07 lưu ý mới quan trọng về lương và hợp đồng lao động 2026 mà kế toán – nhân sự cần nắm?

07 lưu ý mới quan trọng về lương và hợp đồng lao động 2026 mà kế toán – nhân sự cần nắm?

THỐNG NHẤT: Chốt Lịch nghỉ Quốc Khánh 2026: Người lao động, CBCCVC được nghỉ liên tiếp 05 ngày

CHÍNH THỨC: Sau Giỗ tổ Hùng Vương và 30 4 01 5 năm 2026 người lao động tiếp tục có thể còn 2 kỳ nghỉ lễ kéo dài 4 5 ngày

MỚI NHẤT: Chính thức nâng ngưỡng nộp thuế hộ kinh doanh lên 1 tỷ bỏ mức 500 triệu/năm thông qua tại Kỳ họp Quốc hội thứ nhất

Dưới đây là 07 lưu ý mới quan trọng về lương và hợp đồng lao động 2026 mà kế toán – nhân sự cần nắm:

(1) Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025: Áp dụng mới cho tiền lương, tiền công, kinh doanh từ 01/01/2026 đối với cá nhân cư trú; trả lương tháng 12 vào tháng 1 phải tính theo luật mới.

Tiền lương của tháng 12 năm 2025 nhưng được trả vào tháng 1 năm 2026 sẽ thuộc kỳ tính thuế của năm 2026, tức sẽ quyết toán thuế TNCN theo năm 2026 căn cứ theo Điều 29 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025.

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 thời điểm xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế hoặc thời điểm người nộp thuế nhận được thu nhập.

(2) Biểu thuế lũy tiến chỉ còn 5 bậc (5-10-20-30-35%).

Căn cứ theo khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 Biểu thuế lũy tiến từng phần 5 bậc có dạng như sau:

(3) Giảm trừ gia cảnh tăng mạnh: Bản thân 15,5 triệu/tháng, người phụ thuộc 6,2 triệu/tháng.

Theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH kể từ ngày 01/01/2026, mức giảm trừ gia cảnh cho

– Người nộp thuế là 15,5 triệu đồng/tháng (tương đương 186 triệu đồng/năm).

– Người phụ thuộc là 6,2 triệu/tháng (tương đương 74,4 triệu đồng/năm).

(4) Miễn thuế toàn bộ: Lương làm đêm, OT, chi trả cho ngày không nghỉ phép đúng luật.

Căn cứ tại khoản 8 Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định thu nhập miễn thuế TNCN như sau:

Thu nhập được miễn thuế

…

8. Tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định của pháp luật.

9. Tiền lương hưu do Quỹ bảo hiểm xã hội chỉ trả; thu nhập do quỹ bảo hiểm hưu trí bổ sung, quỹ hưu trí tự nguyện chi trả.

…

Đồng thời, tại Điều 29 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định thời gian áp dụng đối với thu nhập từ tiền lương tiền công như sau:

Điều khoản thi hành

1. Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, trừ quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Các quy định liên quan đến thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

…

Như vậy, theo các căn cứ trên năm 2026 thì toàn bộ: Lương làm đêm, OT, chi trả cho ngày không nghỉ phép đúng luật phát sinh trong kỳ tính thuế thu nhập cá nhân năm 2026 (từ ngày 01/01/2026 đến 31/12/2026) thuộc diện được miễn thuế TNCN.

(5) Cập nhật lương tối thiểu vùng, xây dựng bảng lương & căn cứ đóng BHXH.

Ngày 10/11/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 293/2025/NĐ-CP thay thế Nghị định 74/2024/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động và có hiệu lực từ 01/01/2026. Thì tại Điều 3 Nghị định 293/2025/NĐ-CP quy định cụ thể mức lương tối thiểu vùng từ 01/01/2025 như sau:

Đồng thời, căn cứ theo khoản 1 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 thì hằng tháng, người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc sẽ phải đóng số tiền sau vào quỹ hưu trí và tử tuất:

Như vậy, từ những căn cứ trên m ức lương tháng tối thiểu cùng mức đóng BHXH bắt buộc thấp nhất từ ngày 1/1/2026 như sau:

(6) Lương từ 5 triệu trở lên bắt buộc chứng từ thanh toán không tiền mặt.

Tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

…

c) Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

…

Đồng thời, tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP cũng quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

…

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

…

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

…

Mặc khác, tại điểm a khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

…

8. Chi cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật;

…

Cuối cùng, tại điểm b khoản 1 Điều 24 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định hiệu lực thi hành như sau:

Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành và áp dụng từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025. Việc xác định thời gian áp dụng trong một số trường hợp cụ thể như sau:

…

b) Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 và quy định về chuyển nhượng vốn tại điểm i khoản 3 Điều 12 của Nghị định này áp dụng từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

…

Như vậy, từ những căn cứ trên, khi doanh nghiệp có khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công trả cho người lao động là các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên và không thuộc trường hợp chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán thì khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công này được xác định là khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN trong kỳ.

Trong đó, đối với khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ ngày 15/12/2025.

Do đó, từ năm 2026 lương từ 5 triệu đồng trở lên nếu bằng tiền mặt sẽ không được hạch toán chi phí khi tính thuế TNDN theo quy định pháp luật.

(7) Chuẩn hóa HĐLĐ điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP thì hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Dưới đây là một số thay đổi về hợp đồng lao động sau khi Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực:

Như vậy, sau khi Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026. Tuy nhiên, chậm nhất đến ngày 01/7/2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được đưa vào vận hành chính thức, đồng thời, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện, nếu doanh nghiệp áp dụng sai có thể gặp những rủi ro như:

– Những hợp đồng lao động điện tử không đủ điều kiện sẽ vô hiệu;

– Không gửi hợp đồng lao động lên nền tảng có thể bị xử phạt;

– Không bảo mật dữ liệu sẽ vi phạm pháp luật về Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025;

– Thanh tra lao động sẽ kiểm tra trực tiếp trên nền tảng.

Điều kiện để chuyển đổi hợp đồng lao động từ bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử là gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử như sau:

Chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử

1. Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử và đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

b) Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

2. Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy được chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.

…

Như vậy theo quy định trên thì chuyển đổi hợp đồng lao động từ bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử cần đáp ứng những điều kiện sau:

– Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy

– Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu

– Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi

– Phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi

– Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

– Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

Không ký hợp đồng lao động thì có bị khấu trừ thuế TNCN không?

Theo điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

1. Khấu trừ thuế

Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập, cụ thể như sau:

…

i) Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác

Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.

Trường hợp cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ nêu trên nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì cá nhân có thu nhập làm cam kết (theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) gửi tổ chức trả thu nhập để tổ chức trả thu nhập làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Căn cứ vào cam kết của người nhận thu nhập, tổ chức trả thu nhập không khấu trừ thuế. Kết thúc năm tính thuế, tổ chức trả thu nhập vẫn phải tổng hợp danh sách và thu nhập của những cá nhân chưa đến mức khấu trừ thuế (vào mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) và nộp cho cơ quan thuế. Cá nhân làm cam kết phải chịu trách nhiệm về bản cam kết của mình, trường hợp phát hiện có sự gian lận sẽ bị xử lý theo quy định của Luật quản lý thuế.

Cá nhân làm cam kết theo hướng dẫn tại điểm này phải đăng ký thuế và có mã số thuế tại thời điểm cam kết.

…

Như vậy, cá nhân không ký hợp đồng lao động thì vẫn sẽ bị khấu trừ thuế TNCN 10% (tổ chức trả thu nhập tự khấu trừ) nếu có tổng mức trả thu nhập từ 02 triệu đồng/lần trở lên.