Hồ sơ tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân gồm những loại giấy tờ gì?

Hồ sơ tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân gồm những loại giấy tờ gì?

Ngày 14/3/2025, Chi cục Thuế khu vực 1 ban hành Công văn 36/CCTKV.I-CNTK năm 2025 hướng dẫn quyết toán thuế TNCN từ tiền lương, tiền công năm 2024.

Công văn 36/CCTKV.I-CNTK năm 2025: Tải về

Căn cứ tiểu mục 2 Mục 3 Công văn 36/CCTKV.I-CNTK năm 2025 hướng dẫn về thời hạn nộp quyết toán thuế TNCN từ tiền lương, tiền công năm 2024 thì hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế gồm có những giấy tờ sau đây:

Danh mục hồ sơ khai thuế được quy định tại Phụ lục 1 Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Các biểu mẫu được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.

– Mẫu 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (áp dụng đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công)

– Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN – Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

– Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

– Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.

– Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học, quỹ hữu trí tự nguyện … (nếu có).

– Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.

– Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo quy định pháp luật (nếu có):

+ Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 và Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC ngày 30/12/2022 của Bộ Tài chính; Mức giảm trừ gia cảnh được quy định tại Nghị quyết 954/2020/YBTVQH14 ngày 02/6/2020 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội;

+ Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN Bản đăng ký người phụ thuộc( nếu có);

+ Mẫu 07/XN-NPT-TNCN Phụ lục bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng (nếu có);

Để được giảm trừ cho người phụ thuộc thì người nộp thuế phải thực hiện đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc theo quy định. Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Trường hợp người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng đối với người phụ thuộc khác theo hướng dẫn tại tiết d4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính (như anh, chị, em ruột, ông bà nội ngoại, cô, dì…) thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

Hồ sơ tự quyết toán thuế thì nộp hồ sơ ở đâu?

Theo quy định tại khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định các loại thuế, khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước khai nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế được xác định cụ thể như sau:

– Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm theo tháng hoặc quý.

Trường hợp cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ thì cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm.

Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất trong năm thì cá nhân tự lựa chọn nơi nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.

– Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế như sau:

+ Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó.

Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng.

Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

+ Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

+ Cá nhân cư trú trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

– Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế có hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế chính là cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ giảm thuế. Cơ quan thuế xử lý hồ sơ giảm thuế có trách nhiệm xử lý hồ sơ quyết toán thuế theo quy định.

– Cá nhân cũng có thể khai và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN tại trang web https://canhan.gdt.gov.vn.

Theo đó, hệ thống có chức năng hỗ trợ xác định cơ quan thuế quyết toán dựa trên thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm do cá nhân kê khai.

Trường hợp nào được ủy quyền quyết toán thuế TNCN?

Theo quy định tại điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP , có 03 trường hợp được phép ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp, gồm:

– Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động ký tại một nơi và làm việc tại đó trong ít nhất 3 tháng vào thời điểm quyết toán thuế, kể cả khi người đó không làm việc đủ 12 tháng trong năm.

Nếu cá nhân được điều chuyền từ tổ chức cũ sang tổ chức mới, thì quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân được chuyển sang tổ chức mới theo quy định tại tiết d.1 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP .

– Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động ký tại một nơi và đang làm việc tại đó trong ít nhất 3 tháng vào thời điểm quyết toán thuế.

Cá nhân được phép quyết toán thuế thu nhập cá nhân bao gồm thu nhập từ nơi đó và thu nhập vãng lai từ các nơi khác, với giá trị trung bình không quá 10 triệu đồng/tháng trong năm và đã được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân với tỷ lệ 10%, nếu không có yêu cầu phải quyết toán thuế cho phần thu nhập này.

– Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

Trường hợp cá nhân chưa làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế thì thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế đối với cá nhân.

Trường hợp tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán thì phải chịu trách nhiệm về số thuế TNCN phải nộp thêm hoặc được hoàn trả số thuế nộp thừa của cá nhân.