Căn cứ để kê khai Danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK mới nhất?

Căn cứ để kê khai Danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK mới nhất?

CẬP NHẬT: Tải phần mềm HTKK 5 3 8 cập nhật Nghị quyết 204/2025/QH15 giảm thuế GTGT 2025?

Căn cứ quy định tại khoản 7 Điều 17, khoản 1, khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế 2019, Tổng cục Thuế triển khai việc các doanh nghiệp tổ chức, cá nhân (sau đây gọi chung là tổ chức chi trả thu nhập) khi nộp thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân là người lao động vào ngân sách nhà nước thay cho người nộp thuế, thực hiện cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân.

Theo đó, các thông tin thu thập để kê khai danh sách số tiền nộp thuế tncn đã nộp thay cá nhân gồm Số tiền thuế TNCN tổ chức chi trả thu nhập đã nộp thay cho từng cá nhân theo chứng từ nộp thuế TNCN, bao gồm: Thông tin chung của chứng từ nộp NSNN; thông tin chi tiết của từng cá nhân được khấu trừ nộp thay (MST, Tên NNT, số tiền thuế đã khấu trừ, số tiền đã nộp NSNN, số thuế đã nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có)).

Do đó, căn cứ để kê khai Danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK gồm:

– Danh sách nhân viên đã bị khấu trừ tiền thuế TNCN: Mã số thuế, tên, số thuế đã nộp, số thuế bù trừ (nếu có). Dựa trên thông tin ở bảng tính thuế TNCN tháng (đối với DN kê khai thuế TNCN theo tháng) hoặc bảng tổng hợp thuế TNCN theo quý (đối với DN kê khai thuế TNCN theo quý)

– Chứng từ nộp thuế TNCN vào ngân sách nhà nước (NSNN) (Dựa trên giấy nộp tiền mẫu C1-02/NS)

Các thông tin trên chứng từ nộp thuế TNCN sẽ điền tương ứng các chỉ tiêu trên tờ khai như sau:

– Chỉ tiêu [05] Số tờ khai/ Số quyết định / Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID)

– Chỉ tiêu [06] Kỳ thuế/ Ngày quyết định/Ngày thông báo: Đối với chỉ tiêu này thì người nộp chọn tương ứng như sau:

Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số tờ khai” thì bắt buộc chọn 1 trong các loại kỳ thuế (Năm/ quý/ tháng/ lần phát sinh) sau đó nhập thông tin kỳ thuế:

+ Nếu chọn Loại kỳ là “Năm” thì nhập theo kỳ thuế theo định dạng yyyy

+ Nếu chọn Loại kỳ là “Quý” thì nhập kỳ thuế theo định dạng Q/yyyy

+ Nếu chọn Loại kỳ là “Tháng” thì nhập kỳ thuế theo định dạng mm/yyyy

+ Nếu chọn Loại kỳ là “Lần phát sinh” thì nhập kỳ thuế theo định dạng dd/mm/yyyy

Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số quyết định” thì bắt buộc nhập “Ngày quyết định” theo định dạng dd/mm/yyyy

Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số thông báo” thì bắt buộc nhập “Ngày thông báo” theo định dạng dd/mm/yyyy

– Chỉ tiêu [07] Tiểu mục (Nội dung khoản nộp NSNN): Mặc định là “1001 – Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công”

– Chỉ tiêu [08] Tổng số tiền đã nộp NSNN: Bắt buộc nhập số nguyên > 0

– Chỉ tiêu [09] Tổng số tiền nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0

Xem thêm: Thời hạn nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân

Xem thêm: Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay có bắt buộc phải nộp không?

Căn cứ để kê khai Danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK mới nhất?

Thời hạn nộp thuế TNCN theo tháng, theo quý là ngày nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 55 Luật Quản lý thuế 2019, quy định về thời hạn nộp thuế như sau:

Thời hạn nộp thuế

1. Trường hợp người nộp thuế tính thuế, thời hạn nộp thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế. Trường hợp khai bổ sung hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế là thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót.

…

Dẫn chiếu đến Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế như sau:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;

c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 …

Như vậy, thời hạn nộp tiền thuế TNCN theo tháng theo quý như sau:

– Đối với thời hạn nộp thuế TNCN theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế

Ví dụ: Tháng 4/2025, người lao động có phát sinh nghĩa vụ thuế thì thời hạn nộp thuế TNCN là 20/5/2025.

– Đối với thời hạn thuế TNCN theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.

Ví dụ người lao động phát sinh nghĩa vụ thuế quý 3 năm 2025 thì thời hạn nộp thuế TNCN muộn nhất là ngày 31/10/2025.

Tuy nhiên, tại khoản 3 Điều 4 Nghị định 82/2025/NĐ-CP quy định về việc gia hạn thời hạn nộp thuế và tiền thuê đất như sau:

Gia hạn thời hạn nộp thuế và tiền thuê đất

…

3.Đối với thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Gia hạn thời hạn nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân đối với số tiền thuế phải nộp phát sinh năm 2025 của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động trong các ngành kinh tế, lĩnh vực nêu tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 3 Nghị định này. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện nộp số tiền thuế được gia hạn tại khoản này chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2025.

Theo đó, đối với thuế thu nhập cá nhân của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động trong các ngành kinh tế, lĩnh vực nêu tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 3 Nghị định 82/2025/NĐ-CP sẽ được gia hạn thời gian nộp thuế TNCN chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2025.

Quy trình lập danh sách số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân?

Căn cứ tại Phụ lục ban hành kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025, Tổ chức chi trả thu nhập lập và gửi thông tin chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân theo chứng từ nộp thuế TNCN, bao gồm: Thông tin chung của chứng từ nộp NSNN; thông tin chi tiết của từng cá nhân được khấu trừ nộp thay (MST, Tên NNT, Số tiền thuế đã khấu trừ, số tiền đã nộp NSNN, số thuế đã nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có)).

Cụ thể các bước như sau:

Bước 1: Tổ chức chi trả thu nhập lập và kết xuất file danh sách chi tiết số thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân định dạng XML trên hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK (Hệ thống HTKK hỗ trợ NNT import file Excel danh sách chi tiết).

Bước 2: Tổ chức chi trả thu nhập đăng nhập vào hệ thống eTax thực hiện:

Tại chức năng Nộp thuế: NNT chọn chức năng Tra cứu giấy nộp tiền (chứng từ nộp NSNN) và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo chứng từ nộp NSNN.

Trường hợp NNT tra cứu chưa thấy giấy nộp tiền thì NNT chọn Chức năng cung cấp thông tin số tiền thuế TNCN nộp thay XML và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo các thông tin chứng từ đã nộp NSNN.

Trường hợp Tổ chức chi trả thu nhập chưa được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử thì thực hiện đăng ký cấp tài khoản theo quy định tại Điều 10 Thông tư 19/2021/TT-BTC ngày 18/3/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có (hoặc thực hiện đăng nhập bằng tài khoản định danh VNIED và kích hoạt tài khoản thuế điện tử theo hướng dẫn của ứng dụng).

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thực hiện tiếp nhận thông tin. Trường hợp, sau khi tiếp nhận nếu phát hiện thông tin cung cấp có sai sót thì cơ quan thuế thực hiện thông báo cụ thể về thông tin lỗi và lý do lỗi để tổ chức chi trả thu nhập cung cấp lại thông tin.

Cổng ETax Kiểm tra:

– Số chứng từ trên file cung cấp thông tin khớp với số chứng từ của giấy nộp tiền.

– Tổng số tiền nộp thay cho từng cá nhân trên file thông tin cung cấp phải bằng tổng tiền thuế thu nhập cá nhân tổ chức chi trả đã nộp trên chứng từ nộp NSNN.

Lưu ý:

– Mỗi chứng từ nộp NSNN người nộp thuế lập một file thông tin cung cấp tương ứng; Cơ quan thuế sử dụng file thông tin cung cấp của tổ chức chi trả thu nhập có ngày lập/gửi, lần gửi sau cùng;

– Trường hợp tổ chức trả thu nhập có phát sinh số thuế TNCN đã nộp thừa và sử dụng bù trừ cho kỳ tính thuế tiếp theo tương ứng với chứng từ nộp NSNN nêu trên, thì tổ chức thực hiện xác định số thuế bù trừ cho các cá nhân.

– Trường hợp cá nhân có thu nhập chưa thực hiện đăng ký thuế, đề nghị thực hiện đăng ký thuế theo quy định