Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 254/2026 và hướng dẫn đăng ký sử dụng

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo Nghị định 254/2026 gồm những nội dung gì?

Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải bao gồm các thông tin thiết yếu như sau:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế;
• Thông tin bên chi trả thu nhập: bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập;
• Thông tin người nhận thu nhập: tên, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế nếu có, hoặc số định danh cá nhân;
• Quốc tịch, áp dụng với trường hợp người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam;
• Chi tiết khoản thu nhập: gồm khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, các khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học liên quan cũng như số thuế đã bị khấu trừ;
• Ngày lập chứng từ gồm ngày, tháng, năm;
• Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập. Với chứng từ điện tử, chữ ký phải là chữ ký số hợp pháp.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, các chữ ký sẽ được thay thế bằng chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật.

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất áp dụng

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được áp dụng hiện nay là mẫu 03/TNCN ban hành tại Phụ lục V, được thiết kế khoa học đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật.

Tải mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất

Trình tự đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Căn cứ Điều 17 Thông tư 91/2026/TT-BTC, quy trình đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bao gồm các bước sau:

Bước 1: Đăng ký qua các hệ thống thông tin quản lý thuế

Trước khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức hoặc cá nhân khấu trừ thuế phải đăng ký qua một trong các kênh:

• Hệ thống thông tin quản lý thuế của Tổng cục Thuế;
• Trang thông tin điện tử của Cục Hải quan (đối với các khoản thu liên quan đến xuất nhập khẩu);
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được ủy quyền của Cục Thuế.

Đối với những tổ chức, cá nhân thuộc diện miễn phí dịch vụ theo Điều 28 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có thể lựa chọn đăng ký qua hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy quyền.

Thông tin đăng ký được thực hiện theo mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT.

Bước 2: Nhận kết quả đăng ký

Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc từ chối đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo mẫu 01/TB-ĐKĐT. Thông báo này được gửi về tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cũng như trực tiếp đến tổ chức, cá nhân đăng ký.

Doanh nghiệp cần lưu ý theo dõi thông báo này để đảm bảo quy trình đăng ký được hoàn tất đúng quy định, tránh phát sinh vi phạm pháp luật về thuế.

Tác động và việc doanh nghiệp cần làm

Việc nắm rõ và thực hiện đúng nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 254/2026 giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý trong việc thu, khấu trừ và nộp thuế về cho cơ quan thuế. Đồng thời, đăng ký và sử dụng chứng từ điện tử tạo thuận lợi trong quản lý, lưu trữ hồ sơ thuế, giảm thiểu rủi ro sai sót và tăng tính minh bạch.

HR và kế toán cần phối hợp chuẩn bị đầy đủ dữ liệu để in hoặc tạo chứng từ điện tử đáp ứng tiêu chuẩn, đồng thời hoàn thành thủ tục đăng ký trên các hệ thống đúng hạn.

Lưu ý chuyên môn

• Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật hướng dẫn chi tiết do Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế ban hành liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế.
• Chữ ký số trên chứng từ điện tử phải đảm bảo hợp lệ, đúng chuẩn theo quy định hiện hành.
• Đối với biên lai thu thuế, phí, lệ phí cũng phải tuân thủ các quy định chi tiết về nội dung, ký hiệu và sử dụng đồng tiền quy định tại Nghị định số 362/2025/NĐ-CP.
• Duy trì lưu trữ chứng từ khấu trừ theo thời hạn luật định để thuận tiện cho kiểm tra, đối chiếu.

Tư vấn Doanh nghiệpTư vấn cá nhânEmail

Doanh nghiệp:0969 798 944 | Cá nhân:0984 394 338

Email:hrspring.vn@gmail.com

Địa chỉ: KĐT Vinhome Gardenia Hàm Nghi, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Dịch vụ:Chiến lược nhân sựThiết kế tổ chứcLương thưởng & Hiệu suất

Mentoring:Mentoring HRMentoring Quản lý