Khi nào phải lập và nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân?

Khi nào phải lập và nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân?

Ngày 25/02/2025, Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) đã có Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên phần mềm HTKK.

Theo đó, thời hạn chậm nhất để lập và nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân là ngay sau khi hoàn thành việc nộp thuế. Cụ thể, doanh nghiệp hoặc tổ chức chi trả thu nhập phải lập và gửi danh sách này bằng hình thức điện tử qua hệ thống hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc các phương tiện điện tử phù hợp, ngay sau khi đã nộp thuế TNCN thay cho cá nhân.

Tức là doanh nghiệp kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân theo tháng đối với DN kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý đối với DN kê khai thuế TNCN theo quý, ngay sau khi hoàn thành việc nộp thuế thay cho cá nhân.

Xem thêm: Kê khai Danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK mới nhất dựa trên dữ liệu nào?

Xem thêm: Số khấu trừ Quý 1 2025 cao hơn tiền nộp thừa trên Quyết toán thuế TNCN xử lý thế nào?

Cách nộp tờ khai Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân qua mạng?

Căn cứ quy định tại khoản 7 Điều 17, khoản 1, khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế 2019, Tổng cục Thuế triển khai việc các doanh nghiệp tổ chức, cá nhân (sau đây gọi chung là tổ chức chi trả thu nhập) khi nộp thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân là người lao động vào ngân sách nhà nước thay cho người nộp thuế, thực hiện cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân.

Sau khi lập Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân trên phần mềm HTKK, xem hướng dẫn tại đây

Người nộp thuế truy cập vào trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/ => đăng nhập tài khoản điện tử của công ty vào hệ thống thuế điện tử và thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào chức năng “Nộp thuế” trên thanh menu

Bước 2: Chọn ô “Nộp DS chi tiết thuế TNCN XML”

Bước 3: Bấm vào “Chọn tệp bảng kê” để tải bảng kê lên hệ thống thuế điện tử (Tải tờ khai “Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân” đã kết xuất XML từ phần mềm HTKK)

Bước 4: Ký điện tử

Bước 5: Nộp bảng kê qua mạng

Xem thêm: Chậm nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân có bị phạt không?

Khi nào phải lập và nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân?

Hướng dẫn lập Giấy nộp tiền tại các dịch vụ thuế điện tử cho tổ chức, doanh nghiệp?

Theo quy định tại điểm 2a khoản 2 tiểu mục II Mục B Phụ lục 02 Tài liệu hướng dẫn ban hành kèm theo Công văn 1483/TCT-KK năm 2023, người nộp thuế nộp cho các khoản thuế đã được thông báo về ID khoản phải nộp, việc lập Giấy nộp tiền trên hệ thống eTax phân hệ dành cho tổ chức, doanh nghiệp thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Người nộp thuế (NNT) đăng nhập vào hệ thống eTax và chọn chức năng “Nộp thuế”, chọn tiếp “Lập giấy nộp tiền”.

Hệ thống hiển thị màn hình chọn ngân hàng nộp thuế và tra cứu thông tin số thuế phải nộp gồm các thông tin về Ngân hàng, Loại nghĩa vụ, Mã hồ sơ

Bước 2: NNT lựa chọn ngân hàng nộp thuế và lựa chọn truy vấn thông tin số thuế phải nộp như sau:

– Thông tin “Ngân hàng”: hệ thống hiển thị danh sách ngân hàng của NNT đã đăng ký sử dụng dịch vụ nộp thuế điện tử thành công.

– Thông tin “Loại nghĩa vụ”: hệ thống hiển thị cho NNT chọn “Tất cả nghĩa vụ phải nộp” hoặc chọn “Nghĩa vụ tài chính về đất” hoặc chọn “Lệ phí trước bạ phương tiện”.

– Thông tin “Mã hồ sơ”: hệ thống yêu cầu nhập nếu NNT lựa chọn truy vấn nghĩa vụ tài chính về đất hoặc lệ phí trước bạ phương tiện.

Bước 3: Người nộp thuế nhấn “Truy vấn” thì hệ thống xử lý dữ liệu và hiển thị kết quả theo điều kiện tra cứu:

– Trường hợp không có dữ liệu thỏa mãn: Hệ thống hiển thị thông báo “Không có dữ liệu thỏa mãn điều kiện tra cứu”.

– Trường hợp có dữ liệu thỏa mãn: hệ thống hiển thị danh sách kết quả tra cứu gồm 3 mục A, B và C:

+ Mục A: Các khoản thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt:

+ Mục B: Các khoản thu khác thuộc NSNN trừ tiền chậm nộp, tiền phạt

+ Mục C: Khoản thuế đang chờ xử lý

Trong đó các cột hiển thị như sau:

– Thông tin “Thứ tự thanh toán”: hiển thị thứ tự thanh toán của khoản phải nộp.

– Thông tin “Cơ quan thu”: hiển thị tên cơ quan thu đang theo dõi khoản phải nộp của NNT.

– Thông tin “Số tờ khai/ Số quyết định/ Số thông báo/ID khoản nộp”: hiển thị mã ID khoản phải nộp, trường hợp khoản phải nộp nghĩa vụ tài chính về đất thì hiển thị số Quyết định.

– Thông tin “Kỳ thuế/ Ngày quyết định/ Ngày thông báo”: hiển thị Kỳ thuế với khoản phải nộp theo hồ sơ khai thuế, hiển thị ngày quyết định hoặc ngày thông báo của các khoản nộp theo quyết định, thông báo.

– Thông tin “Tiểu mục”: hiển thị theo mã – tên tiểu mục tương ứng của khoản phải nộp.

– Thông tin “Số khung”: hiển thị số khung của phương tiện (Đối với khoản phải nộp về lệ phí trước bạ phương tiện).

– Thông tin “Số máy”: hiển thị số máy của phương tiện (Đối với khoản phải nộp về lệ phí trước bạ phương tiện).

– Thông tin “Số tiền”: hiển thị số tiền của khoản phải nộp.

– Thông tin “Loại tiền”: hiển thị loại tiền của khoản phải nộp.

– Thông tin “Mã chương”: hiển thị mã chương của khoản phải nộp.

– Thông tin “ĐBHC”: hiển thị mã – tên địa bàn hành chính nơi phát sinh khoản phải nộp.

– Thông tin “Hạn nộp”: hiển thị hạn nộp của khoản phải nộp.

– Thông tin “Số tiền đã nộp tại NHTM”: hiển thị số tiền đã được ngân hàng thông báo nộp thành công đối với chứng từ đã nộp.

– Thông tin “Mã tham chiếu gốc”: hiển thị mã tham chiếu hồ sơ gốc của khoản phải nộp (nếu có).

– Thông tin “Ngày gia hạn”: hiển thị ngày gia hạn của khoản phải nộp.

– Thông tin “Trạng thái”: hiển thị trạng thái của từng dòng nghĩa vụ.

– Thông tin “Chọn khoản nộp”: hệ thống hiển thị nút tích, cho phép NNT tích chọn nộp theo khoản nộp hệ thống đã gom hoặc các khoản nộp chi tiết.

Bước 4: NNT xem xét và tích chọn khoản thuế muốn nộp tại Cột “Chọn khoản nộp”.

– Đối với các khoản nộp thuộc mục “A. Các khoản thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt”

Trường hợp 1: NNT tích chọn dòng khoản phải nộp đã gom, nhấn “Tiếp tục”, hệ thống hiển thị màn hình lập GNT đã được điền sẵn các thông tin:

+ Số tờ khai/Số quyết định/Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID): trong đó ID khoản gom hiển thị mặc định là số hệ thống tự sinh duy nhất 16 ký tự

+ Kỳ thuế/Ngày quyết định/Ngày thông báo: hiển thị mặc định 00/12/9999.

+ Các thông tin Cơ quan thu, Tiểu mục, Số tiền, Loại tiền, Mã chương tự động hiển thị theo khoản nộp đã gom, không cho sửa.

Trường hợp 2: NNT tích chọn các dòng khoản nộp chi tiết và nhấn “Tiếp tục”.

Hệ thống kiểm tra thứ tự thanh toán của khoản phải nộp, NNT phải thanh toán theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.

+ Trường hợp khoản phải nộp NNT chọn không đúng thứ tự thanh toán, hệ thống hiển thị cảnh báo để NNT chọn lại.

+ Trường hợp khoản phải nộp NNT chọn đủ điều kiện thanh toán, hệ thống tự động hiển thị màn hình lập Giấy nộp tiền đã được điền sẵn các thông tin:

++ Cơ quan thu, KBNN, Số tờ khai/Số quyết định/Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID), Kỳ thuế/Ngày quyết định/Ngày thông báo, Tiểu mục, Mã chương, Số tiền, Loại tiền tự động hiển thị theo khoản nộp đã chọn.

++ NNT được chọn lại KBNN phù hợp với hướng dẫn của cơ quan thuế và sửa số tiền. Các thông tin khác không sửa.

– Đối với các khoản nộp thuộc mục “B. Các khoản thu khác thuộc NSNN trừ tiền chậm nộp, tiền phạt”

+ NNT chọn một hoặc nhiều khoản phải nộp, nhấn “Tiếp tục”, hệ thống tự động hiển thị màn hình lập Giấy nộp tiền đã được điền sẵn các thông tin:

++ Cơ quan thu, KBNN, Số tờ khai/Số quyết định/Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID), Kỳ thuế/Ngày quyết định/Ngày thông báo, Tiểu mục, Mã chương, Số tiền, Loại tiền.

++ NNT được chọn lại KBNN phù hợp với hướng dẫn của cơ quan thuế và sửa số tiền (trừ số phải nộp về lệ phí trước bạ phương tiện). Các thông tin khác không sửa.

– Đối với các khoản nộp thuộc mục “C. Khoản thuế đang chờ xử lý”: NNT căn cứ tình hình theo dõi nghĩa vụ thuế của mình để lựa chọn nộp/không nộp các khoản đang được cơ quan thuế xử lý nêu tại Nhóm này.

Bước 5: NNT chọn “Hoàn thành” để hệ thống hiển thị Giấy nộp tiền, NNT kiểm tra, xác nhận chuyển tiếp các bước ký và gửi Giấy nộp tiền đến ngân hàng phục vụ NNT theo quy trình hiện hành hoặc NNT chọn “Thiết lập lại” để quay lại Bước 1.