Mẫu công văn giải trình thuế quy định như thế nào? Hướng dẫn cách ghi công văn giải trình thuế?

Mẫu công văn giải trình thuế quy định như thế nào?

Hiện nay, không có văn bản quy định cụ thể về công văn giải trình thuế. Tuy nhiên có thể hiểu, công văn giải trình thuế là loại văn bản thường xuyên được các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng gửi đến cơ quan thuế, nhằm giải trình một vấn đề nào đó liên quan đến thuế khi xảy ra sai xót hoặc nhầm lẫn. Lúc này, tổ chức, cá nhân có thể giải trình bằng công văn giải trình thuế.

Mục đích của giải trình là để làm rõ các tình huống không chính xác hoặc bất thường, giúp cơ quan thuế hiểu và chấp nhận các điều chỉnh nếu có, từ đó tránh các khoản phạt không đáng có. Việc giải trình thuế chính xác và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế và tài chính.

Theo đó, có thể tham khảo Mẫu Công văn giải trình thuế sau đây:

Mẫu Công văn giải trình thuế tại đây: Tải về

Hướng dẫn cách ghi công văn giải trình thuế?

Sau đây là hướng dẫn cách ghi công văn giải trình thuế mới nhất năm 2025:

– Tiêu đề công văn: Ghi rõ nội dung cần giải trình

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(V/v: Chậm nộp Tờ khai thuế GTGT quý I/2025)

– Kính gửi: Ghi rõ cơ quan thuế có thẩm quyền tiếp nhận công văn, hiện nay sẽ thường là Đội Thuế Quận/Huyện/Thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế.

– Tên doanh nghiệp: Ghi theo giấy đăng ký kinh doanh.

– Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ theo đăng ký thuế.

– Số điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại của doanh nghiệp để cơ quan thuế liên hệ khi cần thiết.

– Mã số thuế: Ghi chính xác theo giấy phép đăng ký kinh doanh.

– Người đại diện theo pháp luật: Họ tên, chức vụ của người đại diện.

– Nội dung giải trình: Ghi rõ giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay công văn số bao nhiêu của cơ quan nhà nước; trình bày nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để chứng minh cho yêu cầu giải trình

– Cam kết của doanh nghiệp: Xác nhận tính trung thực của nội dung giải trình và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai phạm.

– Xác nhận của người đại diện theo pháp luật: Người đại diện theo pháp luật ký và ghi rõ họ tên.

Đóng dấu công ty để xác nhận tính pháp lý của công văn.

Lưu ý:

Do pháp luật không có quy định cụ thể về mẫu công văn giải trình thuế, do đó, những nội dung chính cần có khi soạn thảo như:

– Quốc hiệu, tiêu ngữ.

– Thời gian, địa điểm gửi công văn giải trình.

– Cơ quan thuế nhận công văn.

– Thông tin của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ bao gồm:

+ Tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

+ Mã số thuế.

+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

+ Liên hệ: điện thoại, email, fax.

– Nội dung giải trình.

– Xác nhận của người đại diện, người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp.

Trên đây là hướng dẫn cách ghi công văn giải trình thuế mới nhất năm 2025.

Khi nào phải gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về các trường hợp doanh nghiệp phải giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

Theo đó, các trường hợp doanh nghiệp phải gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn bao gồm:

– Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử;

– Hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điều 16, 17, 18; khoản 3 Điều 20; khoản 7 Điều 21; Điều 22 và Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể gồm:

+ Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn;

+ Hành vi trốn thuế;

+ Vi phạm hành chính về thuế đối với ngân hàng thương mại, người bảo lãnh nộp tiền thuế;

+ Hành vi in/đặt in hóa đơn theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc đặt in trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

+ Hành vi cho, bán hóa đơn;

+ Hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn.

Hành vi nào bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ?

Căn cứ Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ như sau:

– Đối với công chức thuế:

+ Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;

+ Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;

+ Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

– Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan:

+ Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;

+ Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

+ Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;

+ Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.