Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí mới nhất 2025?

Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí mới nhất 2025?

Căn cứ theo tiểu mục 8 Phần II Phụ lục I ban hành kèm Quyết định 1913/QĐ-BTC năm 2025, hướng báo cáo tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí như sau:

Bước 1:

– Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí; bên thứ ba lập biên lai được tổ chức thu thuế, phí, lệ phí ủy nhiệm thực hiện báo cáo tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí

Hàng quý, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo, có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai thu tiền phí, lệ phí theo Mẫu số BC26/BLĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP hoặc Mẫu BC26/BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để gửi cơ quan quản lý thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai phí, lệ phí (trừ phí hải quan; lệ phí hàng hoá, hành lý, phương tiện vận tải quá cảnh) theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành

Tải về Mẫu số BC26/BLĐT

Tải về Mẫu BC26/BLG

Trường hợp khi giải thể, chia tách, sáp nhập, chuyển đổi sở hữu thì thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán phí, lệ phí.

Báo cáo tình hình sử dụng biên lai gồm các nội dung sau:

Tên đơn vị, mã số thuế (nếu có) địa chỉ; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai; số tồn đầu kỳ, mua phát hành trong kỳ; số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ; tồn cuối kỳ gửi cho cơ quan quản lý thuế.

Trường hợp trong kỳ không sử dụng biên lai, tại báo cáo sử dụng biên lai ghi số lượng biên lai sử dụng bằng không (= 0), trong kỳ không thông báo phát hành biên lai thu tiền thuế, phí, lệ phí, không sử dụng biên lai thì tổ chức thu thuế, phí, lệ phí không sử dụng biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai.

Bước 2: Ký và gửi Cơ quan quản lý thuế.

Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận:

+ Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế, công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan quản lý thuế;

+ Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan quản lý thuế;

+ Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử quả Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế gửi phản hồi tự động về việc xác nhận người nộp thuế đã gửi thành công và thông báo về thời điểm tiếp nhận chính thức hồ sơ, tài liệu của người nộp thuế;

Tạo biên lai cần đảm bảo các nguyên tắc gì?

Theo Điều 35 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 23 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định việc tạo biên lai cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

– Cơ quan quản lý thuế tạo biên lai theo hình thức đặt in (loại không in sẵn mệnh giá) được bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn, phát hành

– Trường hợp đặt in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí lựa chọn tổ chức đủ điều kiện in theo quy định để ký hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.

– Trường hợp tự in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải đáp ứng các điều kiện sau:

+ Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in) đảm bảo cho việc in và lập biên lai khi thu tiền phí, lệ phí.

+ Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in biên lai đảm bảo dữ liệu của biên lai chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán để kê khai theo quy định.

Hệ thống tự in phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

+ Việc đánh số thứ tự trên biên lai được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số biên lai chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).

+ Phần mềm ứng dụng để in biên lai phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí mua phần mềm của các tổ chức cung ứng phần mềm tự in thì phải lựa chọn tổ chức đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện cung ứng phần mềm theo quy định.

+ Biên lai tự in chưa lập phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.

+ Biên lai tự in đã lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin và nội dung biên lai phải đảm bảo có thể truy cập, kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.

Các trường hợp nào phải tiêu hủy biên lai?

Theo khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các trường hợp phải tiêu hủy biên lai bao gồm:

– Biên lai đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.

– Các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

– Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy biên lai.

– Các loại biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.