Có gì mới?
Blue
Red
Green
Orange
Voilet
Slate
Dark

Cách viết một Thủ tục Hiệu quả

Cách viết một Thủ tục Hiệu quả.jpg

Cách viết một Thủ tục Hiệu quả
Đảm bảo mọi thứ được thực hiện mà không có sai sót

Bạn có muốn phải qua một loạt các thủ tục chỉ để lấy thêm một cây bút hay giấy note? Tất nhiên là không!

Thủ tục – và người anh em họ thân thiết của chúng, chính sách – có thể là một nỗi đau thực sự. Đôi khi, chúng quá chặt chẽ và hạn chế và nhiều, chúng mơ hồ và thiếu chi tiết. Nhưng, nếu đồng nghiệp gọi điện báo ốm và đột ngột bạn chịu trách nhiệm cho việc trả lương đúng hạn, có một văn bản và thủ tục chi tiết sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều.

Nếu làm đúng, thủ tục đem lại tác động quan trọng tới tổ chức. Khi được viết rõ ràng và đúng cách, chúng giúp hệ thống và mọi người làm việc tốt hơn. Nếu nhân viên biết phải làm gì, khi nào làm nó, làm thế nào làm nó và làm thế nào để không phạm sai lầm, bạn có thể bớt thất vọng và tiết kiệm được một lượng lớn thời gian và công sức.

Viết thủ tục chính xác, ngắn gọn, dễ đọc không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nhưng, với một chút kiến thức và thực hành, bạn có thể học các kỹ năng viết một cách hiệu quả và xác định các cơ hội tuyệt vời để nâng cao chất lượng những điều bạn làm.

Thủ tục là gì?

Trong khi các chính sách hướng dẫn cách mọi người đưa ra quyết định, thủ tục cho thấy “làm thế nào” hoàn thành một nhiệm vụ hay quá trình.

Thủ tục định hướng hành động. Chúng phác thảo các bước cần thực hiện và thứ tự cần được thực hiện. Chúng thường được giảng dạy và được sử dụng trong đào tạo và định hướng. Các thủ tục được biên soạn tốt thường rõ ràng, chính xác, thực tế, ngắn gọn và tập trung vào điểm chính.

Rất nhiều thủ tục với các bước rõ ràng và chỉ có một cách làm việc: “Hoàn thành A, sau đó B, sau đó C”. Nhưng đôi khi bạn cần sự thiếu chính xác và cho phép phán đoán cá nhân. Khi thủ tục quá chặt chẽ, nó có thể gây ra sự nhầm lẫn. Cuộc sống không phải lúc nào cũng đơn giản và rõ ràng, một số thủ tục cần cho phép sự chủ quan và lựa chọn cá nhân.

Tại sao bạn cần thủ tục?

Không phải mọi thứ đều cần thủ tục, do đó, không tạo ra thủ tục cho các nhiệm vụ cơ bản – nếu không chúng sẽ sẽ bị bỏ qua. Quy tắc viết thủ tục số một là đảm bảo có lý do để tạo ra chúng: Có lẽ mọi người quên mất hành động nào đó, có lẽ họ tiếp tục làm sai hoặc có lẽ nhiệm vụ dài và phức tạp, mọi người cần một checklisst để xem liệu họ làm điều đúng không.

Thủ tục bằng văn bản sẽ cần thiết nếu vấn đề quan trọng hoặc nếu có lợi ích đáng kể từ việc làm rõ một quá trình. Trước khi bắt đầu, tự hỏi xem liệu mọi người có thực sự cần hoặc muốn biết về một cái gì đó.

Bạn cần một thủ tục khi một quá trình:
  • Dài (ví dụ: tồn kho cuối năm).
  • Phức tạp (ví dụ: quản lý lợi ích).
  • Là thói quen, nhưng là điều cần thiết mà mọi người tuân thủ nghiêm ngặt (ví dụ: bảng lương).
  • Nhu cầu thống nhất (ví dụ: việc xử lý yêu cầu hoàn tiền).
  • Liên quan đến tài liệu (ví dụ: kỷ luật một nhân viên).
  • Liên quan đến một thay đổi đáng kể (ví dụ: cài đặt hệ thống máy tính mới).
  • Có hậu quả nghiêm trọng nếu làm sai (ví dụ: hướng dẫn an toàn).
Trong một công ty, nhiều việc được thực hiện mà không cần thủ tục bằng văn bản. Có những “quy tắc bất thành văn” và thủ tục chính thức. Nhưng đôi khi những quy tắc bất thành văn cần được đặt trong thủ tục. Điều này có thể cần xảy ra khi.
  • Câu hỏi tương tự được hỏi nhiều lần.
  • Mọi người có vẻ bối rối.
  • Có quá nhiều cách mọi người giải thích thủ tục.
Làm thế nào viết một thủ tục

Thủ tục cần truyền đạt những điều độc giả CẦN biết, không phải chỉ là những điều họ MUỐN biết. Họ có thể cần biết làm thế nào thực hiện quá trình một cách chính xác, nhanh hơn hoặc ít lãng phí.

Họ cũng có thể muốn biếttại sao họ phải làm một cái gì đó theo một cách nào đó, nơi đâu họ có thể giúp đỡ và điều gì xảy ra nếu điều gì đó đi sai hướng. Trường hợp cần thiết, đảm bảo thủ tục giải quyết các vấn đề kỹ thuật cũng như các yếu tố chủ quan.

Thủ tục cũng cần có mức độ chi tiết phù hợp. Dưới đây là một số câu hỏi cần xem xét:
  • Người dùng có đủ thông tin để hoàn thành hành động?
  • Liệu có đủ thông tin để hướng dẫn người sử dụng đánh giá chuyên môn tốt?
  • Mức độ chi tiết phù hợp với chủ đề?
  • Mức độ chi tiết phù hợp với độc giả?
  • Người đọc có dễ chịu với chủ đề?
Bước 01: Thu thập thông tin

Trước khi bắt đầu viết, thu thập thông tin chi tiết về quá trình.

Nói chuyện với các chuyên gia nội dung cũng như những người nắm giữ thông tin quan trọng – nhân viên, các bên liên quan, cán bộ kỹ thuật và những người sẽ sử dụng thủ tục.

Ghi thật nhiều các ghi chú và sau đó ngồi xuống với các thông tin và sắp xếp nó ra. Là một người viết thủ tục, bạn cần hiểu rõ về những điều đang xảy ra chi tiết nhất có thể. Từ đó, cắt giảm thông tin để người dùng cuối thực sự hiểu rõ về quá trình này. (Một công cụ tuyệt vời giúp bạn sắp xếp các thông tin chi tiết là bản đồ tư duy. Điều này giúp đảm bảo bạn đã bao gồm và kết nối tất cả các phần phù hợp.)

Bước 02: Bắt đầu viết

Khi viết bản thảo đầu tiên, đừng lo lắng từ ngữ hay định dạng có chính xác không. Mục đích chính là bao gồm các thông tin bạn cần. Khi hoàn thành, bạn có thể bắt đầu với từ ngữ và sắp xếp chúng.

Dưới đây là một số quy tắc tốt để làm theo:
  • Viết hành động theo thứ tự mà chúng xảy ra. Bắt đầu với những hành động đầu tiên và kết thúc bằng những hành động cuối cùng.
  • Tránh dùng quá nhiều từ. Chỉ cần đủ cụ thể để giao tiếp rõ ràng.
  • Sử dụng giọng tích cực.
  • Sử dụng danh sách và đánh dấu đầu ý.
  • Đừng quá ngắn hoặc từ bỏ sự rõ ràng.
  • Giải thích giả định của bạn và chắc chắn rằng các giả định của bạn hợp lệ.
  • Sử dụng thuật ngữ và tiếng lóng một cách cẩn thận.
  • Viết ở trình độ đọc thích hợp.
Bước 03: Đánh giá yếu tố thiết kế

Một mình từ ngữ không đủ giải thích các thủ tục. Đôi khi các yếu tố khác có thể giúp bạn trình bày. Dưới đây là một số định dạng phổ biến:

Sơ đồ luồng – Nó cho thấy một quá trình như một sơ đồ. Sử dụng một loạt các biểu tượng và các mũi tên chỉ ra dòng chảy và hành động, bạn có thể phác thảo một quá trình và khiến nó dễ dàng để làm theo. Đảm bảo bạn không làm phức tạp biểu đồ với quá nhiều các biểu tượng quen thuộc hoặc quá nhiều nội dung. Nếu cần, chia nó thành một loạt các biểu đồ nhỏ hơn.

Mẹo: Khi hoàn thành một nhiệm vụ cần có hành động của một số người hoặc bộ phận, hãy xem xét sử dụng Sơ đồ làn bơi. Chúng đánh dấu các luồng hoạt động khác nhau và cho thấy rõ trách nhiệm hoàn thành các hoạt động chuyển từ người này sang người khác.

Kịch bản – Nó giống như một kịch bản cho một vở kịch với các nhân vật khác nhau. Trong trường hợp này, bạn lập danh sách các nhân viên khác nhau với những trách nhiệm khác nhau. Kịch bản đặc biệt hữu ích khi có nhiều hơn một người tham gia vào một quá trình.
Trách nhiệm cá nhân
Hành động

 Người viết
 Thu thập thông tin.
 Viết thủ tục.
 Show dự thảo cho các bên liên quan.

 Các bên liên quan
 Xem xét dự thảo.
 Sửa và ý kiến.
 Người viết Tạo bản dự thảo cuối.
 Quản lý bộ phận Phê duyệt phiên bản cuối cùng.
 

codevn_fb_comment

Top Bottom