1/ NGUYÊN TẮC TIẾP KHÁCH:
- Yêu cầu tiếp khách có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do Ban giám đốc chỉ định;
- Ngoại trừ các trường hợp có tính chất đột xuất, các trường hợp CBNV/bộ phận tổ chức làm việc và tiếp khách tại công ty cũng như ngoài công ty đều phải có kế hoạch trước, được Ban giám đốc hoặc Trưởng bộ phận (theo ủy quyền) phê duyệt/xác nhận;
- Tuân thủ các nguyên tắc ngoại giao, luật pháp, tập quán quốc tế, trong đó, đặc biệt chú trọng nguyên tắc tôn trọng, bình đẳng, có đi có lại để tổ chức đón tiếp với mức độ và hình thức phù hợp;
- Tuân thủ Quy chế công ty, đảm bảo văn hóa và tôn trọng phong tục tập quán Việt Nam. Khi thực hiện nhiệm vụ đón tiếp khách, CBNV phải sử dụng trang phục gọn gàng, lịch sự, phù hợp với tính chất, nội dung buổi đón tiếp;
- Mọi công việc lễ tân, hậu cần phục vụ cho việc đón tiếp khách phải được chuẩn bị chu đáo, văn minh, lịch sự;
- Các cuộc tiếp khách và làm việc quan trọng, mang tính định hướng chiến lược hoặc thỏa thuận những việc cụ thể, Phòng Ban chủ trì chịu trách nhiệm ghi biên bản;
- Báo kịp thời cho Tổng giám đốc hoặc Ban giám đốc về những vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết hoặc những phát sinh ngoài kế hoạch;
- Các khoản chi tiếp khách phải gắn liền với hiệu quả công việc được giao và phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, và nằm trong giới hạn định mức quy định của công ty nêu tại mục sau của văn bản này.
- Trình tự tiếp khách tại công ty:
- Thông tin tiếp khách:
- Đối với các trường hợp các bộ phận có hẹn trước lịch làm việc với khách thì bộ phận đó có trách nhiệm thông tin cho nhân viên lễ tân và Phòng nhân sự hành chính biết trước để đón tiếp khách được chu đáo. Nội dung thông tin bao gồm: Tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, giờ hẹn, phòng họp cần tiếp khách; Nhân viên lễ tân ghi nhận thông tin vào sổ theo dõi. Việc thông tin cho nhau được thực hiện bằng email, điện thoại hoặc cung cấp bản kế hoạch tiếp khách đã được duyệt.
- Đối với các trường hợp khách đột xuất đến liên hệ công tác, nhân viên lễ tân có trách nhiệm nắm các thông tin về khách, bao gồm: Tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp để điện thoại thông báo trực tiếp cho người mà khách cần gặp. Riêng khách là các cơ quan báo chí, truyền thông, các cơ quan chức năng, quản lý nhà nước, và các tổ chức, đơn vị đến làm việc không phải vì quan hệ mua bán hàng hóa dịch vụ (các đơn vị, tổ chức không phải là nhà cung cấp) kể cả khách đòi gặp trực tiếp lãnh đạo công ty thì lễ tân có trách nhiệm thông báo cho Trưởng phòng nhân sự hành chính để tổ chức đón tiếp.
- Lập kế hoạch:
- Bộ phận chủ trì tiếp khách lập kế hoạch tiếp khách, nội dung bao gồm: Tên khách, đơn vị công tác, người chủ trì tiếp khách, giờ hẹn, phòng họp cần tiếp khách, dự trù chi phí tiếp khách (nếu mời cơm khách);
- Kế hoạch tiếp khách phải được xác nhận của Trưởng bộ phận chủ trì tiếp khách và được trình Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt;
- Kế hoạch tiếp khách được duyệt phải được chuyển Trưởng phòng HCNS để thông tin cho Lễ tân và những nhân viên khác có liên quan để tổ chức đón khách;
- Trường hợp Công ty mời cơm/chiêu đãi khách thì trong kế hoạch Người chủ trì tiếp khách ghi rõ yêu cầu phòng HCNS đặt trước ở nhà hàng hay tự mình chủ động mời khách.
- Chuẩn bị đón tiếp khách:
- Bộ phận chủ trì tiếp khách phải xác định rõ mục đích, nội dung, thành phần và tầm quan trọng của việc đón tiếp khách để phối hợp với phòng HCNS và các bộ phận có liên quan chuẩn bị chu đáo cơ sở vật chất như: Backdrop, Banroll, phòng hop, máy chiếu, đồ uống, trái cây, trang phục, xe con đưa đón, quà tặng… phục vụ cho việc đón tiếp khách;
- Bộ phận chủ trì tiếp khách phải chuẩn bị các nội dung liên quan đến khách như:
- Dự kiến nội dung làm việc (Tài liệu, File, nội dung đề xuất hợp tác, trao đổi)
- Đề xuất thành phần tham gia buổi làm việc và người chủ trì của buổi làm việc; Trường hợp buổi tiếp khách có sự tham gia của lãnh đạo công ty thì Bộ phận chủ trì tiếp khách phải báo cáo trước cho lãnh đạo biết về: Nội dung chương trình làm việc, thời điểm đến và thời gian làm việc của khách, thông tin về đoàn khách, thành phần tiếp khách, mời cơm hay chiêu đãi khách như thế nào và gửi trước tài liệu liên quan đến buổi làm việc.
- Trình tự đón và tiếp khách:
- Các bộ phận và cá nhân được giao nhiệm vụ đón và làm việc với khách phải có mặt trước giờ hẹn tối thiểu là 5 phút để chuẩn bị đón và làm việc với khách;
- Trường hợp cá nhân được giao nhiệm vụ đón khách từ cửa công ty thì trực tiếp đón và hướng dẫn khách đến đúng nơi làm việc đã được bố trí; Trường hợp không tổ chức đón khách tại cửa công ty thì Lễ tân của công ty chịu trách nhiệm đón khách. Khách gặp lễ tân để liên hệ công tác, sau khi nghe yêu cầu từ khách, nhân viên lễ tân xử lý như sau:
- Trường hợp Khách đã hẹn trước: Lúc gặp khách, Nhân viên lễ tân hỏi: “Dạ, anh/chị đến gặp ai ạ?”, sau khi khách trả lời, Nhân viên lễ tân đã xem trước lịch hẹn và hỏi lại “Dạ, anh/chị có phải là anh/chị…. (nêu tên) ở bên công ty/đơn vị (nêu tên) không ạ?”. Khách trả lời xác nhận/đồng ý, Nhân viên lễ tân liên hệ với người cần gặp và mời khách lên phòng họp đã định. CBNV tiếp khách thông báo cho phòng NSHC để bố trí nước mời khách. Trong trường hợp không thể liên hệ được với người cần gặp thì Nhân viên lễ tân phải thông báo cho khách biết, ghi nhận thông tin của khách vào sổ và báo lại cho người có trách nhiệm biết.
- Trường hợp Khách không hẹn trước: Nhân viên lễ tân nắm thông tin của khách và liên hệ với bộ phận có liên quan để gặp khách; Trường hợp người cần gặp không thể liên hệ được, hoặc từ chối gặp thì Nhân viên lễ tân/ Trưởng phòng NSHC cần trả lời khéo léo về việc này và xin thông tin của Khách để liên hệ sau. Tiếp theo Nhân viên lễ tân/Trưởng phòng NSHC thông báo cho người cần gặp những thông tin về khách; Đối với trường hợp từ chối gặp, sau 01 ngày làm việc, Nhân viên lễ tân/ Trưởng phòng NSHC phải liên hệ với người từ chối gặp để đưa ra lý do phù hợp và thông tin qua điện thoại cho khách biết.
- Phòng NSHC phân công nhân viên chuyên trách phục vụ nước cho các phòng họp và thường xuyên kiểm tra để bổ sung nước trong quá trình hội họp và làm việc của Khách. Trường hợp theo yêu cầu của người chủ trì buổi gặp, phòng NSHC sẽ phải bố trí trái cây, café, đồ ăn nhẹ, … để việc tiếp khách được chu đáo.
- Trình tự tiếp khách ngoài công ty: bao gồm cả tiếp khách trong quá trình đi công tác, thăm viếng khách hàng.
- Bộ phận chủ trì tiếp khách phải lập kế hoạch công việc trong báo cáo hàng tuần hoặc kế hoạch công tác, tiếp khách được Trưởng bộ phận xác nhận và được Ban giám đốc phê duyệt. Nội dung kế hoạch tương tự như đã nêu tại điểm c mục 1 phần V nêu trên;
- Người có nhu cầu hoặc được giao nhiệm vụ làm việc và tiếp khách phải thông báo trước qua điện thoại, email cho đại diện của Khách biết về kế hoạch làm việc và công tác của mình, thời gian đăng ký làm việc với khách, địa điểm…
- Người có nhu cầu hoặc được giao nhiệm vụ làm việc và tiếp khách phải chuẩn bị trước nội dung dự kiến làm việc, trao đổi với Khách (Tài liệu, File, nội dung đề xuất hợp tác, trao đổi, giải thưởng, quà tặng…)
- CHI PHÍ TIẾP KHÁCH:
- Chi phí tiếp khách theo lần: Bao gồm cả việc tiếp khách khi đi công tác ngoại tỉnh
- Mọi khoản chi tiếp khách phải lập dự toán và trình Tổng giám đốc hoặc người ủy quyền phê duyệt trước khi thực hiện.
- Chi phí theo từng lần đề xuất phát sinh
- Số lượng người tiếp khách: Căn cứ vào tình hình thực tế do Trưởng bộ phận hoặc Ban giám đốc quyết định.
- Các trường hợp tiếp khách chi vượt quá định mức nêu trên đều phải xin ý kiến của Ban giám đốc và được sự đồng ý mới được thực hiện. Trường hợp đặc biệt mức chi vượt từ 5 triệu đồng trở lên phải có giải trình bằng văn bản cụ thể được Tổng giám đốc phê duyệt.
- Mọi khoản chi tiếp khách từ 200.000 VND trở lên phải có hóa đơn hợp lệ theo quy định của Bộ tài chính và khi làm đề nghị thanh toán phải ghi rõ tiếp khách nào, bao nhiêu người, đính kèm bản dự trù được duyệt trước đó và hóa đơn theo quy định.
- Các chứng từ tiếp khách để thanh toán: Thực hiện theo quy định tài chính của công ty
SprinGO Excel Nhân sự
Hỗ trợ trực tuyến
Địa chỉ: Khu Vinhomes Garden, Đường Hàm Nghi, Nam Từ Liêm, Hà Nội 
Hotline đào tạo: 0984 39 43 38
Email: kienthucnhansuhr@gmail.com