Sử dụng hóa đơn 2025 nhưng xuất vào năm 2026 có được không? Những hành vi nào bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ?

Sử dụng hóa đơn năm 2025 nhưng xuất vào năm 2026 có được không?

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn như sau:

Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn

1. Hóa đơn điện tử

…

b) Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;

…

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm.

2. Hóa đơn do Cục Thuế đặt in

…

b) Ký hiệu hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 08 ký tự thể hiện thông tin về: Cục Thuế đặt in hóa đơn; năm đặt in hóa đơn; ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, cụ thể như sau:

….”

Như vậy, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử sẽ thể hiện năm lập hóa đơn cho nên không thể sử dụng hóa đơn năm 2025 xuất vào năm 2026 được.

Ví dụ: 1C25TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Trên hóa đơn đã thể hiện năm lập hóa đơn, vậy nên không thể dùng hóa hơn năm 2025 xuất vào năm 2026.

Những hành vi nào bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn ,chứng từ?

Căn cứ Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ được quy định như sau:

Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ

1. Đối với công chức thuế

a) Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;

b) Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;

c) Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

ADVERTISEMENT

Khóa học phù hợp bạn đang đọc

Xây dựng Lương 3P, KPI cho Doanh nghiệp

Làm thế nào để trả lương cho nhân viên chính xác nhất? Đây là một trong những câu...

Xem khóa học

• Làm thế nào để trả lương cho nhân viên chính xác nhất?
• Đây là một trong những câu hỏi khó trong quản trị nhân...
• Việc đảm bảo tính chính xác và sự công bằng trong chế...

2. Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan

a) Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;

b) Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

c) Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;

d) Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Để đảm bảo việc sử dụng và lưu hành hóa đơn thì pháp luật hiện nay đặt ra một số trường hợp được xem là vi phạm trong lĩnh vực hóa đơn chứng tử bao như sau:

Công chức thuế được xem là vi phạm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ nếu thực hiện một trong các hành vi sau:

– Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;

– Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

– Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan được xem là vi phạm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ khi:

– Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn.

– Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

– Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ.

– Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

Bảo quản hóa đơn như thế nào theo quy định của pháp luật hiện nay?

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn chứng từ được thực hiện như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Theo đó, hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in sẽ có những cách lưu trữ, bảo quản khác nhau. Tuy nhiên đều phải đảm bảo nguyên tắc về tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ và lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.