Xử lý khi lập sai hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế như thế nào?

Xử lý khi lập sai hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế như thế nào?

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

[…]

Căn cứ điểm b khoản 1 Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Việc hoàn thuế đối với trường hợp người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài mang hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế mua hàng hóa tại Việt Nam và mang theo khi xuất cảnh quy định tại Điều 33 Nghị định này được thực hiện như sau:

1. Hàng hóa được hoàn thuế giá trị gia tăng quy định tại Phụ lục này là hàng hóa đáp ứng quy định sau:

a) Hàng hóa không thuộc Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu; Danh mục hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép của Bộ Công Thương hoặc Danh mục hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý chuyên ngành quy định tại Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương và các văn bản hướng dẫn Nghị định này.

b) Hàng hóa không thuộc đối tượng cấm đưa lên tàu bay quy định tại Điều 12 Luật Hàng không dân dụng Việt Nam ngày 29 tháng 6 năm 2006 và các văn bản hướng dẫn thực hiện.

[…]

Căn cứ khoản 6 Điều 6 Thông tư 72/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư 92/2019/TT-BTC quy định như sau:

Điều 6. Quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp bán hàng hoàn thuế giá trị gia tăng

[…]

6. Căn cứ các thông tin trên hộ chiếu hoặc giấy tờ nhập xuất cảnh còn giá trị và hàng hóa được mua, doanh nghiệp bán hàng lập hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế cho hàng hóa quy định tại Điều 11 Thông tư này trên Hệ thống hoặc phần mềm của doanh nghiệp kết nối với Hệ thống, nhập đầy đủ thông tin theo mẫu quy định tại Phụ lục 3 Thông tư này, ký số, truyền các thông tin về hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế theo quy định tại mục II.1 Phụ lục 10 Thông tư này cho cơ quan hải quan, in hóa đơn và giao cho người nước ngoài. Chứng từ in ra có giá trị như chứng từ điện tử.

Trường hợp Hệ thống xảy ra sự cố, doanh nghiệp không truy cập được vào Hệ thống, doanh nghiệp lập hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế theo mẫu quy định tại Phụ lục 3 Thông tư này, ký, đóng dấu và giao cho người nước ngoài. Chứng từ in ra là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra đối chiếu với hàng hóa của người nước ngoài.

Ngay sau khi Hệ thống hoạt động bình thường, doanh nghiệp bán hàng cập nhật các thông tin đã lập tại hóa đơn giấy vào Hệ thống như trường hợp lập hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế trên Hệ thống. Hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế được cập nhật trên Hệ thống phải đảm bảo trùng khớp về số, ký hiệu, nội dung thể hiện trên hóa đơn giấy.

Theo Công văn 41186/CHQ-NVTHQ năm 2026 Tải về hướng dẫn xử lý các trường hợp lập sai hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế như sau:

Trường hợp doanh nghiệp bán hàng thực hiện thay thế, điều chỉnh hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế điện tử đã lập sai thì thực hiện điều chinh theo quy định tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cơ quan hải quan khi kiểm tra hoàn thuế GTGT cho người nước ngoài thực hiện đối chiếu xác định từng nội dung khớp đúng giữa thông tin ghi trên hộ chiếu hoặc giấy tờ nhập xuất cảnh với thông tin trên hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế trên Hệ thống quản lý hoàn thuế giá trị gia tăng cho người nước ngoài (Hệ thống) do doanh nghiệp bán hàng gửi, Hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế và các quy định về hàng hóa được hoàn thuế quy định tại điểm 1 Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đồng thời thực hiện kiểm tra và đối chiếu thông tin trên Hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế đối với:

– Thông tin trên thông báo của người bán với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và thông báo của cơ quan thuế về việc tiếp nhận Mẫu số 04/SSHĐĐT (theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP), áp dụng đối với trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử lập sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội đung khác không sai.

– Thông tin trên hóa đơn mới thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, áp dụng đối với trường hợp người bản phát hiện hóa đơn điện tử có sai mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

– Thông tin cơ quan thuế thông báo cho người bán hóa đơn đã lập sai theo mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Thông tin trên hóa đơn mới thay thế hoặc điều chinh hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, áp dụng đối với trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai.

Trên đây là thông tin về “Xử lý khi lập sai hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế như thế nào?”.

Quy định nội dung hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế ra sao?

Theo Đièu 7 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định về nội dung hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế quy định:

(1). Nội dung hóa đơn

– Phần A dành cho doanh nghiệp bán hàng hoàn thuế lập khi bán hàng hóa, phần này gồm các nội dung sau:

+ Tên hóa đơn: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ;

+ Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

+ Thông tin về doanh nghiệp bán hàng gồm: Tên, địa chỉ, mã số thuế;

+ Thông tin về khách hàng gồm: Họ tên, quốc tịch, thông tin về số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu, ngày hết hạn hộ chiếu hoặc giấy tờ nhập xuất cảnh;

+ Thông tin về hàng hóa gồm: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

Tên hàng hóa ghi rõ: nhãn hiệu, ký hiệu hàng hóa (số seri, model (nếu có), xuất xứ hàng hóa áp dụng đối với hàng hóa có nguồn gốc nhập khẩu, số máy áp dụng đối với mặt hàng cơ khí điện tử).

+ Chữ ký số người bán, chữ ký của người mua trên bản hiển thị của hóa đơn điện tử.

– Phần B dành cho cơ quan hải quan lập để ghi kết quả kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, hàng hóa, tính số thuế giá trị gia tăng người nước ngoài được hoàn, phần này gồm các nội dung sau:

+ Số thứ tự hàng hóa;

+ Tên hàng;

+ Số lượng;

+ Số tiền thuế giá trị gia tăng ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế;

+ Số tiền thuế giá trị gia tăng được hoàn theo quy định;

+ Thời điểm công chức hải quan kiểm tra: ghi rõ ngày, tháng, năm;

+ Tên, chữ ký của công chức hải quan kiểm tra.

– Phần C dành cho Ngân hàng thương mại là đại lý hoàn thuế lập, phần này gồm các nội dung:

+ Số hiệu, ngày tháng chuyến bay/chuyến tàu của người nước ngoài xuất cảnh;

+ Số tiền thuế hoàn cho người nước ngoài xuất cảnh;

+ Hình thức thanh toán: ghi rõ số tiền thanh toán theo từng hình thức thanh toán: bằng tiền mặt hoặc thẻ quốc tế (ghi rõ tên thẻ, số thẻ);

+ Thời điểm thanh toán: ghi rõ ngày, tháng, năm.

(2). Chữ viết hiển thị trên hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế là tiếng Việt và tiếng Anh được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ bằng hoặc nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

(3). Các nội dung khoản 1 Điều này thực hiện theo quy định tại Điều 10, Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 7, khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Riêng nội dung về ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC.

(4). Mẫu hiển thị hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế được ban hành kèm theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Tên hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về nội dung của hóa đơn như sau:

Điều 10. Nội dung của hóa đơn

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. Cụ thể như sau:

a) Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định này được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.

b) Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

[…]

Theo đó, tên hóa đơn điện tử được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như:

– HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ.

– HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU.

– HÓA ĐƠN BÁN HÀNG.

– HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG.

– TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.