Công văn 2376 Ai được xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ trước thay đổi địa giới hành chính?

Công văn 2376 Ai được xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ trước thay đổi địa giới hành chính?

Ngày 10/7/2025, Cục thuế đã ban hành Công văn 2376/CV-NVT năm 2025 về việc sử dụng thông tin địa chỉ của doanh nghiệp sau khi thay đổi địa giới hành chính.

Theo đó, khi sáp nhập đơn vị hành chính sẽ dẫn đến trường hợp địa chỉ doanh nghiệp có thể bị thay đổi. Do đó, Công văn 2376/CV-NVT năm 2025 do Cục thuế ban hành hướng dẫn về việc ghi thông tin địa chỉ trên hóa đơn sau sắp xếp đơn vị hành chính như sau:

Địa chỉ của người nộp thuế xác định theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và địa chỉ do cơ quan thuế cập nhật tương ứng theo địa bàn hành chính 2 cấp đều có giá trị pháp lý để sử dụng ghi trên hóa đơn. Do đó:

(1) Trường hợp doanh nghiệp (người mua hoặc người bán) thuộc đối tượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh vẫn tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ cũ (địa chỉ trước khi có thay đổi địa giới hành chính) theo hướng dẫn tại Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 thì:

– Trường hợp thông tin địa chỉ của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp tương ứng và thông tin này đã được đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì thông tin địa chỉ trên hóa đơn là thông tin địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật.

+ Người nộp thuế sử dụng thông báo của cơ quan thuế để cung cấp thông tin cho cơ quan liên quan hoặc khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ đã được cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính сũ.

– Trường hợp thông tin địa chỉ của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp tương ứng nhưng chưa đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì thông tin địa chỉ trên hóa đơn là thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

(2) Trường hợp người mua không thuộc đối tượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh thì địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp trên hệ thống ứng dụng của ngành thuế và thông báo cho người nộp thuế.

Như vậy, theo hướng dẫn tại Công văn 2376 nêu trên, được xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ và địa chỉ trong giấy đăng ký kinh doanh khi đáp ứng đồng thời điều kiện sau:

– Doanh nghiệp (người mua hoặc người bán) thuộc đối tượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh vẫn tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ cũ (địa chỉ trước khi có thay đổi địa giới hành chính) theo hướng dẫn tại Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025.

– Thông tin địa chỉ của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp tương ứng nhưng chưa đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì thông tin địa chỉ trên hóa đơn là thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Điểm mới về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 so với trước đây?

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:

Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn

1. Hóa đơn điện tử

…

b) Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2025 thì thể hiện là số 25; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2026 thì thể hiện là số 26;

– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H, X thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng;

+ Chữ X: Áp dụng đối với hóa đơn thương mại điện tử.

– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì sử dụng hai ký tự YY;

– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

…

Theo quy định trên, ký hiệu hóa đơn điện tử đang áp dụng hiện hành gồm 6 ký tự, bao gồm:

(1) 1 ký tự đầu (C/K): C – có mã của cơ quan thuế, K – không có mã của cơ quan thuế;

(2) 2 ký tự tiếp theo: Năm lập hóa đơn (ví dụ: 25 cho năm 2025);

(3) 1 ký tự tiếp theo: T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn: (T – hóa đơn do doanh nghiệp đăng ký, D – hóa đơn đặc thù, L – cấp lẻ, M – từ máy tính tiền, N – phiếu xuất kho nội bộ, B- phiếu xuất kho gửi bán đại lý, G-tem/vé/thẻ GTGT, H-tem/vé/thẻ bán hàng, X-thương mại điện tử);

(4) 2 ký tự cuối: Do người bán tự xác định (thường là YY nếu không có nhu cầu quản lý riêng).

Như vậy, so với quy định trước đây, pháp luật hiện hành đã bổ sung bổ sung ký hiệu “X” để chỉ hóa đơn thương mại điện tử. Việc bổ sung này giúp phân biệt rõ ràng hóa đơn thương mại điện tử, hỗ trợ quản lý các giao dịch trực tuyến, đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh.

Ký hiệu hóa đơn 3C25L là hóa đơn gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn:

Theo đó, ký hiệu hóa đơn “3C25L” được hiểu như sau:

– “3”: là ký hiệu mẫu hóa đơn phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công

– “C”: là ký tự đầu tiên của ký hiệu hóa đơn thể hiện đây là hóa đơn có mã của cơ quan thuế

– “25”: là hai ký tự tiếp theo của ký hiệu hóa đơn thể hiện thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 02 chữ số cuối năm dương lịch. Số 25 biểu thị đây là hóa đơn được lập năm 2025.

– “L”: là ký tự tiếp theo của ký hiệu hóa đơn thể hiện loại hóa đơn điện tử. Theo đó, “L” biểu thị đây là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

Như vậy, từ những phân tích trên, ký hiệu hóa đơn “3C25L” thể hiện đây là hóa đơn điện tử bán tài sản công có mã được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.