Ủy quyền cho người lao động thanh toán mua hàng cho công ty thì có được chấp nhận chứng từ thanh toán KDTM không?

Ủy quyền cho người lao động thanh toán mua hàng cho công ty thì có được chấp nhận chứng từ thanh toán KDTM không?

Căn cứ tại điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

…

2. Một số trường hợp đặc thù theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng bao gồm:

…

c) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba thanh toán không dùng tiền mặt (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán không dùng tiền mặt cho bên thứ ba do bên bán chỉ định) thì việc thanh toán theo uỷ quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một tổ chức hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.

…

i) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

…

Theo quy định trên, có thể hiểu dù người lao động có thanh toán bằng tiền mặt hay không bằng tiền mặt đối với việc mua hàng hóa, dịch vụ của công ty thì việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với khoản chi trả cho người lao động vẫn được thực hiện với điều kiện là sau đó công ty phải thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.

Cụ thể, nếu doanh nghiệp quy định rõ trong quy chế quản lý tài chính hoặc quyết định ủy quyền của công ty cho cá nhân, đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ như hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của công ty, hồ sơ ủy quyền, chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán, và chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của công ty cho cá nhân thì hình thức thanh toán này sẽ được chấp nhận chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Và do đó, các khoản chi này sẽ được xem là hợp lệ để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hiểu thế nào về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt?

Căn cứ khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như sau:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định 52/2024/NĐ-CP, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.

Như vậy, có thể hiểu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản chi để mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật quản lý thuế nhưng được thanh toán thông qua các phương tiện khác mà không phải là tiền mặt.

Các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt được quy định cụ thể tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP.

Theo đó, phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt là phương tiện do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, công ty tài chính được phép phát hành thẻ tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán cung ứng dịch vụ ví điện tử phát hành và được khách hàng sử dụng nhằm thực hiện giao dịch thanh toán, bao gồm: séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng (bao gồm: thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ trả trước), ví điện tử và các phương tiện thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT theo quy định Luật Thuế giá trị gia tăng 2024?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT bao gồm:

(1) Có hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay cho phía nước ngoài quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 4 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024;

(2) Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ;

(3) Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, ngoài các điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 còn phải có:

– Hợp đồng ký kết với bên nước ngoài về việc bán, gia công hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

– Hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

– Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu;

– Phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm hàng hóa (nếu có)