Hãy chọn cho mình 1 phong cách viết: Viết đơn giản và phù hợp
Bài viết này tôi chia sẻ vài Tips chung cơ bản như sau:
Để viết có hiệu quả chúng ta cần xác định rõ ràng:
1/ Mục đích viết: Viết cho ai? Viết để làm gì? Bạn muốn kết quả như thế nào? :
2/ Nội dung viết:
Ví dụ viết để truyền thông nội bộ, viết để hòa giải mâu thuẫn, viết thông báo, thông tin….
3/ Cách viết:
- Ngắn gọn vào chủ đề: Không trình bày dài dòng. Viết rõ ràng và hiệu quả dễ đọc, không bắt người đọc phải tư duy quá nhiều hoặc dùng từ ngữ khó hiểu, từ địa phương.
Ngôn ngữ lịch sự, văn phong rõ ràng mạch lạc
Viết cho 1 nhóm người cần có những câu từ chung, không đề cập riêng ai
Không lãng phí từ ngữ. Bỏ các từ đưa đẩy nếu không làm rõ nội dung cần thiết. Ngắn gọn nhưng không cụt ngủn.
Viết mạch lạc, rõ ý: Các cụm từ, từ nối, từ chuyển cần sử dụng linh hoạt, quan hệ từ chỉ nơi chốn, thời gian, nhấn mạnh, khẳng định, nguyên nhân, kết quả, sử dụng tiêu đề chuyển tiếp.
Viết đúng ngữ pháp: Đủ chủ ngữ, vị ngữ và thành phần câu, tránh dung sai từ
Ví dụ: Thị trường tuyển dụng đang khó khăn, nếu chúng ta không nỗ lực đạt chỉ tiêu, kết quả sẽ thất bại. Nhưng tôi đề nghị các bạn…..Cần thay từ (Nhưng) bằng từ (Vì thế, Vì vậy…)
Thu gọn văn bản bằng cách bỏ các giới từ không quan trọng, (Ví dụ: “Số liệu của năm 2013” thành “Số liệu năm 2013”. Thừa từ “của” mà ai cũng sẽ hiểu số liệu này là của năm 2013).
Tránh lạm dụng từ viết tắt. Không dùng văn nói trong văn viết và ngược lại
Cách viết dàn ý như thế nào?
Bước 1: Tập hợp các ý tưởng (dựa theo mục tiêu muốn viết)
Bước 2: Sắp xếp thông tin viết (dàn ý – mở bài – thân bài – kết luận)
Bước 3: Vận dụng ngôn ngữ để viết (hành văn)
Bước 4: Trau chuốt và đánh giá lại nội dung và hình thức trước khi gửi
Tổng duyệt văn bản chỉnh sửa format. Kiểm tra xem có cần rút ngắn không, chỉnh sửa câu từ để diễn tả tốt hơn, người đọc có hiểu sai ý mình không? Các câu có nối kết với nhau bằng các từ nối linh hoạt không?
Sử dụng bảng biểu:
- Nếu cần minh họa nên minh họa bằng bảng biểu, số liệu, hình ảnh phù hợp với nội dung đang đề cập, sử dụng từ khóa phù hợp với hình ảnh, bảng biểu.
4/ Chú ý khi viết email:
Chú ý tiêu đề, lời chào, chữ ký và cảm ơn cuối email
Nội dung đề cập súc tích vào vấn đề- lịch sự
Thận trọng khi gửi email nhiều địa chỉ (chú ý các trường To, CC và BCC)
Thu gọn thông điệp gửi đi. Chủ đề ngắn nhưng đủ thông tin
Tuân thủ nguyên tắc chính tả, viết hoa và dấu câu
Giải thích ở mức cần thiết, không giải thích quá nhiều: Nếu thấy nội dung sự việc khó thỏa thuận hoặc trình bày qua email thì đề nghị 1 cuộc hẹn trực tiếp để giải quyết.
Chú ý phần liên lạc và file đính kèm. Chú ý đuôi file đính kèm để người đọc có thể mở được ngay
Có thể cài đặt phần mềm kiểm tra mở mail hoặc có note các dữ kiện: Khẩn, Gấp, Quan trọng….vào tiêu đề email để người nhận cần chú ý.
SprinGO Excel Nhân sự
Hỗ trợ trực tuyến
