết c điểm 1.1 khoản 1 Điều này.
1.3. Đối với hưởng trợ cấp tuất một lần của người đủ điều kiện hưởng trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg nhưng chưa được giải quyết hưởng trợ cấp mà bị chết từ ngày 01/01/2016 trở đi:
a) Bản sao giấy chứng tử hoặc bản sao giấy báo tử hoặc trích lục khai tử hoặc bản sao quyết định tuyên bố là đã chết của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
b) Tờ khai của thân nhân theo Mẫu số 09-HSB.
c) Trường hợp người đủ điều kiện hưởng trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg nhưng chưa được giải quyết hưởng trợ cấp mà bị chết thì có thêm bản sao Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù đối với trường hợp bị phạt tù nhưng không được hưởng án treo hoặc bản sao Quyết định của Tòa án tuyên bố mất tích trở về đối với trường hợp bị Tòa án tuyên bố là mất tích trở về hoặc bản sao Quyết định trở về nước định cư hợp pháp đối với trường hợp xuất cảnh trở về định cư hợp pháp.
d) Căn cứ Tờ khai của thân nhân, thực hiện theo quy định tại tiết c điểm 1.1 khoản 1 Điều này.
2. Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH
2.1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến theo quy định tại khoản 1 Điều này.
2.2. Rà s oát, đối chiếu hồ sơ, dữ liệu theo quy định tại điểm 1.2 khoản 1 Điều 7.
a) Trường hợp hồ sơ hưởng trợ cấp MSLĐ không có quyết định thôi hưởng thì căn cứ danh sách chi trả, sổ theo dõi đối tượng cắt giảm, sổ theo dõi quyết định thôi hưởng trợ cấp và hồ sơ MSLĐ để xác định đối tượng đã thôi hưởng trợ cấp MSLĐ hàng tháng; nếu đủ căn cứ thì lập Phiếu trình kèm theo hồ sơ để giải quyết, Phiếu trình sau khi giải quyết được lưu cùng hồ sơ hưởng trợ cấp hàng tháng.
b) Trường hợp chưa đảm bảo căn cứ để giải quyết thì chủ động kiểm tra, xác minh hoặc có văn bản phối hợp với các cơ quan liên quan để kiểm tra, xác minh.
c) Kiểm tra dữ liệu giải quyết hưởng BHXH để xác định việc đã giải quyết trợ cấp mai táng theo quy trình liên thông thủ tục hành chính “Đăng ký khai tử – Xóa đăng ký thường trú – Trợ cấp mai táng phí” trên Cổng Dịch vụ công quốc gia để tránh giải quyết trùng trợ cấp mai táng.
d) Trường hợp người nhận trợ cấp mai táng và thân nhân hưởng trợ cấp tuất không cùng một người thì thực hiện như điểm d khoản 2 Điều 10.
đ) Đối với trường hợp đủ điều kiện hưởng trợ cấp hàng tháng theo quy định nhưng chưa giải quyết mà đã bị chết từ ngày 01/7/2010 trở đi, thì thực hiện giải quyết và chi trả đến hết tháng người hưởng chết, sau đó giải quyết trợ cấp mai táng và chế độ tử tuất theo quy định.
3. Xét duyệt chế độ theo quy định tại điểm 1.3 khoản 1 Điều 7
Phê duyệt, ký số: Quyết định hưởng trợ cấp hàng tháng (Mẫu số 7G-HSB) đối với trường hợp hưởng trợ cấp hàng tháng; Quyết định về việc hưởng trợ cấp mai táng (Mẫu số 8G-HSB) đối với người đủ điều kiện hưởng trợ cấp hàng tháng nhưng chưa được giải quyết mà bị chết từ 01/7/2010 trở đi; Quyết định về việc hưởng chế độ tuất một lần (Mẫu số 08E-HSB) tương ứng với từng trường hợp.
4. Lập, chuyển danh sách chi trả các chế độ, trợ cấp BHXH một lần hoặc BHXH hằng tháng theo quy định tại khoản 2 Điều 7.
5. Khóa số liệu, lập báo cáo theo quy định tại điểm 3.1, 3.2 khoản 3 Điều 7 theo phân cấp.
6. Thời hạn giải quyết: Tối đa 15 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
1. Giải quyết hưởng chế độ TNLĐ, BNN
Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH:
1.1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến theo phân cấp; thành phần hồ sơ theo quy định tại điểm 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7, 8.8, 8.9 khoản 8 Phụ lục I.
1.2. Rà s oát, đối chiếu hồ sơ, dữ liệu theo quy định tại điểm 1.2 khoản 1 Điều 7, đồng thời kiểm tra, rà soát lại quá trình đóng BHXH của NLĐ, tiền lương tại tháng bị TNLĐ; trường hợp đóng BHXH ở nhiều s ổ BHXH thì phải chuyển lại Phòng/Bộ phận Quản lý Thu để gộp quá trình đóng BHXH đảm bảo NLĐ chỉ có một mã số BHXH và một quá trình đóng BHXH; trường hợp NLĐ đồng thời giao kết hợp đồng lao động với nhiều người SDLĐ thì phải kiểm tra tiền lương tính hưởng trợ cấp đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
1.3. Xét duyệt chế độ theo quy định tại điểm 1.3 khoản 1 Điều 7
Phê duyệt, ký số: Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ hằng tháng (Mẫu số 03A-HSB) hoặc một lần (Mẫu số 03B-HSB); Quyết định về việc hưởng trợ cấp BNN hằng tháng (Mẫu số 03C-HSB) hoặc một lần (Mẫu số 03D-HSB); Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ hằng tháng (Mẫu số 03E-HSB) hoặc một lần (Mẫu số 03G-HSB) do thương tật tái phát; Quyết định về việc hưởng trợ cấp BNN hằng tháng (Mẫu số 03H-HSB) hoặc một lần (Mẫu số 03K-HSB) do bệnh tật tái phát; Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ/BNN hằng tháng (Mẫu số 03M-HSB) hoặc một lần (Mẫu số 03N-HSB) do giám định tổng hợp mức suy giảm KNLĐ; Quyết định về việc cấp tiền mua phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình (Mẫu số 03P-HSB); Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ theo hình thức tự nguyện (Mẫu số 03Q-HSB); Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ theo hình thức tự nguyện do thương tật tái phát (Mẫu số 03T-HSB); Quyết định về việc hưởng trợ cấp chết do TNLĐ theo hình thức tự nguyện (Mẫu số 03S-HSB); bản quá trình đóng BHXH (Mẫu số 04-HSB) tương ứng với từng trường hợp.
1.4. Lập, chuyển danh sách chi trả các chế độ, trợ cấp BHXH một lần hoặc BHXH hằng tháng theo quy định tại khoản 2 Điều 7.
1.5. Đối với thanh toán/cấp tiền mua PTTGSH
a) Trường hợp giải quyết hưởng mới: Căn cứ hồ sơ, chủng loại PTTGSH, xác định mức tiền để ban hành Quyết định về việc trang cấp PTTGSH (Mẫu số 03P-HSB).
b) Trường hợp đã được cấp tiền mua PTTGSH nhưng chưa có tên trong danh sách chi trả: Căn cứ Quyết định về việc trang cấp PTTGSH (Mẫu số 03P-HSB) của NLĐ hoặc căn cứ hồ sơ, niên hạn, chủng loại, hóa đơn, chứng từ mua PTTGSH khi người hưởng đề nghị thanh toán để lập Danh sách phê duyệt người hưởng trợ cấp PTTGSH chưa có trong dữ liệu tập trung để cập nhật vào phần mềm TCS (Mẫu số 31-HSB) trình Giám đốc phê duyệt.
c) Lập danh sách chi trả: Căn cứ Quyết định về việc trang cấp PTTGSH Mẫu số 03P-HSB và Mẫu số 31-HSB:
– Lập Danh sách Mẫu số C97-HSB đối với người được cấp tiền mua PTTGSH một lần hoặc người bắt đầu hưởng PTTGSH trước ngày 01/01/2007 (bao gồm cả người được cấp tiền mua PTTGSH một lần và theo niên hạn).
– Lập Danh sách Mẫu số C72a-HSB đối với người được cấp tiền mua PTTGSH theo niên hạn, phần mềm tự động cập nhật số tiền định kỳ theo niên hạn PTTGSH.
1.6. Thời hạn giải quyết: Tối đa 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
2. Lập danh sách chi trả kinh phí hỗ trợ chuyển đổi nghề sau TNLĐ, BNN; kinh phí hỗ trợ phòng ngừa, chia sẻ rủi ro về TNLĐ, BNN; kinh phí điều tra lại vụ TNL Đ, BNN
Phòng Chế độ BHXH:
2.1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh chuyển đến; thành phần hồ sơ theo quy định tại điểm 8.10, 8.11 khoản 8 Phụ lục I.
2.2. Lập danh sách hỗ trợ kinh phí chuy ể n đ ổ i nghề nghiệp, hỗ trợ khám BNN, chữa BNN, phục hồi chức năng lao động, huấn luyện an toàn vệ sinh lao động.
a) Căn cứ hồ sơ chuyển đến, rà soát, đối chiếu lại các thành phần hồ sơ theo quy định.
b) Truy cập vào Hệ thống để cập nhật thông tin, xem xét, đối chiếu thông tin về nhân thân, điều kiện về thời gian đóng BHXH, số lần được hỗ trợ của từng người; nếu đảm bảo đủ điều kiện, đúng quy định thì lập Danh sách Mẫu số C90-HSB trình lãnh đạo phê duyệt, ký số và chuyển trên phần mềm TCS đến Phòng KHTC.
c) Trường hợp phát hiện không đủ điều kiện hưởng, mức hỗ trợ, số lần hỗ trợ không đúng thì trình lãnh đạo phê duyệt, ký số văn bản thông báo kèm Danh sách Mẫu số 16-HSB chuyển phát hành theo quy định về công tác văn thư để ch uyể n Bộ phận TN-Trả kết quả BHXH tỉnh gửi đến Sở Nội vụ biết và tạm thời chưa chi trả.
d) Thời hạn thực hiện: Tối đa 04 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
2.3. Đối với chi tạm ứng, quyết toán kinh phí hỗ trợ điều tra lại vụ TNLĐ, BNN:
2.3.1. Lập hồ sơ tạm ứng
a) Tiếp nhận từ Bộ phận TN-Trả kết quả BHXH tỉnh: Kế hoạch, dự toán kinh phí điều tra lại các vụ TNLĐ, BNN do Sở Nội vụ, Sở Y tế chuyển đến; rà soát, đối chiếu lại các thành phần hồ sơ theo quy định.
b) Sau khi rà soát, đối chiếu các thông tin trên hồ sơ đảm bảo đúng quy định; lập Danh sách tạm ứng Mẫu số C19a-HSB để tạm ứng tối đa 80% kinh phí dự toán điều tra lại trong thời hạn 02 ngày làm việc; trình lãnh đạo phê duyệt, ký số, chuyển trên phần mềm TCS đến Phòng KHTC.
2.3.2. Lập Danh sách quyết toán
a) Tiếp nhận từ Bộ phận TN-Trả kết quả BHXH tỉnh: Kế hoạch, dự toán kinh phí điều tra lại các vụ TNLĐ, BNN; hồ sơ quyết toán và các định mức chi theo quy định của Nhà nước; rà soát, đối chiếu lại các thành phần hồ sơ theo quy định.
b) Sau khi rà soát, đối chiếu các thông tin trên hồ sơ đảm bảo đúng quy định, lập Danh sách quyết toán Mẫu số C19b-HSB, trình lãnh đạo phê duyệt, ký số, chuyển trên phần mềm TCS đến Phòng KHTC.
c) Thời hạn thực hiện: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ.
d) Trường hợp cơ quan cấp bộ ra quyết định điều tra lại vụ TNLĐ, BNN thì BHXH tỉnh nơi đơn vị SDLĐ để xảy ra TNLĐ, BNN đóng BHXH thực hiện việc tạm ứng và quyết toán kinh phí.
3. Khóa số liệu, lập báo cáo
3.1. Bộ phận Chế độ BHXH
– Thực hiện theo quy định tại điểm 3.1 khoản 3 Điều 7 theo phân cấp.
– Ngày 05 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và lập báo cáo Mẫu số 14a-HSB của tháng trước theo phân cấp trình lãnh đạo phê duyệt, ký số, lưu trên hệ thống.
3.2. Phòng Chế độ BHXH
a) Thực hiện theo quy định tại điểm 3.2 khoản 3 Điều 7 theo phân cấp.
b) Ngày 05 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và lập báo cáo Mẫu số 14a-HSB của tháng trước theo phân cấp trình lãnh đạo phê duyệt, ký số, lưu trên hệ thống.
c) Ngày 06 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và lập báo cáo Mẫu số 14a-HSB của tháng trước toàn tỉnh trình lãnh đạo phê duyệt, ký số, lưu trên hệ thống
d) Trước ngày 15 tháng 12 hàng năm, lập báo cáo Mẫu số 14 ban hành kèm theo Nghị định số 88/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ATVSLĐ về bảo hiểm TNLĐ, BNN bắt buộc từ tháng 12 năm trước đến hết tháng 11 năm lập báo cáo để kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ và BHXH Việt Nam.
3.3. Ngay sau khi báo cáo Mẫu số 14a-HSB của toàn tỉnh được ký số; hệ thống phần mềm tự động cập nhật tổng hợp Mẫu 14a-HSB số liệu toàn quốc.
Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH:
1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến theo phân cấp; thành phần hồ sơ theo quy định tại khoản 12 Phụ lục I.
2. Rà s oát, đối chiếu hồ sơ, dữ liệu theo quy định tại điểm 1.2 khoản 1 Điều 7; đồng thời rà soát, xác định điều kiện hưởng theo quy định của pháp luật như thời gian đóng BHXH, tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội theo quy định đang không hưởng BHXH hằng tháng khác…
3. Xét duyệt chế độ theo quy định tại điểm 1.3 khoản 1 Điều 7
3.1. Phê duyệt, ký số: Quyết định về việc hưởng trợ cấp hằng tháng (Mẫu số 07E-HSB) hoặc Quyết định về việc hưởng trợ cấp mai táng (Mẫu số 08B-HSB); Quyết định về việc hưởng trợ cấp một lần (Mẫu số 08E-HSB); Bản quá trình đóng BHXH (Mẫu số 04-HSB) (nếu có) theo từng trường hợp.
3.2. Trường hợp tổng số tiền tính theo thời gian đóng, căn cứ đóng BHXH không đủ để NLĐ hưởng trợ cấp hàng tháng cho đến khi đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội, nếu NLĐ có nguyện vọng đóng một lần cho phần còn thiếu để hưởng cho đến khi đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội thì xác định số tiền NLĐ phải nộp; lập Thông báo theo Mẫu số 35-HSB trình lãnh đạo phê duyệt, ký số, chuyển Bộ phận TN-Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở để gửi đến NLĐ; đồng thời gửi Thông báo Mẫu số 35-HSB đến Phòng/Bộ phận Quản lý Thu, Phòng/Bộ phận KHTC để thực hiện theo dõi và hạch toán số tiền phải thu, số tiền đã thu theo quy định.
Sau khi NLĐ đã đóng đủ một lần số tiền còn thiếu để hưởng trợ cấp hằng tháng cho đến khi đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội, thực hiện xét duyệt chế độ theo quy định.
Phê duyệt và ký số: Quyết định điều chỉnh (Mẫu số 06A-HSB); Bản quá trình đóng BHXH (Mẫu số 04-HSB)
4. Lập, chuyển danh sách chi trả BHXH hằng tháng theo quy định tại điểm 2.2 khoản 2 Điều 7.
5. Khóa số liệu, lập báo cáo
5.1. Bộ phận Chế độ BHXH
a) Thực hiện theo quy định tại điểm 3.1 khoản 3 Điều 7 theo phân cấp.
b) Ngày 05 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và lập báo cáo Mẫu số 36-HSB của tháng trước theo phân cấp ký số, lưu trên hệ thống.
5.2. Ph ò ng Chế độ BHXH
a) Thực hiện theo quy định tại điểm 3.2 khoản 3 Điều 7 theo phân cấp.
b) Ngày 05 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và lập báo cáo Mẫu số 36-HSB của tháng trước theo phân cấp ký số, lưu trên hệ thống.
c) Ngày 06 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và lập báo cáo
Mẫu số 39-HSB của tháng trước toàn tỉnh trình lãnh đạo phê duyệt, ký số, lưu trên hệ thống.
5.3. Ngay sau khi báo cáo Mẫu số 39-HSB của toàn tỉnh được ký số; hệ thống phần mềm tự động cập nhật tổng hợp Mẫu số 39-HSB
số liệu toàn quốc.
6. Thời hạn giải quyết: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Trường hợp đóng một lần cho phần còn thiếu để hưởng cho đến khi đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày NLĐ đóng đủ số tiền theo quy định cho cơ quan BHXH.
Phòng/B ộ phận Chế độ BHXH:
1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến theo phân cấp, hồ sơ gồm:
1.1. Trường hợp điều chỉnh, tạm dừng, hủy quyết định, chấm dứt hưởng, hưởng tiếp, các chế độ BHXH.
a) Văn bản đề nghị theo Mẫu số 14-HSB trong trường hợp người hưởng đề nghị.
b) Hồ sơ, giấy tờ làm căn cứ giải quyết theo khoản 9, 10, 11 Phụ lục I và hồ sơ liên quan do tổ chức, cá nhân cung cấp.
1.2. Trường hợp thôi hưởng trợ cấp tuất hằng tháng đối với người từ đủ 80 tuổi trở lên đang hưởng trợ cấp tuất hằng tháng chết hồ sơ gồm: Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử hoặc bản sao giấy báo tử hoặc bản sao quyết định của Tòa án tuyên bố là đã chết.
2. Thực hiện tiếp nhận dữ liệu điều chỉnh và hồ sơ từ Phòng/Bộ phận Quản lý Thu chuyển đến mà nội dung liên quan đến dữ liệu thu.
3. Rà s oát, đối chiếu hồ sơ, dữ liệu theo quy định tại điểm 1.2 khoản 1 Điều 7; đồng thời thực hiện:
a) Trường hợp người hưởng trợ cấp tuất hằng tháng đối với người đủ 80 tuổi trở lên chết còn số tiền trợ cấp hằng tháng của những tháng chưa nhận hoặc số tiền đã chi trả vượt quá tháng người hưởng chết thì hướng dẫn thân nhân thực hiện thủ tục để truy lĩnh số tiền chưa nhận hoặc thực hiện thu hồi số tiền đã chi không đúng.
b) Trường hợp người hưởng cư trú tại địa bàn khác với nơi giải quyết điều chỉnh, hủy quyết định hưởng chế độ BHXH theo quy định tại tiểu tiết d tiết 1.1.1 điểm 1.1 khoản 1 Điều 4 (bao gồm hủy quyết định hủy hưởng BHXH một lần đã ban hành) thì cơ quan BHXH nơi người hưởng cư trú có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ cơ quan BHXH nơi giải quyết điều chỉnh, hủy quyết định hưởng thu hồi số tiền hưởng không đúng quy định (nếu có) về quỹ BHXH.
d) Đối với kiến nghị của cơ quan thanh tra, kiểm tra, kiếm toán khi xem xét hồ sơ đ ể điều chỉnh, hủy quyết định, tạm dừng, hưởng tiếp, chấm dứt hưởng nếu thấy chưa đủ căn cứ để thực hiện thì có văn bản báo cáo cơ quan thanh tra, kiểm tra, kiểm toán về việc không thực hiện điều chỉnh, hủy quyết định, tạm dừng, hưởng tiếp, chấm dứt hưởng đối với các trường hợp không đủ căn cứ thực hiện.
đ) Việc điều chỉnh, hủy quyết định hưởng BHXH của NLĐ thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an do BHXH Quân đội, BHXH Công an nhân dân thực hiện; đồng thời chuyển hồ sơ điều chỉnh, hủy quyết định hưởng đến BHXH tỉnh nơi đang chi trả chế độ để quản lý, chi trả (trừ trường hợp điều chỉnh do thay đổi mức tham chiếu).
e) Trường hợp có căn cứ để xác định việc hưởng BHXH không đúng quy định của pháp luật theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 75 Luật BHXH📌 thì phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh có kết luận cụ thể bằng văn bản về việc hưởng BHXH không đúng quy định để làm căn cứ ra quyết định hủy, tạm dừng, hoặc chấm dứt hưởng BHXH.
g) Đối với hồ sơ hưởng BHXH hằng tháng do các ngành khác đã giải quyết và bàn giao sang cơ quan BHXH quản lý, chi trả thì việc điều chỉnh, chấm dứt hưởng phải căn cứ trên cơ sở quyết định, kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
h) Việc điều chỉnh chung mức hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đối với đối tượng đã giải quyết hưởng BHXH theo quy định của chính sách được thực hiện theo văn bản hướng dẫn tại thời điểm phát sinh chính sách.
4. Xét duyệt chế độ theo quy định tại điểm 1.3 khoản 1 Điều 7
– Phê duyệt, ký số: Quyết định điều chỉnh (Mẫu số 06A-HSB) hoặc Quyết định hủy (Mẫu số 06B-HSB) hoặc chấm dứt hưởng (Mẫu 06C-HSB); Quyết định tạm dừng hưởng (Mẫu số 10-HSB) hoặc hưởng tiếp các chế độ BHXH hằng tháng (Mẫu số 11-HSB); Quyết định thôi hưởng trợ cấp tuất hằng tháng đối với người từ đủ 80 tuổi trở lên chết (Mẫu số 06D-HSB) tương ứng với từng trường hợp.
– Cập nhật số tiền truy lĩnh trên phần mềm TCS để đưa vào danh sách chi trả đối với trường hợp sau khi ra quyết định điều chỉnh có số tiền truy lĩnh; cập nhật thông tin thu hồi trên phần mềm TCS đối với trường hợp sau khi ra quyết định điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng có phát sinh số tiền thu hồi.
5. Lập, chuyển danh sách chi trả: Căn cứ các quyết định điều chỉnh, hủy, tạm dừng, hưởng tiếp, chấm dứt hưởng do cơ quan BHXH ban hành và các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để lập danh sách chi trả theo quy định tại khoản 2 Điều 7.
6. Khóa số liệu, lập báo cáo: Thực hiện theo quy định tại điểm 3.1, 3.2 khoản 3 Điều 7 theo phân cấp.
7. Thời hạn giải quyết:
7.1. Giải quyết điều chỉnh, hủy quyết định, chấm dứt hưởng BHXH
– Đối với chế độ TNLĐ, BNN: Tối đa 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
– Đối với lương hưu: Tối đa 12 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
– Đối với NLĐ không đủ điều kiện hưởng lương hưu và chưa đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
– Đối với BHXH một lần; trợ cấp một lần đối với người đang hưởng BHXH hằng tháng ra nước ngoài định cư: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
– Đối với chế độ tử tuất: Tối đa 08 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
– Đối với trợ cấp theo Quyết định số 613/QĐ-TTg: Tối đa 15 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
– Trường hợp đề nghị cập nhật thông tin nhân thân theo CCCD: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
7.2. Giải quyết tiếp tục hưởng BHXH hằng tháng trong trường hợp đã bị tạm dừng hoặc chấm dứt hưởng; Giải quyết thôi hưởng trợ cấp tuất hằng tháng đối với người từ đủ 80 tuổi trở lên đang hưởng trợ cấp tuất hằng tháng chết: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Điều 15. Giải quyết chuyển hưởng sang địa bàn khác
1. Chuyển hưởng chế độ BHXH đối với trường hợp bắt đầu hưởng BHXH hằng tháng tại địa bàn khác; hưởng chế độ TNLĐ, BNN một lần, trợ cấp mai táng, trợ cấp tuất một lần bằng tiền mặt không cùng địa bàn nơi giải quyết hưởng.
1.1. Phòng/Bộ phận chế độ BHXH nơi chuyển đi
Trường hợp có đề nghị chuyển nơi hưởng chế độ BHXH, khi giải quyết hưởng đồng thời lập Thông báo Mẫu số 18-HSB, Thông báo Mẫu số 23-HSB trình lãnh đạo phê duyệt, ký số trên phần mềm TCS:
1.1.1. Chuyển trên phần mềm TCS thông báo Mẫu số 18-HSB đến BHXH tỉnh/BHXH cơ sở nơi người hưởng đăng ký nhận chế độ.
1.1.2. Chuyển phát hành theo quy định về công tác văn thư để Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở trả kết quả giải quyết theo hình thức đăng ký nhận hồ sơ Thông báo theo Mẫu số 23-HSB, hồ sơ (nếu có).
1.2. Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH nơi chuyến đến
1.2.1. Truy cập phần mềm TCS để tiếp nhận Thông báo Mẫu số 18-HSB.
1.2.2. Kiểm tra hồ sơ trên Hệ thống lưu trữ tập trung theo quy định; báo tăng trên phần mềm TCS, cập nhật vào danh sách chi trả đối với trường hợp giải quyết đúng quy định. Trường hợp không đủ điều kiện hưởng, giải quyết không đúng quy định thì thực hiện theo quy định tại tiết b điểm 9.2 khoản 9 Điều 4.
1.2.3. Thời hạn giải quyết: Thực hiện ngay khi tiếp nhận hồ sơ.
2. Chuyển nơi hưởng BHXH hằng tháng đối với người đang hưởng
2.1. Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH nơi chuyển đi
Tiếp nhận Văn bản đề nghị của người hưởng (Mẫu số 14-HSB); Bản chính hoặc bản sao Văn bản ủy quyền (nếu có) từ Bộ phận TN -Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến để giải quyết:
a) Chuyển hưởng trong địa bàn BHXH cơ sở quản lý: Chuyển đổi tổ chi trả theo địa bàn người hưởng đăng ký và cập nhật trên phần mềm TCS.
b) Chuyển hưởng đến địa bàn BHXH tỉnh khác hoặc BHXH cơ sở khác trong tỉnh hoặc ngoài tỉnh: Sau khi kiểm tra hồ sơ, điều kiện hưởng, nếu đảm bảo đầy đủ thì lập và trình Lãnh đạo phê duyệt, ký số Thông báo Mẫu số 18- HSB; Mẫu số 23-HSB:
– Chuyển trên phần mềm TCS Thông báo Mẫu số 18-HSB đến BHXH tỉnh/BHXH cơ sở nơi người hưởng đăng ký chuyển hưởng; báo giảm trên phần mềm TCS.
– Chuy ể n phát hành theo quy định về công tác văn thư để Bộ phận TN-Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở trả kết quả giải quyết theo hình thức đăng ký nhận hồ sơ Thông báo Mẫu số 23-HSB.
2.2. Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH nơi chuyển đến: Truy cập phần mềm TCS để tiếp nhận thông báo Mẫu số 18-HSB; trình lãnh đạo phê duyệt, báo tăng trên phầm mềm phần mềm TCS.
2.3. Thời hạn giải quyết: Thực hiện ngay khi tiếp nhận hồ sơ.
3. Chuyển hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp cán bộ xã hàng tháng.
3.1. Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở nơi chuyển đi
3.1.1. Tiếp nhận Văn bản đề nghị (Mẫu số 14-HSB) của NLĐ.
3.1.2. Giải quyết chuyển hồ sơ
a) Kiểm tra hồ sơ, điều kiện hưởng; chuyển sổ BHXH của NLĐ cho Phòng/Bộ phận Quản lý Thu để rà soát, cập nhật quá trình đóng BHXH vào hệ thống.
b) Tiếp nhận lại s ổ BHXH đã được hoàn thiện từ Phòng/Bộ phận Quản lý Thu.
c) Lập và trình lãnh đạo phê duyệt Giấy giới thiệu chuyển hồ sơ Mẫu số 15A-HSB.
d) Chuyển toàn bộ hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng kèm theo Văn bản đề nghị và Giấy giới thiệu chuyển hồ sơ Mẫu số 15A-HSB trên hệ thống; đồng thời chuyển hồ sơ giấy đến BHXH tỉnh/BHXH cơ sở nơi người hưởng đề nghị.
3.2. Bộ TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở nơi chuyển đến
a) Tiếp nhận Giấy giới thiệu Mẫu số 15A-HSB kèm theo Văn bản đề nghị và hồ sơ chuyển đến.
b) Lập và trình lãnh đạo phê duyệt Thông báo Mẫu số 15B-HSB.
c) Chuy ể n phát hành theo quy định về công tác văn thư để trả cho người hưởng Thông báo Mẫu số 15B-HSB theo hình thức đăng ký nhận hồ sơ.
d) Thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định.
đ) Thời hạn giải quyết: Thực hiện ngay khi tiếp nhận hồ sơ.
Mục II. QUY TRÌNH CHI TRẢ BẢO HIỂM XÃ HỘI HẰNG THÁNG, BẢO HIỂM XÃ HỘI MỘT LẦN Điều 16. Chi trả bảo hiểm xã hội một lần
1. Tiếp nhận và chuyển hồ sơ chi trả
Phòng/Bộ phận KHTC: Tiếp nhận dữ liệu điện tử trên phần mềm KTTT Danh sách Mẫu số C97-HSB, 27A-HSB, 27B-HSB từ Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH ký số chuyển sang trên phần mềm TCS; Tờ khai của thân nhân theo Mẫu số 09-HSB từ Bộ phận TN-Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở theo phân cấp.
2. Chuyển kinh phí
BHXH tỉnh chuyển kinh phí cho BHXH cơ sở để BHXH cơ sở thực hiện chi trả theo phân cấp.
3. Tổ chức chi trả
3.1. Chi trả qua tài khoản cá nhân
Phòng/Bộ phận KHTC: Căn cứ Danh sách Mẫu số C97-HSB; Danh sách Mẫu số 7b-CBH; Tờ khai của thân nhân theo Mẫu số 09-HSB; đối chiếu với dữ liệu đang quản lý để chi trả qua tài khoản cá nhân cho thân nhân người hưởng từ trần nhưng chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH.
a) Thực hiện chuyển tiền ngay trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được danh sách.
Trường hợp chi qua lệnh chi điện tử, thực hiện theo quy định tại khoản 16 Điều 3.
b) Ngay sau khi chuyển tiền vào tài khoản của người hưởng, hệ thống ứng dụng VssID gửi thông báo việc cơ quan BHXH đã chuyển tiền trợ cấp đến từng người.
3.2. Chi bằng tiền mặt
Phòng/Bộ phận KHTC:
3.2.1. Căn cứ Danh sách
Mẫu số C97-HSB và Danh sách Mẫu số 7b-CBH; Căn cứ Tờ khai của thân nhân Mẫu số 09-HSB, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý để chi trả cho thân nhân người hưởng từ trần nhưng chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH.
3.2.2. Khi chi trả chế độ BHXH một lần, thực hiện kiểm tra, đối chiếu như sau:
a) Trường hợp người hưởng đăng ký nhận chế độ BHXH một lần trực tiếp bằng tiền mặt tại cơ quan BHXH: Yêu cầu người hưởng nhận chế độ BHXH một lần xuất trình CCCD để đối chiếu, xác thực nhân thân và sao chụp CCCD của người hưởng trong quá trình chi trả để lưu hồ sơ chi trả. Thực hiện kiểm tra đối chiếu chữ ký của người hưởng tại Văn bản đề nghị hưởng BHXH một lần (Mẫu số 14-HSB) với chữ ký trên danh sách chi trả trợ cấp BHXH một lần (Mẫu số C97-HSB).
b) Trường hợp người hưởng ủy quyền cho người khác nhận chế độ BHXH một lần bằng tiền mặt, người nhận thay phải xuất trình giấy ủy quyền theo đúng quy định và CCCD. Trong quá trình chi trả, cán bộ chi trả phải thực hiện kiểm tra đối chiếu chữ ký của người ủy quyền tại giấy ủy quyền (Mẫu số 13-HSB) hoặc Văn bản ủy quyền với chữ ký của người ủy quyền tại Văn bản đề nghị hưởng trợ cấp BHXH một lần (Mẫu số 14-HSB) đảm bảo kh ớ p đúng. Thực hiện đối chiếu và sao chụp CCCD của người được ủy quyền trong quá trình chi trả để lưu vào hồ sơ chi trả.
4. Lập mẫu biểu báo cáo
4.1. Phòng KHTC
4.1.1. Căn cứ danh sách Mẫu số 27A-HSB, 27B-HSB, lập Danh sách Mẫu số C75-CBH; vào s ổ chi tiết theo dõi thu hồi của từng đối tượng do BHXH tỉnh quản lý và tổng hợp danh sách thu hồi của toàn tỉnh theo quy định.
4.1.2. Lập báo cáo
a) Ngày làm việc cuối cùng hàng tháng, lập Danh sách Mẫu số 7b-CBH của BHXH tỉnh theo phân cấp.
b) Hàng tháng, lập báo cáo tổng hợp chi trả chế độ BHXH một lần theo Mẫu số 4-CBH do BHXH tỉnh quản lý và căn cứ báo cáo theo Mẫu số 4-CBH do Bộ phận KHTC BHXH cơ sở gửi đến để tổng hợp báo cáo của toàn tỉnh.
Thời gian cập nhật dữ liệu số phải chi các chế độ BHXH một lần theo Mẫu số 4-CBH lên phần mềm nghiệp vụ: Chậm nhất ngày 01 của tháng sau.
4.2. Bộ phận KHTC
4.2.1. Thực hiện như quy định tại điểm 4.1 khoản 4 Điều này theo phân cấp.
4.2.2. Ngày làm việc cuối cùng hàng tháng, lập Danh sách Mẫu số 7b- CBH của BHXH cơ sở theo phân cấp.
Điều 17. Chi trả bảo hiểm xã hội hằng tháng
1. Tiếp nhận hồ sơ chi trả
Tiếp nhận từ Phòng Chế độ BHXH Danh sách Mẫu số C72a-HSB, Danh sách Mẫu số 8c-CBH; từ Phòng Quản lý Thu thông báo Mẫu số C12-TS; tiếp nhận từ Bộ phận TN-Trả kết quả BHXH tỉnh Tờ khai của thân nhân Mẫu số 09- HSB. Chuyến Bộ phận KHTC Danh sách Mẫu số C72a-HSB đối với người hưởng bằng tiền mặt. Chuyển tổ chức HTCT cấp tỉnh Danh sách Mẫu số C72a- HSB đối với người hưởng bằng tiền mặt, Danh sách Mẫu số 8c-CBH để thực hiện theo dõi thu hồi.
1.2. Tổ chức HTCT cấp tỉnh: Tiếp nhận bản điện tử Danh sách Mẫu số C72a-HSB do cơ quan BHXH ký số chuyển sang và chuyển dữ liệu Danh sách Mẫu số C72a-HSB chi bằng tiền mặt cho tổ chức HTCT cơ sở.
1.3. Tổ chức HTCT cơ sở: Tiếp nhận bản điện tử danh sách chi trả Mẫu số C72a-HSB do Tổ chức HTCT cấp tỉnh gửi đến; thực hiện in, đóng dấu treo và dấu giáp lai vào Danh sách Mẫu số C72a-HSB để thực hiện chi trả cho người hưởng nhận bằng tiền mặt theo quy định và Văn bản ủy quyền đã ký.
2. Chuyển kinh phí
2.1. Chuyển kinh phí cho Tổ chức HTCT cấp tỉnh
a) Trước 04 ngày theo lịch chi trả, Phòng KHTC tạm ứng bằng số tiền đã quyết toán của tháng trước.
b) Ngày 01 hàng tháng, đối chiếu, thực hiện đối trừ số tiền chi BHXH đã chuyển cho Tổ chức HTCT của tháng trước còn dư (nếu có) trên Bảng thanh toán Mẫu số C74-CBH với Danh sách Mẫu số C72a-HSB (tiền mặt) để chuyển tiếp số kinh phí còn lại.
c) Lập Thông báo Mẫu số 1-CBH gửi BHXH cơ sở biết số kinh phí chi trả cho người hưởng trên địa BHXH cơ sở quản lý do BHXH tỉnh chuy ể n cho Tổ chức HTCT cấp tỉnh.
2.2. Việc chuyển kinh phí được thực hiện qua lệnh chi điện tử trên phần mềm nghiệp vụ. Trường hợp sai thông tin tài khoản, thực hiện rà soát, xử lý đ ể có thông tin chính xác chuyển tiền lại ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
3. Tổ chức chi trả
3.1. Chi trả cho thân nhân người hưởng từ trần còn những tháng chưa nhận
Phòng/Bộ phận KHTC: Căn cứ Danh sách Mẫu số C72-HSB; Danh sách Mẫu số 7a-CBH; Mẫu số 7a-ATM, Tờ khai của thân nhân theo Mẫu số 09-HSB, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý để chi trả ngay cho thân nhân người hưởng từ trần nhưng còn những tháng chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH.
3.2. Chi trả qua tài khoản cá nhân
3.2.1. Tổ chức chi trả BHXH hằng tháng qua tài khoản cá nhân tại BHXH tỉnh.
3.2.2. Phòng KHTC
a) Thực hiện chi trả qua tài khoản cá nhân cho người hưởng.
Trường hợp chi qua lệnh chi điện tử, thực hiện như khoản 17 Điều 3.
c) Ngày 26 hàng tháng lập Danh sách Mẫu số 7a-ATM ký số chuyển từ phần mềm KTTT sang phần mềm TCS cho Phòng Chế độ BHXH để có căn cứ cập nhật dữ liệu chi trả tháng sau (số liệu chậm lĩnh trên Danh sách Mẫu số C72a-HSB).
d) Thông báo việc chuyển tiền chi BHXH hằng tháng cho người hưởng.
Ngay sau khi chuyển tiền thành công qua tài khoản cá nhân cho người hưởng, căn cứ nội dung chuyển tiền trên ủy nhiệm chi, phần mềm KTTT tự động gửi thông báo đến tài khoản VssID của từng người hưởng.
3.3. Chi trả bằng tiền mặt
3.3.1. Phòng KHTC
a) Tổ chức chi trả BHXH hằng tháng cho người hưởng bằng tiền mặt qua hệ thống Tổ chức HTCT theo Hợp đồng đã ký kết.
b) Căn cứ Danh sách Mẫu số 27A-HSB, 27B-HSB, lập Danh sách Mẫu số C75-CBH, vào sổ chi tiết theo dõi thu hồi của từng đối tượng do BHXH tỉnh quản lý và tổng hợp danh sách thu hồi của toàn tỉnh theo quy định.
c) Thanh toán chi phí chi trả cho Tổ chức HTCT cấp tỉnh sau khi nhận được hóa đơn tài chính.
3.3.2. Tổ chức HTCT
Thực hiện chi trả BHXH hằng tháng bằng tiền mặt và các khoản trợ cấp BHXH một lần bằng tiền mặt kèm theo chế độ BHXH hằng tháng:
a) Chi trả tại điểm chi trả: Từ ngày 02 đến ngày 10 vào giờ hành chính của tháng tổ chức chi trả; chỉ kết thúc chi trả trước ngày mùng 10 đối với các điểm đã chi trả hết số lượng người hưởng theo danh sách do cơ quan BHXH chuyển đến.
c) Tổ chức HTCT thực hiện lưu chữ ký mẫu của người hưởng, người được ủy quyền cùng thông tin, hình ảnh của người hưởng, người được ủy quyền để làm căn cứ kiểm tra đối chiếu trong quá trình chi trả. Trong quá trình chi trả, cán bộ chi trả phải thực hiện kiểm tra đối chiếu chữ ký người hưởng, người được ủy quyền tại Danh sách Mẫu số C72a-HSB với chữ ký mẫu đảm bảo khớp đúng.
4. Thanh quyết toán với Tổ chức HTCT
4.1. Bộ phận KHTC: Thực hiện thanh quyết toán số tiền chi lương hưu, trợ cấp BHXH qua Tổ chức HTCT theo hợp đồng đã ký kết.
b) Hướng dẫn Tổ chức HTCT lưu trữ Danh sách chi trả bằng tiền mặt và Giấy nhận tiền Mẫu số C95-HSB có chữ ký của người hưởng do Tổ chức HTCT chi trả theo đúng quy định của pháp luật; lập Bảng thanh toán Mẫu số C74-CBH gửi cơ quan BHXH.
– Thực hiện đối chiếu, kiểm tra, xét duyệt số tiền tổ chức HTCT đã chi trả trong tháng tại Bảng thanh toán Mẫu số C74-CBH, gửi: Tổ chức HTCT cơ sở 01 bản, gửi Phòng KHTC 01 bản.
– Xây dựng kế hoạch, định kỳ tổ chức kiểm tra, đối chiếu số phải chi, đã chi, chưa chi giữa chứng từ lưu tại cơ quan Tổ chức HTCT với hồ sơ quyết toán Tổ chức HTCT gửi cơ quan BHXH.
c) Số tiền Tổ chức HTCT chưa chi hết hàng tháng không phải chuy ể n về cơ quan BHXH mà sẽ tính vào số tiền ứng của tháng sau. Hàng năm, thực hiện đối chiếu ký xác nhận số tiền đã nhận, số tiền đã chi, số đã tạm ứng nhưng chưa chi đến hết ngày 31/12 tại Mục B-Tình hình kinh phí trên Bảng thanh toán Mẫu số C74-CBH.
4.2. Tổ chức HTCT cơ sở
Lập Danh sách theo Mẫu số 7a-CBH, 7c-CBH, Bảng thanh toán theo Mẫu số C74-CBH, chuy ể n qua dữ liệu điện tử để thực hiện thanh quyết toán với BHXH cơ sở theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
5. Thanh toán chi phí chi trả
Tiếp nhận Danh sách Mẫu số C74-CBH từ Bộ phận KHTC và Mẫu số C67- HSB từ Tổ chức HTCT cấp tỉnh để thực hiện tổng hợp, thanh toán chi phí chi trả cho Tổ chức HTCT cấp tỉnh.
6. Lập mẫu biểu báo cáo
Phòng/Bộ phận KHTC:
a) Lập Danh sách
Mẫu số C75-CBH, vào số chi tiết theo dõi thu hồi của từng đối tượng theo quy định; Căn cứ số liệu tại
Thông báo C12-TS để theo dõi ghi thu, ghi chi số tiền đóng BHYT theo phân cấp.
b) Hàng tháng, lập báo cáo tổng hợp chi chế độ BHXH hằng tháng theo Mẫu số 4-CBH của toàn tỉnh.
c) Thời gian cập nhật dữ liệu số phải chi các chế độ BHXH hằng tháng theo Mẫu số 4-CBH lên phần mềm nghiệp vụ: Chậm nhất ngày 01 của tháng sau.
Trách nhiệm của Phòng KHTC:
1. Đối với chi trả kinh phí hỗ trợ chuyển đổi nghề sau TNLĐ, BNN; kinh phí hỗ trợ phòng ngừa, chia sẻ rủi ro về TNLĐ, BNN; kinh phí điều tra lại vụ TNL Đ, BNN
a) Tiếp nhận và căn cứ Danh sách Mẫu số C90-HSB từ Phòng Chế độ BHXH chuy ể n đến, chuyển tiền hỗ trợ vào tài khoản của đơn vị SDLĐ;
b) Thời hạn thực hiện: Tối đa 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận Danh sách.
2. Đối với chi tạm ứng và quyết toán kinh phí hỗ trợ điều tra lại vụ TNLĐ, BNN
a) Tiếp nhận và căn cứ Danh sách tạm ứng Mẫu số C19a-HSB, Danh sách quyết toán Mẫu số C19b-HSB từ Phòng Chế độ BHXH chuyển đến, chuyển tiền tạm ứng, tiền quyết toán kinh phí điều tra lại đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
b) Thời hạn thực hiện: Tối đa 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận giấy đề nghị tạm ứng và danh sách.
Mục III. QUẢN LÝ NGƯỜI HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI HẰNG THÁNG Điều 19. Quản lý thông tin dữ liệu người hưởng
1. Trách nhiệm của Phòng/Bộ phận chế độ BHXH
1.1. Cập nhật thông tin người hưởng trên phần mềm TCS đảm bảo toàn bộ người hưởng phải có đầy đủ các thông tin cơ bản phục vụ công tác quản lý như: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, mã số BHXH, số CCCD, số điện thoại liên hệ, hình thức nhận tiền (tiền mặt/tài khoản cá nhân, trực tiếp/ủy quyền), số tài khoản, địa chỉ nơi đăng ký nhận lương hưu, trợ cấp BHXH, các thông tin liên quan đến việc ủy quyền (nếu người hưởng ủy quyền cho người khác lĩnh thay)…
1.2. Đối với người hưởng đề nghị điều chỉnh thông tin theo CCCD
Trên cơ sở thông tin tại Văn bản đề nghị (Mẫu số 14-HSB) của người đang hưởng BHXH hằng tháng hoặc thân nhân người hưởng BHXH hằng tháng chết do Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến, thực hiện đối chiếu với thông tin trong CSDL xét duyệt chính sách và CSDL quốc gia về dân cư, nếu khớp đúng:
a) Cập nhật thông tin nhân thân đề nghị điều chỉnh của người hưởng vào phần mềm TCS.
b) Cập nhật thông tin người hưởng đã được điều chỉnh vào các danh sách:
b 1) Danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (Mẫu C72a-HSB) để chi trả.
b2) Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu số D03-TS) chuyển Phòng/Bộ phận Quản lý Thu để thực hiện cấp lại thẻ BHYT đối với người hưởng.
c) Trong thời gian 05 ngày làm việc, trình lãnh đạo phê duyệt, ký số trên phần mềm TCS Văn bản xác nhận cập nhật thông tin (Mẫu số 29-HSB) chuy ể n phát hành theo quy định về công tác văn thư đ ể Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở trả cho người đề nghị (trường hợp có yêu cầu) theo hình thức đăng ký.
1.3. Đối với người hưởng có thông tin trong phần mềm TCS chưa đồng bộ với CSDL quốc gia về dân cư, thực hiện:
a) Lập Danh sách người hưởng BHXH hằng tháng cần xác minh lại thông tin (Mẫu số 30-HSB) chuyển Tổ chức HTCT thực hiện xác minh.
b) Yêu cầu tổ chức HTCT hướng dẫn người hưởng xác nhận thông tin chưa thống nhất và lập Văn bản đề nghị (Mẫu số 14-HSB) gửi cơ quan BHXH (hoặc thông qua Tổ chức HTCT) để cập nhật thông tin điều chỉnh vào phần mềm TCS.
c) Thực hiện như điểm 1.2 khoản 1 Điều này.
1.4. Đối với người hưởng ủy quyền cho người khác lĩnh thay
b) Hàng tháng, Phòng Chế độ BHXH lập danh sách người hưởng ủy quyền cho người khác lĩnh thay còn dưới 02 tháng hết hạn ủy quyền (Mẫu số 37-HSB) chuyến Tổ chức HTCT để in và niêm yết công khai tại các điểm chi trả.
Ngay khi danh sách Mẫu số 37-HSB được lập, hệ thống tự động gửi thông báo đến tài khoản VssID của từng người hưởng về việc thời hạn ủy quyền sắp hết hạn đ ể người hưởng xác lập ủy quyền mới hoặc đề nghị nhận trực tiếp.
c) Trường hợp người hưởng tiếp tục ủy quyền
cl) Tiếp nhận từ Tổ chức HTCT dữ liệu thông tin ủy quyền (bao gồm: Thời hạn ủy quyền, lý do ủy quyền, hình thức ủy quyền nhận chế độ, nếu nhận qua tài khoản cá nhân thì ghi rõ thông tin chủ tài khoản, số tài khoản và ngân hàng) và Văn bản ủy quyền của người hưởng nhận qua tài khoản cá nhân đối với trường hợp người hưởng nộp hồ sơ thông qua Tổ chức HTCT.
c2) Tiếp nhận Văn bản ủy quyền từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở trường hợp người hưởng nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH.
c3) Căn cứ thông tin ủy quyền hoặc Văn bản ủy quyền, thực hiện cập nhật thông tin điều chỉnh vào phần mềm TCS làm căn cứ lập danh sách chi trả BHXH hằng tháng theo quy định. Chuyển Văn bản ủy quyền cho tổ chức HTCT đối với trường hợp người hưởng ủy quyền nhận bằng tiền mặt.
d) Trường hợp người hưởng không tiếp tục ủy quyền và có đề nghị trực tiếp nhận BHXH hằng tháng:
d 1) Đề nghị Tổ chức HTCT hướng dẫn người hưởng lập Văn bản đề nghị Mẫu số 14-HSB về việc thay đ ổ i thông tin nhận BHXH hằng tháng.
d2) Tiếp nhận Văn bản đề nghị Mẫu số 14-HSB của người hưởng từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến (bao gồm của Tổ chức HTCT chuyển đến).
d3) Căn cứ Văn bản đề nghị Mẫu số 14-HSB, thực hiện cập nhật thông tin vào phần mềm TCS làm căn cứ lập danh sách chi trả BHXH hằng tháng theo hình thức người hưởng đăng ký.
đ) Trường hợp quá thời hạn ủy quyền:
đ1) Người hưởng không xác lập ủy quyền mới và không có đề nghị trực tiếp nhận BHXH hàng tháng: Phòng chế độ BHXH tiếp tục lập Danh sách chi trả BHXH hằng tháng theo quy định tại điểm 2.2 khoản 2 Điều 7 cùng danh sách người hưởng hết hạn ủy quyền nhận qua tài khoản cá nhân (Mẫu số 38-HSB) trình lãnh đạo phê duyệt, ký số trên phần mềm TCS chuyển Phòng KHTC tiếp nhận trên phần mềm KTTT.
đ2) Trường hợp người hưởng ủy quyền cho người khác lĩnh thay qua tài khoản cá nhân hết hạn ủy quyền mà tiếp tục có Văn bản ủy quyền lĩnh thay qua tài khoản cá nhân hoặc có Văn bản đề nghị Mẫu 14-HSB nhận trực tiếp qua tài khoản cá nhân trước ngày 25 của tháng chi trả: Phòng Chế độ BHXH lập Danh sách Mẫu số 1b-CBH chuyển Phòng KHTC cập nhật thông tin tài khoản để chi trả cho người hưởng.
1.5. Đối với người hưởng không cư trú tại địa chỉ đăng ký nhận BHXH hằng tháng; người hưởng định cư tại nước ngoài:
a) Cập nhật các thông tin theo dõi, quản lý trên phần mềm TCS như: Địa chỉ thư điện tử (nếu có), địa chỉ nơi đang cư trú khác với địa chỉ đăng ký nhận BHXH hằng tháng, quốc gia nơi đang định cư, thông tin liên hệ của một thân nhân người hưởng, thông tin cá nhân của người được ủy quyền (nếu có ủy quyền), thời hạn ủy quyền…
b) Hướng dẫn người hưởng làm thủ tục di chuyển hồ sơ hưởng BHXH hằng tháng đến địa phương nơi đang cư trú trong nước để thuận tiện cho việc nhận BHXH hằng tháng và khám bệnh, chữa bệnh BHYT.
1.6. Đối với người hưởng chấp hành hình phạt tù trước ngày 01/01/2016; người hưởng xuất cảnh trái phép; người hưởng bị Tòa án tuyên bố là mất tích: Thực hiện theo dõi riêng với các thông tin về thời điểm chấp hành hình phạt tù, xuất cảnh trái phép hoặc bị Tòa án tuyên bố là mất tích, từ chối hưởng…
1.7. Đối với người hưởng không xác minh được thông tin: Tiếp nhận Danh sách Mẫu số 33-HSB từ Tổ chức HTCT, thực hiện:
a) Cập nhật giảm hưởng trên phần mềm TCS làm căn cứ lập Danh sách Mẫu số C72a-HSB.
b) Lập và ký số Danh sách Mẫu số 72A-HSB định kỳ hàng tháng để theo dõi, quản lý.
c) Lập Danh sách Mẫu so D03-TS chuyển Phòng/Bộ phận Quản lý Thu để thực hiện giảm thẻ BHYT đối với người hưởng.
1.8. Đối với người đang tạm dừng hưởng đã được tổ chức HTCT xác minh thông tin theo Mẫu số 34-HSB và các trường hợp cơ quan BHXH tự rà soát, xác minh thông tin, thực hiện:
a) Rà soát, đối chiếu với Danh sách Mẫu số 72A-HSB để cập nhật tăng hưởng trên phần mềm TCS làm căn cứ lập Danh sách Mẫu số C72a-HSB và cập nhật giảm tại Danh sách Mẫu số 72A-HSB đang theo dõi, quản lý.
b) Lập Danh sách Mẫu số D03-TS chuyển Phòng/Bộ phận Quản lý Thu để thực hiện cấp lại thẻ BHYT đối với người hưởng.
2. Trách nhiệm của Phòng KHTC
2.1. Tiếp nhận Danh sách chi trả Mẫu số C72a-HSB cùng Danh sách Mẫu số 38-HSB theo tiểu tiết đ 1 tiết đ điểm 1.4 khoản 1 Điều này. Phần mềm KTTT tự động dừng việc chuyển tiền đối với các trường hợp người hưởng hết hạn ủy quyền lĩnh thay qua tài khoản cá nhân.
2.2. Rà soát, đối chiếu các trường hợp dừng chuyển tiền với Danh sách Mẫu số 38-HSB đảm bảo khớp đúng.
2.3. Tiếp nhận Danh sách Mẫu số 1b-CBH trên phần mềm KTTT từ Phòng Chế độ BHXH chuyển sang theo tiểu tiết đ2 tiết đ điểm 1.4 khoản 1 Điều này để thực hiện điều chỉnh thông tin và chi trả cho người hưởng. Trường hợp sau ngày 25 của tháng chi trả mà chưa có Văn bản ủy quyền hoặc Văn bản đề nghị của người hưởng theo Mẫu 14-HSB thì cập nhật số tiền chậm lĩnh vào danh sách chậm lĩnh (Mẫu số 7a-ATM) để chuyển Phòng Chế độ BHXH làm căn cứ lập danh sách chi trả BHXH hằng tháng của tháng tiếp theo.
3. Trách nhiệm của Tổ chức HTCT
3.1. Thông tin, tuyên truyền đến người hưởng các quy định của pháp luật và hướng dẫn của BHXH Việt Nam tại văn bản này để phối hợp thực hiện hiệu quả.
3.3. Thực hiện rà soát, theo dõi người hưởng có độ tuổi cao (từ 80 tuổi đến dưới 90 tuổi, từ 90 tuổi đến dưới 100 tuổi, từ 100 tuổi trở lên); người hưởng không ở nơi cư trú đã đăng ký; người hưởng ủy quyền cho người khác lĩnh thay … để quản lý, báo giảm kịp thời các trường hợp không đủ điều kiện hưởng theo quy định.
3.4. Tiếp nhận Danh sách
Mẫu số 01-ATM từ cơ quan BHXH chuyển đến để quản lý người hưởng; Lập và gửi bản điện tử Danh sách Mẫu số 8-CBH (đối với trường hợp chi trả tiền mặt), Danh sách
Mẫu số 8a-CBH (đối với trường hợp chi trả qua tài khoản cá nhân) cho cơ quan BHXH ngay khi có phát sinh đối với các trường hợp chi sai, chi vượt; người hưởng chết; người hưởng xuất cảnh trái phép; người hưởng bị tòa án tuyên bố mất tích. Hàng tháng, căn cứ dữ liệu trên Hệ thống và Danh sách
Mẫu số 8-CBH, 8c-CBH, các quyết định thu hồi do cơ quan BHXH chuyển đến và số tiền đã chi trả sai, thực hiện thu hồi và lập Danh sách
Mẫu số C75-CBH gửi cơ quan BHXH cùng với số tiền đã thu hồi.
3.5. Đối với người hưởng ủy quyền cho người khác lĩnh thay tại điểm 1.4 khoản 1 Điều này:
3.5.1. Tiếp nhận từ cơ quan BHXH
a) Danh sách Mẫu số 37-HSB để niêm yết công khai tại các điểm chi trả.
b) Văn bản ủy quyền của người hưởng đối với trường hợp nhận bằng tiền mặt (nếu có).
3.5.2. Hướng dẫn người hưởng lập Văn bản đề nghị Mẫu số 14-HSB về việc thay đổi thông tin nhận BHXH hằng tháng; tiếp nhận Văn bản đề nghị Mẫu số 14-HSB, Văn bản ủy quyền của người hưởng.
3.5.3. Chuyển cơ quan BHXH dữ liệu, thông tin ủy quyền, văn bản ủy quyền theo tiểu tiết c1 tiết c điểm 1.4 khoản 1 Điều này; Văn bản đề nghị Mẫu số 14-HSB của người hưởng ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ.
Điều 20. Xác minh thông tin người hưởng
1. Trách nhiệm của Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH
1.1. Rà soát, đối chiếu thông tin người đang hưởng với dữ liệu quốc gia về dân cư, dữ liệu hộ tịch được các cơ quan chức năng chia sẻ để kịp thời phát hiện các trường hợp hưởng không đúng quy định.
1.2. Hàng năm, phối hợp với Tổ chức HTCT xây dựng kế hoạch xác minh thông tin người hưởng BHXH qua tài khoản cá nhân phù hợp với nhóm người hưởng và đáp ứng yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số.
1.3. Hướng dẫn, kiểm tra các Tổ chức HTCT thực hiện các quy định về quản lý đối tượng, người hưởng ủy quyền cho người khác lĩnh thay việc chi trả, thu hồi tiền hưởng không đúng quy định.
2. Trách nhiệm của Tổ chức HTCT
2.1. Thực hiện xác minh thông tin người hưởng chế độ BHXH qua tài khoản cá nhân mở tại ngân hàng theo kế hoạch bằng các hình thức linh hoạt, phù hợp như: Trực tiếp, trên các phương tiện định danh, thư điện tử, Phiếu xác minh thông tin … đảm bảo chặt chẽ, chính xác, kịp thời.
2.2. Gửi kết quả xác minh theo Mẫu số 34-HSB cho cơ quan BHXH ngay khi có phát sinh.
2.3. Gửi kết quả tổng hợp xác minh theo Mẫu số 33-HSB cho cơ quan BHXH trước ngày 01/7 hàng năm.
Điều 21. Nguyên tắc lập danh sách chi trả, thanh toán các chế độ bảo hiểm thất nghiệp
1. Nguyên tắc cập nhật thông tin chi trả các chế độ BHTN
1.1. Thông tin của NLĐ theo quyết định hưởng, danh sách đề nghị thanh toán các chế độ BHTN được cập nhật vào hệ thống phải khớp đúng, đủ với dữ liệu trên hệ thống.
1.2. Trường hợp thông tin giải quyết hưởng chưa đúng, đủ; thông tin về việc đóng BHTN làm căn cứ hưởng không khớp với dữ liệu đóng BHTN quản lý trên phần mềm TST dẫn đến không đủ điều kiện hưởng; mức hưởng, thời gian hưởng được đề nghị thanh toán không khớp với thông tin quyết định hưởng đã được cập nhật trên phần mềm TCS thì:
1.2.1. Không cập nhật dữ liệu vào phần mềm TCS trừ trường hợp thông tin về việc giải quyết hưởng các chế độ BHTN không khớp đúng, đủ về thời gian đóng, mức đóng nhưng không dẫn đến phát sinh thu hồi tiền hưởng các chế độ TCTN nếu điều chỉnh đúng.
1.2.2. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ, Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH lập Thông báo Mẫu số 01/TB-HSB theo phân cấp chi trả trình Lãnh đạo BHXH tỉnh ký, chuyển phát hành theo quy định về công tác văn thư để chuyển Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh gửi Sở Nội vụ, Trung tâm DVVL, cơ sở đào tạo nghề nghiệp, đơn vị SDLĐ để bổ sung hồ sơ.
2. Chỉ lập danh sách chi trả các chế độ BHTN đối với các trường hợp đã nhận được quyết định hưởng (hưởng mới, tiếp tục hưởng) của cơ quan có thẩm quyền.
3. Dừng chi trả các khoản TCTN; hỗ trợ học nghề; hỗ trợ ĐTKNN khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc khi nhận được thông tin từ Trung tâm DVVL về trường hợp NLĐ không đến nhận quyết định về việc hưởng TCTN, NLĐ không đến thông báo về việc tìm kiếm việc làm và NLĐ thuộc trường hợp bị chấm dứt hưởng TCTN theo quy định. Trường hợp nhận được quyết định hủy, tạm dừng, chấm dứt hưởng TCTN sau khi chuyển danh sách chi trả thì thông báo ngay cho Phòng KHTC đê dừng chi trả TCTN đối với các trường hợp chưa chi.
4. Từ chối yêu cầu chi trả, thanh toán các chế độ BHTN không đúng quy định của pháp luật.
5. Không lập danh sách chi trả, thanh toán đối với các trường hợp:
5.1. Trường hợp hưởng TCTN mà đang hưởng lương hưu, đang làm việc và đóng BHXH bắt buộc; đã được giải quyết chế độ tử tuất đối với thân nhân NLĐ.
5.2. Phát hiện hưởng không đúng quy định.
5.3. Trường hợp đã hết thời hạn chi trả theo quy định.
5.4. Trường hợp chuy ể n đến hưởng TCTN mà nơi hưởng cũ chưa thực hiện các thủ tục di chuyển hưởng theo quy định.
6. Lập danh sách chi trả TCTN theo từng hình thức chi trả bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân.
7. Thời hạn chi trả đảm bảo theo quy định tại khoản 3 Điều 46 Luật Việc làm📌 và khoản 2 Điều 18, khoản 3 Điều 27 Nghị định số 28/2015/NĐ-CP📌 ngày 12/3/2015 của Chính phủ.
8. Việc tiếp nhận hồ s ơ chi trả các chế độ BHTN và trả kết quả được theo dõi trên Phần mềm Tiếp nhận và quản lý hồ sơ và lưu trữ theo quy định.
Điều 22. Nguyên tắc thu hồi tiền hưởng các chế độ bảo hiểm thất nghiệp
1. Trường hợp thuộc trách nhiệm thu hồi của cơ quan BHXH: Thực hiện theo quy định tại khoản 6 Điều 3.
2. Trường hợp không thuộc trách nhiệm thu hồi của cơ quan BHXH: Phòng Chế độ BHXH là đầu mối, phối hợp với Phòng/Bộ phận Quản lý Thu cung cấp thông tin NLĐ để phục vụ công tác thu hồi cho trung tâm DVVL.
3. Khi thực hiện các nghiệp vụ thu, giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHTN, cán bộ phải kiểm tra tình trạng thu hồi các chế độ BHTN để kịp thời cung cấp thông tin của NLĐ cho Phòng Chế độ BHXH nơi quản lý thu hồi có biện pháp thu hồi tiền hưởng sai quy định.
4. Nguyên tắc xác định tiền thu hồi, không phải trả trong năm, năm trước
4.1. Căn cứ xác định:
4.1.1. Thời điểm cập nhật thông tin thu hồi, không phải trả lên hệ thống;
4.1.2. Xác định năm chi trả của số tiền phải thu hồi, không phải trả.
4.2. Nguyên tắc xác định:
4.2.1. Số tiền thu hồi trong năm là số tiền thu hồi, không phải trả của số tiền hưởng đã lên danh sách chi trả, thanh toán các chế độ BHTN cùng năm thực hiện chuyên Phòng KHTC thông tin thu hồi, không phải trả;
4.2.2. Số tiền thu hồi, không phải trả năm trước là số tiền thu hồi, không phải trả của số tiền hưởng đã lên danh sách chi trả các chế độ BHTN khác năm với năm thực hiện chuyển Phòng KHTC thông tin thu hồi, không phải trả.
5. Việc quản lý thu hồi các chế độ BHTN được theo dõi trên Phần mềm nghiệp vụ và lưu trữ hồ sơ theo quy định; trạng thái thu hồi các chế độ BHTN được tự động liên thông giữa phần mềm TCS và phần mềm KTTT.
Mục II. LẬP DANH SÁCH CHI TRẢ, THU HỒI TRỢ CẤP THẤT NGHIỆP Điều 23. Tiếp nhận, cập nhật và lập danh sách chi trả trợ cấp thất nghiệp
Hàng ngày, Phòng Chế độ BHXH thực hiện:
1. Tiếp nhận hồ sơ chi trả TCTN (chi tiết tại Phụ lục II) từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh chuyển đến.
2. Đối chiếu và cập nhật dữ liệu hưởng theo hồ sơ chi trả
2.1. Đối với hồ sơ chi trả TCTN tháng đầu tiên: Đối chiếu thông tin trong Quyết định về hưởng TCTN với dữ liệu người tham gia đóng BHXH bắt buộc, BHTN và dữ liệu người hưởng chế độ hưu trí, MSLĐ hàng tháng, tử tuất đang quản lý, nếu khớp đúng, đủ theo quy định thì cập nhật dữ liệu hưởng TCTN theo hồ sơ chi trả đã tiếp nhận tại khoản 1 Điều này vào phần mềm TCS để theo dõi, quản lý đối tượng hưởng TCTN và lập danh sách chi trả TCTN.
2.2. Đối với hồ sơ chi trả TCTN tháng thứ 2 trở đi:
2.2.1. Cập nhật thông tin về việc tạm dừng, chấm dứt, tiếp tục hưởng, di chuyển hưởng, chậm lĩnh, truy lĩnh, không phải trả, điều chỉnh thông tin/hình thức chi trả; thông tin người hưởng TCTN đang đóng BHXH bắt buộc của hồ sơ chi trả đã tiếp nhận tại khoản 1 Điều này vào phần mềm TCS để thực hiện báo tăng, giảm, di chuy ể n hưởng, chậm lĩnh, truy lĩnh tiền hưởng TCTN trên hệ thống.
2.2.2. Đối chiếu thông tin hưởng TCTN trên hệ thống với dữ liệu đóng BHXH bắt buộc, BHTN và dữ liệu người hưởng chế độ hưu trí, MSLĐ hàng tháng, chế độ tử tuất để báo giảm trên hệ thống đối với các trường hợp phát hiện đang tham gia BHXH bắt buộc, BHTN hoặc hưởng chế độ hưu trí, trợ cấp MSLĐ hàng tháng hoặc đã được giải quyết hưởng chế độ tử tuất thì thực hiện báo giảm trên hệ thống và có Thông báo (Mẫu số 01/TB-HSB) gửi Trung tâm DVVL để thông báo về việc tạm dừng chi trả, đề nghị kiểm tra điều kiện hưởng và thực hiện các thủ tục chấm dứt hưởng TCTN theo quy định.
3. Lập danh sách chi trả đối với người hưởng TCTN tháng đầu tiên
3.1. Căn cứ hồ sơ đã tiếp nhận để lập danh sách chi trả TCTN (Mẫu số C72b-HSB) trình lãnh đạo BHXH tỉnh phê duyệt, ký số.
3.2. Thời hạn lập: 01 (một) ngày làm việc kể từ khi nhận được thông tin từ Trung tâm DVVL về việc NLĐ đã đến nhận quyết định hưởng hoặc đã thông báo việc tìm kiếm việc làm tháng đầu tiên. Trường hợp không nhận được thông tin từ Trung tâm DVVL thì lập danh sách chậm nhất trong ngày làm việc thứ 04 kể từ ngày nhận được quyết định hưởng.
4. Lập danh sách chi trả đối với người hưởng TCTN từ tháng thứ hai trở đi
4.1. Hàng ngày, lập danh sách chi trả TCTN (Mẫu số C72b-HSB) trình lãnh đạo BHXH tỉnh phê duyệt, ký số.
Trường hợp có tiền chậm lĩnh và truy lĩnh phải trả đối với trường hợp còn hưởng TCTN mà chưa thực hiện lập danh sách chi trả trong tháng thì thực hiện lập danh sách chi trả tiền chậm lĩnh, truy lĩnh cùng với tiền hưởng TCTN của tháng đó (Mẫu số C72b-HSB).
4.2. Thời hạn thực hiện: Ngày thứ 07 của tháng hưởng, trường hợp ngày thứ 07 của tháng hưởng rơi vào ngày nghỉ thì lập danh sách chi trả vào ngày làm việc liền kề trước đó.
Trường hợp nhận được đề nghị tiếp tục chi trả TCTN, quyết định về việc tiếp tục hưởng TCTN mà đã quá thời hạn lập danh sách theo quy định thì lập danh sách chi trả đối với trường hợp này ngay trong ngày.
5. Lập danh sách chậm lĩnh, truy lĩnh
5.1. Lập bổ sung Danh sách chi trả chậm lĩnh, truy lĩnh (Mẫu số C72b-HSB) trình Giám đốc BHXH tỉnh phê duyệt, ký số đối với các trường hợp sau:
5.1.1. Trường hợp đang hưởng TCTN có tiền chậm lĩnh phải trả mà đã lập danh sách chi trả của tháng đó.
5.1.2. Trường hợp đã hết thời hạn hưởng nhưng vẫn trong thời hạn chi trả có tiền TCTN chậm lĩnh phải trả.
5.1.3. Trường hợp có tiền truy lĩnh nhưng đã hết thời hạn hưởng TCTN và chuyển Phòng KHTC ngay trong ngày nhận được nhận hồ sơ chi trả TCTN.
5.2. Trường hợp chưa nhận tiền TCTN đã hết thời hạn hưởng ghi trong quyết định thì ngày chi trả cuối cùng là ngày hết hạn hưởng trong quyết định + 03 tháng.
6. Lập danh sách giảm: Trường hợp đã lập, chuy ể n danh sách nhưng chưa chi trả mà nhận được các quyết định về việc hủy, tạm dừng, chấm dứt hưởng TCTN; thông báo di chuyển hưởng, lập Danh sách báo giảm hưởng các chế độ BHTN (Mẫu số 12-CBH) và chuyển Phòng KHTC ngay trong ngày nhận được quyết định để không thực hiện chi trả cho NLĐ.
7. Lập danh sách đối với trường hợp có ngày thông báo tìm kiếm việc làm trùng với ngày nghỉ lễ, tết.
Giao Giám đốc BHXH tỉnh phối hợp với Trung tâm DVVL để nắm được lịch khai báo việc làm của NLĐ và lùi ngày lập Danh sách chi trả tương ứng với ngày khai báo việc làm để hạn chế phát sinh thu hồi TCTN.
8. Chuyển Phòng KHTC Danh sách chi trả TCTN (Mẫu số C72b-HSB) để cấp kinh phí và tổ chức chi trả.
Điều 24. Lập danh sách chậm lĩnh không phải trả, thu hồi trợ cấp thất nghiệp
Hàng ngày, Phòng Chế độ BHXH thực hiện:
1. Cập nhật trạng thái chậm lĩnh không phải trả, thông tin thu hồi trên phần mềm TCS
1.1. Căn cứ hồ sơ (chi tiết tại Phụ lục II) đã tiếp nhận và Danh sách chi trả TCTN (Mẫu số C72b-HSB) đã phê duyệt, ký số chuyển Phòng KHTC để xác định và cập nhật số tháng và số tiền TCTN chậm lĩnh không phải trả, thu hồi trên phần mềm TCS.
1.2. Không cập nhật thông tin thu hồi vào phần mềm TCS đối với những trường hợp tạm dừng chi trả do phát hiện trùng đóng BHXH, BHTN, trùng hưởng lương hưu, trợ cấp MSLĐ hàng tháng mà chưa có quyết định chấm dứt hoặc quyết định thu hồi của Sở Nội vụ.
2. Lập danh sách chậm lĩnh không phải trả, thu hồi TCTN
2.1. Hàng ngày, lập Danh sách chậm lĩnh không phải trả theo Mẫu số 27B-HSB, Danh sách thu hồi tiền hưởng các chế độ BHTN theo Mẫu số 27A-HSB, trình Giám đốc BHXH tỉnh phê duyệt, ký số.
2.2. Thời hạn lập: 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.
3. Lập Thông báo về việc NLĐ không đến nhận tiền TCTN (Mẫu số 14 ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH) gửi Trung tâm DVVL nơi NLĐ đang hưởng TCTN để bảo lưu thời gian đóng BHTN.
3.1. Đối tượng lập: NLĐ không đến nhận tiền TCTN sau thời hạn 03 tháng kể từ ngày hết thời hạn hưởng TCTN theo quyết định hưởng TCTN.
3.2. Căn cứ lập: Danh sách NLĐ không nhận TCTN (Mẫu số 7c-CBH), quyết định về việc hưởng TCTN, Danh sách báo giảm hưởng các chế độ BHTN (Mẫu số 12-CBH).
3.3. Thời hạn lập: Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Mẫu số 7c-CBH.
4. Chuy ể n danh sách, thông báo
4.1. Phòng KHTC:
4.1.1. Danh sách không phải trả các chế độ BHTN (Mẫu số 27B-HSB).
4.1.2. Danh sách thu hồi các chế độ BHTN (Mẫu số 27A-HSB).
4.2. Chuy ể n phát hành theo quy định về công tác văn thư Thông báo về việc NLĐ không đến nhận tiền TCTN (Mẫu số 14 ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH) để chuyển Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh gửi Trung tâm DVVL.
Hàng ngày, Phòng Chế độ BHXH thực hiện:
1. Lập Danh sách đóng BHYT cho người hưởng TCTN
1.1 Căn cứ quyết định hưởng TCTN, di chuyển hưởng, điều chỉnh hưởng của Sở Nội vụ đã được cập nhật trên Hệ thống lập Danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT cho người hưởng TCTN theo Mẫu số D03-TS.
1.2. Căn cứ quyết định chấm dứt hưởng, hủy hưởng, di chuyển hưởng, điều chỉnh hưởng, thu hồi TCTN của Sở Nội vụ đã được cập nhật trên Hệ thống lập danh sách báo giảm thẻ BHYT cho người hưởng TCTN theo Mẫu số D03- TS.
1.3. Thời gian lập
1.3.1. Trường hợp đề nghị cấp thẻ BHYT: thực hiện cùng với thời điểm lập Danh sách C72b-HSB tháng đầu tiên;
1.3.2. Trường hợp đề nghị giảm thẻ B H YT: ngay khi thực hiện cập nhật thông tin chấm dứt hưởng TCTN lên hệ thống.
2. Lập danh sách đề nghị xác nhận lại thời gian đóng BHTN trên sổ BHXH đối với người hưởng TCTN
2.1. Cập nhập thông tin bảo lưu thời gian đóng BHTN: Căn cứ Quyết định về việc bảo lưu thời gian đóng BHTN đối chiếu với Thông báo về việc NLĐ không đến nhận TCTN đã gửi Trung tâm DVVL để cập nhật số tháng đóng BHTN được bảo lưu của NLĐ vào hệ thống.
2.2. Căn cứ thông tin quyết định hưởng, chấm dứt hưởng, hủy hưởng, bảo lưu thời gian đóng BHTN đã được cập nhật trên Hệ thống lập Danh sách NLĐ hưởng TCTN, bảo lưu thời gian đóng BHTN chưa hưởng (Mẫu số D16-TS) trình Giám đốc BHXH tỉnh ký số.
3. Chuy ể n Phòng Quản lý Thu và phát triển người tham gia ngay trong ngày lập các danh sách sau:
3.1. Danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT cho người hưởng TCTN (Mẫu số D03-TS);
3.2. Danh sách NLĐ hư ở ng TCTN, bảo lưu thời gian đóng BHTN chưa hưởng (Mẫu số D16-TS) để đối chiếu và xác nhận lại dữ liệu tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng trên CSDL thu toàn quốc.
Mục III. LẬP DANH SÁCH THANH TOÁN KINH PHÍ HỖ TRỢ HỌC NGHỀ
Điều 26. Tiếp nhận hồ sơ, lập danh sách thanh toán, thu hồi kinh phí hỗ trợ học nghề
Phòng Chế độ BHXH thực hiện:
1. Tiếp nhận hồ sơ thanh toán kinh phí hỗ trợ học nghề từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh chuy ể n đến (chi tiết tại Phụ lục II).
2. Đối chiếu thông tin trong Quyết định về hưởng hỗ trợ học nghề với CSDL về việc đóng BHTN trên phần mềm TST để kiểm tra điều kiện, thời điểm, thời gian, mức hưởng hỗ trợ học nghề, thông tin lịch sử hưởng hỗ trợ học nghề trên phần mềm TCS; cập nhật dữ liệu hưởng vào phần mềm TCS để theo dõi, quản lý đối tượng hưởng và lập danh sách thanh toán hỗ trợ học nghề đối với trường hợp thông tin trên quyết định hưởng hỗ trợ học nghề kh ớ p với dữ liệu đóng BHTN quản lý trên Phần mềm TST và hưởng đúng theo quy định.
3. Đối chiếu thông tin trên Danh sách đề nghị thanh toán hỗ trợ học nghề (Mẫu số C87a-HD) với thông tin quyết định hưởng hỗ trợ học nghề đã được cập nhật trên hệ thống TCS để theo dõi, quản lý đối tượng hưởng và lập danh sách thanh toán hỗ trợ học nghề đối với trường hợp thông tin trên danh sách đề nghị thanh toán hỗ trợ học nghề khớp với thông tin quyết định hưởng đã được cập nhật trên phần mềm TCS và hưởng đúng theo quy định.
4. Lập danh sách thanh toán kinh phí hỗ trợ học nghề
4.1. Lập danh sách thanh toán kinh phí hỗ trợ học nghề hàng tháng
Căn cứ dữ liệu hưởng đã cập nhật trên Hệ thống để lập Danh sách được thanh toán kinh phí hỗ trợ học nghề (Mẫu số C87b-HSB) trình lãnh đạo BHXH tỉnh phê duyệt.
4.2. Lập danh sách thanh toán bổ sung
4.2.1. Trường hợp do cơ quan BHXH chi trả thiếu so với quyết định hưởng của c ơ quan có thẩm quyền và đề nghị của cơ sở đào tạo nghề nghiệp: Lập danh sách được thanh toán bổ sung kinh phí hỗ trợ học nghề theo Mẫu số C87b-HSB trình Giám đốc BHXH tỉnh ký số để tiếp tục thanh toán cho cơ sở đào tạo nghề nghiệp.
4.2.2. Trường hợp có kết luận của cơ quan có thẩm quyền: Căn cứ kết luận của cơ quan có thẩm quyền, BHXH tỉnh có văn bản đề nghị Sở Nội vụ ra quyết định điều chỉnh quyết định hưởng hỗ trợ học nghề theo quy định.
Căn cứ quyết định điều chỉnh hưởng hỗ trợ học nghề, lập Danh sách được thanh toán bổ sung kinh phí hỗ trợ học nghề (nếu có) theo Mẫu số C87b-HSB trình Giám đốc BHXH tỉnh ký số để tiếp tục thanh toán cho cơ sở đào tạo nghề nghiệp.
4.2.3. Trường hợp tạm dừng thanh toán hỗ trợ học nghề do phát hiện hưởng không đúng quy định, sau khi có quyết định, kết luận của Sở Nội vụ nếu còn tháng học nghề đúng quy định chưa thanh toán thì lập Danh sách được thanh toán bổ sung kinh phí hỗ trợ học nghề theo Mẫu số C87b-HSB trình Giám đốc BHXH tỉnh ký số để thanh toán cho cơ sở đào tạo nghề nghiệp.
5. Lập danh sách thu hồi hỗ trợ học nghề
5.1. Cập nhật dữ liệu thu hồi
Căn cứ hồ sơ chi trả và Danh sách được thanh toán kinh phí hỗ trợ học nghề (Mẫu số C87b-HSB) đã ký số chuyển Phòng KHTC để xác định số phải thu hồi tiền hưởng hỗ trợ học nghề và cập nhật đầy đủ thông tin thu hồi lên hệ thống đối với các trường hợp sau:
5.1.1. Có quyết thu hồi tiền hưởng hỗ trợ học nghề.
5.1.2. Quyết định điều chỉnh dẫn đến phát sinh thu hồi.
5.2. Trường hợp lập danh sách thanh toán không đúng với quyết định hưởng hoặc thanh toán không đúng thời hạn chế độ hỗ trợ học nghề dẫn đến phát sinh phải thu hồi theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
5.3. Lập danh sách thu hồi: Hàng ngày, Phòng Chế độ BHXH lập danh sách thu hồi tiền hưởng các chế độ BHTN theo Mẫu số 27A-HSB và trình Giám đốc BHXH tỉnh ký số.
6. Thời gian thực hiện: 02 ngày làm việc.
7. Chuyển phát hành theo quy định về công tác văn thư để:
7.1. Chuyển Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh: Danh sách được thanh toán kinh phí hỗ trợ học nghề (Mẫu số C87b-HSB) để gửi Cơ sở đào tạo nghề nghiệp.
7.2. Chuyển phòng KHTC: Danh sách được thanh toán kinh phí hỗ trợ học nghề (Mẫu số C87b-HSB), Danh sách thu hồi các chế độ BHTN (Mẫu số 27A- HSB).
7.3. Thời hạn chuyển: Ngay trong ngày lập Danh sách.
Phòng Chế độ BHXH thực hiện:
1. Tiếp nhận hồ sơ thanh toán hỗ trợ ĐTKNN (chi tiết tại Phụ lục II) từ Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh chuyển đến.
2. Đối chiếu thông tin trong Quyết định về hỗ trợ ĐTKNN với CSDL về việc đóng BHTN trên phần mềm TST để kiểm tra điều kiện, thời điểm, thời gian, mức hưởng hỗ trợ, thông tin lịch sử hưởng hỗ trợ ĐTKNN trên phần mềm TCS; cập nhật dữ liệu hưởng vào phần mềm TCS để theo dõi, quản lý đối tượng hưởng và lập danh sách thanh toán hỗ trợ ĐTKNN đối với trường hợp thông tin trên quyết định hưởng hỗ trợ ĐTKNN khớp với dữ liệu đóng BHTN quản lý trên hệ thống và hưởng đúng theo quy định.
3. Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH đối chiếu thông tin trên Danh sách đề nghị thanh toán hỗ trợ ĐTKNN (Mẫu số C92-HD) với thông tin quyết định hưởng hỗ trợ ĐTKNN đã được cập nhật trên hệ thống phần mềm TCS, cập nhật vào phần mềm TCS để theo dõi, quản lý đối tượng hưởng và lập danh sách thanh toán hỗ trợ ĐTKNN đối với trường hợp thông tin trên danh sách đề nghị thanh toán hỗ trợ ĐTKNN kh ớ p với thông tin quyết định hưởng đã được cập nhật trên phần mềm TCS và hưởng đúng theo quy định.
4. Lập danh sách thanh toán kinh phí hỗ trợ ĐTKNN
4.1. Lập danh sách thanh toán kinh phí hỗ trợ ĐTKNN hằng tháng
Căn cứ Danh sách C92-HD, dữ liệu hưởng đã được cập nhật trên Hệ thống để lập Danh sách thanh toán kinh phí hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho NLĐ (Mẫu số C93-HSB) trình lãnh đạo BHXH tỉnh phê duyệt.
4.2. Lập danh sách thanh toán bổ sung
4.2.1. Trường hợp do cơ quan BHXH chi trả thiếu so với quyết định hưởng của cơ quan có thẩm quyền và đề nghị của đơn vị: Lập Danh sách thanh toán kinh phí hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho NLĐ (Mẫu số C93-HSB) trình Giám đốc BHXH tỉnh ký số để tiếp tục thanh toán cho đơn vị.
4.2.2. Trường hợp có kết luận của cơ quan có thẩm quyền: Căn cứ kết luận của cơ quan có thẩm quyền, BHXH tỉnh có văn bản đề nghị Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ra quyết định điều chỉnh quyết định hưởng hỗ trợ ĐTKNN theo quy định.
4.2.3. Căn cứ quyết định điều chỉnh hưởng hỗ trợ ĐTKNN lập Danh sách thanh toán bổ sung kinh phí hỗ trợ ĐTKNN (nếu có) theo Mẫu số C93-HSB trình Giám đốc BHXH tỉnh ký số để tiếp tục thanh toán cho đơn vị.
4.2.4. Trường hợp tạm dừng thanh toán hỗ trợ ĐTKNN do phát hiện hưởng không đúng quy định, sau khi có quyết định, kết luận của UBND tỉnh nếu còn tháng đào tạo đúng quy định chưa thanh toán thì lập Danh sách thanh toán bổ sung kinh phí hỗ trợ ĐTKNN theo Mẫu số C93-HSB trình Giám đốc BHXH tỉnh ký số để thanh toán cho đơn vị.
5. Lập danh sách thu hồi kinh phí hỗ trợ ĐTKNN
5.1. Cập nhật dữ liệu thu hồi
Căn cứ hồ sơ chi trả và Danh sách thanh toán kinh phí hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho NLĐ (Mẫu số C93-HSB) đã ký số chuyển Phòng KHTC để xác định số phải thu hồi tiền hưởng hỗ trợ kinh phí ĐTKNN và cập nhật đầy đủ thông tin thu hồi lên hệ thống đối với các trường hợp sau:
5.1.1. Có quyết định thu hồi tiền hưởng hỗ trợ kinh phí ĐTKNN.
5.1.2. Trường hợp lập danh sách thanh toán không đúng với quyết định hưởng hoặc thanh toán không đúng thời hạn chế độ hỗ trợ kinh phí ĐTKNN dẫn đến phát sinh phải thu hồi.
5.2. Lập danh sách thu hồi: Hàng ngày, Phòng Chế độ BHXH lập danh sách thu hồi tiền hưởng các chế độ BHTN theo Mẫu số 27A-HSB và trình Giám đốc BHXH tỉnh ký số.
6. Thời gian thực hiện: 02 ngày làm việc.
7. Chuyển phát hành theo quy định về công tác văn thư để:
7.1. Chuyển Bộ phận TN – Trả kết quả BHXH tỉnh: Danh sách thanh toán kinh phí hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho NLĐ (Mẫu số C93-HSB) để gửi đến đơn vị.
7.2. Chuy ể n phòng KHTC: Danh sách thanh toán kinh phí hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho NLĐ (Mẫu số C93-HSB) để chi trả, danh sách thu hồi tiền hưởng các chế độ BHTN (Mẫu số 27A-HSB).
7.3. Thời hạn chuyển: Ngay trong ngày lập Danh sách.
Điều 28. Khóa số liệu, báo cáo
1. Khoá số liệu
1.1. Bộ Phận Chế độ BHXH: Ngày 01 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu quản lý theo phân cấp của tháng trước.
1.2. Phòng Chế độ BHXH: Ngày 01 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu của toàn tỉnh để lưu trên Hệ thống.
2. Báo cáo: Ngày 03 hàng tháng, Phòng chế độ BHXH thực hiện lập, trình Lãnh đạo BHXH tỉnh phê duyệt, ký số lưu trên hệ thống các báo cáo sau:
2.1. Báo cáo kết quả thực hiện các chế độ BHTN của tháng trước (Mẫu số 25b-HSB).
2.2. Báo cáo kết quả thực hiện BHTN tháng trước (Mẫu số 26-HSB).
3. Trước ngày 10 đầu mỗi quý, báo cáo BHXH Việt Nam kết quả thu hồi BHTN theo Mẫu số 32-HSB.
Mục V. CHI TRẢ BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP Điều 29. Chi trả trợ cấp thất nghiệp
1. Tiếp nhận và chuyển hồ sơ chi trả
Phòng KHTC:
Tiếp nhận Danh sách Mẫu số C72b-HSB; Mẫu số 27A-HSB, 27B-HSB do Phòng Chế độ BHXH ký số chuyển trên phần mềm KTTT.
2. Chuyển kinh phí
a) Chuyển kinh phí cho Tổ chức HTCT cấp tỉnh
Phòng KHTC:
– Tiếp nhận Danh sách chi trả do Phòng Chế độ BHXH lập và Mẫu số C73-CBH do Tổ chức HTCT cấp tỉnh lập để làm căn cứ chuyển kinh phí cho Tổ chức HTCT làm 2 đợt/tháng theo đề nghị tạm ứng của Tổ chức HTCT.
– Khi chuyển kinh phí phải đối trừ số kinh phí đã chuy ể n cho Tổ chức HTCT còn dư tháng trước trên Bảng thanh toán Mẫu số C74-CBH với Danh sách Mẫu số C72b-HSB. Trường hợp số tiền ứng không đủ, Tổ chức HTCT làm đề nghị tạm ứng nêu rõ lý do để cơ quan BHXH có căn cứ cấp ứng bổ sung.
b) Việc chuyển kinh phí được thực hiện qua lệnh chi điện tử trên phần mềm nghiệp vụ. Trường hợp sai thông tin tài khoản, thực hiện rà soát, xử lý để có thông tin chính xác chuyển tiền lại ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
3. Tổ chức chi trả
3.1. Chi trả qua tài khoản cá nhân
3.1.1. BHXH tỉnh (Phòng KHTC): Thực hiện chi trả TCTN qua tài khoản cá nhân cho người hưởng.
Trường hợp chi qua lệnh chi điện tử, thực hiện theo quy định tại Khoản 16 Điều 3.
Ngay sau khi chuyển tiền vào tài khoản của NLĐ, hệ thống ứng dụng VssID gửi thông báo việc cơ quan BHXH đã chuyển tiền trợ cấp đến từng người.
3.1.2. Đối với tháng đầu tiên, Phòng KHTC chuyển tiền ngay khi nhận được danh sách chi trả. Từ tháng hưởng trợ cấp thứ hai, chuyển tiền trong vòng 05 ngày kể từ ngày bắt đầu chi trả ghi tại cột số 1 Danh sách Mẫu số C72b-HSB.
3.2. Chi trả bằng tiền mặt
Phòng/Bộ phận KHTC:
– Chuyển danh sách chi bằng tiền mặt theo Mẫu số C72b-HSB cho Tổ chức HTCT cấp tỉnh để tổ chức chi trả TCTN cho NLĐ qua hệ thống Tổ chức HTCT theo Hợp đồng đã ký theo đúng ngày chi trả ghi trong danh sách.
– Ngay sau khi chuy ể n Danh sách, Hệ thống ứng dụng VssID tự động gửi đến từng người trong danh sách chi trả TCTN thông báo về ngày bắt đầu chi trả và địa điểm chi trả của tháng hưởng TCTN với người hưởng TCTN.
4. Thanh, quyết toán với Tổ chức HTCT
Phòng KHTC: Thực hiện thanh quyết toán số tiền chi TCTN qua Tổ chức HTCT theo hợp đồng đã ký kết.
a) Hướng dẫn Tổ chức HTCT lưu trữ Danh sách chi trả bằng tiền mặt và Giấy nhận tiền Mẫu số C95-CBH có chữ ký của người hưởng do Tổ chức HTCT chi trả theo đúng quy định của pháp luật. Ngày 05 hàng tháng lập Bảng thanh toán Mẫu số C74-CBH gửi cơ quan BHXH.
b) Ngày 05 tháng sau, căn cứ hồ sơ điện tử do Tổ chức HTCT lập và chuyển đến, gồm: Người hưởng chưa nhận các chế độ TCTN từ ngày 01 đến ngày cuối cùng tháng trước (trên Danh sách chi trả tháng đầu tiên và Danh sách chi trả từ tháng thứ 2 trở đi) theo Danh sách Mẫu số 7c-CBH, Bảng thanh toán Mẫu số C74-CBH.
– Trường hợp số liệu có chênh lệch, thực hiện chuy ể n trả và phối hợp với Tổ chức HTCT cấp tỉnh rà soát lại số liệu.
– Trường hợp số liệu khớp đúng, thực hiện xác nhận trên Bảng thanh toán Mẫu số C74-CBH.
c) Khi quyết toán xong, lập Bảng thanh toán Mẫu số C74-CBH gửi Tổ chức HTCT cấp tỉnh 01 bản; gửi BHXH cơ sở 01 bản để BHXH cơ sở ghi chi và tổng hợp vào các mẫu báo cáo trên địa bàn BHXH cơ sở theo phân cấp.
d) Đối với trường hợp đã hết thời hạn chi trả TCTN theo quy định thì lập Danh sách Mẫu số 7c-CBH gửi BHXH tỉnh trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn chi trả ghi trên Danh sách Mẫu số C72b-HSB.
Phòng KHTC tiếp nhận Danh sách Mẫu số C74-CBH và Mẫu số C67- HSB từ Tổ chức HTCT cấp tỉnh để thực hiện tổng hợp, thanh toán chi phí chi trả cho Tổ chức HTCT cấp tỉnh.
6. Lập mẫu biểu báo cáo
6.1. Phòng KHTC
6.1.1. Căn cứ Thông báo Mẫu C12-TS từ Phòng Quản lý Thu để theo dõi ghi thu, ghi chi số tiền đóng BHYT.
6.1.2. Ngày 05 hằng tháng, lập Danh sách Người hưởng chưa nhận các chế độ TCTN từ ngày 01 đến ngày cuối cùng tháng trước (trên Danh sách chi trả tháng đầu tiên và Danh sách chi trả từ tháng thứ 2 trở đi) theo Danh sách Mẫu số 7C-CBH.
Đối với trường hợp đã hết thời hạn chi trả TCTN theo quy định thì lập Danh sách Mẫu số 7c-CBH trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn chi trả ghi trên Danh sách Mẫu số C72b-HSB hoặc kể từ ngày nhận được Danh sách Mẫu số 7c-CBH từ Tổ chức HTCT.
6.1.3. Hàng tháng, lập báo cáo tổng hợp chi BHTN theo Mẫu số 4-CBH của toàn tỉnh chuyến Phòng Chế độ BHXH.
6.2.1. Lập Danh sách Người hưởng chưa nhận các chế độ TCTN từ ngày 01 đến ngày cuối cùng tháng trước (trên Danh sách chi trả tháng đầu tiên và Danh sách chi trả từ tháng thứ 2 trở đi) theo Danh sách 7c-CBH.
6.2.2. Hàng tháng, lập báo cáo tổng hợp chi BHTN theo Mẫu số 4-CBH trên địa bàn BHXH cơ sở theo phân cấp và gửi Bộ phận Chế độ BHXH.
6.3. Thời gian cập nhật dữ liệu số phải chi BHTN theo Mẫu số 4-CBH lên phần mềm nghiệp vụ: Chậm nhất ngày 01 của tháng sau.
6.4. Chuyến Phòng Chế độ BHXH: Danh sách Người hưởng chưa nhận các chế độ TCTN từ ngày 01 đến ngày cuối cùng tháng trước (Mẫu số 7c-CBH) ngay trong ngày lập danh sách.
Điều 30. Thanh toán kinh phí hỗ trợ học nghề
1. Tiếp nhận hồ sơ thanh toán
Phòng KHTC tiếp nhận Danh sách Mẫu số 87b-HSB trên phần mềm KTTT do Phòng Chế độ BHXH ký số chuyển từ phần mềm TCS sang.
2. Tổ chức chi trả
Phòng KHTC:
2.1. Hằng tháng, căn cứ Danh sách Mẫu số 87b-HSB, chuyển trả kinh phí hỗ trợ học nghề vào tài khoản cho từng Cơ sở đào tạo nghề nghiệp trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Danh sách Mẫu số 87b-HSB.
2.2. Ngay sau khi chuyển tiền, Hệ thống ứng dụng VssID tự động gửi đến từng người trong danh sách hỗ trợ học nghề thông báo đã chuyển tiền cho Cơ sở đào tạo nghề nghiệp về việc đào tạo nghề đối với người hưởng hỗ trợ học nghề.
1. Tiếp nhận hồ sơ chi trả
Phòng/Bộ phận KHTC: Tiếp nhận dữ liệu hưởng hỗ trợ ĐTKNN đã được Phòng Chế độ BHXH nhập trên Hệ thống.
2. Chuyển kinh phí: Phòng KHTC căn cứ liệu hưởng hỗ trợ ĐTKNN đã được Phòng Chế độ BHXH nhập trên Hệ thống cấp kinh phí cho BHXH cơ sở.
3. Tổ chức chi trả:
Phòng/Bộ phận KHTC:
3.1. Căn cứ dữ liệu hưởng hỗ trợ ĐTKNN đã được Phòng Chế độ BHXH nhập trên Hệ thống, hướng dẫn đơn vị SDLĐ lập Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 91-CBH); thực hiện tạm ứng kinh phí theo quy định chuyển vào tài khoản cho đơn vị SDLĐ trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định;
3.2. Căn cứ Danh sách thanh toán kinh phí hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho NLĐ (Mẫu số C93- HSB) để thanh toán cho đơn vị SDLĐ trong vòng 05 ngày làm việc.
Điều 32. Thu hồi tiền hưởng các chế độ bảo hiểm thất nghiệp
1. Phòng KHTC
1.1. Tiếp nhận danh sách thu hồi, không phải trả các chế độ BHTN (Mẫu số 27A-HSB và 27B-HSB) cập nhật vào phần mềm KTTT để quản lý và theo dõi thu hồi.
1.2. Căn cứ Danh sách Mẫu số 27A-HSB và 27B-HSB lập Danh sách Mẫu số C75-CBH, vào sổ chi tiết theo dõi thu hồi của từng đối tượng theo quy định.
1.3. Thu hồi tiền hưởng BHTN
1.3.1. Thu hồi tiền hưởng TCTN sai quy định khi NLĐ nộp.
1.3.2. Thu hồi tiền hỗ trợ học nghề từ cơ sở đào tạo nghề nghiệp, NLĐ; kinh phí hỗ trợ ĐTKNN từ đơn vị theo phân cấp thu.
1.4. Cập nhật trạng thái thu hồi tiền hưởng các chế độ BHTN trên Phần mềm KTTT.
2. Bộ phận KHTC
2.1. Thu tiền hưởng TCTN sai quy định khi NLĐ nộp (NLĐ có thể nộp ở bất kỳ cơ quan BHXH nào nơi NLĐ muốn nộp lại tiền hưởng sai quy định).
2.2. Thu hồi kinh phí hỗ trợ ĐTKNN từ đơn vị theo phân cấp thu.
Điều 33. Khấu trừ Iương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội, trợ cấp thất nghiệp
1. Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH
1.1. Tiếp nhận văn bản của cơ quan thi hành án về khấu trừ lương hưu, trợ cấp BHXH, TCTN từ Bộ phận TN-Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở thực hiện:
a) Cập nhật thông tin khấu trừ trên phần mềm TCS; thực hiện khấu trừ trên danh sách chi trả của tháng bắt đầu thực hiện khấu trừ trong văn bản của cơ quan thi hành án.
b) Trường hợp trong văn bản của cơ quan thi hành án tháng bắt đầu thực hiện khấu trừ trước tháng lập danh sách chi trả tại thời điểm nhận được văn bản khấu trừ, có văn bản gửi cơ quan thi hành án về tháng thực hiện khấu trừ theo Mẫu số 28A-HSB.
c) Có văn bản để thống nhất với cơ quan thi hành án thực hiện khấu trừ mức tối đa theo quy định của pháp luật (trừ trường hợp người bị khấu trừ và cơ quan ra quyết định khấu trừ có thỏa thuận khác) đối với trường hợp người hưởng cùng một lúc phải thực hiện nhiều văn bản khấu trừ tiền lương hưu, trợ cấp BHXH, TCTN hằng tháng.
d) Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức HTCT hoặc người hưởng thông báo có nhu cầu di chuyển nơi nhận chế độ BHXH, TCTN; thực hiện thông báo bằng văn bản theo Mẫu số 28B-HSB, Mẫu số 28C-HSB cho các cơ quan thi hành án trong đó xác nhận tổng số tiền đã thực hiện khấu trừ.
đ) Thực hiện thông báo cho người hưởng về số tiền khấu trừ theo Mẫu số 05B-HSB.
1.2. Lập danh sách chi trả
– Hàng ngày, căn cứ dữ liệu khấu trừ cập nhật trên phần mềm TCS lập Danh sách Mẫu số C97-HSB, C72b-HSB theo phân cấp với các hình thức chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt trình lãnh đạo phê duyệt chuyển Phòng/Bộ phận KHTC.
– Hàng tháng, căn cứ dữ liệu khấu trừ cập nhật trên phần mềm TCS lập Danh sách Mẫu số C72a-HSB theo phân cấp với các hình thức chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt trình lãnh đạo phê duyệt chuyển Phòng/Bộ phận KHTC.
2. Phòng/Bộ phận KHTC
Căn cứ Danh sách Mẫu số C72a-HSB, C72b-HSB, C97-HSB thực hiện chuyển số tiền phải khấu trừ lương hưu, trợ cấp BHXH, TCTN cho cơ quan ra quyết định khấu trừ.
Điều 34. Hệ thống mẫu biểu, báo cáo
1. Ban hành kèm theo Quy định này các mẫu, biểu hồ sơ, danh sách, báo cáo, chỉ tiêu thống kê (theo phụ lục kèm theo). Các biểu mẫu báo cáo, chỉ tiêu thống kê sẽ được sửa đổi, bổ sung bằng công văn cá biệt của BHXH Việt Nam cho phù hợp với yêu cầu phát sinh trong thực tiễn.
2. Mẫu đơn, mẫu tờ khai, mẫu văn bản được cơ quan BHXH cấp miễn phí hoặc do NLĐ, người SDLĐ in, chụp, đánh máy, viết tay theo nội dung mẫu quy định trừ trường hợp có quy định gửi kèm bản điện tử.
Điều 35. Trách nhiệm thực hiện
1. Đối với BHXH Quân đội, BHXH Công an nhân dân
1.1. Quản lý và lưu trữ hồ sơ đã giải quyết theo quy định; BHXH Quân đội, BHXH Công an nhân dân căn cứ vào đặc thù trong hoạt động và tổ chức của ngành quy định cụ thể số lượng hồ sơ cần lập để quản lý và lưu trữ.
1.2. Lập thủ tục chuyển hưởng đối với người được giải quyết hưởng BHXH hằng tháng chuyển về nơi cư trú như sau:
a) Lập Thông báo chuyển hưởng theo Mẫu số 18-HSB, chuy ể n đến BHXH tỉnh nơi người hưởng đăng ký nhận lương hưu, trợ cấp BHXH; đồng thời lập Thông báo về việc chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH theo Mẫu số 23-HSB để trả cho NLĐ.
b) Kịp thời chuyển cơ quan BHXH thông tin, dữ liệu theo quy định về giải quyết hưởng các chế độ BHXH của người hưởng ngay khi lập Thông báo chuy ể n hưởng Mẫu 18-HSB.
c) Chủ động phối hợp với BHXH các địa phương giải quyết vướng mắc phát sinh trong di chuy ể n hưởng BHXH.
d) Chế độ báo cáo: Trước ngày 10 tháng 01 hàng năm, lập báo cáo tổng hợp giải quyết hưởng các chế độ BHXH của năm trước gửi BHXH Việt Nam (Ban Thực hiện chính sách BHXH).
2. Đối với các đơn vị thuộc, trực thuộc BHXH Việt Nam
2.1. Trung tâm Công nghệ thông tin và chuyển đổi số
a) Xây dựng, điều chỉnh các phần mềm nghiệp vụ của BHXH Việt Nam đảm bảo việc tự động hi ể n thị các thông tin cần thiết làm căn cứ xét duyệt chế độ BHXH khi các thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ này đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành được thay thế tại Phụ lục I.
Trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin nhân thân của người hưởng theo CCCD thì bổ sung nội dung sửa đổi cùng tiêu thức thông tin nhân thân cũ, bảo đảm không thay đổi mức hưởng BHXH tại thời điểm cập nhật; hướng dẫn, triển khai và kịp thời giải quyết vướng mắc trong quá trình sử dụng phần mềm nghiệp vụ.
b) Hướng dẫn NLĐ, đơn vị SDLĐ tra cứu được thông tin hồ sơ, giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành có thể thay thế tại Phụ lục I nhằm cải cách thủ tục hành chính trong văn bản này, tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc đề nghị hưởng các chế độ BHXH.
c) Kết nối, liên thông Hệ thống lưu trữ tập trung với các phần mềm nghiệp vụ, đảm bảo toàn bộ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN được lưu trữ tập trung trên hệ thống, phục vụ quá trình quản lý, khai thác, tra cứu.
d) Quản lý, vận hành và đảm bảo an toàn, bảo mật về mặt kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống phần mềm quản lý chính sách.
2.2. Ban Thực hiện chính sách BHXH
a) Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc BHXH các tỉnh trong việc giải quyết hưởng chế độ BHXH, lập danh sách chi trả BHXH, BHTN; quản lý người hưởng BHXH hằng tháng.
b) Thực hiện thẩm định quyết toán số người, số tiền phải trả BHXH, BHTN hàng năm theo quy định.
Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý, thống nhất hướng dẫn việc chi trả, tổng hợp, lập báo cáo quyết toán quỹ hằng năm của BHXH Việt Nam theo quy định.
2.4. Ban Quản lý Thu và phát triển người tham gia
– Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan hướng dẫn, kiểm tra việc thu, ghi nhận số tiền đóng một lần cho phần còn thiếu của NLĐ có nguyện vọng đóng để hưởng trợ cấp hằng tháng cho đến khi đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội theo quy định.
– Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xác định đối tượng tham gia BHYT đảm bảo cấp thẻ BHYT đối với người hưởng các chế độ BHXH, BHTN theo đúng quy định tại khoản 2 Điều 22 Luật BHYT số 25/2008/QH12📌 ngày 14/11/2008 và được sửa đổi, bổ sung tại khoản 17 Điều 1 Luật BHYT số 51/2024/QH15📌 ngày 27/11/2024.
a) Chịu trách nhiệm dịch sang tiếng Anh mẫu đơn, mẫu quyết định hưởng các chế độ BHXH, chuyên Trung tâm Công nghệ thông tin và chuyển đổi số cập nhật vào phần mềm để giải quyết hưởng các chế độ BHXH cho NLĐ là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của pháp luật.
b) Chủ trì hướng dẫn về công tác tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính của BHXH tỉnh, BHXH cơ sở.
2.6. Trung tâm Lưu trữ
b) Cập nhật đầy đủ hồ sơ giải quyết hưởng các chế độ BHXH lên Hệ thống lưu trữ tập trung (kể cả các thành phần do BHXH tỉnh bổ sung thêm vào hồ sơ đang lưu trữ).
c) Phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin và chuyển đổi số hoàn thiện Hệ thống lưu trữ tập trung và kết nối, liên thông với phần mềm nghiệp vụ đảm bảo toàn bộ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN được lưu trữ đầy đủ, đúng quy định trên hệ thống, đáp ứng yêu cầu quản lý.
2.7. Các đơn vị thuộc, trực thuộc BHXH Việt Nam: Căn cứ chức năng nhiệm vụ phối hợp với Ban Thực hiện chính sách BHXH, Ban Tài chính – Kế toán triển khai tổ chức thực hiện quy định này.
3. Đối với BHXH tỉnh
3.1. Giám đốc BHXH tỉnh phân công rõ trách nhiệm cho từng đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện từng khâu của quy trình và quản lý sử dụng tài khoản truy cập phần mềm nghiệp vụ; thường xuyên phối hợp đối chiếu dữ liệu giữa các đơn vị nghiệp vụ; rà soát dữ liệu theo quy định tại khoản 3 Điều 3 làm căn cứ giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN đảm bảo đúng quy định, phòng chống lạm dụng, trục lợi quỹ BHXH, BHTN.
3.2. Lưu trữ hồ sơ giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN theo đúng quy định về công tác lưu trữ của BHXH Việt Nam, quy định của pháp luật có liên quan.
3.4. Phối hợp với Sở Nội vụ tỉnh, thành phố thống nhất bằng văn bản các nội dung sau:
3.4.1 Phương thức, thời gian Trung tâm DVVL chuyển các quyết định, thông báo về việc hưởng các chế độ BHTN và dữ liệu điện tử kèm theo đảm bảo chi trả đúng đối tượng và thời hạn theo quy định của pháp luật; Kịp thời thông tin về việc tạm dừng, chấm dứt, hủy hưởng, di chuy ể n hưởng TCTN phù hợp với thời hạn chi trả của cơ quan BHXH;
3.4.2. Thời hạn thông báo tìm kiếm việc làm của người hưởng TCTN tháng đầu tiên phải phù hợp với thời hạn chi trả của cơ quan BHXH theo quy định.
3.4.3. Trách nhiệm cụ thể của từng cơ quan trong việc thu hồi tiền hưởng BHTN sai quy định.
4. Đối với BHXH cơ sở
Thực hiện theo điểm 3.1,3.2, 3.3 khoản 3 Điều này theo phân cấp.
Các văn bản hết hiệu lực, hết hiệu lực một phần theo Phụ lục III kèm theo. Trường hợp các văn bản hoặc biểu mẫu/báo cáo dẫn chiếu, áp dụng trong văn bản này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì áp dụng theo các văn bản hoặc biểu mẫu/báo cáo được thay thế, sửa đổi, bổ sung. Trong quá trình thực hiện, BHXH tỉnh và các đơn vị thuộc, trực thuộc BHXH Việt Nam kịp thời phản ánh những vướng mắc, bất cập hoặc đề xuất giải pháp, gửi về BHXH Việt Nam (qua Ban Thực hiện chính sách BHXH, Ban Tài chính – Kế toán) để tổng hợp, báo cáo Giám đốc xem xét, quyết định./.
DANH MỤC HỒ SƠ BẮT BUỘC HOẶC ĐƯỢC THAY THẾ BẰNG DỮ LIỆU LIÊN THÔNG, CHIA SẺ ĐỂ GIẢI QUYẾT HƯỞNG CÁC CHẾ ĐỘ BHXH (Ban hành kèm theo Quyết định số 2222/QĐ-BHXH ngày 29 tháng 7 năm 2025 của Giám đốc BHXH Việt Nam)
|
Tên hồ sơ |
Bắt buộc |
Thay thế [1] |
Dữ liệu thay thế |
|
1. Hồ sơ giải quyết hưởng trợ cấp ốm đau H ồ sơ theo quy định tại Điều 47, Điều 48 Luật BHXH năm 2024📌; Thông tư số 25/2025/TT-BYT ngày 30/6/2025 của Bộ Y tế gồm: |
|||
|
Danh sách 01B-HSB do người SDLĐ lập kèm theo hồ sơ theo các trường hợp dưới đây: |
x |
|
|
|
1.1. Trường hợp NLĐ hoặc con của NLĐ điều trị nội trú là bản chính hoặc bản sao của một trong các giấy tờ sau: |
|
||
|
a) Giấy ra viện |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b) Tóm tắt hồ sơ bệnh án |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
c) Giấy báo tử đối với trường hợp người bệnh điều trị nội trú tử vong tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
d) Giấy xác nhận quá trình điều trị nội trú. |
x |
|
|
|
1.2. Trường hợp NLĐ hoặc con của NLĐ điều trị ngoại trú là một trong các giấy tờ sau: |
|
||
|
a) Bản chính Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH. Trường hợp cả cha và mẹ đều nghỉ việc chăm con dưới 7 tuổi bị ốm đau thì giấy chứng nhận nghỉ việc của một trong hai người là bản sao. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b) Bản chính hoặc bản sao giấy ra viện có ghi chỉ định thời gian cần điều trị ngoại trú sau thời gian điều trị nội trú |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
c) Bản chính hoặc bản sao bản tóm tắt hồ sơ bệnh án có ghi chỉ định thời gian cần điều trị ngoại trú sau thời gian điều trị nội trú. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
1.3. Trường hợp NLĐ hoặc con của NLĐ k hám bệnh, chữa bệnh ở nước ngoài: |
|
||
|
Các giấy tờ khám bệnh, chữa bệnh thể hiện tên bệnh, thời gian điều trị bệnh do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh ở nước ngoài cấp và phải đáp ứng các yêu cầu sau đây: a) Có bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực; b) Được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác |
x |
|
|
|
1.4. Trường hợp bất khả kháng do thiên tai, thảm họa, dịch bệnh, giấy tờ thay thế các giấy tờ quy định tại điểm 1.1, 1.2 khoản này gồm: |
|
||
|
a) Quyết định áp dụng biện pháp cách ly |
x |
|
|
|
b) Giấy xác nhận điều trị |
x |
|
|
|
2. Hồ sơ giải quyết chế độ thai sản H ồ sơ theo quy định tại Điều 61, Điều 62 Luật BHXH năm 2024📌; Thông tư số 25/2025/TT-BYT ngày 30/6/2025 của Bộ Y tế gồm: |
|||
|
2.1. NLĐ tham gia BHXH bắt buộc |
|
||
|
– Người SDLĐ lập Danh sách 01B-HSB đề nghị hưởng chế độ thai sản đối với NLĐ đang tham gia BHXH và kèm theo các trường hợp hồ sơ dưới đây. – NLĐ sinh con, nhận con khi nhờ mang thai hộ, nhận nuôi con nuôi dưới 06 tháng tuổi trong thời gian bảo lưu thời gian đóng BHXH do đã thôi việc, phục viên, xuất ngũ trước thời điểm sinh con, nhận con, nhận nuôi con nuôi hoặc không còn người SDLĐ, người cha, người trực tiếp nuôi dưỡng không tham gia BHXH theo quy định tại khoản 5 Điều 53 Luật BHXH năm 2024📌 kê khai Mẫu số 14-HSB |
x |
|
|
|
2.1.1. L ao động nữ khi khám thai; lao động nữ sảy thai, phá thai hoặc có thai chết trong tử cung, thai chết trong khi chuyển dạ, thai ngoài tử cung; NLĐ thực hiện biện pháp tránh thai: |
|
|
|
|
a) Trường hợp điều trị nội trú là bản chính hoặc bản sao của một trong các giấy tờ sau: |
|
|
|
|
a1) Giấy ra viện |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
a2) Tóm tắt hồ sơ bệnh án |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
a3) Bản sao Giấy báo tử đối với trường hợp người bệnh điều trị nội trú tử vong tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
a4) Giấy xác nhận quá trình điều trị nội trú. |
x |
|
|
|
b) Trường hợp điều trị ngoại trú là một trong các giấy tờ sau: |
|
||
|
b1) Bản chính Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b2) Bản chính hoặc bản sao giấy ra viện có ghi chỉ định thời gian cần điều trị ngoại trú sau thời gian điều trị nội trú. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b3) Bản chính hoặc bản sao bản tóm tắt hồ sơ bệnh án có ghi chỉ định thời gian cần điều trị ngoại trú sau thời gian điều trị nội trú. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
2.1.2. L ao động nữ sinh con hoặc lao động nữ mang thai hộ sinh con hoặc lao động nữ nhờ mang thai hộ nhận con là bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con và giấy tờ khác trong các trường hợp sau đây: |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
a) Giấy tờ chứng minh quá trình điều trị vô sinh của lao động nữ trong trường hợp phải điều trị vô sinh gồm bản chính hoặc bản sao của một trong các giấy tờ sau: |
x |
|
|
|
a1) Giấy ra viện |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
a2) Bản tóm tắt hồ sơ bệnh án |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
a3) Giấy xác nhận quá trình điều trị nội trú |
x |
|
|
|
a4) Giấy xác nhận quá trình điều trị vô sinh của lao động nữ. |
x |
|
|
|
b) Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử của lao động nữ sinh con, lao động nữ nhờ mang thai hộ trong trường hợp chết sau khi sinh con |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
c) Bản chính hoặc bản sao Giấy xác nhận người mẹ không đủ sức khỏe để chăm sóc con của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh về tình trạng người mẹ sau khi sinh con mà không còn đủ sức khỏe để chăm sóc con hoặc lao động nữ nhờ mang thai hộ sau khi nhận con mà không còn đủ sức khỏe để chăm sóc con |
x |
|
|
|
d) Bản chính hoặc bản sao giấy xác nhận nghỉ dưỡng thai của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh về việc lao động nữ phải nghỉ việc để dưỡng thai trong trường hợp trong thời gian mang thai phải nghỉ việc để dưỡng thai |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
đ) Bản sao bản thỏa thuận về mang thai hộ vì mục đích nhân đạo theo quy định tại Điều 96 của Luật Hôn nhân và gia đình📌 và bản sao văn bản xác nhận thời điểm giao nhận con giữa bên mang thai hộ và bên nhờ mang thai hộ trong trường hợp lao động nữ mang thai hộ sinh con hoặc lao động nữ nhờ mang thai hộ nhận con |
x |
|
|
|
2.1.3. L ao động nữ sinh con hoặc lao động nữ mang thai hộ sinh con trong trường hợp con chết ngay sau khi sinh mà chưa được cấp giấy chứng sinh; lao động nữ mang thai từ 22 tuần tuổi trở lên mà bị sảy thai, phá thai, thai chết trong tử cung, thai chết trong khi chuyển dạ đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản khi sinh con là một trong các giấy tờ sau đây và giấy tờ khác trong các trường hợp nêu tại tiết a, d, đ điểm 2.1.2 nêu trên: |
|
||
|
a) Bản chính hoặc bản sao bản tóm tắt hồ sơ bệnh án có thể hiện thông tin con chết, thai chết |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b) Bản chính hoặc bản sao giấy ra viện của lao động nữ sinh con hoặc của lao động nữ mang thai hộ sinh con có thể hiện thông tin con chết, thai chết |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
c) Bản sao giấy báo tử của con |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
d) Văn bản xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã đối với trường hợp con chết trong vòng 24 giờ sau khi sinh. |
x |
|
|
|
2.1.4. Lao động nam đề nghị nghỉ việc hưởng chế độ thai sản hoặc hưởng trợ cấp một lần khi vợ sinh con hồ sơ là bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con; trường hợp giấy chứng sinh không thể hiện thông tin về việc sinh con phải phẫu thuật hoặc sinh con dưới 32 tuần tuổi thì cần thêm bản chính hoặc bản sao văn bản của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thể hiện thông tin về việc sinh con phải phẫu thuật hoặc sinh con dưới 32 tuần tuổi. Trường hợp con chết sau khi sinh mà chưa được cấp giấy chứng sinh thì hồ sơ là bản chính hoặc bản sao bản tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc giấy ra viện của người mẹ có thể hiện thông tin về con chết. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
2.1.5. N gười chồng của lao động nữ nhờ mang thai hộ hưởng trợ cấp một lần khi nhận con hồ sơ là bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con. Trường hợp con chết sau khi sinh mà chưa được cấp giấy chứng sinh thì hồ sơ là bản sao bản tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc bản chính hoặc bản sao giấy ra viện của người mang thai hộ có thể hiện thông tin về con chết hoặc văn bản khác của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thể hiện thông tin về con chết sau khi sinh. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
2.1.6. Người chồng của lao động nữ mang thai hộ nghỉ việc hưởng chế độ thai sản hoặc hưởng trợ cấp một lần khi lao động nữ mang thai hộ sinh con bao gồm các giấy tờ sau đây: |
|
||
|
a) Bản sao giấy chứng sinh hoặc trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy khai sinh; trường hợp giấy chứng sinh không thể hiện thông tin về việc sinh con phải phẫu thuật hoặc sinh con dưới 32 tuần tuổi thì cần thêm bản chính hoặc bản sao văn bản của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thể hiện thông tin về việc sinh con phải phẫu thuật hoặc sinh con dưới 32 tuần tuổi; |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b) Bản sao bản thỏa thuận về mang thai hộ vì mục đích nhân đạo theo quy định tại Điều 96 của Luật Hôn nhân và gia đình📌 |
x |
|
|
|
2.1.7. NLĐ nhận nuôi con nuôi dưới 06 tháng tuổi, hồ sơ đề nghị hưởng chế độ thai sản gồm: |
|
|
|
|
B ản sao giấy chứng nhận nuôi con nuôi và biên bản giao nhận con. |
x |
|
|
|
2.2. Lao động nữ tham gia BHXH tự nguyện sinh con, lao động nam tham gia BHXH tự nguyện có vợ sinh con |
|
|
|
|
Văn bản đề nghị Mẫu 14-HSB kèm theo các trường hợp hồ sơ dưới đây: |
x |
|
|
|
a) Bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con; |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b) Trường hợp thai chết trong tử cung, thai chết trong khi chuyển dạ hoặc con chết sau khi sinh mà chưa được cấp giấy chứng sinh thì hồ sơ là một trong các giấy tờ sau đây: |
|
||
|
b1) Bản chính hoặc bản sao bản tóm tắt hồ sơ bệnh án có thể hiện thông tin con chết; |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b2) Bản chính hoặc bản sao giấy ra viện của lao động nữ sinh con có thể hiện thông tin con chết; |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b3) Bản sao giấy báo tử của con; |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b4) Văn bản xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã đối với trường hợp con chết trong vòng 24 giờ sau khi sinh. |
x |
|
|
|
2.3. Trường hợp các hồ sơ quy định tại các tiết 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4, 2.1.5, 2.1.6, 2.1.7 điểm 2.1, 2.2 khoản này hoặc các giấy tờ có nội dung tương tự do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền của nước ngoài cấp thì phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây: a) Có bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực; b) Được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác. |
x |
|
|
|
2.4. Trường hợp bất khả kháng do thiên tai, thảm họa, dịch bệnh, giấy tờ thay thế các giấy tờ do cơ sở khám bệnh chữa bệnh cấp quy định tại tiết 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4, 2.1.5 điểm 2.1, 2.2 khoản này gồm: |
|
|
|
|
a) Quyết định áp dụng biện pháp cách ly; |
x |
|
|
|
b) Giấy xác nhận điều trị. |
x |
|
|
|
3. Hồ sơ giải quyết trợ cấp dưỡng sức phục hồi sức khỏe Hồ sơ theo quy định tại Điều 63 Luật BHXH năm 2024📌 gồm: |
|||
|
x |
|
|
|
|
4. Hồ sơ giải quyết hưởng lương hưu Hồ sơ theo quy định tại Điều 77, 105, 111 Luật BHXH năm 2024📌; Thông tư số 136/2020/TT-BQP ngày 29/10/2020 của Bộ Quốc phòng hướng dẫn về hồ sơ, quy trình và trách nhiệm giải quyết hưởng các chế độ BHXH trong Bộ Quốc phòng (Thông tư số 136/2020/TT-BQP), bao gồm: |
|||
|
4.1. Trường hợp đang tham gia BHXH bắt buộc |
|
|
|
|
a) Sổ BHXH |
x |
x |
Dữ liệu về BHXH |
|
b) Bản chính hoặc bản sao văn bản xác định việc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc văn bản chấm dứt làm việc hoặc văn bản đề nghị của đối tượng quy định tại các điểm g, h, m và n khoản 1 Điều 2 của Luật BHXH📌. |
x |
|
|
|
c) Trường hợp hưởng lương hưu khi suy giảm KNLĐ, ngoài hồ sơ quy định tại tiết a, b điểm này thì có thêm biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK hoặc bản sao giấy xác nhận mức độ khuyết tật nặng, đặc biệt nặng có thể hiện kết luận của Hội đồng GĐYK ghi rõ tỷ lệ phần trăm suy giảm KNLĐ. |
x |
|
|
|
d) Trường hợp hưởng lương hưu do bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp trong khi thực hiện nhiệm vụ được giao, ngoài hồ sơ quy định tại tiết a, b điểm này thì có thêm bản sao giấy chứng nhận bị nhiễm HIV do tai nạn rủi ro nghề nghiệp. |
x |
|
|
|
đ) Bản khai cá nhân về thời gian, địa bàn phục vụ trong quân đội có hưởng phụ cấp khu vực theo mẫu số 04B-HBQP (ban hành kèm theo Thông tư số 136/2020/TT-BQP) đối với người có thời gian phục vụ trong quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn có hưởng phụ cấp khu vực mà sổ BHXH không thể hiện đầy đủ thông tin làm căn cứ tính phụ cấp khu vực. |
x |
|
|
|
e) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
4.2. Trường hợp tham gia BHXH tự nguyện, bảo lưu thời gian tham gia BHXH (gồm cả người đang chấp hành hình phạt tù, người xuất cảnh trái phép trở về nước định cư hợp pháp, người được Tòa án hủy quyết định tuyên bố mất tích), hồ sơ bao gồm: |
|
|
|
|
a) Sổ BHXH |
x |
x |
Dữ liệu về BHXH |
|
b) V ăn bản đề nghị theo mẫu số 14-HSB |
x |
|
|
|
c) Trường hợp hưởng lương hưu khi suy giảm KNLĐ, ngoài hồ sơ quy định tại tiết a, b điểm này thì có thêm biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK hoặc bản sao giấy xác nhận mức độ khuyết tật nặng, đặc biệt nặng có thể hiện kết luận của Hội đồng GĐYK ghi rõ tỷ lệ phần trăm suy giảm KNLĐ. |
x |
|
|
|
d) Trường hợp đang chấp hành hình phạt từ ngày 01/01/2016 trở đi thì có thêm Văn bản ủy quyền (Mẫu số 13-HSB) hoặc Hợp đồng ủy quyền theo quy định của pháp luật dân sự. |
x |
|
|
|
đ)Trường hợp đã chấp hành xong hình phạt tù giam từ ngày 01/01/1995 đến trước ngày 01/01/2016 thì có thêm bản sao của một trong các giấy tờ sau: Bản sao Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù hoặc giấy đặc xá tha tù trước thời hạn hoặc quyết định miễn hoặc tạm hoãn chấp hành hình phạt tù. |
x |
|
|
|
e) Trường hợp xuất cảnh trái phép trở về thì có thêm bản sao văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc trở về nước định cư hợp pháp. |
x |
|
|
|
g) Trường hợp mất tích trở về thì có thêm bản sao Quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án hủy bỏ quyết định tuyên bố mất tích. |
x |
|
|
|
h) Bản khai cá nhân về thời gian, địa bàn phục vụ trong quân đội có hưởng phụ cấp khu vực theo mẫu số 04B-HBQP (ban hành kèm theo Thông tư số 136/2020/TT-BQP) đối với người có thời gian phục vụ trong quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn có hưởng phụ cấp khu vực mà sổ BHXH không thể hiện đầy đủ thông tin làm căn cứ tính phụ cấp khu vực. |
x |
|
|
|
i) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK |
x |
|
|
|
4.3 Hồ sơ hưởng lương hưu đối với người có văn bản của cơ quan BHXH xác nhận về việc chờ đủ điều kiện về tuổi đời để hưởng lương hưu được quy định tại Nghị định số 12/CP ngày 26 tháng 01 năm 1995 được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định số 01/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 01 năm 2003 của Chính phủ hoặc c án bộ xã thuộc đối tượng điều chỉnh của Nghị định số 09/1998/NĐ-CP ngày 23 tháng 01 năm 1998 của Chính phủ đã có quyết định hoặc giấy chứng nhận chờ đủ điều kiện về tuổi đời để hưởng trợ cấp hàng tháng của cơ quan BHXH bao gồm: |
|
|
|
|
a) Quyết định hoặc giấy chứng nhận chờ đủ điều kiện về tuổi đời để hưởng lương hưu hoặc chờ hưởng trợ cấp hàng tháng theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP (bản chính); trường hợp bị mất giấy tờ trên thì có thêm Văn bản đề nghị theo mẫu số 14-HSB nêu rõ lý do bị mất. |
x |
|
|
|
b) Hồ sơ như quy định tại tiết c, d, đ, e, g, h, i điểm 4.2 khoản 4 nêu trên. |
x |
|
|
|
5. Hồ sơ giải quyết hưởng BHXH một lần Hồ sơ theo quy định tại Điều 78, 106 Luật BHXH năm 2024📌, Thông tư số 136/2020/TT-BQP bao gồm: |
|||
|
5.1 Đối với người tham gia BHXH bắt buộc |
|
|
|
|
a) Sổ BHXH |
x |
x |
Dữ liệu về BHXH |
|
b) Văn bản đề nghị theo Mẫu số 14-HSB. |
x |
|
|
|
c) Trường hợp ra nước ngoài định cư, ngoài hồ sơ quy định tại tiết a, b nêu trên thì có thêm bản sao giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thôi quốc tịch Việt Nam hoặc bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng một trong các giấy tờ sau đây: |
|
|
|
|
Hộ chiếu do nước ngoài cấp |
x |
|
|
|
Thị thực của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp có xác nhận việc cho phép nhập cảnh để định cư ở nước ngoài; |
x |
|
|
|
Thẻ thường trú dài hạn ở nước ngoài của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp; |
x |
|
|
|
Giấy tờ hợp pháp khác thể hiện việc định cư ở nước ngoài theo quy định của Chính phủ. |
x |
|
|
|
d) Trường hợp mắc một trong những bệnh ung thư, bại liệt, xơ gan mất bù, lao nặng, AIDS, ngoài hồ sơ quy định tại tiết a, b nêu trên thì có thêm bản tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc bản chính hoặc bản sao giấy ra viện. |
x |
x |
– Dữ liệu liên thông, chia sẻ – Dữ liệu về BHXH |
|
đ) Trường hợp suy giảm KNLĐ từ 81% trở lên; người khuyết tật đặc biệt nặng, ngoài hồ sơ quy định tại tiết a, b nêu trên thì có thêm biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK hoặc bản sao giấy xác nhận mức độ khuyết tật đặc biệt nặng. |
x |
x |
– Dữ liệu liên thông, chia sẻ – Dữ liệu về BHXH |
|
e) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định kèm theo bản chính bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
g) Bản khai cá nhân về thời gian, địa bàn phục vụ trong Quân đội có hưởng phụ cấp khu vực (Mẫu số 04B-HBQP ban hành kèm theo Thông tư số 136/2020/TT-BQP ngày 29/10/2020) đối với trường hợp có thời gian phục vụ trong Quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn có hưởng phụ cấp khu vực mà sổ BHXH không thể hiện đầy đủ thông tin làm căn cứ tính phụ cấp khu vực. |
x |
|
|
|
h) Trường hợp NLĐ là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam đề nghị hưởng BHXH một lần: Hồ sơ như nêu tại tiết a, b, d, đ, e điểm này. |
x |
x |
– Dữ liệu liên thông, chia sẻ – Dữ liệu về BHXH |
|
5.2. Trường hợp tham gia BHXH tự nguyện |
|
|
|
|
a) Sổ BHXH |
x |
x |
Dữ liệu về BHXH |
|
b) Văn bản đề nghị theo Mẫu số 14-HSB |
x |
|
|
|
c) Trường hợp ra nước ngoài định cư, ngoài hồ sơ quy định tại tiết a, b nêu trên thì có thêm bản sao giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thôi quốc tịch Việt Nam hoặc bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng một trong các giấy tờ sau đây: |
x |
|
|
|
Hộ chiếu do nước ngoài cấp |
x |
|
|
|
Thị thực của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp có xác nhận việc cho phép nhập cảnh để định cư ở nước ngoài; |
x |
|
|
|
Thẻ thường trú dài hạn ở nước ngoài của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp; |
x |
|
|
|
Giấy tờ hợp pháp khác thể hiện việc định cư ở nước ngoài theo quy định của Chính phủ. |
x |
|
|
|
d) Trường hợp mắc một trong những bệnh ung thư, bại liệt, xơ gan mất bù, lao nặng, AIDS, ngoài hồ sơ quy định tại tiết a, b nêu trên thì có thêm bản tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc bản chính hoặc bản sao giấy ra viện. |
x |
x |
– Dữ liệu liên thông, chia sẻ – Dữ liệu về BHXH |
|
đ) Trường hợp suy giảm KNLĐ từ 81% trở lên; người khuyết tật đặc biệt nặng, ngoài hồ sơ quy định tại tiết a, b nêu trên thì có thêm biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK hoặc bản sao giấy xác nhận mức độ khuyết tật đặc biệt nặng. |
x |
x |
– Dữ liệu liên thông, chia sẻ – Dữ liệu về BHXH |
|
e) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định kèm theo bản chính bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
g) Bản khai cá nhân về thời gian, địa bàn phục vụ trong Quân đội có hưởng phụ cấp khu vực (Mẫu số 04B-HBQP ban hành kèm theo Thông tư số 136/2020/TT-BQP ngày 29/10/2020) đối với trường hợp trước đó tham gia BHXH bắt buộc mà có thời gian phục vụ trong Quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn có hưởng phụ cấp khu vực mà sổ BHXH không thể hiện đầy đủ thông tin làm căn cứ tính phụ cấp khu vực. |
x |
|
|
|
6. Hồ sơ giải quyết hưởng trợ cấp một lần đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng ra nước ngoài định cư Hồ sơ theo quy định tại khoản 4 Điều 76 Luật BHXH năm 2024📌, gồm: |
|||
|
6.1 Văn bản đề nghị theo Mẫu số 14-HSB |
x |
|
|
|
6.2 Bản sao Giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thôi quốc tịch Việt Nam hoặc bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng một trong các giấy tờ sau đây: |
x |
|
|
|
a) Hộ chiếu do nước ngoài cấp. |
x |
|
|
|
b) Thị thực của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp có xác nhận việc cho phép nhập cảnh để định cư ở nước ngoài |
x |
|
|
|
c) Thẻ thường trú dài hạn ở nước ngoài của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp |
x |
|
|
|
d) Giấy tờ hợp pháp khác thể hiện việc định cư ở nước ngoài theo quy định của Chính phủ. |
x |
|
|
|
7. Hồ sơ đề nghị giải quyết hưởng chế độ tử tuất Hồ sơ theo quy định tại Điều 90, Điều 112 Luật BHXH năm 2024📌, Điều 20 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP📌, Thông tư số 136/2020/TT-BQP gồm: |
|||
|
7.1. Hồ sơ đề nghị hưởng chế độ tử tuất đối với thân nhân của người đang tham gia BHXH hoặc đang bảo lưu thời gian đóng BHXH bao gồm: |
|
|
|
|
a) Sổ BHXH |
x |
x |
Dữ liệu về BHXH |
|
b) Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử hoặc bản sao giấy báo tử hoặc bản sao quyết định của Tòa án tuyên bố là đã chết. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
c) Tờ khai của thân nhân theo Mẫu số 09-HSB |
x |
|
|
|
d) Bản chính hoặc bản sao biên bản điều tra TNLĐ đối với trường hợp chết do TNLĐ; bản sao bệnh án điều trị BNN đối với trường hợp chết do BNN |
x |
|
|
|
đ) Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK hoặc bản sao giấy xác nhận mức độ khuyết tật đặc biệt nặng có thể hiện kết luận của Hội đồng GĐYK ghi rõ tỷ lệ phần trăm suy giảm KNLĐ đối với thân nhân bị suy giảm KNLĐ từ 81% trở lên đối với thân nhân đề nghị hưởng trợ cấp tuất hàng tháng là con từ đủ 18 tuổi trở lên; vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ; cha đẻ, mẹ đẻ của vợ hoặc của chồng; thành viên khác của gia đình mà người tham gia BHXH đang có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình chưa đủ tuổi theo quy định tại khoản 2 Điều 169 của Bộ luật Lao động📌. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
e) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK |
x |
|
|
|
g) Bản khai cá nhân về thời gian, địa bàn phục vụ trong quân đội có hưởng phụ cấp khu vực theo mẫu số 04C-HBQP ban hành kèm theo Thông tư số 136/2020/TT-BQP đối với người có thời gian phục vụ trong quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn có hưởng phụ cấp khu vực mà sổ BHXH không thể hiện đầy đủ thông tin làm căn cứ tính phụ cấp khu vực. |
x |
|
|
|
7.2. Hồ sơ đề nghị hưởng chế độ tử tuất đối với thân nhân của người đang hưởng lương hưu hoặc đang tạm dừng hưởng lương hưu hoặc trợ cấp TNLĐ, BNN hằng tháng đã nghỉ việc bao gồm: |
|
|
|
|
a) Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử hoặc bản sao giấy báo tử hoặc bản sao quyết định của Toà án tuyên bố là đã chết |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b) Tờ khai của thân nhân theo Mẫu số 09-HSB |
x |
|
|
|
c) Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK hoặc bản sao giấy xác nhận mức độ khuyết tật đặc biệt nặng có thể hiện kết luận của Hội đồng GĐYK ghi rõ tỷ lệ phần trăm suy giảm KNLĐ đối với thân nhân bị suy giảm KNLĐ từ 81% trở lên đối với thân nhân đề nghị hưởng trợ cấp tuất hàng tháng là con từ đủ 18 tuổi trở lên; vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ; cha đẻ, mẹ đẻ của vợ hoặc của chồng; thành viên khác của gia đình mà người tham gia BHXH đang có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình chưa đủ tuổi theo quy định tại khoản 2 Điều 169 của Bộ luật Lao động📌. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
d) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
7.3. Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất đối với người tham gia BHXH tự nguyện |
|
|
|
|
7.3.1 Hồ sơ đề nghị hưởng chế độ tử tuất đối với thân nhân của người đang tham gia BHXH tự nguyện hoặc đang bảo lưu thời gian đóng BHXH tự nguyện gồm: |
|
|
|
|
a) Sổ BHXH |
x |
x |
Dữ liệu về BHXH |
|
b) Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử hoặc bản sao giấy báo tử hoặc bản sao quyết định của Tòa án tuyên bố là đã chết |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
c) Tờ khai của thân nhân theo Mẫu số 09-HSB |
x |
|
|
|
d) Trường hợp người tham gia BHXH tự nguyện mà trước đó có đủ 15 năm đóng BHXH bắt buộc và có thân nhân là con từ đủ 18 tuổi trở lên; vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ; cha đẻ, mẹ đẻ của vợ hoặc của chồng; thành viên khác của gia đình mà người tham gia BHXH đang có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình chưa đủ tuổi theo quy định tại khoản 2 Điều 169 của Bộ luật Lao động📌 đề nghị hưởng trợ cấp tuất hàng tháng thì có thêm Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK hoặc bản sao giấy xác nhận mức độ khuyết tật đặc biệt nặng có thể hiện kết luận của Hội đồng GĐYK ghi rõ tỷ lệ phần trăm suy giảm KNLĐ đối với thân nhân bị suy giảm KNLĐ từ 81% trở lên. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
đ) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
e) Trường hợp người tham gia BHXH tự nguyện mà trước đó tham gia BHXH bắt buộc có thời gian phục vụ trong quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn có hưởng phụ cấp khu vực mà sổ BHXH không thể hiện đầy đủ thông tin làm căn cứ tính phụ cấp khu vực thì có thêm Bản khai cá nhân về thời gian, địa bàn phục vụ trong quân đội có hưởng phụ cấp khu vực theo mẫu số 04C-HBQP ban hành kèm theo Thông tư số 136/2020/TT-BQP |
x |
|
|
|
7.3.2 Hồ sơ đề nghị hưởng chế độ tử tuất đối với thân nhân của người đang hưởng hoặc đang tạm dừng hưởng lương hưu gồm: |
|
|
|
|
a) Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử hoặc bản sao giấy báo tử hoặc bản sao quyết định của Toà án tuyên bố là đã chết; |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b) Tờ khai của thân nhân theo Mẫu số 09-HSB |
x |
|
|
|
c) Trường hợp người tham gia BHXH tự nguyện mà trước đó có đủ 15 năm đóng BHXH bắt buộc và có thân nhân là con từ đủ 18 tuổi trở lên; vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ; cha đẻ, mẹ đẻ của vợ hoặc của chồng; thành viên khác của gia đình mà người tham gia BHXH đang có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình chưa đủ tuổi theo quy định tại khoản 2 Điều 169 của Bộ luật Lao động📌 đề nghị hưởng trợ cấp tuất hàng tháng thì có thêm Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK hoặc bản sao giấy xác nhận mức độ khuyết tật đặc biệt nặng có thể hiện kết luận của Hội đồng GĐYK ghi rõ tỷ lệ phần trăm suy giảm KNLĐ đối với thân nhân bị suy giảm KNLĐ từ 81% trở lên. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
d) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
7.4. Hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp mai táng đối với trường hợp chỉ hưởng trợ cấp mai táng bao gồm: |
|
|
|
|
a) Sổ BHXH, trừ trường hợp người đang hưởng lương hưu, trợ cấp hằng tháng |
x |
x |
Dữ liệu về BHXH |
|
b) Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử hoặc bản sao giấy báo tử hoặc bản sao quyết định của Tòa án tuyên bố là đã chết; |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
c) Tờ khai của thân nhân theo Mẫu số 09-HSB |
x |
|
|
|
7.5. Hồ sơ đề nghị hưởng chế độ tử tuất đối với thân nhân của NLĐ là công dân nước ngoài |
|
|
|
|
Thủ tục hồ sơ như đối với công dân Việt Nam chết. Trường hợp NLĐ là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam chết tại nước ngoài thì hồ sơ khai tử/chứng tử được thay thế bằng bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài cấp thể hiện thông tin về NLĐ là công dân nước ngoài chết (họ và tên, thời điểm chết, nơi chết). |
x |
|
|
|
8. Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ TNLĐ, BNN Hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 51; khoản 2, 3, 4 Điều 57, khoản 2, 3, 4 Điều 58 và khoản 1 Điều 60 Luật ATVSLĐ📌; khoản 5 Điều 5; Điều 7, Điều 8📌, khoản 2 Điều 15, khoản 2 Điều 19, khoản 2 Điều 23📌, khoản 2 Điều 27, Điều 30, khoản 2 và khoản 3 Điều 31 và khoản 2 Điều 36 Nghị định số 88/2020/NĐ-CP📌 ngày 28/7/2020 của Chính phủ; khoản 4 Điều 21, Điều 22 Nghị định số 143/2024/NĐ-CP📌 ngày 01/11/2024 của Chính phủ; khoản 2 Điều 27 Thông tư số 25/2025/TT-BYT📌 |
|||
|
8.1. Trường hợp bị TNLĐ lần đầu, bao gồm cả trường hợp NLĐ sau khi đã nghỉ việc hoặc đã về hưu đề nghị hưởng chế độ TNLĐ lần đầu |
|
|
|
|
8.1.1. Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
8.1.2. Trường hợp điều trị nội trú: Bản sao giấy ra viện hoặc trích sao hồ sơ bệnh án sau khi đã điều trị TNLĐ. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
8.1.3.Chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở chỉnh hình, phục hồi chức năng theo quy định về việc trang cấp PTTGSH (nếu có). |
x |
|
|
|
8.1.4. Văn bản đề nghị giải quyết chế độ TNLĐ, BNN theo mẫu số 05A-HSB. |
x |
|
|
|
8.1.5. Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
8.2. Trường hợp bị BNN lần đầu |
|
|
|
|
8.2.1. Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK hoặc bản sao giấy chứng nhận bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp trong trường hợp bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp (tương đương mức suy giảm KNLĐ 61%), nếu GĐYK mà tỷ lệ suy giảm KNLĐ cao hơn 61% thì hồ sơ hưởng chế độ BNN trong trường hợp này phải có Biên bản GĐYK. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
8.2.2. Trường hợp điều trị nội trú: Bản sao giấy ra viện hoặc trích sao hồ sơ bệnh án sau khi đã điều trị BNN. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
8.2.3. Trường hợp bị BNN mà không điều trị nội trú thì có thêm giấy khám BNN. |
x |
|
|
|
8.2.4. Chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở chỉnh hình, phục hồi chức năng theo quy định về việc trang cấp PTTGSH (nếu có). |
x |
|
|
|
8.2.5. Văn bản đề nghị giải quyết chế độ TNLĐ, BNN theo mẫu số 05A-HSB. |
x |
|
|
|
8.2.6. Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
8.3. NLĐ phát hiện bị BNN khi đã nghỉ hưu, thôi việc hoặc không còn làm trong các nghề, công việc có nguy cơ bị BNN |
|
|
|
|
8.3.1. Trường hợp đã nghỉ hưu, thôi việc |
|
|
|
|
a) Đơn đề nghị hưởng chế độ BNN của NLĐ theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 88/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ đối với NLĐ đã nghỉ hưu hoặc thôi việc. |
x |
|
|
|
b) Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
c) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
d) Chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở chỉnh hình, phục hồi chức năng theo quy định về việc trang cấp phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình (nếu có). |
x |
|
|
|
8.3.2. NLĐ phát h iện bị BNN khi chuyển đến làm việc cho người SDLĐ khác và không còn làm trong các nghề, công việc có nguy cơ bị BNN |
|
|
|
|
a) Văn bản đề nghị giải quyết chế độ TNLĐ, BNN theo mẫu số 05A-HSB (của đơn vị SDLĐ nơi NLĐ đang làm việc đề nghị giải quyết chế độ BNN). |
x |
|
|
|
b) Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
c) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
d) Chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở chỉnh hình, phục hồi chức năng theo quy định về việc trang cấp phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình (nếu có). |
x |
|
|
|
8.4. Trường hợp hưởng chế độ TNLĐ do thương tật tái phát |
|
|
|
|
8.4.1. Văn bản đề nghị theo Mẫu số 14-HSB. |
x |
|
|
|
8.4.2. Sổ BHXH (trong trường hợp bảo lưu thời gian đóng BHXH mà chưa có dữ liệu trong Hệ thống hoặc chưa được cấp mã số BHXH) đối với trường hợp bị TNLĐ đã được GĐYK nhưng không đủ điều kiện về mức suy giảm KNLĐ để hưởng trợ cấp. |
x |
x |
Dữ liệu về BHXH |
|
8.4.3. Trường hợp điều trị xong ra viện trước ngày 01/7/2016 mà lần giám định trước không đủ điều kiện về mức suy giảm KNLĐ để hưởng trợ cấp TNLĐ: Biên bản điều tra TNLĐ; trường hợp bị TNGT được xác định là TNLĐ thì có thêm bản sao một trong các giấy tờ sau: Biên bản khám nghiệm hiện trường, sơ đồ hiện trường vụ TNGT hoặc Biên bản TNGT của cơ quan Công an hoặc cơ quan điều tra hình sự Quân đội. |
x |
|
|
|
8.4.4. Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ lần trước gần nhất của Hội đồng GĐYK đối với trường hợp đã được giám định nhưng không đủ điều kiện về mức suy giảm KNLĐ để hưởng trợ cấp. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
8.4.5. Biên bản giám định lại mức suy giảm KNLĐ sau khi điều trị thương tật tái phát của Hội đồng GĐYK. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
8.4.6. Chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở chỉnh hình, phục hồi chức năng theo quy định về việc trang cấp PTTGSH (nếu có). |
x |
|
|
|
8.4.7. Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
8.5. Trường hợp hưởng chế độ BNN do bệnh tật tái phát |
|
|
|
|
8.5.1. Văn bản đề nghị theo Mẫu số 14-HSB. |
x |
|
|
|
8.5.2. Sổ BHXH (trong trường hợp bảo lưu thời gian đóng BHXH mà chưa có dữ liệu trong Hệ thống hoặc chưa được cấp mã số BHXH) đối với trường hợp bị BNN đã được GĐYK nhưng không đủ điều kiện về mức suy giảm KNLĐ để hưởng trợ cấp. |
x |
x |
Dữ liệu về BHXH |
|
8.5.3. Trường hợp điều trị xong, ra viện trước ngày 01/7/2016 mà lần giám định trước không đủ điều kiện về mức suy giảm KNLĐ để hưởng trợ cấp BNN: Kết quả đo đạc, quan trắc môi trường lao động. |
x |
|
|
|
8.5.4. Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ lần trước gần nhất của Hội đồng GĐYK đối với trường hợp đã được giám định nhưng không đủ điều kiện về mức suy giảm KNLĐ để hưởng trợ cấp. |
x |
x |
Dữ liệu được liên thông, chia sẻ |
|
8.5.5. Biên bản giám định lại mức suy giảm KNLĐ sau khi điều trị bệnh tật tái phát của Hội đồng GĐYK. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
8.5.6. Chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở chỉnh hình, phục hồi chức năng theo quy định về việc trang cấp PTTGSH (nếu có). |
x |
|
|
|
8.5.7. Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
8.6. Trường hợp đã bị TNLĐ, BNN, nay tiếp tục bị TNLĐ hoặc BNN |
|
|
|
|
8.6.1. Bản sao giấy ra viện hoặc trích sao hồ sơ bệnh án sau khi đã điều trị TNLĐ, BNN của lần điều trị nội trú sau cùng. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
8.6.2. Trường hợp bị TNLĐ điều trị xong, ra viện trước ngày 01 tháng 7 năm 2016 mà chưa được giám định mức suy giảm KNLĐ: Biên bản điều tra TNLĐ; nếu bị TNGT được xác định là TNLĐ thì có thêm bản sao một trong các giấy tờ sau: Biên bản khám nghiệm hiện trường, sơ đồ hiện trường vụ TNGT hoặc biên bản TNGT của cơ quan công an hoặc cơ quan điều tra hình sự quân đội. |
x |
|
|
|
8.6.3. Trường hợp bị BNN điều trị xong, ra viện trước ngày 01 tháng 7 năm 2016 mà chưa được giám định mức suy giảm KNLĐ: Kết quả đo đạc, quan trắc môi trường lao động. |
x |
|
|
|
8.6.4. Biên bản giám định tổng hợp mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK; trường hợp lần bị TNLĐ, BNN trước đã được giám định mức suy giảm KNLĐ nhưng không đủ điều kiện hưởng trợ cấp thì có thêm biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của lần giám định đó. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
8.6.5. Chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở chỉnh hình, phục hồi chức năng theo quy định về việc trang cấp PTTGSH (nếu có). |
x |
|
|
|
8.6.6. Văn bản đề nghị giải quyết chế độ TNLĐ, BNN theo mẫu số 05A-HSB đối với lần bị TNLĐ, BNN sau cùng; trường hợp lần bị TNLĐ, BNN trước đó tại đơn vị khác nhưng chưa được giải quyết chế độ thì có thêm văn bản đề nghị giải quyết của đơn vị nơi xảy ra TNLĐ, BNN. |
x |
|
|
|
8.6.7. Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK. |
x |
|
|
|
8.7. Đối với người hưởng chế độ bảo hiểm TNLĐ theo hình thức tự nguyện |
|
|
|
|
8.7.1. Trường hợp NLĐ phát sinh TNLĐ lần đầu |
|
|
|
|
a) Giấy ra viện hoặc trích sao hồ sơ bệnh án sau khi đã điều trị TNLĐ đối với trường hợp nội trú. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b) Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
c) Biên bản điều tra TNLĐ. |
x |
|
|
|
d) Đơn đề nghị giải quyết chế độ TNLĐ của NLĐ theo Mẫu số quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Nghị định số 143/2024/NĐ-CP. |
x |
|
|
|
e) Bản chính hóa đơn, chứng từ hợp pháp liên quan về phí giám định suy giảm KNLĐ. |
x |
|
|
|
8.7.2. Trường hợp NLĐ giám định lại có kết quả tăng mức suy giảm KNLĐ so với mức suy giảm KNLĐ đã được hưởng trợ cấp |
|
|
|
|
a) Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK. |
x |
x |
Dữ liệu được liên thông, chia sẻ |
|
b) Đơn đề nghị giải quyết bổ sung chế độ TNLĐ của NLĐ theo Mẫu quy định tại Phụ lục VIII ban hành kèm theo Nghị định số 143/2024/NĐ-CP. |
x |
|
|
|
c) Bản chính hóa đơn, chứng từ hợp pháp liên quan về phí giám định suy giảm KNLĐ. |
x |
|
|
|
8.7.3. Trường hợp NLĐ chết do TNLĐ |
|
|
|
|
a) Bản sao giấy chứng tử, trích lục khai tử hoặc giấy báo tử hoặc bản sao quyết định tuyên bố là đã chết của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, đối với trường hợp chết do TNLĐ. |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b) Biên bản điều tra TNLĐ. |
x |
|
|
|
c) Đơn đề nghị giải quyết chế độ TNLĐ của thân nhân NLĐ bị chết do TNLĐ theo Mẫu quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Nghị định số 143/2024/NĐ-CP. |
x |
|
|
|
8.8. Trường hợp hưởng trợ cấp DSPHSK sau TNLĐ, BNN |
|
|
|
|
Danh sách 01B-HSB do đơn vị SDLĐ lập |
x |
|
|
|
8.9. Cấp phương tiện trợ giúp sinh hoạt dụng cụ chỉnh hình đối với người đang hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN trước ngày 01/01/2007 |
|
|
|
|
Hóa đơn, chứng từ mua các phương tiện được trang cấp; vé tàu xe đi lại để làm hoặc nhận phương tiện trang cấp (nếu có). |
x |
|
|
|
8.10. Hỗ trợ kinh phí chuyển đổi nghề nghiệp, hỗ trợ khám BNN, chữa BNN, phục hồi chức năng lao động, huấn luyện ATVSLĐ |
|
|
|
|
a) Quyết định về việc hỗ trợ kinh phí đào tạo chuyển đổi nghề nghiệp. |
x |
|
|
|
b) Quyết định về việc hỗ trợ kinh phí khám BNN. |
x |
|
|
|
c) Quyết định về việc hỗ trợ kinh phí chữa BNN. |
x |
|
|
|
d) Quyết định về việc hỗ trợ kinh phí phục hồi chức năng lao động. |
x |
|
|
|
e) Quyết định về việc hỗ trợ kinh phí huấn luyện ATVSLĐ. |
x |
|
|
|
8.1 1. Chi trả kinh phí hỗ trợ điều tra lại TNLĐ, BNN |
|
|
|
|
8.1 1.1. Chi tạm ứng kinh phí hỗ trợ điều tra lại TNLĐ, BNN |
|
|
|
|
Kế hoạch, dự toán kinh phí cần hỗ trợ của cơ quan ra quyết định điều tra lại. |
x |
|
|
|
8.1 1.2. Quyết toán kinh phí hỗ trợ điều tra lại vụ TNLĐ hoặc BNN |
|
|
|
|
a) Văn bản của cơ quan BHXH đề nghị điều tra lại các vụ TNLĐ, BNN; văn bản thỏa thuận về thời hạn điều tra (nếu có). |
x |
|
|
|
b) Quyết định thành lập đoàn điều tra TNLĐ hoặc BNN. |
x |
|
|
|
c) Biên bản điều tra lại các vụ TNLĐ hoặc BNN. |
x |
|
|
|
d) Bản chính chứng từ thanh quyết toán chứng minh chi phí cho việc điều tra theo quy định của pháp luật. |
x |
|
|
|
9. Hồ sơ tạm dừng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng Hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 75 Luật BHXH📌 là một trong các giấy tờ sau: |
|||
|
a) Hồ sơ, giấy tờ xác định người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng xuất cảnh trái phép |
x |
|
|
|
b) Quyết định tuyên bố một người mất tích của Tòa án nhân dân |
x |
|
|
|
c) Kết quả xác minh của tổ chức dịch vụ chi trả hoặc cơ quan BHXH đối với trường hợp không xác minh được thông tin người thụ hưởng chế độ BHXH qua tài khoản cá nhân mở tại ngân hàng. |
x |
|
|
|
10. Hồ sơ chấm dứt hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng Hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều 75 Luật BHXH📌 là một trong các giấy tờ sau: |
|||
|
a) Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử hoặc bản sao giấy báo tử hoặc bản sao quyết định của Tòa án tuyên bố là đã chết |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b) Văn bản đề nghị theo Mẫu số 14-HSB thể hiện t ừ chối hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng |
x |
|
|
|
c) Kết luận của cơ quan có thẩm quyền về hưởng BHXH không đúng quy định của pháp luật. |
x |
|
|
|
11. Hồ sơ hưởng tiếp lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng Hồ sơ theo quy định tại khoản 3 Điều 75, Điều 80 Luật BHXH📌 gồm: |
|||
|
Văn bản đề nghị theo Mẫu 14-HSB thể hiện đề nghị hưởng tiếp hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng và một trong các giấy tờ sau: |
x |
|
|
|
a) Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc trở về nước định cư hợp pháp đối với trường hợp xuất cảnh trái phép trở về |
x |
|
|
|
b) Quyết định của Tòa án hủy bỏ quyết định tuyên bố mất tích hoặc quyết định tuyên bố là đã chết |
x |
|
|
|
c) Kết quả xác minh thông tin đủ điều kiện hưởng đối với người thụ hưởng chế độ BHXH qua tài khoản cá nhân mở tại ngân hàng của tổ chức dịch vụ chi trả hoặc cơ quan BHXH |
x |
|
|
|
d) Bản sao của một trong các giấy tờ: Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù hoặc giấy đặc xá tha tù trước thời hạn hoặc quyết định miễn hoặc tạm hoãn chấp hành hình phạt tù đối với trường hợp chấp hành xong hình phạt tù giam từ ngày 01/01/1995 đến trước ngày 01/01/2016 |
x |
|
|
|
12. Hồ sơ hưởng chế độ đối với NLĐ không đủ điều kiện hưởng lương hưu và chưa đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội theo quy định tại Điều 23, Điều 24 Luật BHXH📌 gồm: |
|||
|
12.1. Trợ cấp hằng tháng |
|
|
|
|
a) Sổ BHXH |
x |
x |
Dữ liệu về BHXH |
|
b) Văn bản đề nghị theo mẫu 14-HSB |
x |
|
|
|
12.2. Trợ cấp mai táng và trợ cấp một lần đối với thân nhân người đang hưởng trợ cấp hằng tháng chết trước khi hết thời hạn hưởng trợ cấp |
|
|
|
|
a) Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử hoặc bản sao giấy báo tử hoặc bản sao quyết định của Tòa án tuyên bố là đã chết |
x |
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
b) Tờ khai của thân nhân theo mẫu số 09-HSB |
x |
|
|
DANH MỤC HỒ SƠ BẮT BUỘC HOẶC ĐƯỢC THAY THẾ BẰNG DỮ LIỆU LIÊN THÔNG, CHIA SẺ ĐỂ CHI TRẢ BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP (Ban hành kèm theo Quyết định số 2222/QĐ-BHXH ngày 29 tháng 7 năm 2025 của Giám đốc BHXH Việt Nam)
|
Tên hồ sơ |
Bắt buộc |
Thay[2] thế |
D ữ liệu thay thế |
|
1. Hồ sơ lập danh sách chi trả trợ cấp thất nghiệp |
|
|
|
|
Mẫu số 14-HSB: Văn bản đề nghị |
x |
|
|
|
1.1. Hồ sơ lập danh sách chi trả TCTN tháng đầu tiên |
|
|
|
|
– Mẫu số 05: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc hưởng TCTN (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
D ữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 02: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc hủy quyết định hưởng TCTN (ban hành kèm theo Nghị định số 61/2020/NĐ-CP ngày 29/5/2020 của Chính phủ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
1.2. Hồ sơ lập danh sách chi trả TCTN đối với người hưởng từ tháng thứ 2 trở đi |
|
|
|
|
Mẫu số 14-HSB: Văn bản đề nghị |
x |
|
|
|
– Mẫu số 06: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc tạm dừng hưởng TCTN đối với người đang hưởng TCTN (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 07: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc tiếp tục hưởng TCTN đối với NLĐ đang bị tạm dừng hưởng TCTN (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 02: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc hủy quyết định hưởng TCTN (ban hành kèm theo Nghị định số 61/2020/NĐ-CP ngày 29/5/2020 của Chính phủ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 12: Thông báo của Trung tâm DVVL nơi NLĐ chuyển đi với cơ quan BHXH về việc thực hiện chấm dứt chi trả TCTN đối với NLĐ (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 13: Đề nghị của Trung tâm dịch vụ việc làm nơi NLĐ chuyển đến hưởng TCTN với cơ quan BHXH nơi NLĐ chuyển đến về việc tiếp tục thực hiện chi trả TCTN (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 24: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc chấm dứt hưởng TCTN của NLĐ (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Quyết định về việc điều chỉnh hưởng TCTN từ Trung tâm dịch vụ việc làm. |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số D19-TS: Danh sách NLĐ tham gia BHXH, BHTN có cảnh báo trùng hưởng TCTN từ Phòng/Bộ phận Quản lý và phát triển người tham gia. |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 7c-CBH: Danh sách người hưởng chưa nhận tiền TCTN từ Phòng KHTC. |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
1.3. Hồ sơ lập danh sách chậm lĩnh, truy lĩnh |
|
|
|
|
Mẫu số 14-HSB: Văn bản đề nghị |
x |
|
|
|
Mẫu số 7c-CBH: Danh sách người hưởng chưa nhận tiền TCTN từ Phòng KHTC. |
x |
|
|
|
– Quyết định về việc điều chỉnh hưởng TCTN từ Trung tâm dịch vụ việc làm. |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
1.4. Hồ sơ lập danh sách chậm lĩnh KPT |
|
|
|
|
– Mẫu số D19-TS: Danh sách NLĐ tham gia BHXH, BHTN có cảnh báo trùng hưởng TCTN từ Phòng/Bộ phận Quản lý và phát triển người tham gia |
x |
|
|
|
– Mẫu số 7c-CBH: Danh sách người hưởng chưa nhận tiền TCTN từ Phòng KHTC |
x |
|
|
|
– Mẫu số 06: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc tạm dừng hưởng TCTN đối với người đang hưởng TCTN (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 02: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc hủy quyết định hưởng TCTN (ban hành kèm theo Nghị định số 61/2020/NĐ-CP ngày 29/5/2020 của Chính phủ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 12: Thông báo của Trung tâm DVVL nơi NLĐ chuyển đi với cơ quan BHXH về việc thực hiện chấm dứt chi trả TCTN đối với NLĐ (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 24: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc chấm dứt hưởng TCTN của NLĐ (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
Quyết định về việc điều chỉnh hưởng TCTN từ Trung tâm dịch vụ việc làm |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
1.5. Hồ sơ lập danh sách thu hồi TCTN |
|
|
|
|
– Mẫu số 02: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc hủy quyết định hưởng TCTN (ban hành kèm theo Nghị định số 61/2020/NĐ-CP ngày 29/5/2020 của Chính phủ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 06: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc tạm dừng hưởng TCTN đối với người đang hưởng TCTN (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 12: Thông báo của Trung tâm DVVL nơi NLĐ chuyển đi với cơ quan BHXH về việc thực hiện chấm dứt chi trả TCTN đối với NLĐ (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 24: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc chấm dứt hưởng TCTN của NLĐ (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ) |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Quyết định về việc điều chỉnh hưởng TCTN từ Trung tâm dịch vụ việc làm |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
– Mẫu số 34: Quyết định thu hồi tiền TCTN (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
2. Hồ sơ lập danh sách chi trả chế độ hỗ trợ học nghề |
|
|
|
|
Danh sách đề nghị thanh toán kinh phí hỗ trợ học nghề Mẫu số C87a-HD (Ban hành kèm theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn Kế toán bảo hiểm xã hội). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
Mẫu số 04: Quyết định về việc hỗ trợ học nghề (ban hành kèm theo Nghị định số 61/2020/NĐ-CP ngày 29/5/2020 của Chính phủ); |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
Mẫu số 05: Quyết định về việc hủy Quyết định hỗ trợ học nghề (ban hành kèm theo Nghị định số 61/2020/NĐ-CP ngày 29/5/2020 của Chính phủ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
Quyết định điều chỉnh hưởng hỗ trợ học nghề |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
Mẫu số 35: Quyết định thu hồi tiền hỗ trợ học nghề (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
3. Hồ sơ lập danh sách chi trả chế độ hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho NLĐ |
|
|
|
|
Danh sách NLĐ đã được đào tạo đề nghị chi hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho NLĐ Danh sách C92-HD (Ban hành kèm theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn Kế toán bảo hiểm xã hội). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
Mẫu số 27: Quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về việc hỗ trợ ĐTKNN (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ) |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
Mẫu số 26: Quyết định của Giám đốc Sở LĐTBXH (nay là Sở Nội vụ) về việc phê duyệt Phương án ĐTKNN (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ) |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
Quyết định điều chỉnh hưởng hỗ trợ ĐTKNN |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
|
Mẫu số 36: Quyết định thu hồi kinh phí hỗ trợ ĐTKNN (ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-LĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ LĐTBXH nay là Bộ Nội vụ). |
|
x |
Dữ liệu liên thông, chia sẻ |
DANH MỤC CÁC VĂN BẢN HẾT HIỆU LỰC, HẾT HIỆU LỰC MỘT PHẦN (Ban hành kèm theo Quyết định số 2222/QĐ-BHXH ngày 29 tháng 7 năm 2025 của Giám đốc BHXH Việt Nam)
I. Danh sách văn bản hết hiệu lực
1. Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về ban hành quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN
2. Quyết định số 686/QĐ-BHXH ngày 29/5/2024 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam sửa đổi, bổ sung một số điều của quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN ban hành kèm theo Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.
3. Quyết định số 1548/QĐ-BHXH ngày 23/5/2025 của Giám đốc BHXH Việt Nam về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN ban hành kèm theo Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019.
4. Công văn số 2430/BHXH-CSXH ngày 19/7/2024 về việc hướng dẫn một số nội dung tại Quyết định số 686/QĐ-BHXH ngày 29/5/2024.
5. Công văn số 4967/BHXH-CSXH ngày 12/12/2016 về việc hướng dẫn ra quyết định thôi hưởng trợ cấp tuất hàng tháng theo quy định tại Nghị định số 136/2013/NĐ-CP.
II. Danh sách văn bản hết hiệu lực một phần
1. Khoản 2, khoản 3 Công văn số 2834/BHXH-CSXH ngày 09/7/2010📌 về việc hướng dẫn thực hiện trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg đối với người đã hết thời hạn hưởng trợ cấp MSLĐ.
2. Khoản 3 Mục III Công văn số 1017/BHXH-CSXH ngày 27/3/2020 của BHXH Việt Nam về việc thực hiện kiến nghị kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước.
3. Khoản 1, điểm 2.1 khoản 2 Công văn số 2898/BHXH-TCKT ngày 27/8/2024 của BHXH Việt Nam hướng dẫn bổ sung quy trình cơ quan BHXH chuyển tiền chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua tài khoản cá nhân người hưởng.
4. Khoản 1, điểm 2.1 khoản 2, khoản 3 Mục C, Mục D Công văn số 1665/BHXH-TCKT ngày 31/5/2024 của BHXH Việt Nam về việc triển khai cơ quan BHXH chuyển tiền chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua tài khoản cá nhân cho người hưởng.
5. Điểm b khoản 3 Công văn số 270/BHXH-TCKT ngày 07/02/2025 của BHXH Việt Nam về triển khai quyết toán tài chính năm 2024.
6. Khoản 1 Công văn số 389/BHXH-CSXH ngày 04/4/2025 về việc giải quyết và chi trả lương hưu đối với NLĐ.
CÁC BIỂU MẪU (Ban hành kèm theo Quyết định số 2222/QĐ-BHXH ngày 29 tháng 7 năm 2025 của Giám đốc BHXH Việt Nam)
|
Số TT |
Ký hiệu |
Tên mẫu biểu |
|
1 |
||
|
2 |
||
|
3 |
Văn bản xác nhận cập nhật thông tin nhân thân theo Căn cước công dân |
|
|
4 |
Danh sách người hưởng BHXH hằng tháng có thông tin do cơ quan BHXH quản lý chưa khớp với thông tin trên cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư |
|
|
5 |
Danh sách phê duyệt người hưởng trợ cấp phương tiện sinh hoạt và dụng cụ chỉnh hình chưa có trong dữ liệu tập trung để cập nhật vào phần mềm TCS |
|
|
6 |
Danh sách không xác minh được thông tin người hưởng chế độ BHXH qua tài khoản cá nhân |
|
|
7 |
Danh sách người đang tạm dừng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng đã xác minh được thông tin |
|
|
8 |
Danh sách NLĐ đóng một lần cho phần còn thiếu để hưởng trợ cấp hằng tháng cho đến khi đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội |
|
|
9 |
Danh sách theo dõi, quản lý đối với trường hợp không xác minh thông tin người hưởng |
|
|
10 |
Danh sách các trường hợp sắp hết hạn ủy quyền nhận thay lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng |
|
|
11 |
Danh sách người hưởng hết hạn ủy quyền nhận qua tài khoản cá nhân |
|
|
1 |
Báo cáo tổng hợp giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK (BHXH cơ sở) |
|
|
2 |
Báo cáo tổng hợp giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK (BHXH tỉnh) |
|
|
3 |
Báo cáo tổng hợp giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK (toàn quốc) |
|
|
4 |
Tổng hợp tình hình thực hiện BHXH về TNLĐ, BNN |
|
|
5 |
||
|
6 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng chế độ ốm đau |
|
|
7 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp thai sản |
|
|
8 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp tai nạn lao động hàng tháng |
|
|
9 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp tai nạn lao động một lần |
|
|
10 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp bệnh nghề nghiệp hàng tháng |
|
|
11 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp bệnh nghề nghiệp một lần |
|
|
12 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp TNLĐ tự nguyện |
|
|
13 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng chế độ hưu trí hàng tháng |
|
|
14 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng chế độ BHXH một lần |
|
|
15 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp tử tuất hàng tháng |
|
|
16 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp tử tuất một lần |
|
|
17 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng chế độ đối với NLĐ không đủ điều kiện hưởng lương hưu và chưa đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội |
|
|
18 |
Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng chế độ đối với thân nhân người đang hưởng trợ cấp hằng tháng chết trước khi hết thời hạn hưởng trợ cấp |
|
|
19 |
Báo cáo tình hình thu hồi tiền hưởng BHTN sai quy định |
|
|
20 |
||
|
21 |
Tổng hợp đối tượng đóng một lần cho phần còn thiếu để hưởng trợ cấp hằng tháng cho đến khi đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội |
|
|
22 |
Tổng hợp số người, số tiền giải quyết hưởng BHXH bắt buộc hàng tháng |
|
|
23 |
Tổng hợp số người, số tiền giải quyết hưởng BHXH bắt buộc một lần |
|
|
24 |
Tổng hợp số người, số tiền giải quyết hưởng BHXH tự nguyện |
|
|
25 |
Tổng hơp số người phải trả trong kỳ |
|
|
26 |
Tổng hợp số tiền phải trả trong kỳ |
|
|
1 |
Chỉ tiêu về chi BHXH, BHTN |
|
|
2 |
Chỉ tiêu quản lý hưởng các chế độ BHTN |
|
|
1 |
Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe |
|
|
2 |
Quyết định về việc thu hồi trợ cấp |
|
|
3 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ hàng tháng |
|
|
4 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ một lần |
|
|
5 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp BNN hàng tháng |
|
|
6 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp BNN một lần |
|
|
7 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ hàng tháng do thương tật tái phát |
|
|
8 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ một lần do thương tật tái phát |
|
|
9 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp BNN hàng tháng do bệnh tật tái phát |
|
|
10 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp BNN một lần do bệnh tật tái phát |
|
|
11 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ/BNN hàng tháng do giám định tổng hợp mức suy giảm KNLĐ |
|
|
12 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ/BNN một lần do giám định tổng hợp mức suy giảm KNLĐ |
|
|
13 |
Quyết định về việc cấp tiền mua phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình |
|
|
14 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ theo hình thức tự nguyện |
|
|
15 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp TNLĐ theo hình thức tự nguyện do thương tật tái phát |
|
|
16 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp chết do TNLĐ theo hình thức tự nguyện |
|
|
17 |
||
|
18 |
Văn bản đề nghị giải quyết trợ cấp TNLĐ, BNN |
|
|
19 |
Quyết định về việc điều chỉnh chế độ BHXH |
|
|
20 |
Quyết định về việc hủy quyết định hưởng chế độ BHXH |
|
|
21 |
Quyết định về việc chấm dứt hưởng chế độ BHXH |
|
|
22 |
Quyết định về việc thôi hưởng trợ cấp tuất hằng tháng |
|
|
23 |
Quyết định về việc hưởng chế độ hưu trí hàng tháng |
|
|
24 |
Quyết định về việc hưởng BHXH một lần |
|
|
25 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp hàng tháng của cán bộ xã, phường, thị trấn |
|
|
26 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp một lần |
|
|
27 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp hằng tháng (theo Điều 23 Luật BHXH📌) |
|
|
28 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg ngày 06/5/2010 của Thủ tướng Chính phủ |
|
|
29 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp mai táng (đối với thân nhân người đang tham gia hoặc bảo lưu thời gian đóng BHXH, chết) |
|
|
30 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp mai táng (đối với thân nhân người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, chết) |
|
|
31 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp tuất hàng tháng |
|
|
32 |
||
|
33 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp tuất một lần (đối với thân nhân người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, chết) |
|
|
34 |
Quyết định về việc hưởng trợ cấp mai táng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg ngày 06/5/2010 của Thủ tướng Chính phủ |
|
|
35 |
||
|
36 |
Quyết định về việc tạm dừng hưởng chế độ |
|
|
37 |
Quyết định về việc hưởng tiếp chế độ BHXH hàng tháng |
|
|
38 |
||
|
39 |
||
|
40 |
||
|
41 |
Giấy giới thiệu chuyển hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng |
|
|
42 |
Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ chờ hưởng lương hưu/trợ cấp hàng tháng |
|
|
43 |
Thông báo chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH |
|
|
44 |
||
|
45 |
||
|
46 |
Phiếu điều chỉnh mức hưởng lương hưu (đối tượng không tính theo thời gian công tác quy đổi) |
|
|
47 |
Phiếu điều chỉnh mức hưởng lương hưu (đối tượng tính theo thời gian công tác quy đổi) |
|
|
48 |
Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp cán bộ xã hàng tháng |
|
|
49 |
Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp TNLĐ/BNN hàng tháng (đối tượng hưởng trước Luật) |
|
|
50 |
Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp TNLĐ/BNN hàng tháng (đối tượng hưởng theo Luật) |
|
|
51 |
Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp tử tuất hàng tháng |
|
|
52 |
Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp mất sức lao động hàng tháng |
|
|
53 |
Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp theo QĐ 91 |
|
|
54 |
Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp công nhân cao su |
|
|
55 |
Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp theo QĐ 613 |
|
|
56 |
Thông báo về việc tiếp nhận Quyết định hưởng các chế độ BHTN |
|
|
57 |
||
|
58 |
||
|
59 |
||
|
60 |
Thông báo khấu trừ lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp thất nghiệp |
|
|
61 |
Thông báo c huyển trả hồ sơ đề nghị chi trả (gửi Sở Nội vụ) |
|
|
62 |
Thông báo về số tiền đóng một lần cho phần còn thiếu để hưởng trợ cấp hằng tháng cho đến khi đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội |
|
|
1 |
Danh sách tạm ứng hỗ trợ kinh phí điều tra lại các vụ TNLĐ, BNN |
|
|
2 |
||
|
3 |
Danh sách giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe |
|
|
4 |
||
|
5 |
||
|
6 |
||
|
7 |
||
|
8 |
||
|
9 |
||
|
10 |
||
|
1 |
Danh sách người hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng qua tài khoản cá nhân |
|
|
2 |
Thông báo kinh phí chi trả các chế độ BHXH |
|
|
3 |
||
|
4 |
||
|
5 |
||
|
6 |
Danh sách chưa nhận chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK |
|
|
7 |
Danh sách chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng |
|
|
8 |
Danh sách chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng |
|
|
9 |
Danh sách chưa nhận trợ cấp BHXH một lần |
|
|
10 |
Danh sách chưa nhận trợ cấp thất nghiệp |
|
|
11 |
Danh sách báo giảm người hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng, TCTN |
|
|
12 |
Danh sách báo giảm người hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng, TCTN |
|
|
13 |
Danh sách báo giảm người hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng, TCTN |
|
|
14 |
Danh sách báo giảm người hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng, TCTN |
|
|
15 |
Danh sách báo giảm hưởng, tạm dừng các chế độ BHXH hàng tháng, trợ cấp thất nghiệp |
|
|
16 |
Bảng thanh toán lương hưu và trợ cấp BHXH hằng tháng, trợ cấp thất nghiệp |
|
|
17 |
||
|
18 |
Giấy nhận tiền lương hưu, trợ cấp BHXH, bảo hiểm thất nghiệp |
|
[1] Hồ sơ thay thế tại Phụ lục này được thực hiện khi đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, dữ liệu được các Bộ, ngành liên thông, chia sẻ với cơ quan BHXH; dữ liệu cơ quan BHXH đang quản lý đảm bảo tính pháp lý theo quy định.
[2]Hồ sơ thay thế tại Phụ lục này được thực hiện khi đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia; dữ liệu được các Bộ, ngành liên thông, chia sẻ với cơ quan BHXH; dữ liệu cơ quan BHXH đang quản lý đảm bảo tính pháp lý theo quy định.
|
THE MINISTRY OF FINANCE OF VIETNAM VIETNAM SOCIAL SECURITY -------- |
THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness --------------- |
|
No: 2222/QD-BHXH |
Hanoi, July 29, 2025 |
THE DIRECTOR OF VIETNAM SOCIAL SECURITY
Pursuant to the Law on Employment No. 38/2013/QH13 dated November 16, 2013 and its guiding documents;
Pursuant to the Law on Occupational Safety and Hygiene No. 84/2015/QH13 dated June 25, 2015 and its guiding documents;
Pursuant to the Law on Social Insurance No. 41/2024/QH15 dated June 29, 2024 and its guiding documents;
Pursuant to Decision No. 391/QD-BTC dated February 26, 2025 of the Minister of Finance on the functions, tasks, powers and organizational structure of Vietnam Social Security; Decision No. 1733/QD-BTC dated May 12, 2025 of the Minister of Finance amending Decision No. 391/QD-BTC; Decision No. 2286/QD-BTC dated June 30, 2025 of the Minister of Finance amending Decision No. 391/QD-BTC (which has been amended Decision No. 1766/QD-BTC dated May 12, 2025 and Decision No. 1892/QD-BTC dated May 30, 2025 of the Minister of Finance).
At the request of the Head of the Social Insurance Policy Implementation Board, Finance – Accounting Board.
HEREBY DECIDES:
Article 1. Procedures for settling claims for social insurance benefits, paying social insurance and unemployment insurance benefits are issued together with this Decision.
Article 2. This Decision comes into force from May 01, 2019 and replaces Decision No. 166/QD-BHXH dated January 31, 2019 of the General Director of Vietnam Social Security on the Procedures for procedures for settling claims for social insurance benefits, paying social insurance and unemployment insurance benefits; Decision No. 686/QD-BHXH dated May 29, 2024 of the General Director of Vietnam Social Security amending son articles of the Procedures for procedures for settling claims for social insurance benefits, paying social insurance and unemployment insurance benefits issued together with Decision No. 166/QD-BHXH dated January 31, 2019; Decision No. 1548/QD-BHXH dated May 23, 2025 of the Director of Vietnam Social Security on amending some articles of the Procedures for procedures for settling claims for social insurance benefits, paying social insurance and unemployment insurance benefits issued together with Decision No. 166/QD-BHXH dated January 31, 2019 of the General Director of Vietnam Social Security.. All regulations issued by Vietnam Social Security (VSS) before the effective date of this decision that are contrary to this decision shall cease to be effective.
Article 3. The Head of the Social Insurance Policy Implementation Board, Head of the Finance - Accounting Board, Chief of Office of VSS, Heads of affiliates of VSS; Directors of Social Security authorities of provinces are responsible for implementing this Decision./.
|
|
DIRECTOR |
FOR SETTLING CLAIMS FOR SOCIAL INSURANCE BENEFITS, PAYING SOCIAL INSURANCE AND UNEMPLOYMENT INSURANCE BENEFITS (Issued together with Decision No. 2222/QD-BHXH dated July 29, 2025 of the Director of VSS)
1. This document provides for guidance on the operational procedures of the Social Security authorities for settling claims for social insurance benefits, paying social insurance and unemployment insurance benefits.
2. Procedures for settling claims for social insurance benefits, paying social insurance and unemployment insurance benefits in the armed forces are guided by the Ministry of National Defense and the Ministry of Public Security, in accordance with the characteristics of each Ministry and in line with the instructions in this document to uniformly implement benefits and policies nationwide.
Article 2. Term interpretation
1. Abbreviations
- SI: Social insurance
- HI: Health insurance
- UI: Unemployment insurance
- TA: Traffic accident
- OA: Occupational accident
- OD: Occupational disease
- DLA&ODs: Daily living aids, orthopedic devices
- WC: Working capacity
- Convalescence
- MA: Medical assessment
- Citizen ID card: identification card, Citizen identification card
- ES: Employment services
- Employees
- RWC: Reduced working capacity
- Training: Training, refresher training, and skill enhancement to maintain employment for workers
- CA: Centralized accounting
- Unemployment benefit
- Database
- Provinces: provinces and centrally affiliated cities
- Communes: communes, wards, and special zones
- Planning - Accounting
- Employers: Employing individuals/units.
- Lump-sum benefits, including: Lump-sum benefits for OAs/ODs that result in deaths; subsidies on purchasing DLA&ODs; lump-sum pension; lump-sum regional allowance; funeral allowance; subsidies on career change of workers who return to work after OAs/ODs; subsidies on examination and treatment of occupational diseases; subsidies on work capacity restoration after OAs/ODs; MA charges, etc.
- Collection Management Department: Department of Premium collection management and participant development.
- Receipt and Result Return Division: General term for civil servants and employees working in administrative - office positions of public service units of the provincial social security authorities and grassroots social security authorities; performing the tasks of guiding, receiving, processing or forwarding settlement application, returning results of administrative procedures; monitoring, supervising and assessment the settlement of administrative procedures.
- SI Policy Division: General term for civil servants and employees working in SI-related positions (Implementing social insurance policies) of grassroots social security authorities.
- Collection Management Division: General term for civil servants and employees working in SI-related positions (premium collection management and participant development) of grassroots social security authorities, performing tasks of premium collection and development of participants in SI, UI, and HI.
- Finance - Accounting Division: General term for public employees and employees (Chief Accountants, Accountants, Treasurers) working in the grassroots social security authorities, performing financial and accounting tasks.
- Beneficiaries: People who receive SI and UI benefits in general.
- Monthly SI includes: pension, SI benefits and monthly allowances.
- SI Law: Law on Social Insurance No. 41/2024/QH15
- OS&H Law: Law on Occupational Safety and Hygiene No. 84/2015/QH13.
- Decision No. 613/QD-TTg: Decision No. 613/QD-TTg dated May 6, 2010 of the Prime Minister on monthly allowance for those with 15 to less than 20 years of actual working period after expiration of the incapacity allowance period.
- Decision No.490/QD-BHXH: Decision No. 490/QD-BHXH dated March 28, 2023 of Vietnam Social Security amending some articles on the procedures for collecting SI, HI, OD insurance and OD insurance premiums; managing SI books and HI cards issued together with Decision No. 595/QD-BHXH.
2. Term interpretation
- The System: the System of business software and databases such as Policy management system (TCS software); Premium collection and card/book management system (TST software); Centralized accounting software system (CA software); Social Insurance-related electronic record archiving system (centralized archiving system); Application receiving and management software (application receiving software), etc.
- Authorized benefit payers: Service providers authorized by Social Security authorities to pay SI, UI benefits, and verify information of SI beneficiaries according to the provisions of law.
- Benefit payment locations: are places to receive pensions, SI and unemployment benefits established by Social Security authorities and authorized by Social Security authorities to pay monthly SI and unemployment benefits in cash.
- E-payment orders: Payment orders issued by the Social Security authorities (SSAs) and executed through the CA software, and digitally signed as prescribed. These orders are transmitted to the e-payment gateways of banks that have bilateral agreements with Vietnam Social Security (VSS) via the electronic premium collection and benefit payment system (Ecopay) to pay beneficiaries.
- Lists, reports, or forms attached: the corresponding lists, reports, or forms with the sample numbers and symbols indicated in the appendix attached to this document. E.g.,: List 01B-HSB means the list of applications for sickness, maternity, convalescence benefits using Form No. 01B-HSB; List C97-HSB means the list for lump-sum SI benefit payments, etc.
- Chapters, sections, articles, clauses, points, sub points and forms/tables referred to in this document without their sources specified shall be considered to be of this document (E.g.: Sub point b, point 1.1, clause 1, Article 7 is understood as from this document).
- Forms C87a-HD and C92-HD referenced in this document are SI accounting vouchers issued together with Circular No. 102/2018/TT-BTC dated November 14, 2018 of the Ministry of Finance on SI accounting and are not re-cited here.
- Valid copy: a copy extracted from the master register or an authenticated copy or a copy that has been compared with its original.
- Required documents mentioned in this document are either originals or valid copies if the submission of originals is not compulsory; other documents/forms mentioned in this document made or issued by SSAs are originals.
Extract of the death declaration specified in this document means either the original or extract.
- The quantity of components mentioned in this document is one (01) copy.
Article 3. Some rules in managing, settling claims, and paying SI and UI benefits
1. The database of contributions and benefits of participants and beneficiaries of SI and UI is centrally and uniformly managed by Vietnam Social Security (VSS) (excluding subjects managed by the Ministry of National Defense and the Ministry of Public Security). All information related to SI and UI contributions and benefits must be updated promptly and in accordance with regulations whenever there are changes.
2. Grounds for settling SI claims and comparing before making the list of payment of UI benefits are the latest issued SI books that show the SI and UI payment periods, which are synced with the Premium Collection Database centrally and uniformly managed nationwide. The preparation of the list of payment of SI and UI benefits must comply with the law, this document, and relevant guiding documents of SSC. The payment of SI and UI benefits must be made on time, to the correct subjects, with the correct amount as specified in the list made.
The settlement of SI claims for employees in cases where employers have not fully paid compulsory SI premiums must conform to Clause 3 of Article 8 of Decree No. 158/2025/ND-CP dated June 25, 2025, of the Government elaborating SI Law on compulsory SI.
In cases where contribution data is not available on the system, or the system data and information in the SI book are inconsistent, or contribution data is problematic and insufficient to be used as ground for settling claims, or the insurance payment process has not been fully confirmed in the SI book, or in cases of applying for adjustment, cancellation, termination, or continuation of receiving benefits related to contribution data that has not been adjusted, the case must be transferred back to the Collection Management Department/Division for adjustment to be used as ground for settling claims according to Form No. 21-HSB.
Immediately after settling retirement, survivorship, lump-sum SI benefits, monthly allowances, and preparing the UI payment list, the system shall automatically lock the periods of SI and UI payment that have been settled for claims and compare when retrospective collection/payment arises.
3. When settling SI claims, information in applications must be cross-checked with the Premium Collection Database, beneficiary database, currently managed applications in the centralized archiving system, national database, specialized databases, and other integrated and shared databases (if any) to ensure data consistency for full, accurate, and timely claim settlement for employees.
4. The settlement of SI claims must be performed on the Policy Management System. Transfer of decisions, lists, reports, and documents between Operations Departments/Divisions, or between Operations Department/Division and their superior managers, or between SSAs must be made through the management system. Approval must have digital signature and stamp according to regulations on archive (if any) and must be archived on the system. Payments must be made in accordance with regulations after receiving payment lists on the system. All activities of accessing, operating, and using data on the system are logged and traceable to ensure timely detection and handling of violations.
5. During the process of settling claims for SI benefits and paying SI and UI benefits, if fraud, forgery, or professional errors are detected at any stage, the relevant operations division at that stage must immediately report to the Director of the provincial/grassroots SSA (hereinafter referred to as the Director). The Director shall direct timely handling in accordance with the law; if not corrected in time, the Director shall be accountable for such matter. In case of suspected violations, the case shall be forwarded to the Investigation authority as prescribed.
6. In cases where premium collection, settlement of claims, or payment of SI and UI benefits are incorrect due to errors of the SSA, leading to payments to incorrect beneficiaries, units, vocational training institutions, or amounts exceeding those prescribed, the incorrect payments must be fully recovered. The department and individuals in charge of the stage where the error occurred shall urge beneficiaries, units, or vocational training institutions to return the funds. If revocation is unsuccessful, the responsible department and individuals must fully reimburse the unrecovered amount according to the law. If the approved SI benefits are less than prescribed, resulting in underpayment, adjustments must be made to supplement payment to beneficiaries.
The SSA that resolved the adjustment or cancellation of lump-sum SI benefits for employees must fully update the revocation information so that the system can issue warnings in cases where incorrect payments have not been recovered. The SSA receiving application for claims for lump-time SI benefits is cooperate in revocation before resolution.
7. Provincial SSAs shall provide guidance, inspect, supervise the process of settling claims for, paying, and managing beneficiaries at grassroots SSAs, authorized benefit payers, and employers.
8. In cases where relevant information, data, applications, documents used as grounds for settling claims for SI benefits and paying SI and UI benefits are already available in national databases, interlinked and shared data, or data managed by SSAs and satisfy legal validity requirements, organizations and individuals shall not be required to declare or resubmit them. Detailed replacement applications are specified in Appendices I and II.
9. Regarding the relocation of beneficiaries of monthly social insurance benefits to another place
9.1. SSA of the place from which the beneficiary moves
9.1.1. Before the relocation referral
a) Verify the original application against the stored application on the system and the eligibility requirements; if complete and all information matches, the relocation referral can be made. If there is any inconsistent identity information, identity data must be adjusted according to the citizen ID card as prescribed in Article 19.
b) Pay the beneficiary all remaining monthly social insurance benefits and any overdue amounts (if any) on the payment list.
c) Upload the Application (Form No. 14-HSB), Authorization Document (if any), and Notification on relocation of beneficiaries of pension or SI benefits (Form No. 18-HSB) to the centralized archiving system.
d) If there are additional documents to the SI benefit application compared to the initially submitted application and such documents have not yet been fully forwarded to the Archival Center (VSS), they must be sent immediately to the Archival Center for centralized archive (paper applications must be digitized before being forwarded).
9.1.2. Upon receiving the conclusion from a competent state authority confirming that the SI entitlement was not in accordance with the law, the SSA of the place from which the beneficiary move must immediately notify in writing the SSA of the place to which the beneficiary move, attaching relevant documents for handling as prescribed.
9.1.3. If the SSA of the place from which the beneficiary moves fails to fully supplement the application as prescribed in sub point a of point 9.2 of clause 9 of this Article and the application in the centralized archiving system is also incomplete, such SSA shall send a commitment letter to the SSA of the place to which the beneficiary moves and be accountable for the current management status and reasons for inability to supplement such application; this letter must also be uploaded to the centralized archiving system.
9.2. The SSA of the place to which the beneficiary moves must inspect and review the application
a) If the application is complete in the centralized archiving system, the SSA of the place to which the beneficiary moves shall accept to take charge of managing such application and make the payment; if the application is incomplete, such SSA shall still accept the application and cooperate with the SSA of the place from which the beneficiary moves to promptly make supplementation as prescribed.
b) If eligibility requirements are not satisfied, the SSA of the place to which the beneficiary moves shall immediately return the application to the SSA of the place from which the beneficiary moves for handling and notify the beneficiary in writing about the temporary refusal.
10. Receipt and Result Return Division of provincial/grassroots SSAs
10.1. Receive applications from organizations and individuals and return administrative procedure result in accordance with applicable regulations of VSS and relevant laws; notify and return results for electronic transaction applications.
10.2. Digitize received paper applications (except SI books) from employees, their families, and employers as prescribed; forward the digitized applications to the relevant Operations Departments/Divisions on the application receipt software immediately after digitization.
10.3. For paper applications submitted directly by employees or their families but outside the jurisdiction of the Department according to hierarchy: Receive and immediately digitize applications, then forward them to the competent provincial/grassroots SSA for settlement on the application receipt software immediately after digitization (along with the paper dossiers).
Competent SSAs will receive and settle the applications and return results according to the registered method. If the employee or his/her family wishes to receive the result in paper in person at the SSA where the application was submitted, the settling SSA shall forward the paper result to the receiving SSA to deliver to the employee or his/her family.
Receipt and Result Return Division shall encourage employees and their families to receive the results in electronic form.
10.4. For applications with incomplete premium collection data (e.g., premium collection data under other SI numbers which are not yet combined or confirmed), provide guidance for employees to submit applications for combining SI books, confirming SI books, and forward them to the Collection Management Departments/Divisions for cooperation with SSA of the place of premium collection in completing the application which shall be used as the ground for settling claims for SI benefit.
10.5. If the information in the application for SI benefit of the beneficiary of monthly SI is inconsistent with that in the national population database (e.g., citizen ID card, death declaration/certificate), provide guidance for the beneficiary to complete Form No. 14-HSB to adjust information as prescribed in Article 19 which shall be used the ground for settling claims for SI benefit for the employee or his/her family.
10.6. When receiving an application for survivorship benefits including benefits of months where the deceased beneficiary has not received pension or SI benefits, forward such application to the SI Policy Department/Division to resolve survivorship benefits as prescribed, and at the same time, forward one copy (electronic or digitized if paper) of his/her family’s Declaration Form (Form No. 09-HSB) to the Finance and Accounting Department/Division for payment to relatives for the months of unpaid pension or SI benefits as prescribed.
11. Time limit for settling claims for SI benefits shall include payment period. The Director of the provincial SSA shall specify detailed deadlines for each Operations Department/Division based on the local situation, ensuring that the time limits for settling claims and paying benefits do not exceed those prescribed in this document. In cases of failure or delay beyond the prescribed time, a written explanation stating the reasons must be sent to the employer and the employee.
Provincial and grassroots SSAs are encouraged to apply solutions to further reduce the time for settling claims for SI benefits and paying SI, UI benefits; increase the rate of online application submission; and reduce the number of returned applications.
12. Provincial/grassroots SSAs and authorized benefit payers shall not impose additional administrative procedures or require additional application components not prescribed.
13. After settlement, applications for settling claims for SI benefits and paying SI, UI benefits shall be archived as prescribed by VSS and relevant laws on archive, ensuring all applications are stored in the centralized archiving system (except applications classified as state secrets). For electronic dossiers, after official document issuance, data will be automatically updated on the centralized archiving system. The centralized archiving system is interconnected and shared across the VSS system to meet requirements for search, operation, use, and management and settlement of claims for SI benefits of SSAs.
14. Public employees and employees of SSAs and staff of authorized benefit payers are not permitted to receive SI or UI benefits on behalf of beneficiaries.
15. Authorized payers of SI and UI benefits
15.1. Ensure timely payments as prescribed to correct beneficiaries with the exact amounts according to payment lists forwarded from SSAs.
15.2. Organize places for benefit payment for communes that are suitable to the local condition and in agreement with SSAs. Benefit payment offices must have specific addresses and be updated in the List of Benefit payment offices nationwide that is posted on the website of VSS. Provincial SSAs/Authorized benefit payers shall be fully accountable if their affiliates, subordinates cause loss of money during transportation or payment, regardless of subjective or objective causes. If there is such loss, compensation plans must be executed immediately to ensure full and timely payments to beneficiaries without complaints or difficulties. If payment errors are caused by authorized benefit payers, they must recover and fully reimburse the incorrect paid amounts and any interest/penalties within 2 days from discovery and perform revocation as prescribed.
16. Implementation of e-payment orders for SI and UI benefits via accounts
Based on the benefit payment list data signed and sent by the SI Policy Departments/Divisions from the TCS software to the KTTT software, accountants shall create e-payment orders as follows:
a) Based on beneficiary/unit account information in the digitally signed payment data sent from TCS, the system shall automatically synchronize and approve beneficiary accounts into the beneficiary account list in the KTTT software for payment; automatically disable beneficiary accounts no longer appearing in payment data. Accountants create e-payment orders for each beneficiary/unit including:
- Account details (account name, account number, bank);
- Benefit source;
- Total amount to be paid;
- Description of the payment order: Beneficiary name_SI number/Unit number_Benefit type_Month/period.
Accountants are not allowed to edit beneficiary account info, and may only select the source account for transfer before creating the payment order.
b) Accountants shall verify whether the payment orders matches digitally signed and approved benefit payment lists or not, then digitally sign and submit them for approval and verification by Chief Accountant and Account Holder (process done in batch for all selected payment orders). For monthly SI payments, approval by order shall follow the payment schedule announced by VSS to automatically transmit orders to banks.
c) After banks send electronic bank statements, the system automatically matches them with benefit payment lists to identify successful, unsuccessful, or mismatched payments.
If a payment order fails, the accountant shall re-submit the corrected payment order (allowed to edit only source account info and date).
If failure is due to incorrect account information, follow clause 17 of this Article.
17. Handling of SI and UI benefit payment failures due to incorrect account information
17.1. Finance and Accounting Departments/Divisions
17.1.1. Digitally sign the List following Form No. 1a-CBH (by employee, by unit in case the employer declares wrong account information of the employee or unit, or by vocational training institution) on KTTT and send it to SI Policy Department/Division via TCS.
Upon signing, the system shall send notifications via VssID to each beneficiary informing them of non-payment due to incorrect account info.
17.1.2. Receive digitally signed List following Form No. 1b-CBH from SI Policy Departments/Divisions on TCS; transfer money to corrected accounts on the same day or the next working day at the latest.
17.2. SI Policy Departments/Divisions:
17.2.1. Receive the List following Form No. 1a-CBH from Finance and Accounting Departments/Divisions on TCS.
17.2.2. Check employer and beneficiary account info:
a) If error caused by public employees, employees of SSAs: Record correct information to List following Form No. 1b-CBH and submit it to Director for approval, digital signature and forward via TCS software to the Finance and Accounting Department/Division.
b) If error caused by employer or beneficiary
b1) Forward the List following Form No. 1a-CBH from TCS software to the application receipt software, which is forwarded by the Finance and Accounting Departments/Divisions to the Receipt and Result Return Divisions of provincial/grassroots SSAs (in case of incorrect account information for receiving SI benefits).
b2) Based on forwarded List following Form No. 1a-CBH by the Finance and Accounting Department, prepare and submit a Notification following Form No. 01/TB-HSB to head of the provincial SSA for approval, digital signature, forward for issuance in accordance with laws on archive, which shall be sent to Receipt and Result Return Division (for wrong account information for receiving UI benefits).
b3) Receive adjustment info from Receipt and Return Department of the provincial/grassroots SSA by the hierarchy according to List following Form No. 01B-HSB, Form No. C92-HD, employer’s documents; List following Form No. C87a-HD from vocational training institution; Application following Form No. 14-HSB from beneficiaries; adjustment decisions from Employment Service Centers.
b4) Based on information provided by the employer, the Employment Service Center, vocational training institution, and beneficiary; update adjustment information on the TCS software; prepare and submit to the leader for approval, digital signature, and forward to the Finance and Accounting Department/Division via the TCS the List following Form No. 1b-CBH.
17.3. Receipt and Result Return Divisions of provincial/grassroots SSAs
17.3.1. Receive and send the Notification following Form No. 01/TB-HSB to Employment Service Centers, vocational training institutions, employers for account info correction.
17.3.2. Upon receiving the List following Form No. 1a-CBH from SI Policy Departments/Divisions.
a) Send the List following Form No. 1a-CBH to employers via their registered email with the SSA, contact and provide guidance to employers to adjust info in accordance with the List following Form No. 01B-HSB (for sickness and maternity benefits); submit application for adjustments for other SI benefits (OA, OD, etc.).
b) Contact and provide guidance to beneficiaries to submit adjustment application following Form No. 14-HSB (excluding cases declared by employers, Employment Service Centers, or vocational training institutions).
c) Receive adjustment info in accordance with the List following Form No. 01B-HSB, Form No. C92-HD, employer’s documents, the List following Form No. C87a-HD of the vocational training institution, adjustment decisions from Employment Service Center, and Application following Form No. 14-HSB from beneficiaries submitted to SI Policy Department to prepare a List following Form No. 1b-CBH.
18. If the date of list preparation, data locking, or report preparation falls on a non-working day, the action shall be performed on the next working day.
19. For monthly SI beneficiaries requesting update or supplement of identity information according to the citizen ID card under Article 19, the updated information shall be consistent with the citizen ID card data and shall not be used as the basis to re-adjust already settled SI benefits.
1. Delegation of power to settle claims and prepare payment list for SI and UI benefits
1.1. Provincial SSAs
1.1.1. Claim settlement
a) Settle claims for SI benefits for employees of employer by delegation of power in premium collection management or their families; settle claims for maternity benefits for voluntary SI participants; settle claims for voluntary OA and OD insurance benefits for employees without contracts who are participating in voluntary OA and OD insurance in communes directly managed by the provincial SSA by hierarchy.
b) Settle claims for SI benefits for employees or their families, who submit application at the provincial SSA, including:
b1) Maternity benefits for employees who terminate employment/working contracts or quit before childbirth or adopting a child under 06 months in surrogate pregnancy cases; persons with voluntary SI payment period or the total compulsory and voluntary SI payment period of at least 06 months within 12 months before birth who are currently not participating in voluntary SI.
b2) OA/OD benefits for employees who quit and apply for first-time OA/OD benefits; employees who have received lump-sum OA/OD allowances and are applying for OA/OD benefits due to recurring injury or illness.
b3) Lump-sum SI benefits.
b4) Pension for voluntary SI participants or those preserving SI payment periods (including those with written confirmation from SSAs waiting to meet retirement age conditions as regulated by Decree No. 12/CP dated 26/01/1995, which is amended by Decree No. 01/2003/ND-CP dated 09/01/2003, or commune-level cadres under Decree No. 09/1998/ND-CP dated 23/01/1998 with waiting decisions or certificates to meet retirement age for monthly allowance of SSAs).
b5) Survivorship benefits for families of voluntary SI participants, those preserving SI payment periods; employees under compulsory SI who died and whose employers have confirmed SI participation period (closed books) submitting applications in person (except deaths due to OA/OD).
b6) Benefits for employees not eligible for pension or not yet old enough for social retirement benefits.
c) Settle claims for SI benefits for those currently receiving monthly SI or who have their monthly SI benefits suspended/terminated; families of those currently receiving monthly SI or having their monthly SI suspended who died managed and paid by provincial SSAs, including: survivorship benefits; lump-sum benefits for monthly SI beneficiaries who go abroad for permanent residence; relocation of beneficiaries; adjustment, suspension, continuation, cancellation, termination, or cessation of monthly survivorship allowance for those aged 80 or over who die.
d) Adjust or cancel SI benefit decisions for persons who have received benefits settled by the provincial SSAs or their subordinate SSAs at grassroots level, including: Sickness, maternity; lump-sum SI; lump-sum OA/OD allowance; lump-sum survivorship allowance. dd) Pay monthly allowances under Decision No. 613/QD-TTg for persons who ceased to receive monthly incapacity allowance, issued by the provincial SSA.
1.1.2. Preparation of benefit payment list
a) Prepare payment lists for monthly SI, unemployment benefits, vocational training subsidies; lists of beneficiaries of training subsidies; lists subsidies on OA/OD risk prevention and sharing within the province; payment lists for sickness, maternity, and convalescence benefits.
b) Prepare lump-sum SI payment lists settled by the provincial SSAs; prepare list of payments of lump-sum OA/OD benefits and lump-sum survivorship benefits in cash for beneficiaries relocated from other provincial or grassroots SSAs.
1.2. Grassroots SSAs
1.2.1. Settle claims for SI benefits for employees or their families prescribed in sub point 1.1.1, point 1.1, clause 1 of this Article (settlement of adjustment and cancellation of the enjoyment decision shall only implemented in cases settled by grassroots SSAs; Settlement of claims for monthly allowances under Decision No. 613/QD-TTg for persons whose incapacity allowances are suspended shall decided by superior provincial SSAs of the grassroots SSAs).
1.2.2. Prepare lump-sum SI payment lists settled by the grassroots SSAs; prepare list of payments of lump-sum OA/OD benefits and lump-sum survivorship benefits in cash for beneficiaries relocated from other provincial or grassroots SSAs; lists of beneficiaries of training subsidies; payment lists for sickness, maternity, and convalescence benefits.
2. Delegation of power to pay and manage beneficiaries
2.1. Provincial SSAs
2.1.1. Organize payment of monthly SI benefits via personal bank accounts, lump-sum SI benefits together with monthly SI benefits via personal accounts; sickness, maternity, and convalescence benefits by settlement hierarchy; payment of vocational training subsidies, training subsidies; subsidies on career change of workers who return to work after OAs/ODs, subsidies on examination and treatment of ODs, subsidies on work capacity restoration, subsidies on occupational health and safety training, subsidies on re-investigation of OAs/ODs, MA charges; payment of lump-sum SI benefits at the provincial SSAs; payment of unemployment benefits through personal accounts for employees.
2.1.2. Manage beneficiaries across the entire province and communes directly managed by the provincial SSAs by hierarchy.
2.1.3. Sign authorization contracts with authorized benefit payers:
a) Pay monthly SI benefits in cash; attached lump-sum SI benefits in cash; unemployment benefits in cash.
b) Manage monthly beneficiaries (both person receiving benefits in cash and via personal account); report beneficiary reductions as prescribed.
c) Manage and store List of payments in cash, authorization documents, and signed receipt slips by beneficiaries handled by authorized benefit payers according to the law.
2.2. Grassroots SSAs
a) Organize payment of sickness, maternity, and convalescence benefits by settlement hierarchy; pay training subsidies; pay lump-sum SI benefits at grassroots SSAs.
b) Manage monthly beneficiaries in communes directly managed by grassroots SSAs by hierarchy.
PROCEDURES FOR SETTLING CLAIMS AND PAYING SICKNESS, MATERNITY, CONVALESCENCE BENEFITS
SI Policy Departments/Divisions:
1. Receive applications forwarded from the Receipt and Result Return Division of provincial/grassroots SSA by hierarchy; applications submitted in accordance with the SI Law, Circular No. 25/2025/TT-BYT dated June 30, 2025, of the Ministry of Health; detailed components of applications are specified in Clauses 1, 2, 3 of Appendix I.
2. Review and approve the benefit
a) Based on the application for SI benefits as defined in Clause 1 of this Article, verify the validity of documents of the application, subjects, and entitlement eligibility requirements as prescribed; conduct review and cross-check applications with databases as prescribed to ensure full, accurate, and timely claim settlement for employees.
b) For the settlement of claims for of sickness, maternity, and convalescence benefits after retirement, survivorship, or lump-sum SI benefits have been provided, if the employee meets the eligibility requirements, cooperate with the Premium Collection Management Division Department/Division in restoring the participation period in SI which is used as the ground for settlement of claims for of sickness, maternity, and convalescence benefits. After settlement, the SI Policy Department/Division must submit the results on the TST software to automatically lock the SI and UI participation process for those who have received lump-sum SI benefits, retirement, or survivorship benefits.
c) After reviewing and cross-checking applications and data to ensure compliance as prescribed, perform benefit approval on the TCS software.
Based on List following Form No. 01B-HSB prepared by the employer, and official documents from competent authorities regarding revocation of sickness, maternity, and convalescence benefits, SSAs shall review data to consider and issue revocation decisions (Form No. 01C-HSB) for cases of benefit receipt against the law.
3. Prepare and forward applications, lists, and decisions
Based on settlement data, prepare and submit the following lists and decisions for leadership approval, digital signature, which shall then be forwarded to relevant Departments/Divisions via TCS software:
a) Lists following Form No. C70a-HSB, C70b-HSB, which shall be prepared and forwarded to the Finance and Accounting Departments/Divisions immediately after benefit approval.
b) Recovery decision following Form No. 01C-HSB.
c) Daily, based on revocation decisions and benefit payment data via personal accounts from the KTTT Software, prepare and forward the Revocation list following Form No. 27A-HSB and Non-claimed List Form No. 27B-HSB to the Finance and Accounting Departments/Divisions.
d) Monthly, prepare and forward the List of persons only participating in HI whose premiums paid by Social Security organizations (Form No. D03-TS issued with Decision No. 490/QD-BHXH) for those receiving sickness or maternity benefits of 14 days or more during the month to the Premium Collection Management Departments/Divisions for HI card issuance.
dd) Forward the Receipt and Result Return Division of provincial/grassroots SSA in accordance with regulations on archives for result delivery by methods registered by employees or employers (including Lists following Form No. C70a-HSB, C70b-HSB, related dossiers (if any)) or send revocation decision (Form No. 01C-HSB) to employees and employers.
4. Lock data and prepare report:
4.1. SI Policy Divisions: On the 5th of each month, lock data and prepare and submit reports following Forms No. 02A-HSB and 20-HSB of the previous month by hierarchy for leadership approval, digital signature for archive on the system.
4.2. SI Policy Departments
a) On the 5th of each month, lock data and prepare reports as specified in point 4.1 of clause 4 of this Article by hierarchy.
b) On the 6th of each month, lock data and prepare and submit consolidated reports of the whole province following Forms No. 02B-HSB and 20-HSB of the previous month for leadership approval, digital signature for archive on the system.
4.3. Immediately after reports (Forms No. 02B-HSB, 20-HSB) of the whole province are digitally signed, the software system shall automatically update and consolidate national data following Forms No. 02C-HSB and 20-HSB.
5. Settlement deadlines
5.1. For employers’ applications: Within 06 working days from the date of receiving a complete application as prescribed.
5.2. For employees or their families' applications: Within 03 working days from the date of receiving a complete application as prescribed.
1. Receipt of benefit payment dossiers
Finance and Accounting Departments/Divisions shall receive data on the KTTT software, Lists following Form No. C70a-HSB, Form No. C70b-HSB; Lists following Form No. 27A-HSB, Form No. 27B-HSB signed by the SI Policy Departments/Divisions on TCS system; receive Notice on results of SI, HI, UI, OD/OD insurance payment (Form No. C12-TS issued with Decision No. 490/QD-BHXH) digitally signed by the Premium Collection Management Departments/Divisions on the TST Software.
2. Fund transfer
a) The provincial SSAs shall transfer funds to grassroots SSAs for benefit payments by hierarchy.
b) Finance and Accounting Departments/Divisions shall: Based on the amount for beneficiaries without personal bank accounts in the Lists following Form No. C70a-HSB digitally signed and forwarded from the SI Policy Departments/Divisions on the KTTT software, transfer funds to employers for timely payment to employees.
Fund transfers are conducted via e-payment orders on the business software.
3. Benefit payment
3.1. Via personal bank accounts
a) SSAs shall pay benefits to employees/their families via their personal bank accounts.
Cases of payment via electronic payment orders shall follow regulations in Clause 16 of Article 3.
b) Finance and Accounting Departments/Divisions shall
Based on Lists following Form No. C70a-HSB, Form No. C70b-HSB digitally signed and forwarded from TCS to KTTT software, transfer benefits into employees’ personal bank accounts.
Immediately after that, the VssID application shall send notifications to each beneficiary informing them of the payment.
3.2. Payment in cash
3.2.1. By SSAs
Finance and Accounting Departments/Divisions shall pay beneficiaries in cash based on Lists following Form No. C70b-HSB and Form No. 6-CBH; when making payment, verify citizen Ì cards or other ID document with photo and request beneficiaries to sign the receipt list.
3.2.2. By employers
a) Immediately after SSAs make payment to employers’ accounts, the VssID application shall notify each beneficiary about SSAs’ payment to the employers.
b) Finance and Accounting Departments/Divisions shall
b1) Provide guidance to employers to organize payment to employees as prescribed: Upon receiving funds from SSAs, notify employees to collect money; employees must sign the List following Form No. C70a-HSB upon receipt; provide guide to employers to prepare the List following Form No. 6-CBH of employees who do not collect payments within 30 days from receiving funds and promptly submit this list with the unpaid amounts to the SSAs (Finance and Accounting Departments/Divisions).
b2) Receives Lists following Form No. 6-CBH to monitor and manage the number of beneficiaries with unclaimed benefits and such amounts, ensuring all unclaimed funds are returned to the SSAs.
4. Report forms preparation
4.1. Finance and Accounting Departments/Divisions shall:
a) Based on Lists following Form No. 27A-HSB, Form No. 27B-HSB, prepare a List following Form No. C75-CBH; record and track revocation status for each subject as prescribed.
b) Based on data in Notification following Form C12-TS, monitor recording of collection and payment of HI premiums by hierarchy.
4.2. Monthly:
a) The Finance and Accounting Division shall prepare a consolidated report on sickness, maternity, and convalescence benefit payments according to Form No. 4-CBH managed by grassroots SSAs.
b) The Finance and Accounting Department shall prepare a consolidated report on these payments according to Form No. 4-CBH for the whole province.
c) Time to update data on payments of sickness, maternity, convalescence benefits according to Form No. 4-CBH on the business software: No later than the 1st day of the following month.
Section I. PROCEDURES FOR SETTLING CLAIMS AND PREPARE BENEFIT PAYMENT LISTS
Article 7. Responsibilities for settling claims and preparing benefit payment lists
1. SI Policy Departments/Divisions’ responsibilities for settling claims:
Application receipt
Receive applications forwarded from the Receipt and Result Return Divisions of provincial/grassroots SSAs by hierarchy. Such applications shall comply with the SI Law, Occupational Safety and Health Law, Decision No. 613/QD-TTg, and related guiding documents; components of applications shall be specified in Appendix I.
1.2. Review and cross-check applications and data
a) Based on the applications for social insurance benefits, verify the validity of components of the applications, subjects, and eligibility requirements as prescribed; cross-check applications with databases (data on contributions; premium payment period, salary progression, salary rank adjustments, promotions, position-based allowances, seniority, regional allowances, etc for employees paying SI under state salary regimes; job titles and professions recorded in SI books must match the list of heavy, hazardous or dangerous jobs extremely heavy, hazardous or dangerous jobs issued by the Ministry of Labor – War Invalids and Social Affairs (now Ministry of Home Affairs) or workplaces in areas with regional allowance coefficient 0,7 or higher...). If there are inconsistencies and payment periods are not yet confirmed on SI books, return the applications to the Collection Management Department/Division (using Form No. 21-HSB) to adjust and confirm payment periods or cooperate to do so, ensuring full, accurate, and timely benefit settlement for employees.
b) If there are insufficient grounds for settlement, proactively verify or cooperate with related agencies for verification.
c) If there is evidence that the conclusion of the Medical Examination Council on injury, illness, or labor capacity loss is inappropriate, submit a complaint to the Director of the provincial or grassroots SSA as prescribed.
1.3. Benefit approval
a) After verifying and cross-checking information on the system and applications to ensure grounds for clams, eligibility requirements, beneficiaries in accordance with law, review the applications and submit for leadership approval, digital signature on the TCS software for SI benefit decisions, SI payment period records (Form No. 04-HSB if any), related records (if any) for each case; forward and issue documents per records management regulations to the Receipt and Result Return Divisions of provincial/grassroots SSAs for result delivery according to registered receipt methods.
b) For payment of MA charges: Based on SI benefit application, check validity of invoices, receipts for MA charges, detailed inspection reports from MA facilities specifying beneficiaries, eligibility requirements, charge levels; update payment fees in the benefit decision. If no payment is made, inform beneficiaries in writing stating reasons. Maximum MA charge applies in accordance with Circular No. 243/2016/TT-BTC dated November 11, 2016, by the Ministry of Finance on collection level, collection, payment, management and use of charges for appraisal and issuance of MA certificates. If the requested charges are lower than those specified in Circular No. 243/2016/TT-BTC dated November 11, 2016, pay the actual requested amount.
c) MA charges shall not be paid if the employee has already undergone MA and the WC reduction conclusion has been used for other previous benefits.
2. Prepare and forward lists
2.1. Prepare and forward list of payment of benefits, lump-sum SI benefits
2.1.1. Responsibilities of the SI policy Divisions
a) Daily, based on data on settled lump-sum SI benefits; Notifications of relocation of beneficiaries of OA/OD benefits, funeral allowance, lump-sum survivorship benefits paid in cash, prepare payment lists for lump-sum SI benefits (Form No. C97-HSB) by hierarchy, including payment via personal accounts or direct cash payments; submit them for leadership approval, digital signature, and forward them to Finance - Accounting Department/Division via TCS software.
b) Daily, based on data on adjustment or termination of lump-sum SI benefits, prepare a List following Form No. 27A-HSB, 27B-HSB; submit it for leadership approval, digital signature, and forward it via TCS software to Finance - Accounting Department/Division via TCS software.
2.1.2. Responsibilities of the SI policy Departments
Perform those specified in sub point 2.1.1 of point 2.1 of clause 2 of this Article according to management hierarchy.
2.2. Prepare and forward list of payment of monthly SI
2.2.1. Responsibilities of the SI policy Divisions
a) From the 1st to the last day of the month, receive and process:
a1) List of reports of reduction in monthly pension and SI benefits (Forms No. 8-CBH, 8a-CBH), List of people who have not received monthly pension and SI benefits in cash (Form No. 7a-CBH) forwarded by the authorized benefit payers; documents from competent state authorities on monthly SI deductions; data on monthly social insurance payment via personal accounts from the KTTT software; based on monthly SI settlement data (including increase or decrease to the benefit level, update on personal information of beneficiaries according to their Citizen ID cards) in their managed area, people requesting to receive again after a period of refusal to receive; relocated SI beneficiaries from other provincial/grassroots SSAs, SI beneficiaries of the Military SSA, People's Public Security SSA in the month; data on the monthly payment list; Summary table of payment offices in the area: Update the increase/decrease in beneficiaries under management including the remaining payable amount, the amount not to be paid, the amount to be revoked, which shall then be submitted for leadership approval on TCS software.
a2) Applications (Form No. 14-HSB) from beneficiaries for changes in locations for receiving monthly SI benefits; switching payment method from personal account to cash or vice versa; changing personal bank accounts; updating information per Citizen ID Card; original or copy of authorization documents from Receipt and Result Return Divisions of grassroots SSAs (including those forwarded by authorized benefit payers) to update on the software, which shall the be submitted for leadership approval.
b) Prepare and submit following lists and reports for leadership approval, digital signature on TCS software and forward them to departments/divisions:
b1) List following Form No. D03-TS for monthly SI beneficiaries by hierarchy for settlement and management by benefit type which shall be forwarded to Collection Management Divisions for HI card issuance; card terminations for cases of deaths, relocation, or termination of benefits...
Implementation duration: Prepare and forward them daily upon occurrence.
b2) List of beneficiary decrease (Form No. 8b-CBH) for beneficiaries paid via personal accounts which shall be forwarded to SI Policy Departments.
Implementation duration: Prepare and forward them daily upon occurrence.
b3) Lists following Forms No. 27A-HSB, 27B-HSB for beneficiaries paid in cash which shall be forwarded to Finance - Accounting Divisions; lists following Forms No. 27A-HSB, 27B-HSB for beneficiaries receiving monthly SI via personal accounts, which shall be forwarded to SI Policy Departments and Finance - Accounting Departments.
Grounds for list preparation: Database on adjustments, cancellations, suspensions of benefit provision, and data updates on benefit reductions or refusals in the software for beneficiaries under management.
Forward time: Last working day of the month.
2.2.2. Responsibilities of SI Policy Departments:
Perform as specified in sub point 2.2.1 of point 2.1 of clause 2 of this article by hierarchy for settlement and management, and based on (i) lists and data settled and updated by grassroots SSAs in accordance with sub point 2.2.1 of point 2.1 of clause 2 of this article; (ii) lists of unclaimed pensions and monthly SI benefits (Form No. 7a-ATM) forwarded from Finance - Accounting Departments for payments via personal accounts; monthly payment lists; payment data for monthly beneficiaries via personal accounts from KTTT software, prepare and submit for leadership approval, digital signature on TCS software the following lists and reports, and forward them via the system to authorized benefit payers:
a) List of payments of monthly pension and SI benefits (Form No. C72a-HSB) including any lump-sum allowances on the entire province for payment via personal accounts or in cash.
b) List following Form No. D03-TS for monthly SI beneficiaries by hierarchy for settlement and management by benefit type for HI card issuance; card terminations for cases of deaths, relocation, suspension, termination of benefits...
Implementation time: Prepare and forward them daily upon occurrence.
c) List of beneficiary decrease (Form No. 8c-CBH) in the entire province for beneficiaries paid via personal accounts.
d) List of monthly pension and SI benefit recipients via personal accounts in the province (Form No. 01-ATM).
dd) Based on data on adjustments, cancellations, suspensions, termination, and benefit reductions updates in the software for beneficiaries under management hierarchy, prepare Lists following Form No. 27A-HSB, 27B-HSB.
e) Preparation time:
e1) On the 27th of each month, prepare Lists following Form No. C72a-HSB and 01-ATM for beneficiaries receiving benefits from the 1st to the 27th of the month.
e2) On the last working day of the month, prepare additional Lists following Form No. C72a-HSB and 01-ATM for beneficiaries receiving benefits from the 28th to the last day of the month.
e3) Directors of Provincial SSAs may decide to prepare additional List following Form No. C72a-HSB on the 15th of each month or the nearest payment period to ensure timely monthly SI payments for newly arising beneficiaries in the payment month.
Immediately after preparing List C72a-HSB, the VssID system shall automatically send SMS notifications to newly arising beneficiaries or relocated beneficiaries about the time and place of monthly SI payment.
g) Forward time:
g1) Lists following Form No. C72a-HSB, 01-ATM: forward them immediately on the day of preparation.
g2) Lists 8c-CBH: transfer them immediately upon occurrence.
g3) Lists following Form No. 27A-HSB, 27B-HSB: last working day of the month.
h) Forward to:
h1) Finance - Accounting Departments: Lists following Forms No. C72a-HSB, 8c-CBH, 27A-HSB, 27B-HSB.
H2) Collection Management Departments: Lists following Form No. D03-TS.
h3) Provincial authorized benefit payers: Lists Form No. 01-ATM for beneficiary management.
3. Lock data and prepare report:
3.1. SI Policy Divisions:
a) On the 5th of each month, lock data and prepare and submit reports following Form No. 20-HSB of the previous month by hierarchy for leadership approval, digital signature for archive on the system.
b) On the 5th of July and January annually, or upon urgent requests, prepare and submit report for the first six months and the report for the previous year or ad hoc report using Form No. 22-HSB by hierarchy for leadership approval, digital signature for archive on the system.
3.2. SI Policy Departments
a) On the 5th of each month, and on July 5 and January 5 annually, lock data and prepare reports as specified in Point 3.1 of clause 3 of this Article by hierarchy.
b) On the 6th of each month, and on July 6 and January 6 annually, lock data and prepare and submit consolidated report for the entire province as per Point 3.1 of Clause 3 of this Article for leadership approval, digital signature for archive on the system.
3.3. Immediately after consolidated reports (Forms No. 02B-HSB, 20-HSB) of the whole province are digitally signed, the software system shall automatically update nationwide consolidated reports (Forms No. 17-HSB, 20-HSB, 22-HSB).
Article 8. Procedures for settling claims for pension
SI Policy Departments/Divisions:
1. Receive applications forwarded from the Receipt and Result Return Department of provincial/grassroots SSA by hierarchy; detailed components of applications are specified in Clause 4 of Appendix I.
2. Review and cross-check records and data prescribed in point 1.2 of Clause 1 of Article 7;
3. Approve benefits as prescribed in Point 1.3 of Clause 1 of Article 7.
Approve and digitally sign: Decision on provision of monthly retirement benefits (Form No. 07A-HSB) or Decision on provision of monthly allowances for cadres working at communes, wards, or commune-level towns (Form No. 07C-HSB); social insurance payment period record (Form No. 04-HSB).
4. Prepare and forward monthly SI payment lists as prescribed in Point 2.2 of Clause 2 of Article 7.
5. Lock data and prepare reports as prescribed in Points 3.1 and 3.2 of Clause 3 of Article 7 by hierarchy.
6. Settlement deadline: Within 12 working days from the date the SSA receives a complete application as prescribed.
SI Policy Departments/Divisions:
1. Receive applications forwarded from the Receipt and Result Return Department of provincial/grassroots SSA by hierarchy; detailed components of applications are specified in Clauses 5, 6 of Appendix I.
2. Review and cross-check applications and data as prescribed in Point 1.2 of Clause 1 of Article 7; simultaneously verify premium collection data and benefit settlement data to confirm eligibility requirements in accordance with law. If, during the review, there are remaining payment periods at other places or overlapping payment periods with other SI books over which lump-sum SI benefits have been provided, forward applications to Collection Management Departments/Divisions for verification or cooperation with the collecting SSAs in completing SI payment process and finalizing SI books before settling benefits.
3. Approve benefits as prescribed in Point 1.3 of Clause 1 of Article 7.
Approve and digitally sign: Decision on provision of lump-sum SI benefits (Form No. 07B-HSB) or Decision on provision of lump-sum allowances (Form No. 07D-HSB) SI payment period record (Form No. 04-HSB for case applying for lump-sum SI benefits).
4. Prepare and forward lump-sum SI payment lists as prescribed in Point 2.1 of Clause 2 of Article 7.
5. Lock data and prepare reports as prescribed in Points 3.1 and 3.2 of Clause 3 of Article 7 by hierarchy.
6. Settlement deadlines: Within 05 working days from the day the SSA receives a complete application as prescribed.
Article 10. Procedures for settling claims for survivorship benefits
SI Policy Departments/Divisions:
1. Receive applications forwarded from the Receipt and Result Return Department of provincial/grassroots SSA by hierarchy; detailed components of applications are specified in Clause 7 of Appendix I.
2. Review and cross-check records and data prescribed in point 1.2 of Clause 1 of Article 7, and:
a) Check SI benefit settlement data to confirm that funeral allowance has been provided via the administrative interconnection procedure "Death Declaration Registration - Household Registration Termination - Funeral Allowance" on the National Public Service Portal.
b) If the deceased was receiving monthly SI benefits managed and paid by another provincial/grassroots SSA, only settle claims after that SSA has reported beneficiary decrease on the system. If not yet reported, cooperate with that SSA to perform decrease reporting as prescribed to timely settlement of claims.
c) If the deceased still has unclaimed monthly SI benefits or amounts to be revoked but not yet done, contact and provide guide to his/her family to perform procedures to have these amount retrospectively paid or revoked.
d) If the funeral allowance recipient and the family member receiving survivorship benefits are not the same person, the SSA where the funeral allowance application is received shall settle claims for funeral allowance for the family member arranging the funeral and settle claims for lump-sum survivorship allowance for the family member authorized to receive it, or settle claims for monthly survivorship allowance for eligible family members regardless of residence location or benefit type.
dd) If the funeral arranger has received funeral allowance via the interconnection administrative procedure on the National Public Service Portal, settle claims for lump-sum survivorship allowance for the authorized family member or monthly survivorship allowance for eligible family members according to the principles stated in Point d of Clause 2 of this Article.
3. Approve benefits as prescribed in Point 1.3 of Clause 1 of Article 7
Approve and digitally sign: Decision on provision of funeral allowance (Forms No. 08A-HSB or 08B-HSB); Decision on provision of monthly survivorship allowances (Form No.08C-HSB); Decision on provision of lump-sum survivorship allowances (Form No.08D-HSB or 08E-HSB); SI payment period record (Form No. 04-HSB corresponding to each case (for deceased persons receiving or suspended from receiving monthly SI benefits, Form No. 04-HSB shall not be exported).
4. Prepare and forward payment lists for lump-sum or monthly SI benefits as prescribed in Clause 2 of Article 7.
5. Lock data and prepare reports as prescribed in Points 3.1 and 3.2 of Clause 3 of Article 7 by hierarchy.
6. Settlement deadlines: Within 08 working days from the day the SSA receives a complete application as prescribed.
Article 11. Procedures for settling claims for monthly allowances under Decision No. 613/QD-TTg
1. Receipt and Result Return Department of provincial/grassroots SSAs
Receive applications for settling claims for monthly allowances under Decision No. 613/QD-TTg to forward them to SI Policy Departments/Divisions by hierarchy. Such applications shall consist of:
1.1. Monthly allowances
a) Application form for settling claims for monthly allowances using Form No. 14-HSB.
b) If a person subject to imprisonment without probation, a person declared missing by the court has returned; or a person who emigrated has returned to legally reside, an additional copy of the Certificate of Completion of Imprisonment Sentence, or a copy of the Court’s Decision declaring missing person returned, or a copy of the Decision on legal repatriation must be provided.
c) The application stored by the SSA (if the grassroots SSA does not have the application, a written request must be made to the provincial SSA for a copy), including:
c1) Decision of the agency or unit on termination due to RWC;
c2) Personal record card (if the back of the termination decision contains the working process, the personal record card is not required);
c3) MA records (except cases of termination of employment contract due to RWC under Resolution 16-HDBT dated February 8, 1982);
c4) Decision or Notice on termination of monthly incapacity allowances.
- In cases where the original extract of RWC dossier from the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs is available, use such document instead of the above documents.
- If the incapacity allowance applications have not yet been handed over from the Department of Labor, War Invalids and Social Affairs (now Department of Home Affairs), cooperate in handover, receipt, and management as a basis for settlement.
- If the managed incapacity allowance application is missing or incomplete, notify the applicant to provide the application kept by him/her (original or valid copies); if the applicant cannot provide the required documents, submit a written request to VSS (Archives Center) for a copy. If both the applicant and VSS lack the application or such application is incomplete, notify the applicant to contact the former agency/unit at the time of termination of employment contract to request the application stored there (original or valid copy).
1.2. For funeral allowances of persons eligible for monthly allowance under Decision No. 613/QD-TTg with unsettled who died between July 1, 2010 and before January 1, 2016:
a) Application form for settling claims for funeral allowances for funeral organizer using Form No. 14-HSB.
a) A copy of the death certificate, copy of the death declaration or copy of the court’s declaration of death or original confirmation issued by the People’s Committee of the commune/ward/commune-level town where the burial took place.
c) If the person eligible for monthly allowance under Decision No. 613/QD-TTg that has not been settled died, provide addition of: copy of Certificate of Completion of Imprisonment Sentence (for those subject to imprisonment without probation), or copy of Court’s Decision declaring missing person returned, or copy of Decision on legal repatriation.
d) Based on the funeral organizer’s application, perform as prescribed in sub point c of point 1.1 of clause 1 of this Article.
1.2. For lump-sum survivorship allowances of persons eligible for monthly allowance under Decision No. 613/QD-TTg with unsettled who died from January 1, 2016 onwards:
a) A copy of the death certificate, extract of the death declaration or copy of the death notification or copy of the court’s declaration of death in effect.
b) The family member’s declaration form using the Form No. 09-HSB.
c) If the person eligible for monthly allowance under Decision No. 613/QD-TTg that has not been settled died, provide addition of: copy of Certificate of Completion of Imprisonment Sentence (for those subject to imprisonment without probation), or copy of Court’s Decision declaring missing person returned, or copy of Decision on legal repatriation.
d) Based on the family member’s declaration form, perform as prescribed in sub point c of point 1.1 of clause 1 of this Article.
2. SI Policy Departments/Divisions
2.1. Receive applications forwarded from the Receipt and Result Return Department of provincial/grassroots SSA as prescribed in clause 1 of this Article.
2.2. Review and cross-check records and data prescribed in point 1.2 of Clause 1 of Article 7;
a) If the incapacity allowance application lacks a decision on termination of benefit, use payment lists, books for tracking terminated beneficiaries, books for tracking allowance termination decisions, and RWC dossiers to identify beneficiaries whose monthly incapacity allowances are terminated; if there are sufficient grounds, prepare a Submission Form attached to the application for settlement; the submission form after settlement will be stored with the monthly allowance application.
b) If there are insufficient grounds for settlement, proactively verify or cooperate with relevant agencies for inspection and verification.
c) Check SI benefit settlement data to confirm that funeral allowance has been provided via the administrative interconnection procedure "Death Declaration Registration - Household Registration Termination - Funeral Allowance" on the National Public Service Portal to avoid duplicate funeral allowance payment.
d) If the funeral allowance recipient and family member receiving survivorship allowance are not the same person, process as specified in Point d of Clause 2 of Article 10.
dd) If persons eligible for monthly allowance that has not been settled died from July 01, 2010 onwards, settle claims and pay monthly allowance until the month of death; then settle claims for funeral and survivorship benefits as prescribed.
3. Approve benefits as prescribed in Point 1.3 of Clause 1 of Article 7
Approve and digitally sign: Decision on provision of monthly allowance (Forms No. 7G-HSB) for eligible subjects ; Decision on provision of funeral allowances (Form No.8G-HSB) for cases where persons eligible for monthly allowance that has not been settled died from July 01, 2010 onwards; Decision on provision of lump-sum survivorship allowances (Form No.08E-HSB) corresponding to each case.
4. Prepare and forward payment lists for lump-sum or monthly SI benefits as prescribed in Clause 2 of Article 7.
5. Lock data and prepare reports as prescribed in Points 3.1 and 3.2 of Clause 3 of Article 7 by hierarchy.
6. Settlement deadlines: Within 15 working days from the day the SSA receives a complete application as prescribed.
1. Settlement of claims for OA/OD benefits
SI Policy Departments/Divisions:
1.1. Receive applications forwarded from the Receipt and Result Return Department of provincial/grassroots SSA by hierarchy; detailed components of applications are specified in points 8.1 to 8.9 of Clause 8 of Appendix I..
1.2. Review and cross-check applications and data as prescribed in Point 1.2 of Clause 1 of Article 7; simultaneously verify employees’ SI payment periods and salary in the month of OA; in cases of multiple SI books, forward them back to Collection Management Departments/Divisions to consolidate payment periods ensuring one SI number and one SI payment period per employee; if the employee working under multiple contracts, verify the salary used for calculation of allowance ensuring compliance with the law.
1.3. Approve benefits as prescribed in Point 1.3 of Clause 1 of Article 7
Approve and digitally sign: Decision on provision of monthly OA allowance (Form No. 03A-HSB) or lump-sum allowance (Form No. 03B-HSB); Decision on provision of monthly OD allowance (Form No. 03C-HSB) or lump-sum allowance (Form No. 03D-HSB); Decision on provision of monthly OA allowance (Form No. 03E-HSB) or lump-sum allowance (Form No. 03G-HSB) due to relapse; Decide on monthly OD allowance (Form No. 03H-HSB) or lump-sum allowance (Form No. 03K-HSB) due to relapse; Decision on provision of monthly OA/OD allowance (Form No. 03M-HSB) or lump-sum allowance (Form No. 03N-HSB) based on combined assessment of RWC; Decision on allocation of funds for purchasing DLA&ODs (Form No. 03P-HSB); Decision on voluntary claims of OA allowance (Form No. 03Q-HSB); Decision on voluntary claims of OA allowance due to relapse (Form No. 03T-HSB); Decision on voluntary claim of survivorship allowance due to OA (Form No. 03S-HSB); SI payment period record (Form No. 04-HSB) corresponding to each case.
1.4. Prepare and forward payment lists for lump-sum or monthly SI benefits as prescribed in Clause 2 of Article 7.
1.5. For payment/grant of funds for daily living aids (DLAs)
a) For new cases: Based on the application and aid type, determine amount and issue Decision on allocation of DLAs (Form No. 03P-HSB).
b) For cases already allocated funds but not yet included in payment lists: Based on the Decision on allocation of DLAs (Form No. 03P-HSB) of employees or application, duration, type, invoices, receipts when beneficiary requests payment, prepare Approval List of beneficiaries not yet in centralized data for updating in TCS software (Form No. 31-HSB); submit for Director’s approval.
c) Prepare benefit payment list: Based on the Decision on allocation of DLAs (Form No. 03P-HSB and Form No. 31-HSB):
- Prepare a list using Form No. C97-HSB for beneficiaries granted lump-sum funds or who started receiving DLAs before January 01, 2007 (including beneficiaries receiving funds in lump sums and in installments).
- Prepare a List following Form No. C72a-HSB for beneficiaries granted funds for DLAs periodically (the software shall automatically update the periodic amounts)
1.6. Settlement deadlines: Within 06 working days from the day the SSA receives a complete application as prescribed.
2. Preparation of payment lists for subsidies on career change of workers who return to work after OAs/ODs, subsidies on OA/OD risk prevention and sharing, subsidies on re-investigation of OAs/ODs
SI Policy Departments
2.1. Receive applications forwarded from the Receipt and Result Return Department of provincial/grassroots SSA by hierarchy; detailed components of applications are specified in points 8.10 and 8.11 of Clause 8 of Appendix I.
2.2. Prepare lists of subsidies on career change of workers who return to work after OAs/ODs, subsidies on examination and treatment of ODs, subsidies on work capacity restoration, subsidies on occupational safety training.
a) Based on received dossiers, review and cross-check applications components as prescribed.
b) Access the system to update info, verify personal data, SI payment period, number of times subsidies granted for each person; if everything satisfies requirements and complies with the law, prepare and submit a List following Form No. C90-HSB for leadership approval, digital signature and forward it via TCS software to Finance and Accounting Department.
c) If a person is found ineligible for the benefit or the subsidy level or number of subsidies granted is incorrect, submit notification with a List following Form No. 16-HSB attached for leadership approval, digital signature; issue such document in accordance with regulations on records management and forward it to the Receipt and Result Return Department of the provincial SSA, which shall be send to the Department of Home Affairs for information and suspension of payment.
d) Settlement deadlines: Within 04 working days from the date of receiving a complete application as prescribed.
2.3. Regarding advance payment and final statement of subsidies on reinvestigation of OAs/ODs:
2.3.1. Preparation of advance applications
a) Receive plans and budget estimates for reinvestigation of OAs/ODs from the Department of Home Affairs and Department of Health forwarded from the Receipt and Result Return Department of provincial SSA; review and cross-check application components as prescribed.
b) After reviewing and comparing the information on the application to ensure its compliance with regulations, prepare a list of advance payments following Form No. C19a-HSB to make an advance up to 80% of the estimated cost of re-investigation within 02 working days; submit it to the leader for approval, digital signature, and forward it via TCS software to the Finance and Accounting Department.
2.3.2. Preparation of final statement list
a) Receive plans and budget estimates for reinvestigation of OAs/ODs forwarded from the Receipt and Result Return Department of provincial SSA; final statement dossier, and state-regulated expense norms; review and cross-check application components as prescribed.
b) After reviewing and comparing the information on the application to ensure its compliance with regulations, prepare a final statement list following Form No. C19b-HSB; submit it to the leader for approval, digital signature, and forward it via TCS software to the Finance and Accounting Department.
c) Settlement deadlines: Within 05 working days from the date of receiving an application.
d) In cases where a ministerial agency issues a decision to reinvestigate an OA/OD case, the provincial SSA where the employer is located must carry out advance payment and final statement of funds.
3. Lock data and prepare report:
3.1. SI Policy Divisions:
- Perform those specified in point 3.1 of clause 3 of Article 7 according to hierarchy.
- On the 5th of each month, lock data and prepare and submit reports following Form No. 14a-HSB of the previous month by hierarchy for leadership approval, digital signature for archive on the system.
3.2. SI Policy Departments
a) Perform those specified in point 3.2 of clause 3 of Article 7 according to hierarchy.
b) On the 5th of each month, lock data and prepare and submit reports following Form No. 14a-HSB of the previous month by hierarchy for leadership approval, digital signature for archive on the system.
c) On the 6th of each month, lock data and prepare and submit reports following Form No. 14a-HSB of the previous month for the whole province for leadership approval, digital signature for archive on the system.
d) Before December 15 annually, prepare a report following Form No. 14 attached to Decree No. 88/2020/ND-CP dated July 28, 2020 of the Government elaborating the Law on Occupational Safety and Hygiene on mandatory OA/OD insurance from December of the previous year to November of the reporting year to promptly report to the Provincial People’s Committee, Department of Home Affairs, and VSS.
4.3. Immediately after reports (Form No.14a-HSB) of the whole province are digitally signed, the software system shall automatically update and consolidate nationwide data following Form 14a-HSB.
SI Policy Departments/Divisions:
1. Receive applications forwarded from the Receipt and Result Return Department of provincial/grassroots SSA by hierarchy; detailed components of applications are specified in Clause 7 of Appendix I.
2. Review and cross-check applications and data as prescribed in Point 1.2 of Clause 1 of Article 7; simultaneously review and determine eligibility in accordance with law such as SI payment period, age for social retirement entitlement as regulated, ensuring the employee is not receiving other monthly SI benefits, etc.
3. Approve benefits as prescribed in Point 1.3 of Clause 1 of Article 7
3.1. Approve and digitally sign: Decision on provision of monthly allowance (Form No.07E-HSB); Decision on provision of funeral allowances (Form No.08B-HSB); Decision on provision of lump-sum allowances (Form No. 08E-HSB); SI payment period record (Form No. 04-HSB) (if any) corresponding to each case.
3.2. In cases where the total amount calculated based on SI payment period duration and grounds is insufficient for the employee to receive monthly allowance until reaching age eligible for the social retirement, if the employee wishes to make a lump-sum payment of SI for the remaining period to receive the allowance until reaching his/her retirement age, determine the payable amount; prepare a Notification following Form No. 35-HSB; submit it to the leader for approval, digital signature, and forward it to the Receipt and Result Return Department of provincial/grassroots SSA which shall then be sent to the employee; simultaneously send Notification following Form No. 35-HSB to the Collection Management Department and Finance - Accounting Department for monitoring and accounting of amounts receivable and collected as prescribed.
After the employee has paid a lump-sum amount for the remaining period to receive monthly allowance until reaching retirement age, approve benefit as prescribed.
Approve and digitally sign: Decision on adjustment (Form 06A-HSB); SI payment period record (Form No. 04-HSB).
4. Prepare and forward monthly SI payment lists as prescribed in Point 2.2 of Clause 2 of Article 7.
5. Lock data and prepare report:
5.1. SI Policy Divisions:
a) Perform those specified in point 3.1 of clause 3 of Article 7 according to hierarchy.
b) On the 5th of each month, lock data and prepare and submit report following Form No. 36-HSBof the previous month by hierarchy for digital signature for archive on the system.
5.2. SI Policy Departments
a) Perform those specified in point 3.2 of clause 3 of Article 7 according to hierarchy.
b) On the 5th of each month, lock data and prepare and submit report following Form No. 36-HSBof the previous month by hierarchy for digital signature for archive on the system.
c) On the 6th of each month, lock data and prepare and submit reports following Form No. 39-HSB of the previous month for the whole province for leadership approval, digital signature for archive on the system.
5.3. Immediately after reports (Form No. 39-HSB) of the whole province are digitally signed, the software system shall automatically update and consolidate nationwide data following Form No. 39-HSB.
6. Settlement deadlines: Within 05 working days from the date the SSA receives a complete application as prescribed.
In cases where the employee makes lump-sum payment of SI for the remaining period to receive allowance until reaching retirement age: Within 05 working days from the date the employee fully pays such amount to the SSA.
SI Policy Departments/Divisions:
1. Receive applications forwarded from the Receipt and Result Return Department of provincial/grassroots SSA by hierarchy; such applications include:
1.1. Cases of adjustment, suspension, cancellation, termination, or continuation of SI benefits
a) Application form following Form No. 14-HSB if applicant is the beneficiary.
b) Records and documents serving as the basis for settlement in accordance with Clauses 9, 10, 11, Appendix I and related records provided by organizations or individuals.
1.2. For cases of cessation of monthly survivorship allowance for those aged 80 or over who die, the application includes: a) A copy of the death certificate, extract of the death declaration or copy of the death notification or copy of the court’s declaration of death
2. Receive adjustment data and records from the Collection Management Departments/Divisions related to premium collection data.
3. Review and cross-check records and data prescribed in point 1.2 of Clause 1 of Article 7, and:
a) If the monthly survivorship allowance beneficiary aged 80 or older has died and there are months of unclaimed monthly allowances or overpaid amounts in the month in which the beneficiary dies, provide guidance to his/her family to carry out procedures to claim the unpaid amounts or revoke unduly paid amounts.
b) If a beneficiary resides in different area from that where the adjustment or cancellation of SI benefit decisions are executed as prescribed in subsection d of sub point 1.1.1 of Point 1.1 of Clause 1 of Article 4 (including cancellation of previously issued decision on cancellation of provision of SI benefit), the SSA where the beneficiary resides shall cooperate and assist the SSA performing the adjustment or cancellation in revoking unduly paid amounts (if any) and transfer it into the SI fund.
c) For monthly SI benefit applications previously settled by other SSAs, when reviewing to adjust, cancel, suspend, continue, or terminate benefits, if verification is necessary, issue a written request to the SSA which originally handled the case. Upon receiving the request, the original authority must verify and respond in writing within 05 working days (from the date of receipt of the request). Based on records and opinions from the original authority (if any), perform adjustment, cancellation, suspension, continuation or termination as prescribed.
d) For petitions from authorities in charge of inspection, audit, if, when reviewing applications for adjustment, cancellation, suspension, continuation, or termination, there are insufficient grounds to proceed, report in writing to those authorities explaining non-implementation in cases lacking sufficient grounds.
dd) Adjustment or cancellation of SI benefit provision decisions for employees of the Ministry of National Defense or Ministry of Public Security is performed by Military SSA or People's Police SSA; simultaneously transfer adjustment or cancellation applications to the provincial SSA currently making the benefit payment for management and payment (except for adjustments due to change in reference level).
e) If there are grounds to determine the SI benefit provision is not compliant with the law under Clauses 1 and 2 of Article 75 of the SI Law, cooperate with relevant agencies in verifying and providing written conclusions about non-compliant benefit provision as the basis for issuing decisions to cancel, suspend, or terminate benefits.
g) For monthly SI benefit applications previously settled by other central authorities and handed over to SSAs for management and payment, any adjustment or termination must be based on decisions and conclusions of competent state authorities.
h) General adjustment of pension and SI benefit levels for subjects whose claims for SI benefits have been settled according to policy shall be carried out in accordance with guiding documents issued at the time of policy implementation.
4. Approve benefits as prescribed in Point 1.3 of Clause 1 of Article 7
- Approve and digitally sign: Decision on adjustment (Form No. 06A-HSB) or Decision on cancellation (Form No. 06B-HSB) or termination of benefit (Form No. 06C-HSB); Decision on suspension (Form No. 10-HSB) or continuation of monthly SI benefit provision (Form No. 11-HSB); Decision on cessation of monthly survivorship allowance for those aged 80 or over who die (Form No. 06D-HSB) corresponding to each case.
- Update amounts to be retrospectively paid on the TCS software to include in payment lists for cases where adjustment decisions result in having amounts to retrospectively paid; update information about revocation on TCS software for cases where adjustment, cancellation, or termination decisions result in having amounts to be revoked.
5. Prepare and forward benefit payment list: Based on adjustment, cancellation, suspension, continuation, or termination decisions issued by SSAs and decisions of competent state agencies, prepare payment lists as prescribed in Clause 2 of Article 7.
6. Lock data and prepare report: Perform those specified in points 3.1, 3.2 of clause 3 of Article 7 according to hierarchy.
7. Settlement deadlines:
7.1. Settlement of adjustment, cancellation, termination of SI benefit provision
- For OA/OD benefits Within 06 working days from the day the SSA receives a complete application as prescribed.
- For pensions: Within 12 working days from the day the SSA receives a complete application as prescribed.
- For workers who are not eligible for pension and not old enough to receive social retirement benefits: Within 05 working days from the date the SSA receives a complete application as prescribed.
- For lump-sum SI benefits; lump-sum allowances for monthly SI beneficiaries who emigrate: Within 05 working days from the date the SSA receives a complete application as prescribed.
- For survivorship allowances Within 08 working days from the day the SSA receives a complete application as prescribed.
- For allowances under Decision No. 613/QD-TTg: Within 15 working days from the day the SSA receives a complete application as prescribed.
- For requests to update personal information according to Citizen ID Cards: Within 05 working days from the date of receiving a complete application as prescribed.
7.2. Settlement of continuation of monthly SI benefits in cases subject suspension or termination previously; settlement of termination of monthly survivorship allowance for persons aged 80 or older who have died and were receiving such allowance: Within 05 working days from the date of receiving a complete application as prescribed.
Article 15. Settlement of relocation of beneficiaries to another place
1. Relocation of SI beneficiaries to another place for cases starting to receive monthly SI benefits in a different place; lump-sum OA/OD benefits, funeral allowance, lump-sum survivorship allowance in cash not at the place of benefit settlement.
1.1. SI Policy Department/Division at the place from which the beneficiary moves
When there is an application for relocation of SI beneficiary to another place, at the time of claim settlement, simultaneously prepare a Notification following Form No. 18-HSB and Notification following Form No. 23-HSB; submit them to the leader for approval and digital signature on the TCS software:
1.1.1. Forward the Notification following Form No. 18-HSB via TCS software to the provincial/grassroots SSA where the beneficiary registers to receive benefits.
1.1.2. Forward and issue Notification following Form No. 23-HSB in accordance with record management regulations so that the Receipt and Result Return Department at the provincial/grassroots SSA can deliver the result according to the registered method and record (if any).
1.2. SI Policy Department/Division at the place to which the beneficiary moves
1.2.1. Access the TCS software to receive Notification following Form No. 18-HSB.
1.2.2. Verify the application in the centralized archiving system as prescribed; report the increase on TCS software, update payment list for cases that have been settled in compliance with law; if not eligible or settled incorrectly, follow regulations at sub point b of Point 9.2 of Clause 9 of Article 4.
1.2.3. Settlement deadlines: Immediately upon receiving the application.
2. Relocation of SI beneficiaries to another place for cases currently receiving the benefits
2.1. SI Policy Department/Division at the place from which the beneficiary moves
Receive the beneficiary’s application (Form No. 14-HSB); original or copy of authorization document (if any) forwarded from the Receipt and Result Return Department at the provincial/grassroots SSA for settlement:
a) Relocation within area managed by grassroots SSAs: Change the payment team according to the beneficiary’s registered place and update on TCS software.
b) Relocation to another provincial SSA or to another grassroots SSA within or outside the province: After verifying the application and eligibility requirement, if everything satisfies requirements, prepare and submit Notification following Form No. 18-HSB or 23-HSB to the leader for approval and digital signature:
- Forward the Notification following Form No. 18-HSB via TCS software to the provincial/grassroots SSA where the beneficiary registers to receive benefits; update the decrease on the TCS software.
- Forward and issue Notification following Form No. 23-HSB in accordance with record management regulations so that the Receipt and Result Return Department at the provincial/grassroots SSA can deliver the result according to the registered method.
2.2. SI Policy Department/Division at the place to which the beneficiary moves Access the TCS software to receive Notification following Form No. 18-HSB; submit it to the leader for approval and update the decrease on the TCS software.
2.3. Settlement deadlines: Immediately upon receiving the application.
3. Forward applications waiting to receive monthly pension or monthly allowances for commune-level officials.
3.1. Receipt and Result Return Departments of provincial/grassroots SSAs at the place from which the beneficiary moves
3.1.1. Receive the employee’s application (Form No. 14-HSB).
3.1.2. Forward the application
a) Verify the application and eligibility requirements; forward the employee’s SI book to the Collection Management Department/Division for review and update SI payment period in the system.
b) Receive back the completed SI book from the Collection Management Department/Division.
c) Prepare and submit the Letter of introduction for forwarding application following Form No. 15A-HSB to the leader for approval.
d) Transfer the entire application waiting to receive monthly pension or monthly allowances accompanied by the written request and Letter of introduction for forwarding application following Form No. 15A-HSB via the system; simultaneously forward the paper application to the provincial/grassroots SSA where the beneficiary submit application.
3.2. Receipt and Result Return Departments of provincial/grassroots SSAs at the place to which the beneficiary moves
a) Receive the Letter of introduction following Form No. 15A-HSB attached to the application and records forwarded.
b) Prepare and submit Notification following Form No. 15A-HSB to the leader for approval.
c) Forward and issue Notification following Form No. 15B-HSB in accordance with record management regulations so that the result can be delivered to applicant according to the registered method.
d) Archive the application and record as prescribed.
dd) Settlement deadlines: Immediately upon receiving the application.
Section II. PROCEDURES FOR PAYING MONTHLY SOCIAL INSURANCE AND LUMP-SUM SOCIAL INSURANCE BENEFITS
Article 16. Payment of lump-sum social insurance benefits
1. Receipt and forward of benefit payment dossiers
Finance and Accounting Departments/Divisions shall Receive electronic data on the KTTT software, Lists following Form No. C70a-HSB, Form No. C70b-HSB digitally signed and forwarded from SI Policy Departments/ Divisions via TCS software; declaration of family member following Form No. 09-HSB from the Receipt and Result Return Department of provincial/grassroots SSA by hierarchy.
2. Fund transfer
The provincial SSAs shall transfer funds to grassroots SSAs for benefit payments by hierarchy.
3. Benefit payment
3.1. Via personal bank accounts
Finance and Accounting Departments/Divisions shall Based on the List following Form No. C97-HSB; List following Form No. 7b-CBH; declaration of family member following Form No. 09-HSB, cross-check with managed data to pay benefits via personal bank accounts to the family member of deceased beneficiaries who have not yet received pensions or SI benefits.
a) Make payment on the same day or the next working day after receiving the payment list.
Cases of payment via electronic payment orders shall follow regulations in Clause 16 of Article 3.
b) Immediately after that, the VssID application shall send notifications to each beneficiary informing them of the payment.
3.2. Payment in cash
Finance and Accounting Departments/Divisions shall
3.2.1. Based on the List following Form No. C97-HSB; and List following Form No. 7b-CBH; declaration of family member following Form No. 09-HSB, cross-check with managed data to pay benefits to the family member of deceased beneficiaries who have not yet received pensions or SI allowances.
3.2.2. When paying lump-sum SI benefits, perform the following verifications:
a) If the beneficiary requests to receive the lump-sum SI benefit in cash directly at the SSA: Request the beneficiary to present their Citizen ID card to cross-check and verify his/her identification and make a copy of the Citizen ID card for payment records. Inspect and cross-check the beneficiary’s signature on the lump-sum SI benefit application form (Form No. 14-HSB) against the signature on the lump-sum benefit payment list (Form No. C97-HSB).
b) If the beneficiary authorizes another person to receive the lump-sum SI benefit in cash, the authorized person must present a valid authorization letter and their Citizen ID card. During payment, the cadre must verify that the signature of the authorizing person on the authorization letter (Form No. 13-HSB) or the written authorization matches the signature on the beneficiary’s lump-sum SI benefit application form (Form No. 14-HSB). Cross-check and make a copy of the Citizen ID card of the authorized person during the payment process to save in the payment record.
4. Report forms preparation
4.1. Finance - Accounting Departments shall
4.1.1. Based on Form No. 27A-HSB, 27B-HSB, prepare a List following Form No. C75-CBH; record and track revocation status for each subject managed by provincial SSAs and make a consolidated list of subjects of revocation of the whole province as prescribed.
4.1.2. Report preparation
a) On the last working day of each month, prepare a List following Form No. 7b-CBH of the provincial SSAs by hierarchy.
b) Monthly, prepare consolidated report of lump-sum SI benefit payments using Form No. 4-CBH managed by the provincial SSAs; base on reports using Form No. 4-CBH submitted by Finance - Accounting Divisions of grassroots SSAs to make a consolidated report of the whole province.
Time to update data on payments of lump-sum SI benefits according to Form No. 4-CBH on the business software: No later than the 1st day of the following month.
4.2. Finance - Accounting Divisions:
4.2.1. Perform those specified in point 4.1 of clause 4 of this Article according to hierarchy.
4.2.2. On the last working day of each month, prepare a List following Form No. 7b-CBH of the grassroots SSAs by hierarchy.
Article 17. Payment of monthly social insurance
1. Receipt of benefit payment dossiers
1.1. Finance and Accounting Departments shall
Receive the Lists following Form No. C72a-HSB and 8c-CBH from SI Policy Departments; Notification following Form No. C12-TS from the Collection Management Department; declaration of the family member following Form No. 09-HSB from the Receipt and Result Return Department of provincial SSAs, Forward the List following Forms No. C72a-HSB for beneficiaries paid in cash to Finance and Accounting Divisions/ Forward the List following Form No. C72a-HSB for beneficiaries paid in cash and List following Form No 8c-CBH for monitoring the revocation to provincial authorized benefit payers.
1.2. Provincial authorized benefit payers. Receive the electronic version of List following Form No. C72a-HSB digitally signed by the SSA and transfer data of the List of payments in cash following Form No. C72a-HSB to the grassroots authorized benefit payers.
1.3. Grassroots authorized benefit payers: Receive the electronic version of the List following Form No. C72a-HSB sent by the provincial authorized benefit payers; print, stamp chopping seals at the upper left corner and chopping seals spanning all pages of the List following Form No. C72a-HSB to make payments in cash to beneficiaries in accordance with applicable regulations and signed authorization documents.
2. Fund transfer
2.1. Transfer funds to Provincial authorized benefit payers
a) Before 04 days of the payment schedule, the Finance and Accounting Department shall advance the amount settled from the previous month.
b) On the 1st day of each month, compare and deduct the unused amounts transferred to the authorized benefit payer in the previous month (if any) in Statement following Form No. C74-CBH with List following Form No. C72a-HSB in order to transfer the remaining amounts to the authorized benefit payer.
c) Make Notification following Form No. 1-CBH to the grassroots SSA to notify the amounts of money transferred by the provincial SSA to the provincial authorized benefit payer for paying beneficiaries in that district.
2.2. Fund transfers are conducted via e-payment orders on the business software. In case of incorrect account information, review and correct it to transfer funds correctly the same day or by the next working day at the latest.
3. Benefit payment
3.1. Make payment to family members of beneficiaries if they die while they still have unclaimed benefits
Finance and Accounting Departments/Divisions shall Based on the List following Form No.C72-HSB; and List following Form No.7a-CBH; List following Form No.7a-ATM; declaration of family member following Form No. 09-HSB, cross-check with managed data to pay benefits to the family member of deceased beneficiaries who have not yet received pensions or SI allowances.
3.2. Via personal bank accounts
3.2.1. Monthly SI benefit payments via personal bank accounts are organized by the provincial SSAs
3.2.2. Finance and Accounting Departments shall
a) Pay benefits to beneficiaries via their personal bank accounts.
Cases of payment via electronic payment orders shall follow regulations in Clause 17 of Article 3.
b) Payment deadline: Transfer money into beneficiaries’ accounts no later than the 5th of each month.
c) On the 26th of each month, prepare a List following Form No. 7a-ATM which shall be digitally signed and forwarded to SI Policy Departments from the KTTT software to the TCS software to update payment data for the following month (including delayed payments on List following Form No. C72a-HSB).
d) Notify beneficiaries of monthly SI payments.
Upon successful transfer, the KTTT software automatically sends notifications to beneficiaries’ VssID accounts.
3.3. Payment in cash
3.3.1. Finance and Accounting Departments shall
a) Organize monthly SI benefit payments in cash via the system of authorized benefit payers under the signed contract.
b) Based on Form No. 27A-HSB, 27B-HSB, prepare a List following Form No. C75-CBH; record and track revocation status for each subject managed by provincial SSAs and make a consolidated list of subjects of revocation of the whole province as prescribed.
c) Pay service charges to the provincial authorized benefit payers upon receipt of invoices.
3.3.2. Authorized benefit payers shall
Pay monthly SI and any attached lump-sum SI benefits in cash:
a) Payments made at payment offices: Payments must be made during office hours from the 02nd to the 10th of each month at all payment offices; the payment may end before the 10th if the payment office has made payment to all beneficiaries according to the List sent by the SSA.
b) Payments made at transaction points of an authorized benefit payer: Payments shall be made to unpaid beneficiaries at transaction points of each authorized benefit payer from the 11th to the 25th of each month.
c) The authorized benefit payer must keep signature samples of beneficiaries and authorized persons, along with their information and photos for verification during payment. While making payment, cadres in charge must verify signatures of beneficiaries and authorized persons on List following Form No. C72a-HSB against signature samples to ensure accuracy
4. Transfer of statements to authorized benefit payers
4.1. Finance - Accounting Divisions shall: Make reimbursement of pension/SI benefits paid by authorized benefit payers under the signed contracts.
a) Time of reimbursement: On the 26th of each month after completing payment of pension/SI benefits to beneficiaries.
b) Instruct the authorized benefit payer to keep the list of recipients of cash payments, and receipt following form C95-HSB bearing signatures of beneficiaries paid by the authorized benefit payer as regulated by laws, prepare and send the Statement following Form C74-CBH to the SSA.
- Cross-check and verify amounts paid by the authorized benefit payer during the month in the Statement following Form C74-CBH, and provide each of the authorized benefit payer and the Finance and Accounting Department with 01 copy thereof.
- Develop and implement plan for periodical inspection and verification of amounts payable, paid amounts and unpaid amounts according to documents kept by the authorized benefit payer and statements sent by the authorized benefit payer to the SSA.
c) The unused amounts shall not be returned to the SSA and be considered as an advance of money for making payment in the next month. Annually cross-check and verify received amounts, paid amounts and unused advance up to December 31 at Section B of Statement following Form No. C74-CBH.
4.2. Grassroots authorized benefit payers shall:
Prepare Lists following Form No. 7a-CBH, Form No. 7c-CBH, Statement following Form No. C74-CBH, and submit electronic data for settlement with grassroots SSA in accordance with electronic transaction laws.
5. Pay service charges
Receive the List following Form No. C74-CBH from the Finance and Accounting Division and List following Form No. C67-HSB from the provincial authorized benefit payers for consolidation and payment of service charges to the provincial authorized benefit payers.
6. Report forms preparation
Finance and Accounting Departments/Divisions shall:
a) Prepare a List following Form No. C75-CBH, record and track revocation status for each subject ass prescribed; Based on the data in Notice C12-TS, monitor the recording of collection and payment of HI premiums by hierarchy.
b) Monthly, prepare a consolidated report of monthly SI payments according to Form No. 4-CBH of the whole province.
c) Time to update data on payments of monthly SI benefits according to Form No. 4-CBH on the business software: No later than the 1st day of the following month.
Responsibilities of the Finance and Accounting Departments:
1. For payment of subsidies on career change of workers who return to work after OAs/ODs, subsidies on OA/OD risk prevention and sharing, subsidies on re-investigation of OAs/ODs
a) Receive and base on the List following Form No. C90-HSB transferred from the SI Policy Department, transfer the subsidies to the account of the employers;
b) Settlement deadlines: Within 01 working days from the date of receiving the List.
2. For advance payment and settlement of subsidies on re-investigation of OAs/ODs
a) Receive and base on the List of advance payment following Form No. C19a-HSB, List of statement following Form No. C19b-HSB forwarded from the SI Policy Department, transfer the advance and amount for statement of subsidies on re-investigation of OAs/ODs.
b) Settlement deadlines: Within 01 working days from the date of receiving the advance payment request and the list.
Section III. MANAGEMENT OF MONTHLY SI BENEFICIARIES
Article 19. Management of beneficiary data and information
1. Responsibilities of the SI Policy Departments/Divisions
1.1. Update beneficiary information on the TCS software to ensure that all beneficiaries have complete basic information for management purposes such as: Full name, date of birth, gender, SI number, citizen ID number, contact phone number, form of receiving money (cash/personal account, directly/authorized), account number, address where pension and SI benefits are registered, information related to authorization (if the beneficiary authorizes another person to receive on their behalf), etc.
1.2. For beneficiaries requesting information adjustment according to their citizen ID cards
Based on the information in the Application (Form No. 14-HSB) of the monthly SI beneficiary or the deceased monthly SI beneficiary's family member forwarded by the Receipt and Result Return Department of the provincial/grassroots SSA, compare with the information in the policy approval database and the national database on population. If such information matches:
a) Update the personal information of the beneficiary requesting adjustment into the TCS software.
b) Update the information of the beneficiary that has been adjusted into the:
b1) List of monthly pension and SI allowance payments (Form C72a-HSB).
b2) List of people only participating in HI (Form No. D03-TS) which is forwarded to the Collection Management Department/Division to reissue HI cards to beneficiaries.
c) Within 05 working days, submit to the leader for approval, digital signature on TCS software on the Document confirming information update (Form No. 29-HSB) and forward and issue as prescribed in the record management regulations for the Receipt and Result Return Department of the provincial/grassroots SSA to return to the applicant (if requested) in the form of registration.
1.3. For beneficiaries whose information in the TCS software is not synchronized with the national population database, perform the following:
a) Prepare a monthly list of SI beneficiaries whose information needs to be re-verified (Form No. 30-HSB) and send it to the authorized benefit payer for verification.
b) Request the authorized benefit payer to guide beneficiaries to confirm inconsistent information and prepare an Application (Form No. 14-HSB) to send to the SSA (or through the authorized benefit payer) to update the adjusted information into the TCS software.
c) Perform those specified in Point 1.2 of Clause 1 of this Article.
1.4. For beneficiaries authorizing others to receive on their behalf
a) Instruct beneficiaries to provide and declare full information about the authorization such as: Authorization period, authorization reason, authorization form to receive benefits (in cash or through personal account - clearly state account holder information, account number and bank), contact information of authorized person according to regulations updated on TCS software for monitoring and management.
b) Every month, the SI Policy Department shall make a list of beneficiaries authorizing others to receive on their behalf with less than 02 months before expiration of such authorization (Form No. 37-HSB) and send it to the authorized benefit payer to print and publicly post at payment locations.
As soon as the list following Form No. 37-HSB is created, the system shall automatically send a notification to each beneficiary's VssID account about the upcoming expiration of the authorization period so that the beneficiary can establish a new authorization or request to receive directly.
c) In case the beneficiary continues to make authorization
c1) Receive from the Social Insurance Organization the authorization information data (including: Authorization period, authorization reason, authorization form to receive benefits, if receiving through a personal account, clearly state the account holder information, account number and bank) and the Authorization Document of the beneficiary to receive benefits through a personal account in case the beneficiary submits the application through a authorized benefit payer.
c2) Receive the Authorization Document from the Receipt and Result Return Department of the Provincial/Grassroots SSA in case the beneficiary submits the application at the SSA.
c3) Based on the authorization information or Authorization Document, update the adjustment information into the TCS software which is used as basis for making a monthly SI payment list as prescribed. Forward the Authorization Document to the authorized benefit payer in case the beneficiary authorizes another to receive their benefits in cash.
d) In case the beneficiary does not continue to make authorization and requests to directly receive monthly SI:
d1) Request the authorized benefit payer to guide the beneficiary to prepare an Application form following Form No. 14-HSB on changing the information to receive monthly SI.
d2) Receive the beneficiary’s application form following Form No. 14-HSB from the Receipt and Result Return Department at the provincial/grassroots SSA (including from the authorized benefit payer)
d3) Based on the application form following Form No. 14-HSB, update the adjustment information into the TCS software which is used as basis for making a list of monthly SI payments in the form of registration.
d) In case of overdue authorization:
dd1) If the beneficiary does not establish a new authorization and does not request to directly receive monthly SI: The SI Policy Department shall continues to prepare the List of monthly SI payments in accordance with Point 2.2 of Clause 2 of Article 7, together with the list of beneficiaries whose authorization to receive via personal account has expired (Form No. 38-HSB) and submit it to the leader for approval, digital signature on the TCS software which shall then be forwarded to the Finance and Accounting Department on the KTTT software.
d2) In case the beneficiary authorizes another person to receive on his/her behalf via personal account, but the authorization has expired and he/she continues to have a written authorization for another to receive on his/her behalf via personal account or has submitted an Application form following Form 14-HSB to receive their benefits directly via personal account before the 25th of the payment month: The SI Policy Department shall prepare a List following Form No. 1b-CBH and forward it to the Finance and Accounting Department to update the account information used to make payments to the beneficiary.
1.5. For beneficiaries who do not reside at the registered address to receive monthly SI; beneficiaries residing abroad:
a) Update monitoring and management information on the TCS software such as: Email address (if any), address of residence different from the registered address to receive monthly SI, country of residence, contact information of a family member of the beneficiary, personal information of the authorized person (if authorized), authorization period, etc.
b) Instruct beneficiaries to complete procedures to forward monthly SI benefit dossier to the administrative division where they reside in the country to enable the receipt of monthly SI and HI-covered medical examination and treatment.
1.6. For beneficiaries serving imprisonment before January 1, 2016; beneficiaries who illegally exit the country; Beneficiaries declared missing by the Court: Conduct separate monitoring with information on the time of serving imprisonment, illegal exits or being declared missing by the Court, refusal to receive benefits, etc.
1.7. For beneficiaries whose information cannot be verified: Receive List following Form No. 33-HSB from the authorized benefit payer and:
a) Update the reduction of benefits on the TCS software, which is used as a basis for making the List following Form No. C72a-HSB.
b) Prepare and sign the List following Form No. 72A-HSB monthly for monitoring and management.
c) Prepare a List following Form No. D03-TS and forward to the Collection Management Department/Division to reduce HI cards for beneficiaries.
1.8. For those who are suspended from receiving benefits and have their information verified by the authorized benefit payer in accordance with Form No. 34-HSB and cases where the SSA is the one to review and verify information:
a) Review and compare with the List following Form No. 72A-HSB to update the increase in benefits on the TCS software, which is used as a basis for preparing the List following Form No. C72a-HSB and update the decrease in the List following Form No. 72A-HSB being monitored and managed.
b) Prepare a List following Form No. D03-TS and forward to the Collection Management Department/Division to reissue HI cards for beneficiaries.
2. Responsibilities of the Finance and Accounting Departments:
2.1. Receive the Payment List following Form No. C72a-HSB and the List of Form No. 38-HSB according to paragraph dd.1 of sub-point dd of point 1.4 of clause 1 of this Article. The KTTT software shall automatically suspend money transfers for cases where the beneficiary’s authorization to receive benefits on behalf via a personal account has expired.
2.2. Review and compare the suspended money transfer cases with the List following Form No. 38-HSB to ensure accurate matching.
2.3. Receive List following Form No. 1b-CBH on the KTTT software from the SI Policy Department under sub-detail dd2 of sub-point dd of point 1.4 of clause 1 of this Article to adjust information and make payments to beneficiaries. In cases where, after the 25th of the payment month, there is no authorization document or application form following Form No. 14-HSB from the beneficiary, update the overdue payment amount into the overdue list (Form No. 7a-ATM) which shall then be forwarded to the SI Policy Department as a basis for preparing the monthly SI payment list for the following month.
3. Responsibilities of the authorized benefit payers
3.1. Provide information and disseminate regulations of the law and guidance from VSS in this document to beneficiaries for effective cooperation.
3.2. Organize review and collect complete beneficiary information as stipulated in clause 1 of this Article and guidance from VSS to ensure strict beneficiary management in compliance with the law.
3.3. Conduct review and monitoring of beneficiaries at a high age (from 80 to under 90 years old, from 90 to under 100 years old, 100 years old and above); beneficiaries not residing at registered addresses; beneficiaries authorizing others to receive on their behalf... to manage and promptly report cases that do not meet eligibility conditions as prescribed.
3.4. Receive List following Form No. 01-ATM from the SSA for beneficiary management; prepare and send electronic versions of List following Form No. 8-CBH (for cash payments) and List following Form No. 8a-CBH (for payments via personal accounts) to the SSA immediately upon occurrence of cases of incorrect payment, overpayment; deceased beneficiaries; beneficiaries who illegally exit the country; beneficiaries declared missing by court. Monthly, based on data on the System and List following Forms No. 8-CBH, 8c-CBH, decisions on recoveries sent by the SSA, and amounts of incorrect payment already recovered, carry out recoveries and prepare and send the List following Form No. C75-CBH to the SSA along with the recovered amounts.
3.5. For beneficiaries authorizing others to receive the benefits on their behalf specified in Point 1.4 of Clause 1 of this Article.
3.5.1. Receive from the SSA
a) List following Form No. 37-HSB for public posting at payment locations.
b) Authorization document from the beneficiary in the case of cash payment (if any).
3.5.2. Provide guidance to beneficiaries in preparing the Application form following Form No. 14-HSB for changes in monthly SI receipt information; receive Application form following Form No. 14-HSB and authorization documents from beneficiaries.
3.5.3. Transfer data, authorization information, and authorization documents to the SSA as prescribed in sub-detail c1 of sub-point c of point 1.4 of clause 1 of this Article; the beneficiary’s Application form following Form No. 14-HSB immediately upon receipt of the dossier.
Article 20. Verification of beneficiary information
1. 2.2.1. Responsibilities of the SI Policy Departments/Divisions
1.1. Review and compare beneficiary information with that in the national population data and civil status data shared by competent authorities to promptly detect cases of benefit receipt against the law.
1.2. Annually cooperate with authorized benefit payers in developing a plan for verifying beneficiary information receiving SI via personal bank accounts, suitable for beneficiary groups and meeting IT application and digital transformation requirements.
1.3. Provide guidance to and inspect authorized benefit payers in implementing regulations on managing beneficiaries, those authorizing others to receive benefits on their behalf, and recovering received benefits against the law.
2. Responsibilities of the authorized benefit payers
2.1. Conduct verification of SI beneficiary information receiving payments via personal bank accounts according to plan by flexible and appropriate methods such as: Directly, through identification means, email, Information verification form... ensuring strictness, accuracy and timeliness.
2.2. Send verification results using Form No. 34-HSB to the SSA immediately upon occurrence.
2.3. Submit the consolidated verification results using Form No. 33-HSB to the SSA before July 1 annually.
1. Principles for updating payment information of SI benefits
1.1. Information of employees according to the benefit decision and the list requesting payment of UI benefits updated on the system must exactly match the data on the system.
1.2. If where claim settlement information is inaccurate or incomplete; information about SI payment used as the basis for benefit eligibility does not match the data managed on the TST software which then results in ineligibility for benefits; the benefit amount or duration proposed for payment does not match the information of the benefit decision recorded on the TCS software:
1.2.1. Data shall not be updated in the TCS software except in cases where information on the settlement of claims for SI benefits does not match/are not sufficient in terms of payment period and payment level, but does not result in the recovery of unemployment benefits after being corrected/supplemented.
1.2.2. Within 01 working day from receiving the dossier, the SI Policy Department/Division shall prepare Notification following Form No. 01/TB-HSB by hierarchy, submit it to the leader of the provincial SSA for signature, and forward and issue it in accordance with record management regulations, which shall then be forwarded to the Receipt and Result Return Department of the provincial SSA to send to the Department of Home Affairs, Employment Service Centers, vocational training institutions, and employers for dossier supplementation.
2. Payment lists for SI benefits shall only be prepared for cases that already have benefit decisions (newly granted or continued) from competent authorities.
3. Suspension of unemployment benefit payments; subsidies on vocational training; training subsidies shall occur when there is a decision from competent authorities or upon receiving information from Employment Service Centers about employees who do not collect their benefit decision, fail to notify job search status, or whose unemployment benefits are terminated as prescribed. Upon receiving a cancellation, suspension, or termination decision after payment lists have been forwarded, the Finance and Accounting Department shall be informed immediately to stop payments to unpaid cases.
4. Requests for payment or settlement of claims for UI benefits that are not in accordance with the law shall be refused.
5. Payment lists shall not be prepared for cases:
5.1. Receiving unemployment benefits while simultaneously receiving a pension, working and paying compulsory SI premiums; or cases where claims for survivorship benefits have been settled.
5.2. Detected cases of benefit receipt against the law.
5.3. Cases where the payment period has expired as prescribed.
5.4. Cases of changing places to receive unemployment benefits where the previous place of receipt has not completed the prescribed moving procedures
6. Payment lists for unemployment benefits shall be prepared according to payment methods: cash or via personal bank accounts.
7. Payment deadlines shall comply with Clause 3 of Article 46 of the Employment Law and Clause 2 of Article 18 and clause 3 of Article 27 of Government’s Decree No. 28/2015/ND-CP dated March 12, 2015.
8. Receipt of dossiers on UI benefit payment and result return shall be monitored on the Dossier Receipt and Management Software and archived as prescribed.
Article 22. Principles for recovering UI benefits
1. Cases under the responsibility of the SSA for recovery: Perform those specified in Clause 6 of Article 3.
2. Cases not under the responsibility of the SSA for recovery: The SI Policy Department shall take charge and cooperate with the Collection Management Department/Division in providing employee information to support recovery work for Employment Service Centers.
3. When performing collection, settling claims for SI benefits, and making UI benefit payments, cadres must check the progress of recovery of UI benefits to promptly provide beneficiary information to the SI Policy Department for applying measures for recovery of paid benefits against the law.
4. Principles for determining recovered and non-payable amounts in the year and previous year
4.1. Grounds:
4.1.1. The time of updating recovery and non-payable information into the system;
4.1.2. Determining the payment year of the amount to be recovered or not payable.
4.2. Principles:
4.2.1. The amount recovered within the year is the recovery and non-payable amount of UI benefits included in the payment and settlement lists of the same year; this information will be reported to the Finance and Accounting Department.
4.2.2. The amount recovered in the previous year is the recovery and non-payable amount of UI benefits included in payment lists of years different from the current reporting year and will be reported to the Finance and Accounting Department.
5. Management of UI benefit recovery shall be monitored on the business software and archived as prescribed; recovery progress is automatically synchronized between the TCS software and the KTTT software.
Section II. PREPARATION OF LISTS OF PAYMENTS AND RECOVERIES OF UNEMPLOYMENT BENEFITS
Article 23. Receipt, update, and preparation of unemployment benefit payment lists
Daily, the Social SI Policy Department/Division shall:
1. Receive unemployment benefit payment dossiers (details in Appendix II) transferred from the Receipt and Result Return Department of the provincial SSA.
2. Compare and update benefit data according to the payment dossiers:
2.1. For the first-month unemployment benefit payment dossiers: Compare the information in the unemployment benefit decision with data on compulsory SI and UI contributions, and data on pension beneficiaries, monthly OA/OD benefits, and survivorship benefits currently managed.
2.2. For unemployment benefit payment dossiers from the second month onward:
2.2.1. Update information on suspension, termination, continuation, relocation of benefit receipt, delayed receipt, retrospective payment, non-payment, adjustment of information/payment methods, and information on beneficiaries currently paying compulsory SI premiums from the received payment dossiers on the TCS software to report increases, decreases, relocations, delays, and retrospective payments of unemployment benefits on the system.
2.2.2. Compare information about claims for unemployment benefit on the system with compulsory SI and UI payment data, as well as pension, OA/OD benefits, and survivorship benefits data to report reductions if detecting any cases currently participating in compulsory SI, UI, or receiving pension or monthly OA/OD benefits, or have been granted survivor benefits. Report reductions on the system and issue Notification following Form No. 01/TB-HSB to the Employment Service Center to suspend payments, request eligibility verification, and implement termination procedures as prescribed.
3. Prepare payment lists for first-month unemployment benefit recipients:
3.1. Based on the received dossiers, prepare and submit the unemployment benefit payment list (Form No. C72b-HSB) to the leader of the provincial SSA for approval and digital signature.
3.2. Time limit for preparation: One working day from receiving information from the Employment Service Center that the employee has received the benefit decision or has reported job search in the first month. If no information is received, the list must be prepared no later than the fourth working day from the date of receiving the benefit decision.
4. Prepare payment lists for unemployment benefit recipients from the second month onward:
4.1. Daily, prepare and submit the unemployment benefit payment list (Form No. C72b-HSB) to the leader of the provincial SSA for approval and digital signature.
In cases where there are delayed or retrospective payments for ongoing unemployment benefit recipients who have not had a payment list prepared that month, prepare a payment list including delayed and retrospective payments together with the current month’s unemployment benefit payment (Form No. C72b-HSB).
4.2. Time limit for implementation: The 7th day of the benefit provision month; if this falls on a holiday, the payment list shall be prepared on the preceding working day.
If a request or decision to continue unemployment benefit payments is received after the deadline for list preparation, prepare the payment list for such cases immediately on the same day.
5. Prepare delayed and retrospective payment lists:
5.1. Prepare supplementary delayed and retrospective payment lists (Form No. C72b-HSB) for approval and digital signature by the Director of the provincial SSA in the following cases:
5.1.1. Cases with delayed unemployment benefit payments where the current month’s payment list has been prepared.
5.1.2. Cases where the benefit receipt period has expired but is still within the payment period with delayed payments owed.
5.1.3. Cases with retrospective payments but whose benefit period has ended, immediately forwarded to the Finance and Accounting Department on the day the payment dossier is received.
5.2. For beneficiaries who have not received unemployment benefits and whose benefit period has expired as stated in the decision, the final payment date is the expiry date plus 3 months.
6. Prepare reduction lists: In cases where payment lists have been prepared and forwarded but benefits have not yet been paid, and decisions on cancellation, suspension, or termination of benefits or relocation notifications are received, prepare the reduction list for UI benefits (Form No. 12-CBH) and forward it immediately to the Finance and Accounting Department to prevent making payments to employees.
7. Prepare lists for cases where the job search notification date coincides with public holidays:
The provincial Social Insurance Director shall cooperate with Employment Service Centers to track employee job declaration schedules and postpone payment list preparation accordingly to minimize unemployment benefit recoveries.
8. Forward the unemployment benefit payment list (Form No. C72b-HSB) to the Finance and Accounting Department for funding allocation and payment organization.
Article 24. Preparation of list of non-claimed, recovered unemployment benefits
Daily, Social SI Policy Department/Division shall:
1. Update the status of non-claimed benefits and recovery information on the TCS software
1.1. Based on the received dossiers (details in Appendix II) and the approved, digitally signed unemployment benefit payment list (Form No. C72b-HSB) forwarded to the Finance and Accounting Department, determine and update the number of months and amount of non-claimed and recovered unemployment benefits on the TCS software.
1.2. Do not update recovery information on the TCS software for cases where payments are suspended due to detected duplicate compulsory SI or UI contributions, duplicate receipt of pension or monthly OA/OD benefits, unless there is a termination or recovery decision from the Department of Home Affairs.
2. Prepare lists of non-claimed, and recovered unemployment benefits
2.1. Daily prepare the List of non-claimed benefits (Form No. 27B-HSB) and the List of recovered unemployment benefits (Form No. 27A-HSB) for approval and digital signature by the provincial SSA’s Director.
2.2. Time limit for preparation: 02 working days from the date of receiving an application.
3. Prepare Notification regarding Employees not collecting unemployment benefits (Form No. 14 issued with Circular No. 28/2015/TT-BLDTBXH) and send to the Employment Service Center where the employee receives benefits to preserve UI payment periods.
3.1. Regulated entities: employees who have not collected unemployment benefits within 3 months after the expiration of benefit entitlement as per the decision.
3.2. Grounds: List of employees not receiving unemployment benefits (Form No. 7c-CBH), unemployment benefit entitlement decisions, and List of Notifications of reduction of claims for UI benefits (Form No. 12-CBH).
3.3. Time limit for preparation: Within 2 working days from receiving document following Form No. 7c-CBH.
4. Forward lists and notifications
4.1. Finance and Accounting Departments:
4.1.1. List of non-payable UI benefits (Form No. 27B-HSB).
4.1.2. List of recovered UI benefits (Form No. 27A-HSB).
4.2. Issue and send in accordance with record management regulations the Notification on employees not collecting unemployment benefits (Form No. 14 attached to Circular No. 28/2015/TT-BLDTBXH) to the Receipt and Result Return Department of Provincial SSA for forwarding to the Employment Service Center.
Daily, Social SI Policy Department/Division shall:
1. Prepare list of HI premium payments for unemployment benefit recipients:
1.1. Based on the decisions on provision of unemployment benefits, relocation of benefit receipt, or adjustment of benefits updated in the system by the Department of Home Affairs, prepare the list of requests for issuance of HI cards for unemployment benefit recipients (Form No. D03-TS).
1.2. Based on decisions on termination, cancellation, relocation of benefit receipt, adjustment, or recovery of unemployment benefits updated in the system by the Department of Home Affairs, prepare the list of reduction of HI cards for unemployment benefit recipients (Form No. D03-TS).
1.3. Time limit for preparation:
1.3.1. For requests for issuance of HI cards: at the same time as making the List following Form No. C72b-HSB for the first month;
For requests for reduction of HI cards: immediately upon updating termination of unemployment benefit receipt in the system.
2. Prepare the list of requests for reconfirmation of UI premium payment periods on SI books for unemployment benefit recipients
2.1. Update information on preserved UI premium payment periods: Based on the decision on preserving premium payment periods compared with the Notification on employees not collecting unemployment benefits sent to the Employment Service Center, update the number of preserved payment months on the system.
2.2. Based on updated information on receipt, termination, cancellation, and preservation of premium payment periods on the system, prepare and submit the List of employees receiving unemployment benefits and reserving the UI premium payment periods not yet settled claims (Form No. D16-TS) to the Director of Provincial SSA for digital signature.
3. Forward the Collection Management Department on the day of preparation the following lists:
3.1. List of requests for issuance of HI cards for unemployment benefit recipients (Form No. D03-TS).
3.2. List of employees receiving unemployment benefits and reserving the UI premium payment periods not yet settled claims (Form No. D16-TS) for comparing and reconfirming total unused payment periods in the national contribution database.
Section III. PREPARATION OF LIST OF PAYMENTS OF SUBSIDIES ON VOCATIONAL TRAINING
Article 26. Receipt of dossiers, preparation of list of payments of subsidies on vocational training
Social SI Policy Department/Office shall:
1. Receive dossiers on payment of subsidies on vocational training from the Receipt and Result Return Department of the provincial SSA (details in Appendix II).
2. Compare information in the decision on vocational training support entitlement with the UI premium payment database on the TST software to verify conditions, timing, duration, subsidization level, and history of vocational training subsidization on the TCS software; update entitlement data into the TCS software to monitor and manage beneficiaries and prepare the payment list for vocational training subsidies for cases where the decision information matches payment data managed on the TST software and the entitlement complies with regulations.
3. Compare information on the List for requests for payment of vocational training subsidies (Form No. C87a-HD) with the information of the decision on vocational training subsidies updated on the TCS system to monitor and manage beneficiaries and prepare payment lists where the request matches the information in the decision already recorded on the TCS system and complies with regulations.
4. Preparation of list of payments of subsidies on vocational training
4.1. Preparation of list of monthly payments of subsidies on vocational training
Based on the updated entitlement data on the system, prepare the list of payments of subsidies on vocational training (Form No. C87b-HSB) and submit for approval by the leader of provincial SSA
4.2. Prepare supplementary payment lists
4.2.1. At the request from the vocational training institution in cases where the SSA underpaid the benefits: Prepare a list of supplementary payments of subsidies on vocational training (Form No. C87b-HSB) for the digital signature of the leader provincial SSA to proceed with the payments to the vocational training institution.
4.2.2. In cases having conclusions from competent authorities: Based on their conclusions, the provincial SSA shall request the Department of Home Affairs to issue a decision on adjustment to vocational training subsidies as prescribed.
Based on the adjustment decision, prepare a list of supplementary payments of subsidies on vocational training (if any) (Form No. C87b-HSB) for the digital signature of the Director of the provincial SSA to proceed with the payments to the vocational training institution.
4.2.3. In cases of payment suspension due to detected provision of subsidies against the law, after receiving decisions or conclusions from the Department of Home Affairs, if there are remaining entitled months not yet paid, prepare and submit supplementary payment lists (Form No. C87b-HSB) to the Director of the provincial SSA for digital signature to make payments to the vocational training institution.
5. Preparation of list of recoveries of subsidies on vocational training
5.1. Update recovery data
Based on payment dossiers and digitally signed lists of payment of subsidies on vocational training (Form No. C87b-HSB) forwarded to the Finance and Accounting Department to determine the amounts to be recovered and update full recovery information on the system for the following cases:
5.1.1. Cases with decisions on recovery of subsidies on vocational training.
5.1.2. Adjustment decisions resulting in recovery.
5.2. Cases where payment lists is not in accordance with the entitlement decision or payments is not made on resulting in recoveries as concluded by competent authorities.
5.3. Daily, the SI Policy Department shall prepare a list of recoveries of UI benefits (Form No. 27A-HSB) and submit it to the Director of the provincial SSA for digital signature.
6. Implementation time: 2 working days.
7. Forward and issue in accordance with record management regulations to
7.1. Receipt and Result Return Departments of provincial SSAs: List of payments of subsidies on vocational training (Form No. C87b-HSB) for delivery to vocational training institutions.
7.2. Finance and Accounting Departments: List of payments of subsidies on vocational training (Form No. C87b-HSB), list of recoveries of UI benefits (Form No. 27A-HSB).
7.3. Time limit: Immediately on the day the lists are prepared.
Social SI Policy Department/Office shall:
1. Receive dossiers on payment of training subsidies details in Appendix II) from the Receipt and Result Return Department of the provincial SSA.
2. Compare information in the decision on training subsidies with the UI premium payment database on the TST software to verify conditions, timing, duration, subsidization level, and history of training subsidization on the TCS software; update entitlement data into the TCS software to monitor and manage beneficiaries and prepare the payment list for training subsidies for cases where the decision information matches payment data managed on the TST software and the entitlement complies with regulations.
3. SI Policy Department/Division shall compare information on the List of requests for payment of training subsidies on training subsidies (Form No. C92-HD) with the information of decisions on training subsidies updated on the TCS software; update the TCS software to monitor and manage beneficiaries and prepare payment lists where information in the list of requests matches the information in the entitlement decision and complies with regulations.
4. Preparation of list of payments of training subsidies
4.1. Preparation of list of monthly payments of training subsidies
Based on the List following Form No. C92-HD and updated entitlement data on the system, prepare the List of payment of subsidies on training, refresher training, and skills enhancement to maintain employment for workers (Form No. C93-HSB) for approval by the leader of the provincial SSA.
4.2. Prepare supplementary payment lists
4.2.1. At the request from the unit in cases where the SSA underpaid the benefits: Prepare of list of payments of subsidies on training, refresher training, and skills enhancement to maintain employment for workers (Form No. C93-HSB) and submit to the Director of the provincial SSA for the digital signature to proceed with the payments to the unit.
4.2.2. In cases having conclusions from competent authorities: Based on their conclusions, the provincial SSA shall request the Department of Home Affairs in writing to submit to the provincial People’s Committee for issuance of a decision on adjustment to training subsidies as prescribed.
4.2.3. Based on the adjustment decision, prepare a list of supplementary payments of training subsidies (if any) (Form No. C93-HSB) for the digital signature of the Director of the provincial SSA to proceed with the payments to the unit.
4.2.4. In cases of payment suspension due to detected provision of subsidies against the law, after receiving decisions or conclusions from the Provincial People's Committee, if there are remaining entitled months not yet paid, prepare and submit supplementary payment lists (Form No. C93-HSB) to the Director of the provincial SSA for digital signature to make payments to the unit.
5. Preparation of list of recoveries of training subsidies
5.1. Update recovery data
Based on payment dossiers and digitally signed lists of payment of subsidies on training, refresher training, and skills enhancement to maintain employment for workers (Form No. C93-HSB) forwarded to the Finance and Accounting Department to determine the amounts to be recovered and update full recovery information on the system for the following cases:
5.1.1. Cases with decisions on recovery of training subsidies.
5.1.2. Cases where payment lists is not in accordance with the entitlement decision or payments is not made on resulting in recoveries as concluded by competent authorities.
5.2. Preparation of benefit recovery list: Daily, the SI Policy Department shall prepare a list of recoveries of UI benefits (Form No. 27A-HSB) and submit it to the Director of the provincial SSA for digital signature.
6. Implementation time: 2 working days.
7. Forward and issue in accordance with record management regulations to
7.1. Receipt and Result Return Departments of provincial SSAs: List of payments of subsidies on training, refresher training, and skills enhancement to maintain employment for workers (Form No. C93-HSB) for delivery to the unit.
7.2. Finance and Accounting Departments: List of payments of subsidies on training, refresher training, and skills enhancement to maintain employment for workers (Form No. C93-HSB) for payment and list of recoveries of UI benefits (Form No. 27A-HSB).
7.3. Time limit: Immediately on the day the lists are prepared.
Article 28. Data locking and reporting:
1. Data locking
1.1. SI Policy Divisions/Departments: On the 1st of each month, lock data managed by hierarchy for the previous month.
1.2. SI Policy Departments: On the 1st of each month, perform province-wide data locking to archive in the system.
2. Reporting: On the 3rd of each month, the SI Policy Department shall prepare and submit the following reports stored in the system for approval and digital signature by the leader of the provincial SSA:
2.1. Report on the results of UI benefits implementation of the previous month (Form No. 25b-HSB).
2.2. Report on UI implementation of the previous month (Form No. 26-HSB).
3. Before the 10th of the first month of each quarter, report to VSS the results of UI benefit recoveries using Form No. 32-HSB.
Section V. PAYMENT OF UI BENEFITS
Article 29. Payment of unemployment benefits
1. Receipt and forward of benefit payment dossiers
Finance and Accounting Departments shall
Receive Lists following Form No. C72b-HSB; Form No. 27A-HSB, 27B-HSB digitally signed and forwarded by the SI Policy Department via the KTTT software.
2. Fund transfer
a) Transfer funds to Provincial authorized benefit payers
Finance and Accounting Departments shall
- Receive the Payment List prepared by the SI Policy Departments and Form No. C73-CBH prepared by the Provincial authorized benefit payers to serve as the basis for transferring funds to the authorized benefit payers in two installments per month according to the authorized benefit payers’ advance request.
- When transferring funds, offset any remaining funds transferred to the authorized benefit payers from the previous month in the Payment schedule following Form No. C74-CBH against the List following Form No. C72b-HSB. If the advance amount is insufficient, the authorized benefit payers shall submit an advance request stating reasons for the SSAs to consider additional advance funds.
b) Fund transfers are conducted via e-payment orders on the business software. In case of incorrect account information, review and correct it to transfer funds correctly the same day or by the next working day at the latest.
3. Benefit payment
3.1. Via personal bank accounts
3.1.1. Provincial SSA (Finance and Accounting Department): Pay unemployment benefits to beneficiaries via their personal bank accounts.
Cases of payment via electronic payment orders shall follow regulations in Clause 16 of Article 3.
Immediately after that, the VssID application shall send notifications to each beneficiary informing them of the payment.
3.1.2. For the first month, the Finance and Accounting Department shall transfers money immediately after receiving the payment list. From the second month onward, payment shall be made within 5 days from the start date of payment recorded in Column 1 of List following Form No. C72b-HSB.
3.2. Payment in cash
Finance and Accounting Departments/Divisions shall:
- Forward the cash payment list (Form No. C72b-HSB) to the Provincial authorized benefit payers to organize unemployment benefit payments to employees through the authorized benefit payer system according to the signed contract and on the payment date indicated on the list.
- Immediately after forwarding the list, the VssID application shall automatically send a notification to each beneficiary in the payment list about the payment start date and payment location for that month.
4. Transfer of statements to authorized benefit payers
Finance and Accounting Departments shall Make reimbursement of unemployment benefits paid by authorized benefit payers under the signed contracts.
a) Instruct the authorized benefit payer to store the list of recipients of cash payments, and receipt following form C95-CBH bearing signatures of beneficiaries paid by the authorized benefit payer as regulated by laws; prepare and send Statement following Form C74-HD to the SSA on the 5th of each month.
b) On the 5th of the following month, based on electronic dossiers prepared and forwarded by authorized benefit payers including lists of beneficiaries who have not received unemployment benefits during the previous month (both first-month and subsequent month payment lists) per Form No. 7c-CBH and Payment Schedule following Form No. C74-CBH:
- If data discrepancies occur, perform reimbursement and cooperate with the Provincial authorized benefit payer in reviewing the data.
- If data matches, confirm on the Payment Schedule following Form No. C74-CBH.
c) After completing the statement, prepare one copy of the Payment Schedule following Form No. C74-CBH for the Provincial authorized benefit payers and one copy for the grassroots SSA for accounting and consolidation in local reports as per the hierarchy.
d) For cases where the unemployment benefit payment period has expired, prepare List following Form No. 7c-CBH and submit it to the Provincial SSA within 2 working days from the expiration date recorded on List following Form No. C72b-HSB.
5. Pay service charges
The Finance and Accounting Department shall receive Lists following Form No. C74-CBH and Form No. C67-HSB from the Provincial authorized benefit payer to summarize and pay disbursement costs to the authorized benefit payer.
6. Report forms preparation
6.1. Finance and Accounting Departments shall
6.1.1. Based on data in Notification following Form C12-TS from the Collection Management Department, monitor the recording of collection and payment of HI premiums.
6.1.2. On the 5th of each month, prepare the list of beneficiaries who have not received unemployment benefits from the 1st to the last day of the previous month (both first-month and subsequent month payment lists) per Form No. 7C-CBH.
For cases where the unemployment benefit payment period has expired, prepare List following Form No. 7c-CBHwithin 2 working days from the expiration date recorded on List following Form No. C72b-HSB or from the day of receiving List following Form No. 7c-CBH from the authorized benefit payer.
6.1.3. Monthly, prepare a summary report of UI benefit payments according to Form No. 4-CBH of the whole province and forward it to the SI Policy Department.
6.2. Finance - Accounting Divisions shall:
6.2.1. Prepare the list of beneficiaries who have not received unemployment benefits from the 1st to the last day of the previous month (both first-month and subsequent month payment lists) per Form No. 7c-CBH.
6.2.2. Monthly, prepare consolidated report of UI benefit payments using Form No. 4-CBH in area managed by the grassroots SSAs and send it to the SI Policy Departments.
6.3. Time to update data on payments of UI benefits according to Form No. 4-CBH on the business software: No later than the 1st day of the following month.
6.4. Forward to the SI Policy Departments: The list of beneficiaries who have not received unemployment benefits from the 1st to the last day of the previous month (Form No. 7c-CBH) on the same day the list is prepared.
Article 30. Payments of subsidies on vocational training
1. Receipt of payment dossiers
The Finance and Accounting Department shall receive the List Form No. 87b-HSB digitally signed and forwarded by the SI Policy Department via the KTTT software.
2. Benefit payment
Finance and Accounting Departments shall
2.1. Monthly, based on List Form No. 87b-HSB, transfer funds for subsidies on vocational training into the accounts of each vocational training institution within 2 working days from receiving the list.
2.2. Immediately after transferring funds, the VssID application shall automatically send a notification to each individual on the list eligible to receive subsidies on vocational training informing that the training institution has received the funds for the training of the beneficiary.
1. Receipt of benefit payment dossiers
Finance and Accounting Departments/Divisions shall: Receive data on provision of training subsidies entered by the SI Policy Departments into the System.
2. Fund transfer:
The Finance and Accounting Department shall allocate funds to the grassroots SSAs based on the data on provision of training subsidies entered by the SI Policy Departments into the System.
3. Benefit payment:
Finance and Accounting Departments/Divisions shall:
3.1. Based on data on provision of training subsidies entered into the System by the SI Policy Departments, provide guidance to the employers to prepare the Advance Application Form (Form No. 91-CBH); make advances as prescribed by transferring money into the employers’ account within 5 working days from the date of receiving the decision;
3.2. Based on the List of payments of training subsidies (Form No. C93-HSB), make payments to the employers within 5 working days.
Article 32. Recovery of UI benefits
1. Finance and Accounting Departments shall
1.1. Receive the list of recovered, non-payable UI benefits (Form No. 27A-HSB and 27B-HSB) and update them on the KTTT software for management and tracking of recovery.
1.2. Based on Form No. 27A-HSB, 27B-HSB, prepare a List following Form No. C75-CBH; record and track recovery status for each subject as prescribed.
1.3. Recovery of UI benefits.
1.3.1. Recover unemployment benefits paid against the law from employees when they repay.
1.3.2. Recover funds for vocational training subsidies from vocational training institutions and employees; recover funds for training subsidies from units according to the collection hierarchy.
1.4. Update the recovery status of UI benefits on the KTTT software.
2. Finance - Accounting Departments shall:
2.1. Collect repayments of incorrectly paid unemployment benefits from employees (employees may submit repayments at any SSA they prefer).
2.2. Recover funds for training subsidies from units according to the collection hierarchy.
Article 33. Deduction from pensions, social insurance benefits, and unemployment benefits
1. SI Policy Departments/Divisions shall
1.1. Receive documents from judgment enforcement agencies regarding deductions from pensions, SI benefits, and unemployment benefits from the Receipt and Result Return Departments of the provincial/grassroots SSAs and:
a) Update deduction information on the TCS software; perform deductions on the payment list for the month the deduction starts as stated in the judgment enforcement agencies’ documents.
b) If the start month of deduction in the judgment enforcement agencies’ documents is earlier than the month of the payment list at the time of receiving the deduction document, send a document to the judgment enforcement agencies’ documents specifying the deduction month using Form No. 28A-HSB.
c) Issue documents to reach an agreement with judgment enforcement agencies in implementing the maximum deduction rate as prescribed by law (unless the person subject to other deduction and the judgment enforcement agency agree otherwise) in cases where the beneficiary has multiple monthly deduction orders for pensions, SI benefits, and unemployment benefits simultaneously.
d) Within 5 working days from the date the authorized benefit payers or beneficiaries notify the need to relocate the place of benefit receipt, send written notices using Form No. 28B-HSB and Form No. 28C-HSB to judgment enforcement agencies confirming the total amount deducted.
dd) Notify the beneficiaries of the deducted amount using Form No. 05B-HSB.
1.2. Preparation of benefit payment list
- Daily, based on updated deduction data on the TCS software, prepare Lists following Form No. C97-HSB and C72b-HSB by payment method (personal account or direct cash payment) according to hierarchy and submit for approval from the leader and forward it to the Finance and Accounting Divisions/Departments.
- Monthly, based on updated deduction data on the TCS software, prepare List following Form No. C72a-HSB by payment method according to hierarchy and submit for approval of the leader and forward it to the Finance and Accounting Departments/Divisions.
2. Finance and Accounting Departments/Divisions shall:
Based on Lists following Form No. C72a-HSB, C72b-HSB, and C97-HSB, transfer the deducted amounts of pensions, SI benefits, and unemployment benefits to the agency that makes the deduction decision.
Article 34. System of forms and reports
1. The forms, documents, lists, reports, and statistical indicators are issued together with this Regulation (as detailed in the attached Appendix). These forms, reports, and indicators may be amended by official dispatches from VSS to suit arising practical needs.
2. Application forms, declaration forms, and official documents issued by SSAs are provided free of charge or may be printed, photocopied, typed, or handwritten by employees or employers based on the prescribed templates, except in cases where electronic version submission is required.
Article 35. Responsibility for implementation
1. For Military SSAs and Police SSAs
1.1. Manage and store settled dossiers as prescribed; specify the quantity of dossiers to be made for management and storage based on the operational characteristics and organizational structure of their sectors.
1.2. Issue procedures for transferring relocation of monthly SI beneficiaries:
a) Prepare the Relocation Notification (Form No. 18-HSB) and send it to the provincial SSAs where the beneficiary registers to receive pensions or SI benefits; simultaneously prepare the Notification on Pension and SI Benefit Payment (Form No. 23-HSB) to be given to the beneficiary.
b) Promptly forward information and data related to claim settlement to the SSA upon issuing the Relocation Notification (Form No. 18-HSB).
c) Proactively cooperate with the local SSA to resolve any issues arising in the relocation of beneficiary.
d) Reporting: By January 10 of each year, prepare and submit an annual consolidated report on settlement of claims for SI benefits of the previous year to VSS (SI Policy Implementation Department).
2. For affiliates of VSS
2.1. Information Technology and Digital Transformation Center
a) Develop and adjust VSS business software to automatically display necessary information as a basis for approval of provision of SI benefits when such information, data, dossiers, or documents already exist in the national or specialized databases listed in Appendix I.
In case of updating or supplementing beneficiary identity information according to Citizen Identification Card, add amended contents together with the old identity data, ensuring no change in benefit levels at the update time; provide guidance, promptly implement and resolve issues during operation of such software.
b) Provide guidance to employees and employers on searching dossier and document information already available in national or specialized databases (Appendix I) to simplify administrative procedures and enable applications for claims from citizens and enterprises.
c) Connect and link the centralized archiving system with business software to ensure all applications for settlement of claims for SI benefits and applications for payment of SI and UI benefits are centrally stored, enabling management, use, and search.
d) Manage, operate, and ensure technical safety and security to maintain the policy management software system’s functionality.
2.2. SI Policy Implementation Departments
a) Take charge and cooperate with relevant units in directing, providing guidance, inspecting, and supervising provincial SSAs in settling claims for SI benefits, preparing SI and UI benefit payment lists, and managing monthly beneficiaries.
b) Conduct annual appraisal and statement of the number of beneficiaries and payment amounts for SI and UI as prescribed.
2.3. Finance - Accounting Departments:
Take charge and cooperate with relevant units in organizing, managing, and uniformly providing guidance on payment, consolidation, and preparation of annual fund statement report of VSS as prescribed.
2.4. Department of Management of premium collection and participant development
- Take charge and cooperate with relevant units in providing guidance and inspecting premium collection and recording of lump-sum contributions for employees wishing to pay incomplete amounts to qualify for monthly benefits until retirement age as prescribed.
- Take charge and cooperate with relevant units in determining HI participants ensuring issuance of HI cards to SI and UI beneficiaries in accordance with Clause 2 of Article 22 of Law on Health Insurance No. 25/2008/QH12 dated November 14, 2008, which is amended by Clause 17 of Article 1 Law on Health Insurance No. 51/2024/QH15 dated November 27, 2024.
2.5. VSS Office
a) Translate into English the forms and templates of decision on provision of SI benefits, forward them to the IT and Digital Transformation Center to update them on software for settlement of claims for foreign employees working in Vietnam that are compulsory SI participants as prescribed by law.
b) Take charge in providing guidance on application/dossier receipt and administrative procedure result delivery for provincial and grassroots SSAs.
2.6. Archival Center
a) Provide guidance on archival for application for settlement of claim for SI benefits, payment of SI benefits and UI benefits (paper and electronic applications, including paper applications attached to electronic files), ensuring full archival of such applications on the centralized archiving system for management, use, and search.
b) Update all application for settlement of claims for SI benefits on the centralized archiving system (including any additional documents by provincial SSAs).
c) Cooperate with the IT and Digital Transformation Center in completing the centralized archiving system and link it with the business software to ensure full archival of all application for settlement of claims for SI benefit and payment of SI, UI benefits as prescribed, meeting management requirements.
2.7. Affiliates of VSS: Cooperate with the SI Policy Implementation Departments and Finance and Accounting Departments in organizing the implementation of this Regulation within their jurisdiction.
3. Provincial SSAs
3.1. The Director of the provincial SSA shall assign clear responsibilities to each unit and individual for each step of the process and manage accounts for the business software; regularly cooperate in comparing data among service providers; review data as stipulated in Clause 3 of Article 3 to serve as a basis for settlement of claims for SI benefits and payment of SI, UI benefits in compliance with regulations, preventing abuse and fund misappropriation.
3.2. Archive applications for settlement of claims for SI benefits and payment of SI, UI benefits in accordance with archival regulations of the VSS and relevant laws.
3.3. Approve, conduct annual appraisal and statement of the number of beneficiaries and payment amounts for SI and UI as prescribed and by hierarchy.
3.4. Cooperate with the Departments of Home Affairs of provinces/cities to reach a written agreement on:
3.4.1. Methods and timing for the Employment Service Center to transfer decisions, notifications on provision of UI benefits, and attached electronic data to ensure timely and rightful payment; promptly inform about suspension, termination, cancellation, or relocation of beneficiaries of unemployment benefits in line with payment periods of the SSA.
3.4.2. The job search notification deadline for beneficiaries currently receiving first-month unemployment benefit that must align with payment deadlines of the SSA as prescribed.
3.4.3. Specific responsibilities of each agency in recovering UI claims against the law.
4. Grassroots SSAs
Perform responsibilities as specified in Clauses 3.1, 3.2, and 3.3 of this Article by hierarchy.
Some expired/partially expired documents and forms are listed in Appendix III attached. If any documents or forms/reports referenced or applied in this Regulation are amended, or replaced, the new ones shall apply. During implementation, provincial SSAs and affiliates of VSS shall promptly report difficulties and inadequacies or propose solutions to VSS (through the SI Policy Implementation Department and Finance and Accounting Department) for consolidation and submission to the Director for review and decision./.
------------------------------------------------------------------------------------------------------ This translation is made by SprinGO, Ho Chi Minh City, Vietnam and for reference purposes only. Its copyright is owned by SprinGO and protected under Clause 2, Article 14 of the Law on Intellectual Property.Your comments are always welcomed
Lược đồ văn bản
- Công văn 4967/BHXH-CSXH năm 2016 hướng dẫn ra quyết định thôi hưởng trợ cấp tuất hàng tháng theo quy định ...
- Quyết định 166/QĐ-BHXH năm 2019 về Quy trình giải quyết hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, chi trả chế độ bảo ...
- Quyết định 686/QĐ-BHXH năm 2024 sửa đổi Quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, chi trả các ...
- Công văn 2430/BHXH-CSXH năm 2024 hướng dẫn nội dung tại Quyết định 686/QĐ-BHXH do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ...
- Quyết định 1548/QĐ-BHXH năm 2025 sửa đổi Quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, chi trả các...
- Thông tư 25/2025/TT-BYT hướng dẫn Luật Bảo hiểm xã hội, Luật An toàn, vệ sinh lao động về lĩnh vực y tế và ...
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc
- Luật Bảo hiểm y tế sửa đổi 2024
- Nghị định 143/2024/NĐ-CP quy định về bảo hiểm xã hội tai nạn lao động theo hình thức tự nguyện đối với ...
- Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 sửa đổi Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,...
- Thông tư 136/2020/TT-BQP hướng dẫn về hồ sơ, quy trình và trách nhiệm giải quyết hưởng chế độ bảo hiểm xã ...
- Nghị định 88/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật An toàn, vệ sinh lao động về bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề ...
- Nghị định 61/2020/NĐ-CP về sửa đổi Nghị định 28/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Việc làm về bảo hiểm thất nghiệp
- Bộ luật Lao động 2019
- Thông tư 102/2018/TT-BTC hướng dẫn kế toán Bảo hiểm xã hội do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
- Thông tư 243/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí thẩm định cấp giấy giám ...
- Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH hướng dẫn thực hiện Điều 52 của Luật Việc làm và một số điều của Nghị định ...
- Nghị định 28/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Việc làm về bảo hiểm thất nghiệp
- Luật Hôn nhân và gia đình 2014
- Quyết định 613/QĐ-TTg năm 2010 về trợ cấp hàng tháng cho những người có từ đủ 15 năm đến dưới 20 năm công ...
- Luật bảo hiểm y tế 2008
- Nghị định 01/2003/NĐ-CP sửa đổi Điều lệ bảo hiểm xã hội kèm theo Nghị định 12/CP năm 1995
- Nghị định 09/1998/NĐ-CP năm 1998 sửa đổi Nghị định 50/CP của Chính phủ về chế độ sinh hoạt phí đối với cán ...
- Nghị định 12/CP năm 1995 ban hành Điều lệ Bảo Hiểm Xã Hội
- Nghị quyết số 16-HĐBT về việc tinh giảm biên chế hành chính do Hội đồng Bộ trưởng ban hành
- Quyết định 2286/QĐ-BTC năm 2025 sửa đổi Quyết định 391/QĐ-BTC quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ...
- Quyết định 1892/QĐ-BTC năm 2025 sửa đổi các Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ...
- Quyết định 1733/QĐ-BTC năm 2025 sửa đổi Quyết định 391/QĐ-BTC quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ...
- Quyết định 391/QĐ-BTC năm 2025 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã ...
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024
- Luật an toàn, vệ sinh lao động 2015
- Luật việc làm 2013
- Quyết định 3033/QĐ-BHXH năm 2025 về Quy chế làm việc của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
- Công văn 2036/BHXH-CSYT năm 2025 xác định quyền lợi hưởng chế độ bảo hiểm y tế do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành
- Quyết định 1674/QĐ-BHXH năm 2025 về Quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, trợ cấp dưỡng sức phục hồi sức khỏe trên Cổng Dịch vụ công Bảo hiểm xã hội Việt Nam
- Công văn 3858/BHXH-CSXH năm 2023 vướng mắc trong giải quyết hưởng chế độ ốm đau đối với người lao động do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành
- Quyết định 523/QĐ-BHXH năm 2023 sửa đổi Giấy đề nghị nhận chế độ bảo hiểm xã hội khi người hưởng từ trần (mẫu số 3-CBH) tại Phụ lục kèm theo Quyết định 166/QĐ-BHXH Quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp do Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành
- Công văn 1973/BHXH-CSXH năm 2017 tăng cường công tác quản lý về Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành
Liên quan nội dung
Chọn định dạng phù hợp để tải về, lưu trữ hoặc chia sẻ nội bộ.
- Nội dung nêu trên là phần tổng hợp/phục vụ tra cứu dành cho khách hàng của SprinGO.
- Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo.
- Điều khoản áp dụng theo quy định pháp luật tại thời điểm đăng bài.