Công văn 1980/TCT-TNCN thực hiện Thông tư 37/2010/TT-BTC

Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 2297/CT-TH ngày 12/4/2010 của Cục Thuế tỉnh Khánh Hoà và của một số Cục Thuế đề nghị hướng dẫn cụ thể hơn điều kiện để tổ chức trả thu nhập được tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế, được hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính. Vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại Điều 1 và Điều 3 Thông tư số 37/2010/TT-BTC 📌

Điều 1. Đối tượng và điều kiện áp dụng

Tổ chức trả các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, có đủ các điều kiện sau đây được tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế:

– Có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật;

– Đã đăng ký thuế và có mã số thuế;

– Có trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ;

– Trong thời gian 01 năm trở về trước không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên; … PHẦN B – NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ PHÁT HÀNH, SỬ DỤNG, QUẢN LÝ CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ TỰ IN TRÊN MÁY TÍNH Điều 3. Thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in

1- Thủ tục đăng ký mẫu chứng từ khấu trừ tự in.

a) Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ tự in phải nộp hồ sơ cho Cục thuế tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức trả thu nhập đóng trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

– Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư này).

– Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in theo đúng hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư này.

– Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức trả thu nhập;

– Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính.

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in hợp lệ của tổ chức trả thu nhập, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với tình hình thực hiện chính sách thuế thu nhập cá nhân của đơn vị, ra thông báo chấp thuận việc đăng ký chứng từ khấu trừ; trường hợp không đủ điều kiện thì thông báo nêu rõ lý do không chấp thuận để tổ chức trả thu nhập biết.

2- Thông báo lưu hành chứng từ khấu trừ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo chấp thuận của Cục thuế tỉnh, thành phố, tổ chức trả thu nhập phải thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại trụ sở làm việc của mình. Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ phải nêu rõ về hình thức, kích thước, lô gô của mẫu chứng từ khấu trừ.

Xem nội dung VB của Bộ Tài chính (nêu trên) đã hướng dẫn về điều kiện để tổ chức trả thu nhập được tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế phải có “trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ”, và trong hồ sơ đăng ký mẫu chứng từ tự in tổ chức trả thu nhập phải có bản thuyết trình về: “giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính”. Theo đó, tổ chức trả thu nhập phải có trang bị hệ thống thiết bị máy tính và phần mềm đảm bảo cho việc in và lập chứng từ khấu trừ đáp ứng các điều kiện sau:

– Đảm bảo in được chứng từ khấu trừ theo mẫu quy định, sau khi in chứng từ khấu trừ phần mềm phải tự đổ dữ liệu vào bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC).

Phần mềm quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được kết nối với phần mềm kế toán của đơn vị để đảm bảo đối chiếu thông tin trả thu nhập với chứng từ, hạch toán trên sổ sách kế toán liên quan.

– Phần mềm in chứng từ khấu trừ phải được bảo vệ, chỉ có những người có trách nhiệm mới có quyền truy cập vào phần mềm để sử dụng, người có quyền truy cập vào phần mềm phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật về những thông tin đã nhập và khai thác phần mềm quản lý.

Tổng cục Thuế trả lời để Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương biết, hướng dẫn thực hiện./.