Xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu có được không? Mức phạt và cách xử lý
Xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu có được không? Mức phạt và cách xử lý
Trong hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành. Vì vậy, nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu thì có thể bị xem là lập hóa đơn sai thời điểm và bị xử phạt theo quy định về hóa đơn.
1. Xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu có được không?
Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, ngày lập hóa đơn phải gắn với thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành. Việc này áp dụng không phân biệt doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Về nguyên tắc, doanh nghiệp không nên xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu. Nếu hóa đơn được lập sau thời điểm nghiệm thu, doanh nghiệp có rủi ro bị xác định là lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP là văn bản quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. :contentReference[oaicite:2]{index=2}
2. Thời điểm lập hóa đơn xây dựng, lắp đặt
Theo quy định về thời điểm lập hóa đơn, đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, hóa đơn được lập tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng hoàn thành. Một số nguồn hướng dẫn thực hành cũng diễn giải cùng nguyên tắc: hoạt động xây dựng, lắp đặt lập hóa đơn tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao hạng mục hoàn thành. :contentReference[oaicite:3]{index=3}
- Đã thu tiền hay chưa thu tiền không làm thay đổi thời điểm lập hóa đơn.
- Nghiệm thu khối lượng hoàn thành đến đâu thì cần xem xét lập hóa đơn theo phần nghiệm thu đó.
- Biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao và hồ sơ thanh toán là căn cứ quan trọng để đối chiếu thời điểm lập hóa đơn.
| Tình huống | Thời điểm lập hóa đơn nên xác định | Lưu ý hồ sơ |
|---|---|---|
| Nghiệm thu toàn bộ công trình | Ngày nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành | Lưu biên bản nghiệm thu, bàn giao, hồ sơ quyết toán |
| Nghiệm thu từng hạng mục | Ngày nghiệm thu, bàn giao từng hạng mục | Cần tách rõ giá trị từng hạng mục |
| Nghiệm thu khối lượng từng đợt | Ngày nghiệm thu khối lượng hoàn thành từng đợt | Cần có bảng xác nhận khối lượng và giá trị tương ứng |
3. Xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu thì có bị phạt không?
Nếu hóa đơn được lập sau ngày nghiệm thu, cơ quan thuế có thể xem đây là hành vi lập hóa đơn sai thời điểm. Theo nhóm quy định xử phạt về hóa đơn tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt tùy theo tính chất, mức độ và hậu quả về nghĩa vụ thuế. :contentReference[oaicite:4]{index=4}
| Trường hợp | Hướng xử lý/mức phạt theo nội dung cũ thường gặp | Lưu ý áp dụng |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Có thể bị cảnh cáo | Cần đánh giá hồ sơ cụ thể |
| Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm nghĩa vụ thuế | Có thể bị phạt tiền | Mức phạt phụ thuộc quy định tại thời điểm xử phạt |
| Lập hóa đơn sai thời điểm và có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế | Rủi ro xử phạt cao hơn | Cần rà soát kê khai, nộp thuế và kỳ ghi nhận doanh thu |
Từ ngày 16/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định xử phạt tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Do đó, khi tư vấn hoặc xử lý hồ sơ thực tế, cần đối chiếu mức phạt theo thời điểm phát sinh hành vi và thời điểm bị xử lý. :contentReference[oaicite:5]{index=5}
4. Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ thuế và ghi nhận chi phí không?
Về nguyên tắc, để khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên. Thông tư 96/2015/TT-BTC là văn bản hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp và các điều kiện liên quan đến chi phí được trừ. :contentReference[oaicite:6]{index=6}
Nếu giao dịch mua bán là có thật, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn chứng từ đầy đủ, có chứng từ thanh toán hợp lệ và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ, bên mua có cơ sở xem xét ghi nhận chi phí được trừ và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Việc hóa đơn vẫn có thể được bên mua xem xét khấu trừ không đồng nghĩa với việc bên bán không bị xử phạt. Bên bán vẫn có rủi ro bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
5. Doanh nghiệp nên xử lý thế nào khi hóa đơn lập sau ngày nghiệm thu?
Khi phát hiện hóa đơn đã lập sau ngày nghiệm thu, doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ hồ sơ để xác định mức độ rủi ro và phương án xử lý phù hợp.
Đối chiếu ngày nghiệm thu, ngày bàn giao, ngày ký biên bản, giá trị nghiệm thu và ngày lập hóa đơn.
Kiểm tra việc lập hóa đơn sai thời điểm có làm chậm kê khai, chậm nộp thuế hoặc sai kỳ doanh thu hay không.
Đảm bảo hồ sơ thanh toán, nghiệm thu, hợp đồng và hóa đơn thống nhất về bản chất giao dịch.
Lưu hồ sơ, lập biên bản nội bộ và chuẩn bị nội dung giải trình nếu cơ quan thuế yêu cầu.
6. Checklist hồ sơ cần lưu để hạn chế rủi ro thuế
7. Kết luận
Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, doanh nghiệp cần lập hóa đơn tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng hoàn thành. Việc xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu có thể bị coi là lập hóa đơn sai thời điểm và phát sinh rủi ro xử phạt.
Tuy nhiên, với bên mua, hóa đơn lập sai thời điểm vẫn có thể được xem xét ghi nhận chi phí và khấu trừ thuế nếu giao dịch có thật, hồ sơ chứng từ đầy đủ, thanh toán hợp lệ và bên bán đã kê khai, nộp thuế theo quy định.
Câu hỏi thường gặp
Xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu có được không?
Không nên. Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, hóa đơn phải được lập tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành.
Xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu có bị phạt không?
Có rủi ro bị xử phạt do lập hóa đơn sai thời điểm. Mức phạt phụ thuộc tính chất, mức độ vi phạm và quy định đang áp dụng tại thời điểm xử lý.
Hóa đơn xuất sai thời điểm bên mua có được khấu trừ không?
Bên mua có thể được xem xét khấu trừ thuế GTGT và ghi nhận chi phí nếu giao dịch là có thật, có đầy đủ hóa đơn chứng từ, thanh toán hợp lệ và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.
Đã lập hóa đơn muộn so với ngày nghiệm thu thì nên làm gì?
Doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ nghiệm thu, kỳ kê khai thuế, nghĩa vụ thuế phát sinh và chuẩn bị hồ sơ giải trình để hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Khóa học Power PI – Ứng dung trong Nhân sự
TỔNG QUAN KHÓA HỌC: POWER BI CHO NGÀNH NHÂN SỰ Khóa học Power BI cho Nhân sự được thiết kế dành riêng cho các...
Xem khóa học