Tổng hợp những lưu ý về chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2026?

Tổng hợp những lưu ý về chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2026?

NÓNG: Chính thức Bộ Nội vụ đã thống nhất Lịch nghỉ Giỗ tổ và 30 4 – 1 5 năm 2026 cho người lao động

CHÍNH THỨC THỐNG NHẤT: phương án hoán đổi Lịch nghỉ 30 4 và Giỗ Tổ Hùng Vương 2026 cho người lao động cả nước được nghỉ liền 09 ngày liên tiếp

Dưới đây là tổng hợp những lưu ý về chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2026:

[1] Cá nhân thời vụ thì xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN vào lúc nào?

Căn cứ theo điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định đối với cá nhân thời vụ sẽ thuộc đối tượng xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN tạm khấu trừ 10%.

Thời điểm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN là thời điểm khấu trừ thuế TNCN của người lao động và nộp danh sách chi tiết khai quyết toán thuế theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP hoặc có đến cuối năm khi người lao động hỏi thì doanh nghiệp xuất một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế đều được.

[2] Cá nhân làm cả năm thì xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN vào lúc nào? Có phải xuất theo từng lần theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Đối với người lao động làm việc ở doanh nghiệp từ 3 tháng trở lên không ủy quyền quyết toán thuế TNCN và có yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế thì doanh nghiệp được xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN một lần dồn vào cho cả năm hoặc xuất sau kỳ quyết toán thuế TNCN theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP

[3] Cá nhân vừa làm hành chính, vừa làm chính thức vừa bị khấu trừ thuế TNCN 10% thì có xuất chung một chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Đối với trường hợp này, vẫn được xuất cùng một chứng từ khấu trừ thuế TNCN bình thường. Kể cả trường hợp người lao động có thu nhập cả vê tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần hoặc tính thuế khấu từ 10%.

Thời điểm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN vào cuối năm khi người lao động vẫn đang làm việc tại doanh nghiệp của mình.

[4] Không phát sinh khấu trừ thuế có xuất được chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Đối với trường hợp này thì vẫn xuất được chứng từ khấu trừ thuế TNCN, chỉ cần người lao động phát sinh thu nhập ở doanh nghiệp của mình thì doanh nghiệp vẫn được phép xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN, không cần phải có khấu trừ thuế TNCN hoặc phát sinh thuế TNCN thì mới xuất được mà chỉ cần có thu nhập ở doanh nghiệp thì vẫn xuất bình thường theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

[5] Người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN thì có phải xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định thì trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế TNCN thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Tuy nhiên, nếu người lao động không muốn ủy quyền vào muốn tự quyết toán thuế TNCN thì doanh nghiệp vẫn có thể xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.

Bên góc tay trái chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì doanh nghiệp sẽ điền vào dòng chữ người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho cơ quan chi trả thì người lao động tự hoàn thuế hoặc tự quyết thuế TNCN được bình thường, nếu phát sinh số thuế phải nộp thì sẽ nộp thêm hoặc còn số thuế được hoàn thì sẽ được hoàn.

[6] Khi tự quyết toán thuế TNCN thì nộp hồ sơ ở đâu?

Theo khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Điều 3 Nghị định 373/2025/NĐ-CP nếu khi quyết toán thuế TNCN người lao động vẫn đang làm việc tại doanh nghiệp thì cá nhân nộp hồ sơ khai thuế đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Hoặc nếu không còn làm việc ở cơ quan nào thì người lao động sẽ gửi quyết toán thuế TNCN về cơ quan thuế nơi người lao động đăng ký hộ khẩu thường trú.

Trường hợp người lao động có thu nhập từ hai nơi trở lên khi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN sẽ phải nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập lớn nhất trong năm.

[7] Nếu quyết toán thuế TNCN sau thời hạn thì sau này khi quyết toán thuế có bị phạt không?

Theo đó, hạn nộp quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân tự quyết toán sẽ là ngày 04/5/2026, nếu sau thời hạn này mới quyết toán thuế thì tùy vào từng trường hợp mà sẽ bị phạt hoặc không bị phạt, cụ thể:

Nếu người lao động phát sinh số thuế TNCN còn được hoàn thì sẽ không bị phạt

Nếu người lao động phát sinh số thuế TNCN phải nộp thêm thì có thể sẽ bị phạt.

* Trên đây là tổng hợp những lưu ý về chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2026?

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026 và hướng dẫn cách viết?

Từ năm 2026, mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất là mẫu số 03/TNCN được quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Theo đó, mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất 2026 có dạng như sau:

< Tải về Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số 03 TNCN mới nhất 2026>

Dưới đây là hướng dẫn cách điền mẫu số 03 TNCN Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:

I. Phần thông tin tổ chức trả thu nhập

Điền đầy đủ thông tin tổ chức trả thu nhập bao gồm: Tên tổ chức trả thu nhập, Mã số thuế, Điện thoại, Địa chỉ đều được tự động lấy từ thông tin đơn vị đã khai báo ban đầu.

II. Phần thông tin người nộp thuế

[05] Họ và tên: Ghi chữ in hoa theo tên trên CMND/CCCD/Hộ chiếu.

[06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người nộp thuế do Cơ quan thuế cấp.

[07] Quốc tịch: Khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam. Nếu người nộp thuế có quốc tịch ở Việt Nam thì có thể để trống trường này.

[08] Cá nhân cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân cư trú.

[09] Cá nhân không cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân không cư trú.

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại hoặc địa chỉ của người nộp thuế để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[11] Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Điền CMND/CCCD nếu mang quốc tịch Việt Nam, điền Hộ chiếu nếu mang quốc tịch khác.

[12] Nơi cấp: Ghi Tỉnh/Thành phố đối với CMND/CCCD, điền Quốc gia đối với Hộ chiếu.

[13] Ngày cấp: Ngày cấp được ghi trên CMND/CCCD/Hộ chiếu.

III. Phần thông tin thuế TNCN khấu trừ

[14] Khoản thu nhập: Ghi loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công; đầu tư vốn; chuyển nhượng chứng khoán, …

[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Số tiền đóng BHXH hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự mà đơn vị đã nộp cho nhân viên (khoản trừ trên lương của nhân viên) – giống khoản đóng bảo hiểm bắt buộc ghi vào Thư xác nhận thu nhập mẫu giấy (Trường hợp nhân viên chưa đóng BHXH thì ghi = 0).

[15] Thời điểm trả thu nhập: Khoảng thời gian chi trả thu nhập cho nhân viên theo năm dương lịch. Có thể xuất chứng từ theo từng tháng hoặc theo khoảng thời gian

[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế

[17] Tổng thu nhập tính thuế: Là tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc.

Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của người nộp thuế (tiền thuế đã khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần của khoảng thời gian trả thu nhập)

[19] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: Tổng thu nhập chịu thuế mà đơn vị đã trả cho người nộp thuế (Bằng chỉ tiêu [18] trên mẫu chứng từ giấy cũ).

Số thu nhập cá nhân còn được nhận = Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ – Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-C P quy định như sau:

Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

2. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Bên cạnh đó theo điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế quy định như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

…

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

…

Như vậy, theo các quy định trên có thể hiểu, chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để sử dụng với một số mục đích sau:

– Là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Lưu ý: Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

– Chứng minh được khoản thuế mà cá nhân được khẩu trừ theo quy định của pháp luật thuế. Từ đó, cá nhân có thể biết được mình có phải đóng thuế thu nhập cá nhân hay không, mức khấu trừ đó đã chính xác chưa.

– Chứng minh sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế.