Hướng dẫn xử lý file Excel chậm

I. 🚨 CÁCH NHẬN BIẾT FILE EXCEL ĐANG “CHẬM – NẶNG”

• Mất thời gian lâu để mở hoặc lưu file
• Máy đơ, con trỏ chuột quay vòng không phản hồi
• File chạy “Calculating” nhích từng phần trăm chậm chạp
• Dung lượng file quá lớn so với dữ liệu thực tế
• Thường bị báo lỗi:
  

  ❌ Not Enough Memory 64bit
  ❌ Not Responding hoặc tự động tắt file

II. 🧠 NGUYÊN NHÂN VÀ CÁCH XỬ LÝ CỤ THỂ
1. Format thừa trên nhiều ô – làm tăng dung lượng file
🔍 Nguyên nhân: Excel vô tình định dạng màu, viền, chữ… trên hàng triệu ô không chứa dữ liệu.
✅ Cách xử lý:

• Mở từng Sheet → Nhấn Ctrl + End → Xem con trỏ dừng ở đâu.
• Nếu vị trí quá xa dữ liệu thực tế ⇒ Xóa vùng thừa:

  Chọn từ dòng/cột cuối có dữ liệu → Ctrl + Shift + ↓ / → → Bấm Delete

• Sau đó: Save as lại file.

2. Conditional Formatting trùng lặp hoặc bị thừa
🔍 Nguyên nhân: Có quá nhiều định dạng điều kiện (màu nền, màu chữ, biểu tượng), lặp lại hoặc không cần thiết.
✅ Cách xử lý:

• Vào Home > Conditional Formatting > Manage Rules
• Chọn “This Worksheet” để kiểm tra toàn bộ
• Xóa các rule không cần thiết hoặc dùng Clear Rules from Entire Sheet

🧼 Nếu muốn xóa tất cả các định dạng có điều kiện trong 1 sheet:

Home > Conditional Formatting > Clear Rules > Clear Rules from Entire Sheet

3. File có nhiều liên kết (link) lỗi hoặc không cần thiết
🔍 Nguyên nhân: File có các công thức tham chiếu đến file ngoài (đã đổi tên, đã xóa hoặc không còn dùng).
✅ Cách xử lý:

• Vào Data > Edit Links
• Kiểm tra tất cả liên kết đến file khác
• Chọn liên kết lỗi → Bấm Break Link

4. Có nhiều Name (Name Manager) rác, không sử dụng
🔍 Nguyên nhân: Các tên vùng dữ liệu (Name) không dùng tới hoặc lỗi → làm file nặng.
✅ Cách xử lý:

• Vào Formulas > Name Manager
• Kiểm tra các tên vùng (Name) không dùng → Bấm Delete
• Có thể dùng VBA để lọc nhanh các name lỗi/nằm ngoài vùng dữ liệu.

5. File chứa nhiều Object/Shape ẩn (textbox, ảnh, biểu đồ…)
🔍 Nguyên nhân: Có nhiều đối tượng chèn vào (hình, textbox, nút lệnh…) nhưng bị ẩn hoặc không sử dụng.
✅ Cách xử lý:

• Vào Home > Find & Select > Go To Special > Objects → Nhấn Delete
• Hoặc dùng VBA để liệt kê và xóa các shape

6. Công thức thừa, lặp, cấu trúc file chưa tối ưu
🔍 Nguyên nhân:

• Copy công thức kéo quá nhiều dòng/cột nhưng không sử dụng
• Dùng các hàm nặng như VLOOKUP, ARRAY, INDIRECT, OFFSET… quá nhiều

✅ Cách xử lý:

• Chỉ kéo công thức đến dòng cuối có dữ liệu
• Dùng hàm tối ưu hơn như INDEX + MATCH thay vì VLOOKUP
• Dùng công cụ Evaluate Formula để kiểm tra công thức phức tạp
• Chuyển công thức nặng thành giá trị nếu không cần tính lại (Copy > Paste Values)

III. 📉 MẸO TỐI ƯU DUNG LƯỢNG VÀ TỐC ĐỘ FILE

Kỹ thuậtMục tiêu

Save As lại file mớiDọn rác ngầm, giảm dung lượng

Chuyển xls sang xlsbGiảm dung lượng ~50%

Dùng Power Query thay vì công thức nặngXử lý dữ liệu nhanh hơn

Tắt Auto Calculate (Formulas > Calculation Options > Manual)Tăng tốc khi mở file

Tắt Add-ins không dùng đếnGiảm xung đột và load chậm

Khóa học SprinGO phù hợp

Khóa học Power PI – Ứng dung trong Nhân sự

TỔNG QUAN KHÓA HỌC: POWER BI CHO NGÀNH NHÂN SỰ Khóa học Power BI cho Nhân sự được thiết kế dành riêng cho các...

Xem khóa học