Ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử là gì? Việc ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử phải ký kết hợp đồng không?

Ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về giải thích từ ngữ, theo hóa đơn điện tử được hiểu như sau:

Hóa đơn điện tử được hiểu là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Ủy nhiệm lập (xuất) hóa đơn điện tử là việc một doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc tổ chức khác có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giao cho bên thứ ba thực hiện việc lập hóa đơn điện tử thay cho mình. Việc lập hóa đơn này vẫn thuộc trách nhiệm của bên ủy nhiệm, và bản chất của hành động này là bên thứ ba lập hóa đơn thay mặt cho doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

Việc ủy nhiệm gồm 02 bên, cụ thể:

– Bên ủy nhiệm: Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, tổ chức khác bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Bên nhận ủy nhiệm : Bên thứ ba có quan hệ liên kết với người bán

Lưu ý: Bên thứ ba này phải là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Việc ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử phải ký kết hợp đồng không?

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định các nguyên tắc lập hóa đơn điện tử như sau:

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

1. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn

a) Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 12 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

b) Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;

…

Theo quy định trên, có thể thấy việc ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

Như vậy, ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử không nhất thiết phải ký kết hợp đồng mà có thể là lập văn bản thỏa thuận, miễn là việc ủy nhiệm trên được lập bằng văn bản.

Ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử là gì? Việc ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử phải ký kết hợp đồng không?

Thỏa thuận ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử bao gồm nội dung gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định về nội dung của thỏa thuận ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử như sau:

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

…

2. Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm

a) Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số); thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);

b) Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Theo đó, thỏa thuận ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử cần có những nội dung sau:

– Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số);

– Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn);

– Mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm;

– Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).