Công ty trả lương chậm: Hướng dẫn xử lý và khoản phạt cần biết

Người lao động nghỉ ngày 30/6/2026, ngày 10/7/2026 công ty mới trả lương tháng 6 thì làm thế nào?

Người lao động nghỉ việc ngày 30/6/2026, nhưng công ty lại trả lương vào ngày 10/7/2026. Vậy cần xử lý ra sao? Đã có Thông tư 89/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết việc này.

Quy định khấu trừ thuế TNCN khi trả lương sau khi nghỉ việc

NÓNG: Xem toàn văn Thông tư 89/2026/TT-BTC

Khi người lao động nghỉ ngày 30/6/2026 và công ty trả lương ngày 10/7/2026, nghĩa là hợp đồng lao động đã chấm dứt. Trong trường hợp này, nếu thu nhập trên 5 triệu đồng, công ty phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi trả lương, dựa theo khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Do đó, công ty cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tính lương tháng 6

Tính đầy đủ các khoản thu nhập của tháng 6 như lương, thưởng, trợ cấp và các khoản khác.

Bước 2: Phân loại thu nhập chịu thuế

Theo Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, xác định khoản chịu thuế như lương và thưởng.

Bước 3: Tính bảo hiểm tháng 6

Trừ bảo hiểm xã hội còn lại của người lao động nếu có, nhưng không trừ trước khấu trừ thuế 10%.

Bước 4: Tính số tiền thực nhận

Sử dụng công thức: Tiền thực nhận = Tổng thu nhập - bảo hiểm - thuế TNCN - khấu trừ khác.

Bước 5: Kê khai và cấp chứng từ

Kê khai thu nhập này vào quý 3/2026 và cấp chứng từ khấu trừ thuế khi có yêu cầu.

Khi quyết toán thuế TNCN cuối năm

Công ty không trừ bảo hiểm và giảm trừ gia cảnh trước khi khấu trừ 10% thuế. Tuy nhiên, khi quyết toán thuế, người lao động có thể điều chỉnh lại các khoản bảo hiểm và giảm trừ gia cảnh đã đóng.

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, khi tính toán lại thu nhập, các khoản bảo hiểm và giảm trừ gia cảnh được áp dụng.

Nếu cuối năm tính lại mà không phải nộp thuế hoặc số thuế phải nộp thấp hơn, người lao động có thể làm quyết toán để được hoàn thuế TNCN theo Điều 6 luật thuế thu nhập cá nhân 2025.

Ví dụ: Người lao động nghỉ việc ngày 30/6/2026, nhận lương ngày 10/7/2026. Với mức lương tháng 6 là 20 triệu đồng, bảo hiểm người lao động phải đóng là 2,1 triệu đồng, không có khoản được miễn thuế. Lúc này mức thuế TNCN phải khấu trừ 10% là 20 triệu X 10% = 2 triệu đồng tiền thuế tạm khấu trừ. Số tiền thực nhận của người lao động sẽ là 20 triệu - 2,1 triệu tiền bảo hiểm - 2 triệu tiền thuế tạm khấu trừ = 15,9 triệu đồng Sau đó, cuối năm người lao động cộng toàn bộ thu nhập trong năm rồi tính lại sau khi trừ tiền bảo hiểm đã đóng, giảm trừ bản thân, giảm trừ người phụ thuộc. Nếu số thuế thực tế phải nộp là 0 đồng thì khoản 2 triệu đồng đã bị khấu trừ sẽ được hoàn lại khi người lao động đề nghị.

Trả lương tiền mặt từ 5 triệu trở lên trong năm 2026 sẽ bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN?

Từ năm 2026 trở đi, trả lương tiền mặt từ 5 triệu trở lên mỗi lần sẽ bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Cụ thể, tại điểm c khoản 1 Điều 9 nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

...

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

Như vậy, khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đồng thời, tại trang thông tin điện tử Cục Thuế đã tổ chức Hội nghị đối thoại giữa Bộ Tài chính với người nộp thuế về chính sách, thủ tục hành chính thuế và hải quan năm 2025.

Trong đó có đặt ra một số câu hỏi và câu trả lời liên quan đến việc trả lương tiền mặt từ 5 triệu trở lên có bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt hay không. Tham khảo một số câu trả lời của Cục Thuế dưới đây:

Câu hỏi 1: Dựa trên Nghị định 320/2025 ngày 15/12/2025 quy định về Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), tại tiết c, Khoản 1, Điều 9 có nêu rõ: Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải tuân theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Do đó, nếu doanh nghiệp chi trả lương bằng tiền mặt hoặc hiện vật cho từng người có mức lương trên 5 triệu đồng/lần mà không dùng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì có bị loại khỏi chi phí được trừ hay không? Cục Thuế Trả lời: Theo khoản 1 Điều 9 của Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 (áp dụng từ kỳ tính thuế TNDN 2025), doanh nghiệp sẽ không được trừ những khoản chi thiếu chứng từ không dùng tiền mặt cho các giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Cụ thể: “Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho dịch vụ và thanh toán khác từ 05 triệu đồng trở lên sẽ áp dụng theo quy định pháp luật về thuế giá trị gia tăng”. Kết luận, doanh nghiệp chi trả lương trên 05 triệu đồng/lần mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Câu hỏi 2: Công ty chúng tôi có lao động nước ngoài, trả lương hàng tháng bằng tiền mặt, quy ra VNĐ trên 5 triệu. Như vậy, có được ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không? Cục Thuế Trả lời: Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025, các khoản chi thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho giá trị từ 05 triệu đồng sẽ không tính vào chi phí được trừ. Điều này áp dụng cho cả trường hợp công ty chi trả bằng tiền mặt và loại tiền không phải VNĐ.

Gần đây, Thuế cơ sở 14 TP. Hồ Chí Minh đã phát hành Công văn 01/TCS14-QLDN1 năm 2026 hướng dẫn chi trả lương từ 05 triệu trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ khi tính thuế TNDN cụ thể: Tải về.

Theo quy định, công ty phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho lương từ 5 triệu đồng trở lên để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Cũng như vậy, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí thuộc Bộ Tài chính ban hành Công văn 218/CST-TN năm 2026 về việc dùng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho việc trả lương.

Tải về

Lưu ý: Điều kiện để lương trên 5 triệu được trừ khi tính thuế TNDN là cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Căn cứ vào các quy định nêu trên, trường hợp doanh nghiệp chi trả lương cho người lao động đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và không thuộc các khoản không được trừ tại khoản 8 Điều 10 cùng Nghị định này thì khoản chi trả lương đó được trừ khi tính thuế TNDN. Đặc biệt, đối với khoản chi trả lương từ 5 triệu đồng trở lên theo mỗi lần kể từ ngày 15/12/2025 (ngày có hiệu lực của Nghị định 320/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ vào chi phí. Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được nêu tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ.

Theo quy định này, Bộ Tài Chính và Cơ quan thuế nêu rõ: Nếu doanh nghiệp chi trả lương từ 5 triệu đồng trở lên mà không dùng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ không được trừ vào chi phí khi quyết toán thuế TNDN.

Do đó, việc thanh toán lương tiền mặt từ 5 triệu mỗi lần sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Như vậy, từ năm 2026, trả lương tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần sẽ bị loại trừ khỏi chi phí khi quyết toán thuế TNDN.

Công ty trả lương chậm bị phạt bao nhiêu tiền và bồi thường tiền lãi như thế nào cho nhân viên?

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, công ty trả lương chậm cho người lao động sẽ bị xử phạt theo số lượng người bị vi phạm và phải khắc phục hậu quả đúng quy định. Cụ thể:

Theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định việc xử phạt vi phạm về tiền lương như sau:

Vi phạm quy định về tiền lương

...

2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Trả lương không đúng hạn theo pháp luật; không trả hoặc trả không đủ lương; không trả đủ tiền lương làm thêm hay vào ban đêm; không đủ lương ngừng việc; hạn chế quyền tự quyết chi tiêu lương của lao động; ép buộc chi tiêu lương; khấu trừ không đúng; không trả đủ lương khi chuyển công việc hoặc khi người lao động thôi việc; không tạm ứng đúng thời gian tạm đình chỉ công việc; không trả đủ lương khi không xử lý kỷ luật:

a) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng vi phạm từ 01 đến 10 lao động;

b) Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng vi phạm từ 11 đến 50 lao động;

c) Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng vi phạm từ 51 đến 100 lao động;

d) Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng vi phạm từ 101 đến 300 lao động;

đ) Từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng vi phạm từ 301 lao động trở lên.

Căn cứ theo khoản 5 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP chỉ rõ các biện pháp khắc phục khi vi phạm quy định về tiền lương:

Vi phạm quy định về tiền lương

...

5. Biện pháp khắc phục hậu quả

a) Buộc người sử dụng lao động trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi của số tiền lương chậm trả, trả thiếu cho người lao động tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều này;

b) Buộc người sử dụng lao động trả đủ khoản tiền tương đương với mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cộng với khoản tiền lãi của số tiền đó tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt cho người lao động đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 4 Điều này.

Theo đó, ngoài việc bị phạt tiền thì công ty còn phải trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi của số tiền lương chậm trả cho người lao động tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.

Bên cạnh đó, tại khoản 4 Điều 97 Bộ luật Lao động 2019 quy định về kỳ hạn trả lương như sau:

Kỳ hạn trả lương

...

4. Trường hợp vì lý do bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày; nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương.

Theo đó, công ty được chậm trả lương trong trường hợp có lý do bất khả kháng mà phía công ty đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn. Tuy nhiên không được chậm quá 30 ngày, khi chậm quá thời hạn này công ty vẫn bị xử phạt vi phạm hành chính theo đúng quy định.

Từ các quy định trên, công ty trả lương không đúng hạn cho người lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính, với mức phạt được xác định theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng, cụ thể như sau:

- Từ 01 - 10 người lao động: Phạt từ 5 - 10 triệu đồng

- Từ 11 - 50 người lao động: Phạt từ 10 - 20 triệu đồng

- Từ 51 - 100 người lao động: Phạt từ 20 - 30 triệu đồng

- Từ 101 - 300 người lao động: Phạt từ 30 - 40 triệu đồng

- Từ 301 người lao động trở lên: Phạt từ 40 - 50 triệu đồng

Lưu ý: Mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Ngoài ra, công ty còn phải khắc phục hậu quả, bao gồm:

- Buộc trả đủ tiền lương còn thiếu hoặc chậm trả cho người lao động

- Trả thêm tiền lãi của số tiền lương chậm trả, tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt

Trường hợp chậm lương do bất khả kháng nhưng từ 15 ngày trở lên, người sử dụng lao động còn phải trả thêm khoản tiền lãi tối thiểu theo lãi suất tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng tại ngân hàng nơi mở tài khoản trả lương.

Như vậy, ngoài tiền phạt hành chính, áp dụng các biện pháp khắc phụ hậu quả, doanh nghiệp còn phải trả đủ lương và tiền lãi phát sinh do chậm trả cho người lao động theo đúng quy định.