Từ 01/07/2026, Doanh nghiệp phải lưu hồ sơ người phụ thuộc theo Thông tư 87/2026/TT-BTC
Từ ngày 1/7/2026, Thông tư 87/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính chính thức có hiệu lực, quy định chi tiết Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Một điểm đáng chú ý là doanh nghiệp chi trả thu nhập cho người lao động có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc của người nộp thuế.
Căn cứ pháp lý và trách nhiệm doanh nghiệp
Theo khoản 8 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc và cung cấp khi được cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra hoặc các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Điều này nhằm đảm bảo quá trình giảm trừ gia cảnh được thực hiện đúng đối tượng và điều kiện theo quy định pháp luật.
Như vậy, kể từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần chủ động lưu trữ đầy đủ, chính xác hồ sơ liên quan đến người phụ thuộc mà người lao động đăng ký để giảm trừ gia cảnh, làm căn cứ khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế.
Quy định chi tiết về hồ sơ chứng minh người phụ thuộc
Thông tư 87/2026/TT-BTC quy định hồ sơ chứng minh người phụ thuộc được phân loại theo nhóm đối tượng cụ thể như sau:
| Người phụ thuộc | Hồ sơ chứng minh |
|---|---|
| Con đẻ | Bản sao Giấy khai sinh hoặc Quyết định nhận con, văn bản xác nhận quan hệ cha mẹ-con, kèm bản sao thẻ Căn cước (nếu có). |
| Con nuôi | Bản sao Giấy khai sinh hoặc thẻ Căn cước và Quyết định/Giấy chứng nhận nhận nuôi con. |
| Con riêng của vợ/chồng | Bản sao Giấy khai sinh hoặc thẻ Căn cước, giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ. |
| Con từ 18 tuổi trở lên bị mất năng lực hoặc khuyết tật | Bản sao giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ-con và Giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự hoặc Giấy xác nhận khuyết tật hợp lệ. |
| Con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, học nghề hoặc phổ thông | Bản sao giấy tờ chứng minh quan hệ và kèm theo thẻ sinh viên, giấy xác nhận đang học tập của cơ sở giáo dục. |
| Vợ hoặc chồng | Bản sao thẻ Căn cước và Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ có thẩm quyền xác nhận quan hệ vợ chồng. |
| Cha mẹ người nộp thuế (cha mẹ đẻ, nuôi, vợ/chồng, dượng, kế) | Bản sao thẻ Căn cước kèm giấy tờ chứng minh quan hệ (Giấy khai sinh, Quyết định nuôi dưỡng, Giấy chứng nhận kết hôn, v.v). |
| Cá nhân khác không nơi nương tựa do người nộp thuế nuôi dưỡng trực tiếp | Bản sao thẻ Căn cước, bảng kê khai nuôi dưỡng theo quy định, giấy tờ chứng minh mối quan hệ và nghĩa vụ nuôi dưỡng (nếu có). |
| Người phụ thuộc không có khả năng lao động | Bản sao giấy tờ chứng minh quan hệ và giấy tờ chứng minh tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên theo quy định pháp luật. |
Đây là quy định mới giúp doanh nghiệp và cơ quan quản lý dễ dàng hơn trong việc lưu trữ, kiểm tra, xác minh hồ sơ người phụ thuộc.
Trách nhiệm của người nộp thuế và mức thu nhập người phụ thuộc được giảm trừ
Theo khoản 6 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, người nộp thuế phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác trong việc đăng ký, thay đổi người phụ thuộc cũng như kê khai thu nhập của họ. Nếu khai báo sai, người nộp thuế sẽ bị xử lý theo quy định về quản lý thuế và các quy định pháp luật liên quan.
Về hạn mức thu nhập của người phụ thuộc, khoản 1 Điều 3 Thông tư 87/2026/TT-BTC quy định ở mức tối đa trung bình 03 triệu đồng mỗi tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập. Nếu vượt quá mức này, người phụ thuộc sẽ không được tính giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế.
Lưu ý: Người nộp thuế có trách nhiệm khai báo đúng thực tế về thu nhập và người phụ thuộc. Trong trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai phạm, các biện pháp xử lý sẽ được áp dụng theo quy định.
Tác động đối với doanh nghiệp, bộ phận nhân sự và kế toán
Doanh nghiệp, đặc biệt bộ phận nhân sự và kế toán, cần nắm rõ quy định này để cập nhật hệ thống lưu trữ hồ sơ người phụ thuộc của người lao động đúng chuẩn mực pháp luật mới. Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với người lao động trong việc cung cấp và xác minh hồ sơ phù hợp nhằm tránh rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.
Kết luận và khuyến nghị
Từ 01/07/2026, việc lưu đầy đủ, chính xác hồ sơ chứng minh người phụ thuộc trở thành nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp theo Thông tư 87/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra người lao động kê khai đúng thực tế về người phụ thuộc và thu nhập của họ. Việc này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động trong việc giảm trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của SPRINGO. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email hrspring.vn@gmail.com.
- Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo.
- Điều khoản áp dụng theo Luật tại thời điểm viết bài.
- Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail hrspring.vn@gmail.com.