Hàng bán bị trả lại, bên bán hàng hay bên mua hàng phải lập hóa đơn?

Hàng bán bị trả lại, bên bán hàng hay bên mua hàng phải lập hóa đơn?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

…

Theo quy định trên thì trường hợp người mua hoàn trả lại hàng hóa đã mua, bên bán hàng sẽ là bên có trách nhiệm lập hóa đơn. Đồng thời hóa đơn được lập phải đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hành vi nào bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ?

Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ bao gồm:

(1) Đối với công chức thuế:

– Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;

– Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;

– Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

(2) Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan:

– Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn; làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật;

– Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể: các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

– Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;

– Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính;

– Không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng như thế nào?

Căn cứ theo Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng như sau:

Xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.

2. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.

3. Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 27 Nghị định này trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo quy định trên thì trong trường hợp không tiếp tục sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế thì sẽ tiến hành xử lý như sau:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã được cơ quan thuế chấp thuận ngừng sử dụng mã số thuế thì phải dừng việc sử dụng tất cả các loại hóa đơn chưa sử dụng (bao gồm cả hóa đơn mua của cơ quan thuế).

– Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không còn hoạt động tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh, nếu cơ quan thuế quản lý trực tiếp ban hành thông báo về việc hết giá trị sử dụng của hóa đơn chưa lập, thì các hóa đơn đó không còn giá trị pháp lý và không được tiếp tục sử dụng.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì phải thực hiện tiêu hủy toàn bộ hóa đơn giấy chưa sử dụng đã mua của cơ quan thuế trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Việc tiêu hủy hóa đơn phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.