Hướng dẫn kê khai mẫu 04/SS-HĐĐT trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC?

Hướng dẫn kê khai mẫu 04/SS-HĐĐT trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC?

Để kê khai tờ khai Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai mẫu 04/SS-HĐĐT theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP trên Dịch vụ công thuế nhà nước (https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin) thì cần thực hiện theo hướng dẫn kê khai sau:

(1) Tra cứu TTHC

Bước 1: Trên giao diện trang chủ Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, NNT chọn tab

Quảng cáo

Thủ tục hành chính trên thanh menu.

Bước 2: NNT thực hiện tra cứu thủ tục hành chính dựa trên các tiêu chí:

– Tên/Mã thủ tục hành chính: nhập tên/mã TTHC (1.010341)

Quảng cáo

– Nghiệp vụ: chọn từ danh sách nghiệp vụ (Hóa đơn, biên lai)

– Tờ khai: chọn từ danh sách tờ khai (04/SS-HĐĐT- Thông báo hóa đơn điện tử).

đã lập sai)

– Mức độ: chọn từ danh sách mức độ (Toàn trình)

Bước 3: Nhấn Tìm kiếm: hệ thống tìm kiếm dựa vào các tiêu chí đã nhập ở trên. Nếu dữ liệu hợp lệ: hiển thị kết quả trên bảng danh sách, nếu dữ liệu không hợp lệ: hiển thị thông báo không tìm thấy kết quả.

Bước 4: Trên danh sách kết quả tìm kiếm, chọn thủ tục “1.010341- Xử lý hoá đơn điện tử đã lập sai”, bấm nút Nộp hồ sơ: hệ thống kiểm tra trạng thái mã số thuế của tài khoản đăng nhập:

– NNT thuộc các trạng thái 00, 02, 03, 05: bấm nút Nộp hồ sơ hệ thống hiển thị màn hình chọn Loại thông báo để kê khai thông tin.

– Nếu là trạng thái khác thì cảnh báo lỗi và không được kê khai

(3) Chọn loại thông báo

Bước 1: hệ thống hiển thị 2 loại thông báo cho NNT chọn :

– Loại thông báo là “Thông báo của NNT”: tức là NNT phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nên thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

– Loại thông báo là “Giải trình của NNT theo thông báo của CQT”: tức là cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, nên yêu cầu NNT thực hiện giải trình theo thông báo của cơ quan thuế.

Bước 2: NNT chọn Loại thông báo là ‘Thông báo của NNT’

(*) Đối với Loại thông báo là ‘Giải trình của NNT theo thông báo của CQT’ : hệ thống không cho chọn vì chức năng này được phát triển ở giai đoạn 2.

(4) Kê khai tờ khai – Loại thông báo là “Thông báo của NNT”

4.1. Truy vấn dữ liệu hóa đơn sai sót

Bước 1: NNT nhập thông tin hóa đơn để truy vấn dữ liệu sang Hệ thống hóa đơn điện tử. Thông tin bắt buộc nhập bao gồm:

– Loại hóa đơn: chọn từ danh sách, bao gồm 3 giá trị:

+ Loại 1: Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

+ Loại 2: Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế theo Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015 và Quyết định 2660/QĐ-BTC ngày 14 tháng 12 năm 2016 của Bộ Tài chính (Hóa đơn có mã xác thực của CQT theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP)

+ Loại 3: Các loại hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP (Trừ hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế theo Quyết định 1209/QĐ-BTC và Quyết định 2660/QĐ-BTC)

– Ký hiệu mẫu hóa đơn: nhập ràng buộc theo Loại hóa đơn

– Ký hiệu hóa đơn : nhập ràng buộc theo Loại hóa đơn

– Số hóa đơn điện tử : nhập số tự nhiên, tối đa 8 số

– Lý do : nhập text, tối đa 225 ký tự

Bước 2 : Bấm nút Thêm dòng : hệ thống thêm dòng vào bảng truy vấn dữ liệu hóa đơn sai sót.

Bước 3: Bấm nút Xóa dòng : hệ thống xóa dòng được chọn trên bảng truy vấn dữ liệu hóa đơn sai sót.

Bước 4 : Bấm nút Tiếp tục : hệ thống chuyển sang màn hình ‘Nhập thông tin hóa đơn sai sót’

Bước 5 : Bấm nút Quay lại : quay lại màn hình tra cứu thủ tục hành chính

4.2. Nhập thông tin hóa đơn sai sót

Trường hợp NNT chọn Loại hóa đơn là ‘Hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, NĐ 70’ : hệ thống truy vấn thông tin hóa đơn đã nhập từ màn hình trước đó đến hệ thống Hóa đơn điện tử để hiển thị lên màn hình.

Bước 1: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn bao gồm : Mã CQT cấp, Ký hiệu mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn điện tử, Ngày lập hóa đơn, Loại hóa đơn điện tử, Thông báo/Giải trình, Lý do → chỉ xem không được sửa giá trị.

Bước 2 : Bấm nút Tiếp tục : hệ thống chuyển sang màn hình Hoàn thành kê khai

Bước 3 : Bấm nút Quay lại : quay lại màn hình Truy vấn dữ liệu hóa đơn sai sót

Trường hợp NNT chọn Loại hóa đơn là ‘ Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015 và Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14 tháng 12 năm 2016 của Bộ Tài chính (Hóa đơn có mã xác thực của CQT theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP) hoặc ‘Các loại hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP (Trừ hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC và Quyết định số 2660/QĐ-BTC)’

Bước 1: Hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn bao gồm:

– Mã CQT cấp: để trống, không cho nhập giá trị

– Ký hiệu mẫu hóa đơn: hiển thị giá trị đã nhập từ màn hình trước đó

– Ký hiệu hóa đơn: hiển thị giá trị đã nhập từ màn hình trước đó

– Số hóa đơn điện tử: hiển thị giá trị đã nhập từ màn hình trước đó

– Ngày lập hóa đơn: NNT nhập ngày lập hóa đơn

– Loại hóa đơn điện tử: hiển thị giá trị đã nhập từ màn hình trước đó

– Thông báo/Giải trình: hiển thị giá trị đã nhập từ màn hình trước đó

– Lý do: hiển thị giá trị đã nhập từ màn hình trước đó

Bước 2 : Bấm nút Tiếp tục : hệ thống chuyển sang màn hình Hoàn thành kê khai

Bước 3 : Bấm nút Quay lại : quay lại màn hình Truy vấn dữ liệu hóa đơn sai sót

(5) Hoàn thành kê khai

Bước 1: Hệ thống hiển thị thông tin của người nộp thuế và thông tin hóa đơn điện tử lên biểu mẫu 04/SS-HDDT.

Bước 2 : NNT nhập mã captcha hiển thị trên màn hình hoặc bấm nút reset để lấy mã

captcha mới. Nếu nhập sai mã hệ thống hiển thị cảnh báo lỗi.

Bước 3 : Bấm nút Tiếp tục : hệ thống chuyển sang màn hình Ký điện tử

Bước 4 : Bấm nút Quay lại : quay lại màn hình Nhập thông tin hóa đơn sai sót

Bước 5 : Bấm nút Tải hồ sơ : NNT có thể tải hồ sơ về máy dưới định dạng file XML

(6) Ký điện tử

6.1. Ký từ xa

Bước 1: NNT chọn loại ký số là Ký từ xa (HSM)

Bước 2: NNT nhập thông tin: tài khoản và mật khẩu và bấm Tiếp tục trên màn hình Xác thực chữ ký số.

6.2. Ký token

Bước 1: NNT chọn loại ký số là Ký token (CA)

Bước 2: NNT nhập mã PIN của usb token và bấm Đăng nhập để ký số.

(7) Nhận mã hồ sơ từ hệ thống

Sau khi kê khai và ký số thành công, NNT nhận được mã hồ sơ từ hệ thống để phục vụ cho việc tra cứu hồ sơ.

(8) Nhận thông báo tiếp nhận hồ sơ hóa đơn điện tử

– Trường hợp Cá nhân tự khai: hệ thống gửi email thông báo tiếp nhận bước vào email của NNT (email nhận thông báo là email NNT đăng ký sử dụng dịch vụ).

– Trường hợp Cá nhân khai thay cho Tổ chức: hệ thống gửi email thông báo tiếp nhận bước 1 vào 2 địa chỉ email sau:

+ Địa chỉ email của Cá nhân khai thay Tổ chức (tài khoản đang đăng nhập trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC)

+ Địa chỉ email của Tổ chức (đã đăng ký sử dụng dịch vụ)

– Nội dung thông báo bước 1 mẫu 01/TB-SSĐT theo Nghị định 70, ký số nhân danh chữ ký số của Cục Thuế theo định dạng sau.

Sau khi thực hiện xong các bước trên, bạn đã kê khai tờ khai 04/SS-HĐĐT trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC thành công.

Trên đây là hướng dẫn kê khai tờ khai 04 Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai.

Hiện nay có những loại hóa đơn điện tử nào?

Căn cứ Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử.

Theo đó:

Hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, việc phân loại hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định trên, theo đó hóa đơn điện tử được chia thành 03 loại:

(1) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

(2) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

(3) Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm gì?

Căn cứ Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

(1) Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.

(2) Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.

(3) Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.