Trường hợp công ty chi trả lương nửa tháng một lần mỗi lần chi trả dưới 5 triệu thì có cần phải chuyển khoản để ghi nhận chi phí được trừ không?

Trường hợp công ty chi trả lương nửa tháng một lần mỗi lần chi trả dưới 5 triệu thì có cần phải chuyển khoản để ghi nhận chi phí được trừ không?

Căn cứ theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

…

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

c1) Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người bán có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được tính vào chi phí được trừ trong trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

c2) Trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi do doanh nghiệp ủy quyền/giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ 05 triệu đồng trở lên mà các khoản chi phí này được thanh toán bởi người lao động bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt thì tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: Có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ và quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động;

c3) Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

…

Đồng thời, tham khảo thêm Công văn 275/NBI-QLDN2 năm 2026 Thuế tỉnh Ninh Bình hướng dẫn nếu công ty có phát sinh khoản chi tiền lương bằng tiền mặt cho người lao động từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì công ty không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Như vậy, có thể thấy, các khoản thanh toán khác bao gồm cả khoản chi trả tiền lương cho người lao động từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Ngoài ra, khoản chi này còn phải là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp; Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, theo pháp luật quy định thì chỉ áp dụng đối với trường hợp công ty chi trả lương từng lần trên 5 triệu thì mới bắt buộc phải chuyển khoản để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Do đó, trường hợp công ty chi trả lương cho người lao động trong tháng trong từng lần khác nhau (không cùng ngày), mỗi lần chi trả đều dưới 5 triệu đồng thì lúc này công ty được phép thanh toán lương bằng tiền mặt cho người lao động và vẫn đáp ứng đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Từ những căn cứ trên, trường hợp công ty chi trả lương nửa tháng một lần, mỗi lần chi trả dưới 5 triệu thì không cần phải chuyển khoản để ghi nhận chi phí được trừ theo quy định pháp luật mà từng lần trên 5 triệu mới cần chuyển khoản để tính chi phí được trừ.

Công ty trả lương cao hơn mức lương tối thiểu vùng thì có cần điều chỉnh lại mức lương không?

Căn cứ Điều 5 Nghị định 293/2025/NĐ-CP quy định về hiệu lực và trách nhiệm thi hành như sau:

Hiệu lực và trách nhiệm thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2026.

2. Nghị định số 74/2024/NĐ-CP ngày 30 tháng 6 năm 2024 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động hết hiệu lực kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

3. Bãi bỏ khoản 7 Điều 15 và Phụ lục I kèm theo của Nghị định số 128/2025/NĐ-CP ngày 11 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định về phân quyền, phân cấp trong quản lý nhà nước lĩnh vực nội vụ.

4. Người sử dụng lao động có trách nhiệm tổ chức rà soát lại các thỏa thuận trong hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể và các quy chế, quy định của người sử dụng lao động để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp; không được xoá bỏ hoặc cắt giảm các chế độ tiền lương khi người lao động làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật và các chế độ khác theo quy định của pháp luật lao động. Đối với các nội dung đã thỏa thuận, cam kết trong hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể hoặc các thỏa thuận hợp pháp khác có lợi hơn cho người lao động (như chế độ trả lương cho người lao động làm công việc hoặc chức danh đòi hỏi qua học tập, đào tạo nghề cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu và chế độ trả lương cho người lao động làm công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường) so với quy định tại Nghị định này, thì tiếp tục được thực hiện, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

5. Đối với trường hợp do điều chỉnh địa bàn áp dụng mà mức lương tối thiểu gắn với địa bàn tại Phụ lục kèm theo Nghị định này thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định tại thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2025 thì người sử dụng lao động phải tiếp tục thực hiện mức lương tối thiểu tại thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2025 đối với những người lao động được tuyển dụng từ ngày 31 tháng 12 năm 2025 trở về trước cho đến khi Chính phủ có quy định mới.

Theo quy định trên, có thể hiểu rằng, doanh nghiệp phải kiểm tra, rà soát lại hợp đồng lao động, thỏa ước lao động và quy chế nội bộ để điều chỉnh cho phù hợp với quy định tăng lương tối thiểu vùng. Tuy nhiên, không được cắt giảm các khoản chế độ tiền lương mà người lao động đang được hưởng, ví dụ: tiền làm thêm giờ, làm đêm, bồi dưỡng độc hại,…

Nếu trong hợp đồng hoặc thỏa thuận trước đây đã thống nhất mức có lợi hơn cho người lao động thì vẫn tiếp tục áp dụng, không được giảm, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.

Do đó, trường hợp doanh nghiệp đã trả lương cao hơn mức lương tối thiểu vùng thì không cần điều chỉnh lại mức lương trừ khi hai bên có thỏa thuận.

Công ty trả lương thấp hơn lương tối thiểu vùng bị phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ khoản 3 và khoản 5 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về việc xử lý vi phạm quy định về tiền lương như sau:

Vi phạm quy định về tiền lương

…

3. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động khi có hành vi trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định theo các mức sau đây:

a) Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người lao động trở lên.

…

5. Biện pháp khắc phục hậu quả

a) Buộc người sử dụng lao động trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi của số tiền lương chậm trả, trả thiếu cho người lao động tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều này;

b) Buộc người sử dụng lao động trả đủ khoản tiền tương đương với mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cộng với khoản tiền lãi của số tiền đó tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt cho người lao động đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 4 Điều này.

Như vậy, khi công ty trả lương thấp hơn lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định thì bị xử phạt như sau:

– Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

– Từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

– Từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người lao động trở lên.

Đồng thời, doanh nghiệp còn phải trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi của số tiền lương chậm trả, trả thiếu cho người lao động tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với hành vi vi phạm.

Lưu ý: Trên đây là mức phạt tiền đối với cá nhân, trường hợp đối với tổ chức mức phạt sẽ gấp đôi mức phạt cá nhân (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).